Werbungskosten: Steuern sparen leicht gemacht

Werbungskosten sind ein zentrales Element der Einkommensteuererklärung für Arbeitnehmer und andere Einkunftsarten. Sie umfassen alle Ausgaben, die Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit entstehen und dazu dienen, Einnahmen zu erwerben, zu sichern oder zu erhalten. Durch das Geltendmachen dieser Kosten können Sie Ihre Steuerlast erheblich reduzieren. Es ist daher von großer Bedeutung zu wissen, welche Ausgaben Sie als Werbungskosten absetzen können und wie Sie dabei am besten vorgehen.

Was sind Werbungskosten und wie werden sie geltend gemacht?

Grundsätzlich sind Werbungskosten alle Aufwendungen, die beruflich veranlasst sind. Sie mindern Ihre steuerpflichtigen Einkünfte. Das deutsche Steuerrecht bietet zwei Hauptwege, diese Kosten geltend zu machen: entweder durch den Nachweis jeder einzelnen Ausgabe (Einzelnachweis) oder durch die Nutzung einer Pauschale.

Die Werbungskostenpauschale (Arbeitnehmer-Pauschbetrag)

Für viele Steuerzahler ist die Werbungskostenpauschale, auch Arbeitnehmer-Pauschbetrag genannt, relevant. Das Finanzamt berücksichtigt automatisch einen Pauschalbetrag. Dieser Betrag liegt derzeit bei 1200 Euro pro Jahr (bis 2022 waren es 1000 Euro). Diese Pauschale wird Ihnen auch dann gewährt, wenn Ihre tatsächlichen berufsbedingten Ausgaben unter diesem Betrag liegen oder sogar null betragen. Sie müssen keine Belege einreichen, um die Pauschale zu erhalten, da sie automatisch von Ihren Einkünften abgezogen wird. Wenn Ihre tatsächlichen Werbungskosten jedoch höher als 1200 Euro sind, sollten Sie unbedingt alle Ausgaben einzeln nachweisen, um eine höhere Steuererstattung zu erhalten. Für Selbstständige sind die tatsächlichen Werbungskosten in der Regel deutlich höher als die Pauschale, weshalb hier der Einzelnachweis unerlässlich ist.

Welche Ausgaben kann ich als Werbungskosten absetzen?

Die Liste der möglichen Werbungskosten ist lang und vielfältig. Hier sind einige der wichtigsten Kategorien, die Sie kennen sollten:

Arbeitsmittel

Zu den Arbeitsmitteln zählen alle Gegenstände, die Sie für Ihren Beruf benötigen. Dies kann sehr vielfältig sein und reicht von technischer Ausstattung bis hin zu spezifischer Arbeitskleidung. Beispiele hierfür sind Ihr Dienstcomputer, Smartphones, aber auch andere Geräte, die Sie beruflich nutzen. Es ist wichtig zu beachten, dass Geräte, die Sie sowohl beruflich als auch privat nutzen, nur anteilig steuerlich absetzbar sind. Sie müssen hier den beruflichen Nutzungsanteil schätzen oder nachweisen. Auch Software, die Sie für Ihre Arbeit benötigen, sowie Fachliteratur fallen unter diese Kategorie. Spezifische Arbeitsbekleidung, die eindeutig für Ihren Beruf erforderlich ist (z.B. Schutzkleidung, Uniformen), ist ebenfalls absetzbar.

Die Art und Weise, wie Sie die Kosten für Arbeitsmittel absetzen können, hängt von ihrem Wert ab. Handelt es sich um sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG), können Sie die Kosten sofort im Jahr der Anschaffung vollständig absetzen. Dies trifft zu, wenn die Anschaffungskosten netto 800 Euro oder brutto (inkl. 19% Mehrwertsteuer) 925 Euro nicht übersteigen. Dieser GWG-Grenzwert wurde in der Vergangenheit angepasst; bis 2017 lag er beispielsweise noch bei 417 Euro netto bzw. 487,90 Euro brutto. Liegen die Anschaffungskosten über der GWG-Grenze, müssen Sie die Kosten über mehrere Jahre verteilt absetzen (Abschreibung).

