Büromaterial & Homeoffice absetzen

Die jährliche Steuererklärung steht wieder an, und oft stellt sich die Frage: Welche Ausgaben kann ich eigentlich geltend machen, um meine Steuerlast zu senken? Gerade im Bereich der Arbeitsmittel und Homeoffice-Kosten gibt es viele Möglichkeiten, die aber auch ihre Tücken haben können. Es ist wichtig zu wissen, welche Anschaffungen und laufenden Kosten das Finanzamt anerkennt und unter welchen Bedingungen. Das Wissen darum kann Ihnen helfen, Geld zu sparen und das Beste aus Ihrer Steuererklärung herauszuholen.

Viele Menschen arbeiten heutzutage zumindest teilweise von zu Hause aus. Dies bringt neue Herausforderungen mit sich, aber auch steuerliche Vorteile, wenn man weiß, wie man sie nutzt. Die Regeln können komplex erscheinen, insbesondere die Unterscheidung zwischen einem häuslichen Arbeitszimmer und der Arbeit im Homeoffice ohne separates Zimmer. Doch mit der richtigen Information können Sie sicherstellen, dass Sie keine potenziellen Abzüge übersehen.

Arbeitsmittel als Werbungskosten absetzen

Arbeitsmittel sind Gegenstände, die Sie für Ihre berufliche Tätigkeit benötigen. Dazu gehören klassische Büroartikel wie Stifte, Papier oder Ordner, aber auch größere Anschaffungen wie ein Schreibtisch, ein Bürostuhl, ein Computer, ein Laptop oder ein Monitor. Die Kosten für solche Arbeitsmittel können Sie grundsätzlich als Werbungskosten in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

Die gute Nachricht ist: Sie müssen nicht zwingend ein separates Arbeitszimmer haben, um die Kosten für Arbeitsmittel abzusetzen. Ein neuer ergonomischer Bürostuhl oder ein passender Schreibtisch, den Sie für Ihre Arbeit nutzen, kann auch dann abgesetzt werden, wenn er im Wohnzimmer, im Flur oder in einer Arbeitsecke ohne räumliche Trennung steht. Wichtig ist, dass der Gegenstand überwiegend, also zu mehr als 90%, beruflich genutzt wird.

Bei geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG), deren Anschaffungskosten einen bestimmten Betrag nicht übersteigen, können die Kosten im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgesetzt werden. Für teurere Arbeitsmittel, deren Kosten über der GWG-Grenze liegen (aktuell 800 Euro netto bzw. 952 Euro brutto), müssen die Kosten über die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben werden (AfA - Absetzung für Abnutzung). Ein Bürostuhl oder Schreibtisch wird zum Beispiel in der Regel über 13 Jahre abgeschrieben, ein Computer oder Laptop oft nur über 3 Jahre.

Es ist unerlässlich, die Rechnungen für alle Arbeitsmittel aufzubewahren, die Sie absetzen möchten. Im Zweifelsfall kann das Finanzamt Belege anfordern, um die Ausgaben und deren berufliche Nutzung zu überprüfen.

Arbeitszimmer vs. Homeoffice: Neue Regeln und ihre Auswirkungen auf Arbeitsmittel

Seit 2023 gelten strengere Regeln für das Absetzen eines häuslichen Arbeitszimmers. Ein separates Arbeitszimmer können Sie nur noch dann in unbegrenzter Höhe absetzen, wenn es den Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit bildet. Das ist der Fall, wenn Sie mehr als die Hälfte Ihrer Arbeitszeit dort verbringen und die inhaltliche, qualitative Bedeutung der dort ausgeübten Tätigkeiten überwiegt.

Wenn das Arbeitszimmer nicht den Tätigkeitsmittelpunkt darstellt, aber Ihnen für eine bestimmte berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, können Sie die Kosten bis zu einem Höchstbetrag von 1.260 Euro pro Jahr absetzen. Dies gilt beispielsweise für Lehrer, die zu Hause Unterricht vorbereiten, aber ihre Haupttätigkeit in der Schule ausüben.

