13/05/2017
Die korrekte Einreichung von Steuerformularen ist entscheidend für eine reibungslose Bearbeitung durch die Finanzbehörden. Dabei spielen nicht nur die inhaltliche Richtigkeit, sondern auch die verwendeten Büromaterialien eine wichtige Rolle. Offizielle Richtlinien geben vor, welches Papier, welche Druckmethoden und sogar welche Stifte für bestimmte Formulare geeignet sind, um sicherzustellen, dass die Informationen lesbar sind und maschinell verarbeitet werden können.
Die Einhaltung dieser Spezifikationen kann Verzögerungen vermeiden und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Datenerfassung reduzieren. Es ist daher ratsam, sich vor dem Drucken oder Ausfüllen der Formulare mit den Anforderungen vertraut zu machen.
Die Wahl des Papiers: Qualität und Farbe
Für den Druck oder die Reproduktion von Steuerformularen ist die Qualität des Papiers von Bedeutung. Es sollte sich um chemisches Holzschreibpapier handeln, das den offiziellen Formularen qualitativ entspricht oder diese übertrifft. Das Mindestgewicht sollte 18 Pfund (17" x 22", 500 Blatt) oder 45 Pfund (25" x 38", 500 Blatt) betragen. Die Dicke des Papiers darf 0,003 Zoll nicht unterschreiten.
Kohlepapier ist für die Einreichung bei der Finanzbehörde verboten. Chemisches Transferpapier darf nur unter strengen Bedingungen verwendet werden: Jede Lage muss beschriftet sein, und nur die oberste Lage (weiß, nur hinten beschichtet), die mit "Federal Return, File with IRS" gekennzeichnet ist, darf eingereicht werden. Wir ziehen es vor, dass kein Kohlepapier an die einzureichende Steuererklärung angefügt wird.
Hinsichtlich der Farbe wird bevorzugt, dass die Papierfarbe der des Originalformulars entspricht. Weiße Papier ist jedoch ebenfalls zulässig. Das bedeutet, dass Ihre Formulare in schwarzer Tinte gedruckt werden müssen und auf weißem oder dem Farbpapier gedruckt sein können, auf dem das offizielle Formular gedruckt ist. Für computergenerierte Formulare, die keine Steuererklärung selbst sind (sondern z.B. Anhänge), wird die Verwendung von qualitätsliniertem Maschinenpapier empfohlen. Liniertes Papier hilft den Mitarbeitern bei der Bearbeitung, die Einträge schnell und genau den Zeilenbeschriftungen zuzuordnen. Eine Alternative zu liniertem Papier ist das konsequente Unterstreichen jeder zweiten Textzeile, wenn der Drucker diese Fähigkeit besitzt.
Druckanforderungen: Klarheit und Format
Der private Druck von Ersatzsteuerformularen kann durch konventionelle Druckverfahren, Fotokopie, Computergrafik oder ähnliche Reproduktionsverfahren erfolgen. Alle Formulare müssen einen hohen Standard an Lesbarkeit aufweisen, sowohl beim Druck als auch bei der Reproduktion und den Einträgen. Die Tinte und die Druckmethode müssen sicherstellen, dass kein Teil des Formulars verschmiert oder sich in der Qualität verschlechtert.
Als grundlegende Schriftart wird "News Gothic" empfohlen. Der Druck sollte idealerweise mit einem vertikalen Abstand von 6 Zeilen pro Zoll und horizontal mit 10 Pitch Pica (10 Zeichen pro Zoll) oder 12 Pitch Elite (12 Zeichen pro Zoll) erfolgen. Die Bildgröße gedruckter Formulare sollte so nah wie möglich an die des Originalformulars heranreichen. Rein anweisungstextliche Teile können weggelassen werden.
Das Symbol des Government Printing Office (GPO) muss beim privaten Druck entfernt werden. An seiner Stelle kann die Employer Identification Number (EIN), die Social Security Number (SSN) des Druckers/Designers oder die vom IRS zugewiesene Forms Approval Number gedruckt werden (bevorzugt unten links auf der ersten Seite). Es wird bevorzugt, dass beide Seiten des Papiers bedruckt werden, um die gleiche Seitenanordnung wie beim offiziellen Formular zu erzielen, aber die Verwendung nur einer Seite ist zulässig. Reproduktionen, die die Anforderungen nicht erfüllen, dürfen nicht eingereicht werden.