Dienstreisen

Auch Kosten, die im Rahmen von Dienstreisen entstehen, sind als Werbungskosten absetzbar. Dazu gehören Reisekosten für notwendige Fahrten, aber auch für die Teilnahme an Fortbildungen oder Seminaren, die eine Reise erfordern. Um diese Kosten geltend zu machen, ist es unerlässlich, alle Belege sorgfältig zu sammeln. Dazu gehören Rechnungen und Quittungen für Tanken, Hotelübernachtungen, aber auch Tickets für öffentliche Verkehrsmittel wie U-Bahn, Bus, Zug oder Straßenbahn. Auch die Anmeldebestätigungen und Quittungen für die Weiterbildungen selbst sollten Sie aufbewahren.

Wenn Sie für Dienstreisen Ihr eigenes Auto nutzen, können Sie eine Fahrtkostenpauschale geltend machen. Diese beträgt derzeit 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer. Für Motorräder, Roller, Elektrofahrräder und ähnliche Fahrzeuge liegt diese Pauschale bei 0,20 Euro pro Kilometer. Sollten Ihre tatsächlichen Kosten pro Kilometer höher sein als die Pauschale, können Sie auch höhere Kosten geltend machen, dies erfordert jedoch eine sehr genaue Buchführung über alle entstandenen Ausgaben (z.B. Benzin, Wartung, Versicherung anteilig).

Bei Dienstreisen ins Ausland können Sie zusätzlich zur Erstattung der tatsächlichen Kosten (wie Hotel) auch Tages-Abwesenheitspauschalen und Übernachtungspauschalen geltend machen. Die Höhe dieser Pauschalen variiert je nach Reiseland und der Dauer Ihrer Abwesenheit.

Fahrten zur Arbeit (Entfernungspauschale)

Der tägliche Weg von Ihrer Wohnung zu Ihrer ersten Tätigkeitsstätte ist ebenfalls steuerlich absetzbar. Dies geschieht über die sogenannte Entfernungspauschale, oft auch als Pendlerpauschale bezeichnet. Sie können 0,30 Euro pro Kilometer der einfachen Wegstrecke (also nur die Hinfahrt) geltend machen. Es wird immer die kürzeste Straßenverbindung berücksichtigt, es sei denn, eine längere Strecke ist offensichtlich die verkehrsgünstigere. Die Entfernungspauschale ist pro Jahr auf maximal 4.500 Euro begrenzt. Dieser Höchstbetrag gilt in der Regel, wenn Sie die Fahrtkosten mit dem eigenen Pkw geltend machen. Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel können auch höhere Kosten als 4.500 Euro abgesetzt werden, wenn diese nachgewiesen werden. Auch die Kosten für eine Bahncard, die Sie für diese Fahrten nutzen, können Sie als Werbungskosten absetzen.