Die Abzugsfähigkeit von Arbeitsmitteln wie Schreibtisch oder Stuhl, die *nicht* in einem abzugsfähigen Arbeitszimmer stehen, bleibt von diesen strengeren Regeln unberührt. Diese können weiterhin als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn sie überwiegend beruflich genutzt werden.

Die Homeoffice-Pauschale als Alternative

Für alle, die im Homeoffice arbeiten, aber kein häusliches Arbeitszimmer haben, das die strengen Kriterien erfüllt, oder die nur gelegentlich von zu Hause arbeiten, gibt es die Homeoffice-Pauschale. Diese Pauschale wurde erfreulicherweise verbessert.

Seit 2023 beträgt die Homeoffice-Pauschale 6 Euro pro Tag (zuvor 5 Euro), an dem Sie ausschließlich im Homeoffice gearbeitet haben. Sie können diese Pauschale für maximal 210 Tage im Jahr geltend machen. Das bedeutet, Sie können pro Jahr bis zu 1.260 Euro (210 Tage * 6 Euro) als Werbungskosten pauschal für Ihre Homeoffice-Tätigkeit absetzen.

Diese Pauschale deckt alle zusätzlichen Kosten ab, die durch das Arbeiten zu Hause entstehen, wie zum Beispiel anteilige Mietkosten, Heizung, Strom oder Reinigung. Der Vorteil der Pauschale ist, dass Sie diese Kosten nicht einzeln nachweisen müssen. Sie müssen lediglich glaubhaft machen, an wie vielen Tagen Sie tatsächlich im Homeoffice gearbeitet haben. Die tatsächliche Nutzung der Wohnung als Arbeitsplatz wird dabei pauschal abgegolten.

Wichtig: Die Homeoffice-Pauschale wird auf den Arbeitnehmer-Pauschbetrag (Werbungskosten-Pauschale) von derzeit 1.230 Euro (Stand 2023) angerechnet. Das bedeutet, dass sich die Pauschale erst dann steuermindernd auswirkt, wenn Ihre gesamten Werbungskosten (inklusive Homeoffice-Pauschale, Fahrtkosten zur Arbeit, Fortbildungskosten etc.) den Arbeitnehmer-Pauschbetrag übersteigen.

Kosten für Internet und Telefon absetzen

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, nutzen Sie Ihr privates Internet und Telefon auch für berufliche Zwecke. Die anteiligen Kosten dafür können Sie ebenfalls als Werbungskosten geltend machen.

Das Finanzamt akzeptiert hierfür eine unkomplizierte Pauschalregelung: Sie können pauschal 20% Ihrer monatlichen Telekommunikationskosten (Internet, Telefon, Handy) ansetzen, maximal jedoch 20 Euro pro Monat. Auf das gesamte Jahr gerechnet können Sie so maximal 240 Euro (12 Monate * 20 Euro) pauschal absetzen. Für diese Pauschale müssen Sie keine Einzelnachweise führen.

Möchten Sie höhere Kosten geltend machen, weil Sie nachweislich einen größeren Anteil Ihrer Telekommunikationskosten beruflich nutzen, müssen Sie dies belegen können. Dies erfordert in der Regel, dass Sie über einen Zeitraum von drei Monaten die berufliche und private Nutzung detailliert aufschlüsseln und dokumentieren. Anhand dieser Aufzeichnungen kann das Finanzamt dann den beruflichen Anteil für das gesamte Jahr schätzen. Dieser Weg ist allerdings deutlich aufwendiger als die Inanspruchnahme der Pauschale.