Marginaler Druck (z.B. Firmenlogo) ist in begrenzten Bereichen erlaubt, z.B. in der linken Hälfte des oberen Randes. Auf Steuererklärungsformularen (wie 1040, 1040A, 1040EZ, 1120, 940, 941, etc.) ist jedoch niemals Druck in der rechten Hälfte des oberen Randes gestattet, da dieser Bereich für interne Markierungen der Finanzbehörde reserviert ist.
Ausfüllen von Formularen: Präzision ist entscheidend
Beim Ausfüllen von computer-vorbereiteten oder computergenerierten Formularen müssen alle spezifizierten nummerierten oder referenzierten Zeilen vollständig ausgefüllt werden, nicht nur die Summen. Dies schließt alle Einzelposten ein, die zu den Summen gehören, bevor ergänzende Erklärungen angefügt werden.
Es gibt jedoch Ausnahmen. Detaillierte Informationen für eine Abzugs- oder Einkommenskategorie können weggelassen werden, wenn die Gesamtsumme für diese Kategorie null beträgt. Das Formular muss jedoch die Gesamtsumme (null, falls zutreffend) für jede Kategorie anzeigen. Wenn keine steuerliche Information zutreffend ist, lassen Sie die Zeile leer.
Für Zeilen, die mit "Sonstige" (z.B. "Sonstige (aufschlüsseln)") beschriftet sind, ist es nicht erforderlich, jede einzelne nummerierte oder referenzierte Zeile auszufüllen. Sie können eine ergänzende Erklärung verwenden und nur den Gesamtbetrag dieser "Sonstigen" Posten in die entsprechende Zeile des offiziellen Formulars eintragen. Bevorzugt wird jedoch, den vorhandenen Platz auf dem offiziellen Formular zu nutzen, wenn er ausreichend ist.
Die richtige Stiftfarbe: Was ist erlaubt?
Die Frage nach der richtigen Stiftfarbe für Steuerformulare ist wichtig, insbesondere für handschriftliche Einträge. Die bereitgestellten Informationen beziehen sich hierbei speziell auf das Formular 1040EZ, das für die maschinelle Lesung (OCR) optimiert ist. Für die handschriftliche Eingabe von Daten auf diesem Formular wird die Verwendung eines Bleistifts der Stärke Nr. 2 oder eines Stifts mit blauer oder schwarzer Tinte (Kugelschreiber, Füllfederhalter oder Filzstift) empfohlen. Diese Werkzeuge gewährleisten die erforderliche Strichbreite und den Kontrast für die maschinelle Erkennung.
Obwohl diese spezifische Anweisung für das Formular 1040EZ gilt, deutet die allgemeine Präferenz für schwarze Tinte beim Druck und die Anforderungen an die Lesbarkeit darauf hin, dass dunkle, gut lesbare Tinten generell zu bevorzugen sind. Eine allgemeingültige Regel für die handschriftliche Eintragung auf *allen* IRS-Formularen wird in den bereitgestellten Informationen nicht explizit genannt, aber blaue oder schwarze Tinte ist die sicherste Wahl, basierend auf der spezifischen Anweisung für das 1040EZ und den allgemeinen Anforderungen an die Lesbarkeit.
Computergestützte Formulare: Digitale Unterstützung
Die Finanzbehörde akzeptiert computer-vorbereitete Formulare, bei denen die Daten des Steuerzahlers von einem Computer oder ähnlicher Ausrüstung in ein vorgedrucktes Formular eingefügt werden. Diese vorgedruckten Formulare müssen den offiziellen entsprechen.
Auch computergenerierte Formulare, die vollständig von einem Computer (z. B. Laserdrucker) auf unliniertem Papier gedruckt werden und eine exakte textliche und grafische Reproduktion der entsprechenden offiziellen Formulare darstellen, sind für die Steuererklärungen selbst (Formulare wie 1040, 1040A, etc.) zulässig, bedürfen aber einer Genehmigung vor der Verwendung.