Telefon und Internet

Auch die Kosten für Telefon und Internet, die Sie beruflich nutzen, können Sie als Werbungskosten absetzen. Wenn Sie Ihren privaten Anschluss auch für berufliche Zwecke verwenden, müssen Sie den geschätzten Anteil der beruflichen Nutzung angeben. Das Finanzamt akzeptiert oft eine pauschale Schätzung. Ohne detaillierte Einzelnachweise erkennt das Finanzamt in der Regel pauschal 20 Prozent des Rechnungsbetrags an, jedoch maximal 20 Euro pro Monat. Wenn Ihre tatsächliche berufliche Nutzung höher ist, sollten Sie dies durch Einzelnachweise (z.B. Notieren beruflicher Gespräche über einen repräsentativen Zeitraum) oder eine glaubhafte Schätzung belegen. Die Grundvoraussetzung für das Absetzen der Telefonkosten ist, dass Sie Ihr privates Telefon, Handy oder Internet tatsächlich auch teilweise beruflich nutzen. Das Finanzamt akzeptiert in aller Regel den Abzug der anteiligen Kosten, wenn Sie zumindest in einem gewissen Umfang berufliche Telefonate von Ihrem privaten Telefonanschluss „glaubhaft“ machen können. Das gilt natürlich auch für die Nutzung Ihres Handys und Ihres Internetanschlusses. Dies ist in der Regel kein Problem, wenn allein Ihr Beruf klar macht, dass Sie oft zuhause arbeiten, wie zum Beispiel als Lehrerin oder Richter. Auch wer oft im Homeoffice sein Geld verdient, ist auf der sicheren Seite. Hier ist eine Aufzeichnung der Tage, an denen Sie zuhause arbeiten, von Vorteil. Sie brauchen diese Zahl übrigens auch für die Homeoffice-Pauschale in der Steuererklärung. Ein schriftlicher Nachweis über Ihre Tätigkeit im Homeoffice von Ihrer Chefin oder Ihrem Chef ist natürlich noch besser. Bei anderen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern hilft häufig eine Bestätigung der Firma über die Art der beruflichen Tätigkeit, zum Beispiel Notdienst am Wochenende oder ständige Einsatzbereitschaft als EDV-Mitarbeiter sowie der Notwendigkeit, zuhause dienstliche Gespräche oder dafür Ihr privates Handy nutzen zu müssen.

Umzugskosten

Ein beruflich bedingter Umzug kann ebenfalls zu absetzbaren Werbungskosten führen. Das bedeutet, wenn Sie umziehen, weil Sie eine neue Arbeitsstelle antreten, Ihren Arbeitsort wechseln oder Ihr Arbeitgeber Sie versetzt. Zu den absetzbaren Umzugskosten gehören nicht nur die Kosten für das Umzugsunternehmen. Auch Maklerkosten für die neue Wohnung oder doppelte Mietzahlungen, die für eine Übergangszeit anfallen, können Sie steuerlich geltend machen.

Doppelte Haushaltsführung

Wenn Sie aus beruflichen Gründen einen zweiten Haushalt an Ihrem Arbeitsort unterhalten, obwohl Ihr Lebensmittelpunkt an einem anderen Ort liegt, können Sie die Kosten für diese doppelte Haushaltsführung als Werbungskosten absetzen. Damit das Finanzamt dies anerkennt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Die zweite Wohnung muss eindeutig beruflich genutzt werden, und Ihr Hauptwohnsitz muss weiterhin Ihr Lebensmittelpunkt bleiben (z.B. weil Ihre Familie dort lebt). Unter diesen Bedingungen können Sie verschiedene Kosten absetzen, darunter Unterkunftskosten bis zu einem Betrag von 1.000 Euro pro Monat, Kosten für die notwendige Einrichtung der Zweitwohnung, Fahrtkosten für Familienheimfahrten sowie die Kosten für den Umzug in die Zweitwohnung.

Kontoführungskosten

Wenn Sie Ihr privates Girokonto auch für den Empfang Ihres Gehalts oder andere berufliche Transaktionen nutzen, können Sie einen Teil der Kontoführungsgebühren als Werbungskosten absetzen. Das Finanzamt erkennt hierfür einen Pauschalbetrag von 16 Euro pro Jahr an, den Sie ohne weitere Nachweise geltend machen können. Wenn Ihre tatsächlichen beruflichen Kontoführungsgebühren höher sind, müssten Sie diese nachweisen. Prinzipiell können auch Gebühren für eine Kreditkarte absetzbar sein, allerdings nur, wenn Sie die Kreditkarte primär für berufliche Tätigkeiten, insbesondere bei Dienstreisen im Ausland, nutzen.