Zusammenfassung der absetzbaren Kosten

Um Ihnen einen Überblick zu geben, fassen wir die wichtigsten Punkte zu Arbeitsmitteln und Homeoffice-Kosten zusammen:

• Arbeitsmittel (Schreibtisch, Stuhl, Computer etc.): Absetzbar als Werbungskosten, wenn überwiegend beruflich genutzt. Bei Kosten über der GWG-Grenze erfolgt eine Abschreibung über die Nutzungsdauer. Rechnungen aufbewahren!
• Häusliches Arbeitszimmer: Voll absetzbar, wenn es den Tätigkeitsmittelpunkt bildet. Bis zu 1.260 Euro absetzbar, wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, aber nicht der Tätigkeitsmittelpunkt vorliegt.
• Homeoffice-Pauschale: 6 Euro pro Tag für maximal 210 Tage im Jahr (max. 1.260 Euro), wenn kein abzugsfähiges Arbeitszimmer vorhanden ist oder genutzt wird. Deckt pauschal alle Kosten des Homeoffice ab.
• Internet- und Telefonkosten: Pauschal 20% der Kosten, max. 20 Euro/Monat (max. 240 Euro/Jahr). Für höhere Abzüge ist ein Nachweis der beruflichen Nutzung erforderlich.

Die optimale Nutzung dieser Abzugsmöglichkeiten kann Ihre Steuererstattung erhöhen. Es lohnt sich daher, alle relevanten Belege zu sammeln und die Regeln genau zu prüfen.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich ein separates Arbeitszimmer haben, um meinen Bürostuhl abzusetzen?

Nein. Kosten für Arbeitsmittel wie ein Bürostuhl oder Schreibtisch können Sie auch dann absetzen, wenn diese nicht in einem separaten Arbeitszimmer stehen, solange Sie sie überwiegend beruflich nutzen. Die strengeren Regeln für das Arbeitszimmer betreffen nur die Abzugsfähigkeit der Raumkosten selbst (Miete, Heizung etc.), nicht die darin oder anderswo aufgestellten Arbeitsmittel.

Wie weise ich die berufliche Nutzung von Arbeitsmitteln nach?

Bei typischen Arbeitsmitteln wie einem Computer, Schreibtisch oder Fachliteratur geht das Finanzamt oft von einer beruflichen Nutzung aus, insbesondere wenn Sie Arbeitnehmer sind. Bewahren Sie aber immer die Rechnungen auf. Bei Gegenständen, die auch privat genutzt werden könnten (z.B. ein Smartphone), kann es hilfreich sein, die berufliche Nutzung glaubhaft zu machen, z.B. durch die Art Ihrer Tätigkeit.

Wie lange muss ich Rechnungen für Arbeitsmittel aufbewahren?

Für steuerliche Zwecke sollten Sie Belege in der Regel mindestens zehn Jahre aufbewahren. Das gilt insbesondere für größere Anschaffungen, die über mehrere Jahre abgeschrieben werden (AfA).

Kann ich die Homeoffice-Pauschale und gleichzeitig Fahrtkosten zur Arbeit absetzen?

Ja, das ist möglich, allerdings nicht für denselben Tag. An Tagen, an denen Sie die Homeoffice-Pauschale in Anspruch nehmen, können Sie keine Fahrtkosten für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte geltend machen. An Tagen, an denen Sie ins Büro gefahren sind, können Sie die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale) ansetzen.

Was passiert, wenn meine Werbungskosten unter dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag liegen?

Wenn Ihre gesamten Werbungskosten, einschließlich der Homeoffice-Pauschale, die jährliche Pauschale von 1.230 Euro (Stand 2023) nicht übersteigen, werden automatisch 1.230 Euro als Werbungskosten berücksichtigt. In diesem Fall wirken sich Ihre einzelnen Werbungskosten, wie die Homeoffice-Pauschale oder die Kosten für Arbeitsmittel, nicht zusätzlich steuermindernd aus, da der Pauschbetrag bereits gewährt wird. Es lohnt sich dennoch, alle Kosten zu erfassen, da Sie so nachweisen können, dass Sie den Pauschbetrag zumindest erreichen, oder ihn sogar übersteigen, was zu einer höheren Steuererstattung führt.

Die steuerliche Behandlung von Arbeitsmitteln und Homeoffice-Kosten bietet gute Möglichkeiten zur Steuerersparnis. Informieren Sie sich genau über die aktuellen Regeln und nutzen Sie die Ihnen zustehenden Abzüge.

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