Für Formulare und Anhänge, die *nicht* die Steuererklärung selbst sind, können computergenerierte Versionen auf liniertem oder farbig gestreiftem Papier erstellt werden, die dem Stil der genehmigten Beispiele folgen. Diese benötigen in der Regel keine vorherige Genehmigung, unterliegen aber der "Vereinbarung" mit der Finanzbehörde, dass sie die Verarbeitung nicht behindern dürfen.
Die Genauigkeit der Software zur Berechnung der Steuer bleibt in der Verantwortung des Entwicklers oder Benutzers. Die Behörde prüft die Formulare auf Konformität mit den Spezifikationen, nicht die Berechnungen.
Wichtige Hinweise zur Einreichung
Befolgen Sie beim Einreichen von Ersatzformularen die gleichen Anweisungen wie für offizielle Formulare, die im Steuerpaket des Steuerzahlers enthalten sind. Verwenden Sie, wenn verfügbar, das voradressierte IRS-Label. Dies ist äußerst wichtig für eine effiziente und genaue Bearbeitung. Wenn das Label nicht verwendet wird, müssen die gleichen Informationen (SSN, Name, Adresse) genau dupliziert und auf das Formular gedruckt oder getippt werden. Fügen Sie niemals die Prüfziffern des IRS-Labels oder eine vom Ersteller abgeleitete Namenskontrolle hinzu.
Verwenden Sie den Umschlag, der mit dem Steuerpaket des Steuerzahlers geliefert wurde. Diese Umschläge sind für die Sortierung kodiert und helfen, die Bearbeitung zu beschleunigen. Als Alternative können private Umschläge mit den spezifischen ZIP+4 Codes der Service Center verwendet werden, die für die Sortierung nach Formularart durch den Postdienst dienen.
Alle Zahlungen (Scheck oder Zahlungsanweisung, kein Bargeld) sollten vorne an der Steuererklärung angeheftet werden. Negative (oder Verlust-) Beträge sollten in Klammern gesetzt oder mit einem Minuszeichen versehen werden, um die genaue Berechnung zu unterstützen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich meine Steuerformulare mit Bleistift ausfüllen?
Laut den vorliegenden Informationen ist die Verwendung eines Bleistifts der Stärke Nr. 2 für handschriftliche Einträge auf dem Formular 1040EZ zulässig. Ob dies für alle Formulare gilt, wird nicht explizit gesagt. Blaue oder schwarze Tinte wird ebenfalls für das 1040EZ empfohlen und ist generell eine sichere Wahl für die Lesbarkeit.
Muss ich alle Zeilen auf dem Formular ausfüllen?
Ja, grundsätzlich müssen alle relevanten nummerierten oder referenzierten Zeilen vollständig ausgefüllt werden. Ausnahmen bestehen für Kategorien, deren Gesamtsumme null ist (die Null muss aber eingetragen werden), und für Zeilen mit der Beschriftung "Sonstige", für die Sie detaillierte Informationen in einer ergänzenden Erklärung bereitstellen und nur die Gesamtsumme in das Formular eintragen können.
Welche Formulare benötige ich für meine Steuererklärung?
Die spezifischen Formulare, die Sie benötigen, hängen von Ihren Einkünften, Abzügen und anderen steuerlich relevanten Sachverhalten ab. Der Mantelbogen ist oft obligatorisch, aber zusätzliche Formulare (Anlagen) sind je nach Ihrer individuellen Situation erforderlich. Konsultieren Sie die offiziellen Anleitungen der Steuerbehörde, um festzustellen, welche Formulare für Ihren Fall relevant sind.
Welche Stiftfarbe ist vorgeschrieben?
Für handschriftliche Einträge auf dem Formular 1040EZ werden blauer oder schwarzer Tintenstift oder Bleistift (Nr. 2) empfohlen. Für den Druck von Formularen ist schwarze Tinte die Regel. Eine allgemeingültige Stiftfarbe für alle handschriftlichen Einträge auf allen Formularen wird nicht vorgegeben, aber dunkle, gut lesbare Farben wie Blau oder Schwarz sind ratsam.
Die Beachtung dieser Details bezüglich Büromaterial und Formulargestaltung trägt wesentlich dazu bei, dass Ihre Steuererklärung korrekt und effizient bearbeitet werden kann. Nehmen Sie sich die Zeit, die offiziellen Anforderungen zu verstehen und umzusetzen.
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