Werbegeschenke steuerlich absetzen

Geschäftsbeziehungen leben von Wertschätzung. Ob gegenüber treuen Kunden, geschätzten Geschäftspartnern oder engagierten Mitarbeitern – ein kleines Dankeschön kann viel bewirken. Werbegeschenke sind eine wunderbare Möglichkeit, diese Wertschätzung auszudrücken. Doch neben der Freude, die sie bereiten, stellt sich für Unternehmen oft die Frage nach der steuerlichen Behandlung. Dürfen Werbegeschenke von der Steuer abgesetzt werden? Und wenn ja, unter welchen Bedingungen? Die gute Nachricht ist: Ja, das ist möglich! Allerdings gibt es klare Regeln und Höchstgrenzen, die beachtet werden müssen, um von den steuerlichen Vorteilen zu profitieren. Alles Wichtige dazu erfahren Sie in diesem Artikel.

Die steuerliche Absetzbarkeit von Werbegeschenken ist im Einkommensteuergesetz (EStG) geregelt. Konkret erlaubt § 37b EStG unter bestimmten Voraussetzungen den Abzug von Ausgaben für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind. Auch für Geschenke an Mitarbeiter gibt es spezielle Regelungen. Das Ziel dieser Regelungen ist es, die steuerliche Behandlung von geschäftlich veranlassten Aufmerksamkeiten klar zu definieren und Missbrauch zu vermeiden. Wer die Regeln kennt und einhält, kann Werbegeschenke als Betriebsausgaben geltend machen und so die Steuerlast senken.

Können Werbegeschenke tatsächlich steuerlich abgesetzt werden?

Die Antwort ist ein klares Ja! Nach deutschem Steuerrecht können Aufwendungen für Werbegeschenke unter bestimmten Bedingungen als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Das ist für Unternehmen attraktiv, da es die Bemessungsgrundlage für die Steuer verringert. Allerdings ist diese Möglichkeit an strikte Vorgaben gebunden. Die Einhaltung von Höchstgrenzen pro beschenkter Person und pro Jahr ist dabei entscheidend. Werden diese Grenzen überschritten, ist ein steuerlicher Abzug in der Regel nicht mehr oder nur eingeschränkt möglich. Es ist daher unerlässlich, sich genau mit diesen Grenzen auseinanderzusetzen und die Ausgaben entsprechend zu dokumentieren.

Wie teuer dürfen Werbegeschenke sein, um absetzbar zu sein?

Die zulässige Höhe des Werbegeschenks für die steuerliche Absetzbarkeit hängt maßgeblich davon ab, wer der Empfänger ist. Das Gesetz unterscheidet hier klar zwischen Geschäftsfreunden (Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner) und eigenen Mitarbeitern. Für jede dieser Gruppen gelten unterschiedliche Freigrenzen oder Freibeträge.

Geschenke an Geschäftsfreunde (Kunden, Partner etc.)

Geschenke an Personen, die nicht zu den eigenen Arbeitnehmern zählen, sind ein wichtiger Bestandteil der Kundenpflege und der Pflege von Geschäftsbeziehungen. Sie können unter folgenden Voraussetzungen als Betriebsausgabe abgezogen werden:

• Das Geschenk muss aus betrieblichen Gründen erfolgen (z.B. zur Kundenbindung, Akquise oder Pflege der Geschäftsbeziehung).
• Es darf keine Gegenleistung für das Geschenk erwartet werden.
• Der Anschaffungspreis des Geschenks darf 35 Euro netto pro beschenkter Person und pro Wirtschaftsjahr nicht übersteigen.

Diese Grenze von 35 Euro ist eine sogenannte Freigrenze. Das bedeutet: Sobald der Nettowert des Geschenks (ohne Umsatzsteuer, wenn das schenkende Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt ist) auch nur geringfügig über 35 Euro liegt, ist der gesamte Betrag nicht mehr als Betriebsausgabe absetzbar. Für Unternehmen, die nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind (z.B. Kleinunternehmer, Ärzte, Versicherungsvertreter), gilt die Grenze von 35 Euro brutto, also inklusive der Umsatzsteuer.