Anwalts- und Gerichtskosten

Sollten Sie im Zusammenhang mit Ihrem Arbeitsverhältnis rechtliche Auseinandersetzungen haben, beispielsweise einen Rechtsstreit gegen Ihren Arbeitgeber führen müssen, sind die dabei anfallenden Anwaltskosten und Gerichtskosten ebenfalls als Werbungskosten absetzbar.

Steuerberatungskosten

Die Kosten, die Ihnen für die Erstellung Ihrer Steuererklärung durch einen Steuerberater entstehen, können ebenfalls teilweise als Werbungskosten abgesetzt werden. Allerdings ist hier eine Aufteilung der Kosten erforderlich. Sie müssen die Kosten aufteilen in den Anteil, der auf betriebliche Einkünfte (Betriebsausgaben), den Anteil, der auf nichtselbstständige Arbeit oder andere Einkunftsarten (Werbungskosten) und den Anteil, der auf rein private Angelegenheiten entfällt. Nur der Anteil, der den Werbungskosten zuzuordnen ist, ist hier relevant.

Häusliches Arbeitszimmer

Wenn Ihnen in Ihrer privaten Wohnung ein separates Zimmer zur Verfügung steht, das Sie überwiegend (mindestens zu 90 Prozent) ausschließlich beruflich nutzen und das den Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit bildet (oder Ihnen kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht), können Sie die Kosten für dieses Arbeitszimmer steuerlich geltend machen. Je nach den genauen Voraussetzungen können Sie entweder die vollen Kosten (wenn es der Mittelpunkt der Tätigkeit ist) oder bis zu einem Höchstbetrag von 1.260 Euro pro Jahr (wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht) absetzen. Die absetzbaren Kosten umfassen einen anteiligen Teil der Miete oder der Immobilienkosten, der Heizkosten, Stromkosten etc. Auch die Kosten für die notwendige Einrichtung des Arbeitszimmers, wie zum Beispiel Büromöbel, sind als Werbungskosten absetzbar.

Bewirtungskosten

Unter sehr spezifischen Voraussetzungen können sogar Kosten für Bewirtung, etwa im Rahmen einer Feier oder eines Treffens, als Werbungskosten absetzbar sein. Dies ist jedoch ein komplexer Bereich und hängt oft von der genauen Veranlassung und der Einschätzung des zuständigen Finanzbeamten ab. Damit Bewirtungskosten als Werbungskosten anerkannt werden, müssen sie fast ausschließlich beruflich veranlasst sein. Wenn Sie beispielsweise eine Feier veranstalten, zu der ausschließlich berufliche Kollegen und Vorgesetzte eingeladen sind, könnte dies unter Umständen als beruflich veranlasste Bewirtung anerkannt werden. Sind jedoch auch Angehörige oder Freunde anwesend, wird das Finanzamt die Veranstaltung wahrscheinlich als privat einstufen, und die Kosten sind nicht absetzbar.

Die Homeoffice-Pauschale

Insbesondere seit der Corona-Pandemie arbeiten viele Menschen regelmäßig oder ausschließlich von zuhause aus. Für diese Tätigkeit im Homeoffice wurde die Homeoffice-Pauschale eingeführt. Für jeden Tag, an dem Sie ausschließlich von zuhause aus gearbeitet haben und keine erste Tätigkeitsstätte außerhalb des Homeoffice aufgesucht haben, können Sie einen Pauschalbetrag von 5 Euro geltend machen. Dieser Betrag ist auf maximal 600 Euro pro Jahr begrenzt, was 120 Homeoffice-Tagen entspricht. Die Homeoffice-Pauschale wird ebenfalls in der Anlage N Ihrer Steuererklärung geltend gemacht. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass die Homeoffice-Pauschale Teil der Werbungskosten ist und nicht zusätzlich zur Werbungskostenpauschale von 1200 Euro gewährt wird. Wenn Ihre gesamten Werbungskosten, einschließlich der Homeoffice-Pauschale, unter 1200 Euro liegen, profitieren Sie von der Pauschale nicht zusätzlich, da ohnehin der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1200 Euro abgezogen wird. Um die Homeoffice-Pauschale glaubhaft zu machen, kann es hilfreich sein, die Homeoffice-Tage zu dokumentieren oder eine Bestätigung vom Arbeitgeber zu haben.