Die genaue Dokumentation ist hierbei entscheidend. Das Finanzamt verlangt in der Regel eine Auflistung der beschenkten Personen mit Namen, Adresse und dem Wert des Geschenks, insbesondere wenn der Verdacht besteht, dass die Grenze überschritten wurde oder zur Überprüfung der Einhaltung der Grenze. Juristische Personen wie eine GmbH zählen steuerlich ebenfalls als eine einzelne Person im Sinne dieser Grenze.

Es gibt eine interessante Ausnahme von der 35-Euro-Grenze: Wenn das Geschenk konkret im Beruf des Geschäftspartners genutzt werden kann und primär für berufliche Zwecke bestimmt ist, darf es auch teurer sein. Beispiele hierfür sind spezielle Software, Fachbücher oder Werkzeuge, die der Kunde nachweislich in seinem Betrieb einsetzt. Solche Geschenke, die einen direkten Bezug zur beruflichen Tätigkeit des Empfängers haben, können auch oberhalb der 35 Euro Grenze absetzbar sein, da sie eher als eine Form der Unterstützung der Geschäftsbeziehung oder der Förderung der eigenen Produkte/Dienstleistungen durch den Empfänger gesehen werden.

Geschenke für Mitarbeiter

Auch für Mitarbeiter sind Geschenke eine beliebte Form der Anerkennung und Motivation. Hier gelten andere, oft großzügigere Regeln als für externe Geschäftsfreunde.

Geschenke an Mitarbeiter können steuer- und sozialversicherungsfrei sein, wenn bestimmte Grenzen eingehalten werden:

• Sachbezüge bis 44 Euro monatlich: Kleine Aufmerksamkeiten oder Gutscheine, die Mitarbeitern zusätzlich zum Gehalt gewährt werden, sind bis zu einem Wert von 44 Euro brutto pro Monat steuer- und sozialversicherungsfrei. Wichtig ist, dass es sich um Sachzuwendungen oder Gutscheine handelt, die nicht gegen Bargeld eingelöst werden können. Geldgeschenke fallen immer unter den steuerpflichtigen Arbeitslohn. Wird die 44 Euro-Grenze auch nur geringfügig überschritten, ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.
• Geschenke zu persönlichen Anlässen bis 60 Euro: Zu besonderen persönlichen Anlässen im Leben eines Mitarbeiters (z.B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, Jubiläum) sind Geschenke bis zu einem Wert von 60 Euro brutto steuer- und sozialversicherungsfrei. Auch hier muss es sich um Sachleistungen handeln. Diese Freigrenze gilt zusätzlich zur monatlichen 44 Euro-Grenze. Wird die 60 Euro-Grenze überschritten, ist der übersteigende Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig als Arbeitslohn zu behandeln.

Geschenke an Mitarbeiter, die diese Freigrenzen einhalten, können vom Unternehmen vollständig als Betriebsausgaben abgesetzt werden.

Was Empfänger von Werbegeschenken beachten müssen

Nicht nur für den Schenker, sondern auch für den Empfänger eines Werbegeschenks können steuerliche Konsequenzen entstehen. Der Wert des erhaltenen Geschenks ist dabei entscheidend.

Man unterscheidet hier vor allem zwischen:

• Streuwerbeartikel: Hierbei handelt es sich um Gegenstände von geringem Wert, typischerweise unter 10 Euro pro Stück. Klassische Beispiele sind Kugelschreiber, Kalender, Notizblöcke oder Feuerzeuge mit Firmenlogo. Streuartikel sind für den Empfänger steuerfrei und müssen nicht in der Steuererklärung angegeben werden.
• Werbegeschenke über 10 Euro: Geschenke, deren Wert über 10 Euro liegt (auch wenn sie unter der 35-Euro-Grenze für den Schenker liegen), gelten beim Empfänger grundsätzlich als steuerpflichtiges Einkommen. Sie werden als sogenanntes „verdecktes Einkommen“ betrachtet und müssen in der Steuererklärung angegeben und versteuert werden.

Um als Empfänger die korrekten Angaben in der Steuererklärung machen zu können, ist es ratsam, den Warennettowert des erhaltenen Geschenks zu erfragen. Dies kann direkt beim Schenker oder gegebenenfalls beim Hersteller erfolgen.