Werbungskosten für Rentner

Auch wenn Sie nicht mehr berufstätig sind und eine Rente beziehen, können Ihnen Kosten entstehen, die Sie als Werbungskosten geltend machen können. Diese stehen dann im Zusammenhang mit Ihren Renteneinkünften. Dazu gehören beispielsweise die Kosten für einen Steuerberater oder einen Rentenberater, die Sie bei Fragen zu Ihrer Rente unterstützen. Auch eventuelle Gerichtskosten, die im Zusammenhang mit Rentenangelegenheiten anfallen, sowie Fahrtkosten zu Beratungsstellen oder Ärzten, wenn diese direkt mit der Rente in Verbindung stehen, können absetzbar sein. Für Rentner gibt es ebenfalls einen Pauschbetrag für Werbungskosten im Zusammenhang mit Renteneinkünften, dieser ist mit 102 Euro pro Jahr jedoch deutlich geringer als der Pauschbetrag für Arbeitnehmer. Haben Sie neben Ihrer Rente noch andere Einkünfte, beispielsweise aus Vermietung oder Kapitalerträgen, können Sie unter Umständen zusätzlich den Altersentlastungsbetrag beantragen, dessen Höhe unter anderem davon abhängt, wann Sie das 64. Lebensjahr vollendet haben.

Werbungskosten bei Vermietung und Verpachtung

Bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung gibt es ebenfalls Werbungskosten. Hierbei handelt es sich um alle Ausgaben, die Ihnen im Zusammenhang mit der Vermietung oder Verpachtung Ihrer Immobilie entstehen und dazu dienen, diese Einkünfte zu erzielen. Die Liste der absetzbaren Kosten ist hier ebenfalls lang. Dazu gehören beispielsweise Kosten für Reparaturen und Instandhaltungen, wie die Anschaffung einer neuen Therme für Ihre Wohnung. Auch Kosten für neue Möbel, die Sie in der vermieteten Wohnung bereitstellen, können absetzbar sein. Ebenso können Sie Kosten für Mietinserate oder ähnliche Aufwendungen, die der Mietersuche dienen, geltend machen. Weitere absetzbare Werbungskosten bei Vermietung und Verpachtung können Anwaltskosten (z.B. bei Mietstreitigkeiten), Mitgliedsbeiträge (z.B. im Vermieterverband), Versicherungen, die mit der Immobilie zusammenhängen (z.B. Gebäudeversicherung), die Grundsteuer sowie Kosten für Strom in gemeinschaftlich genutzten Bereichen sein.

Tipps für die Geltendmachung Ihrer Werbungskosten

Um sicherzustellen, dass Sie alle Ihnen zustehenden Werbungskosten geltend machen und Ihre Steuerlast so gering wie möglich halten, sind einige Praktiken unerlässlich:

• Belege sammeln: Heben Sie unbedingt alle Rechnungen, Quittungen und Belege auf, die im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit anfallen. Auch wenn Sie die Belege der Steuererklärung nicht mehr automatisch beilegen müssen, kann das Finanzamt sie jederzeit anfordern. Eine sorgfältige Aufbewahrung ist daher unerlässlich.
• Genaue Buchführung: Führen Sie, wo nötig, eine genaue Aufzeichnung über Ihre Ausgaben. Dies gilt insbesondere, wenn Sie Kosten geltend machen möchten, die über die Pauschalen hinausgehen, oder wenn Sie Gegenstände sowohl beruflich als auch privat nutzen. Trennen Sie Ausgaben klar zwischen beruflichem und privatem Gebrauch.
• Im Zweifelsfall angeben: Wenn Sie sich unsicher sind, ob eine bestimmte Ausgabe als Werbungskosten absetzbar ist, geben Sie diese Position lieber in Ihrer Steuererklärung an. Das Finanzamt prüft die Angaben ohnehin. Im schlimmsten Fall wird die Position nicht anerkannt, aber Sie haben die Chance genutzt, Geld zurückzuerhalten.
• Einspruch einlegen: Sollte das Finanzamt eine von Ihnen geltend gemachte Position, beispielsweise die Kosten für Arbeitsmittel, wider Erwarten nicht anerkennen, und Sie sind der Meinung, die Kosten korrekt nachgewiesen zu haben, können Sie innerhalb eines Monats nach Erhalt des Steuerbescheids Einspruch dagegen erheben. Mit einer guten Begründung und den entsprechenden Belegen können Sie die Anerkennung möglicherweise doch noch erreichen.
• Pauschale nutzen: Liegen Ihre gesamten beruflich bedingten Ausgaben unter der Werbungskostenpauschale von 1200 Euro, brauchen Sie keine Einzelnachweise zu sammeln. Nutzen Sie einfach die Pauschale, die das Finanzamt automatisch berücksichtigt.

Häufig gestellte Fragen zu Werbungskosten

Hier beantworten wir einige häufige Fragen zum Thema Werbungskosten:

Wie hoch dürfen Werbungskosten maximal sein?
Es gibt grundsätzlich keinen gesetzlichen Maximalbetrag für die Höhe Ihrer Werbungskosten. Sie können alle beruflich veranlassten und nachgewiesenen Kosten in voller Höhe geltend machen. Die einzige Begrenzung ist die pauschale Berücksichtigung durch die Werbungskostenpauschale von 1200 Euro, wenn Ihre tatsächlichen Kosten darunter liegen.

Was kann ich als Werbungskosten absetzen?
Sie können eine Vielzahl von Ausgaben absetzen, die im Zusammenhang mit Ihrer beruflichen Tätigkeit stehen. Dazu gehören unter anderem Kosten für Arbeitsmittel, Dienstreisen, Fahrten zur Arbeit, Telefon und Internet (anteilig), beruflich bedingte Umzugskosten, doppelte Haushaltsführung, Kontoführungsgebühren (Pauschale 16 Euro), Anwalts- und Gerichtskosten bei Arbeitsrechtsstreitigkeiten, anteilige Steuerberatungskosten, Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer unter bestimmten Voraussetzungen, und unter sehr strengen Bedingungen auch Bewirtungskosten. Auch Rentner und Vermieter können spezifische Werbungskosten geltend machen.

Wo finde ich Werbungskosten in der Steuererklärung?
Als Arbeitnehmer tragen Sie Ihre Werbungskosten in der Regel in der Anlage N Ihrer Einkommensteuererklärung ein. Für andere Einkunftsarten gibt es spezifische Anlagen, beispielsweise die Anlage V für Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung.

Wie viel Telefonkosten kann ich pauschal absetzen?
Wenn Sie Ihren privaten Telefon- und Internetanschluss auch beruflich nutzen, können Sie pauschal 20 Prozent der Kosten geltend machen, jedoch maximal 20 Euro pro Monat (also maximal 240 Euro pro Jahr). Diese Pauschale wird ohne Nachweis der beruflichen Nutzung anerkannt. Wenn Ihre tatsächliche berufliche Nutzung höher ist, müssen Sie dies durch entsprechende Aufzeichnungen oder eine glaubhafte Schätzung belegen.

Durch das systematische Sammeln von Belegen und das Wissen um die verschiedenen absetzbaren Kategorien können Sie Ihre Steuererklärung optimieren und oft eine erhebliche Rückerstattung vom Finanzamt erhalten. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Ausgaben zu prüfen und alle Möglichkeiten zur Geltendmachung von Werbungskosten zu nutzen.

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