Die Pauschalsteuer: Eine Erleichterung für den Empfänger

Die Besteuerung von Werbegeschenken beim Empfänger kann umständlich sein. Unternehmen haben jedoch die Möglichkeit, ihren Kunden und Geschäftspartnern diese Last abzunehmen, indem sie die sogenannte Pauschalsteuer nach § 37b EStG anwenden.

Was ist die Pauschalsteuer (§ 37b EStG)?

Unternehmen können die Einkommensteuer auf bestimmte Sachzuwendungen an Dritte (Nicht-Arbeitnehmer), wie z.B. Werbegeschenke, pauschal mit einem Steuersatz von 30 % übernehmen. Diese Pauschalsteuer wird vom Schenker getragen und an das Finanzamt abgeführt. Die Bemessungsgrundlage für die Pauschalsteuer sind die tatsächlichen Kosten der Geschenke inklusive Umsatzsteuer. Zusätzlich zur Pauschalsteuer fallen in der Regel noch Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer an.

Wichtig: Streuartikel (Wert unter 10 Euro pro Stück) und Sachzuwendungen an Mitarbeiter bis 40 Euro (inkl. USt.) fallen nicht unter diese Pauschalierungsmöglichkeit, da sie ohnehin steuerfrei sind.

Vorteile der Pauschalsteuer

Der Hauptvorteil der Pauschalsteuer liegt darin, dass der Empfänger des Werbegeschenks dadurch von seiner eigenen Steuerpflicht befreit wird. Für den Beschenkten ist es dann steuerlich irrelevant, ob der Wert des Geschenks über 10 Euro liegt oder nicht. Dies macht das Werbegeschenk für den Empfänger attraktiver, da keine zusätzlichen steuerlichen Pflichten entstehen.

Allerdings ist der Schenker verpflichtet, den Empfänger darüber zu informieren, dass die Steuer pauschal übernommen wurde. Geschieht dies nicht, könnte der Empfänger das Geschenk unwissentlich doppelt versteuern.

Ein wichtiger Punkt bei der Anwendung der Pauschalsteuer ist die Einheitlichkeit: Wenn sich ein Unternehmen entscheidet, Geschenke pauschal zu versteuern, muss dies grundsätzlich für alle im Wirtschaftsjahr an Dritte verteilten Sachgeschenke geschehen, die unter die Regelung fallen. Es gibt eine Höchstgrenze für die Pauschalierung pro Empfänger und Jahr, die bei 10.000 Euro liegt – eine Grenze, die bei üblichen Werbegeschenken selten erreicht wird.

Zusammenfassung: Werbegeschenke steuerlich absetzen im Überblick

Um die steuerlichen Regeln für Werbegeschenke übersichtlich darzustellen, hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

Szenario	Schenkendes Unternehmen	Empfänger
Geschenk an Geschäftsfreund	Absetzbar bis 35 Euro netto pro Person/Jahr. Bei Überschreitung der Grenze ist der gesamte Betrag nicht absetzbar. Dokumentationspflicht bei Überschreitung oder auf Nachfrage des Finanzamts. Ausnahme: Berufliche Nutzung durch Empfänger ermöglicht ggf. Abzug auch über 35 Euro.	Streuartikel (< 10 € Wert) sind steuerfrei. Geschenke über 10 € Wert sind grundsätzlich als 'verdecktes Einkommen' steuerpflichtig, es sei denn, der Schenker hat pauschal versteuert.
Geschenk an Mitarbeiter	Sachbezüge/Gutscheine bis 44 Euro brutto pro Monat steuer- und sozialversicherungsfrei absetzbar. Geschenke zu persönlichen Anlässen bis 60 Euro brutto pro Anlass steuer- und sozialversicherungsfrei absetzbar. Bei Überschreitung der Grenzen ist der übersteigende Betrag als Arbeitslohn steuer- und sozialversicherungspflichtig.	Sachbezüge/Gutscheine bis 44 Euro brutto/Monat steuer- und sozialversicherungsfrei. Geschenke zu persönlichen Anlässen bis 60 Euro brutto/Anlass steuer- und sozialversicherungsfrei.
Pauschalversteuerung (§ 37b EStG)	Möglichkeit, Steuer für Geschenke an Dritte (über 10 €, aber unter 35 € Grenze) pauschal mit 30 % (+ Soli, ggf. KiSt) zu übernehmen. Befreit den Empfänger von dessen Steuerpflicht. Gilt für alle entsprechenden Geschenke im Wirtschaftsjahr. Informationspflicht gegenüber dem Empfänger.	Durch die Pauschalversteuerung des Schenkers ist das erhaltene Geschenk für den Empfänger steuerfrei. Muss vom Schenker über die Pauschalierung informiert werden.

Die Einhaltung dieser Grenzen und Regeln ermöglicht es Unternehmen, Werbegeschenke effektiv als Marketing- und Kundenbindungsmaßnahme einzusetzen und gleichzeitig die steuerlichen Vorteile zu nutzen. Eine sorgfältige Dokumentation der Ausgaben ist dabei unerlässlich.

Häufig gestellte Fragen zu Werbegeschenken und Steuern

Was genau gilt als Werbegeschenk im steuerlichen Sinne?

Als Werbegeschenk gelten Sachzuwendungen, die ein Unternehmen an Kunden, Geschäftspartner oder Mitarbeiter leistet, ohne dafür eine direkte Gegenleistung zu erhalten. Ziel ist in der Regel die Förderung oder Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehung oder die Mitarbeitermotivation. Bargeldgeschenke fallen nicht unter die Regelungen für Sachgeschenke.

Zählt die Umsatzsteuer zum Wert des Werbegeschenks bei der 35-Euro-Grenze?

Für Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, bezieht sich die 35 Euro-Grenze auf den Netto-Anschaffungspreis des Geschenks (ohne Umsatzsteuer). Nicht vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen müssen die Grenze von 35 Euro brutto (inklusive Umsatzsteuer) beachten.

Was passiert, wenn der Wert des Geschenks die Freigrenze von 35 Euro nur geringfügig überschreitet?

Da es sich bei der 35 Euro-Grenze für Geschenke an Geschäftsfreunde um eine Freigrenze handelt, ist bei einer Überschreitung, egal wie geringfügig, der gesamte Betrag nicht mehr als Betriebsausgabe absetzbar.

Muss ich als Unternehmen jeden Empfänger eines Werbegeschenks dokumentieren?

Für Geschenke, deren Wert über dem Betrag für Streuartikel liegt (also über ca. 10 Euro) und die als Betriebsausgabe abgesetzt werden sollen, ist eine Dokumentation der Empfänger (Name, Adresse) in der Regel erforderlich, um die Einhaltung der 35 Euro-Grenze pro Person und Jahr nachweisen zu können. Bei Streuartikeln ist eine solche individuelle Dokumentation nicht notwendig.

Kann ich Geschenke an meine Mitarbeiter immer bis 44 Euro steuerfrei gewähren?

Ja, Sachbezüge oder Gutscheine bis zu einem Wert von 44 Euro brutto pro Monat sind zusätzlich zum Gehalt steuer- und sozialversicherungsfrei. Diese Grenze gilt pro Mitarbeiter pro Monat. Es ist jedoch wichtig, dass die 44 Euro-Grenze nicht überschritten wird, da sonst der gesamte Betrag steuerpflichtig wird. Geldgeschenke fallen nicht unter diese Regelung.

Lohnt sich die Pauschalsteuer für Werbegeschenke?

Die Pauschalsteuer kann sich lohnen, um dem Empfänger die steuerliche Last zu ersparen und das Geschenk dadurch als reine Aufmerksamkeit attraktiver zu machen. Das Unternehmen zahlt zwar die Pauschalsteuer von 30 % (+ Soli, ggf. KiSt), kann diese Kosten aber wiederum als Betriebsausgaben absetzen. Die Entscheidung hängt von der Strategie des Unternehmens und der Art der verteilten Geschenke ab.

Indem Sie sich an diese Regeln halten, können Sie die positive Wirkung von Werbegeschenken voll ausschöpfen und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie die steuerlichen Vorschriften einhalten. Sorgfalt bei der Auswahl der Geschenke und der Dokumentation der Ausgaben ist dabei Ihr bester Partner.

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