Betriebsausgaben clever absetzen

Als Kleinunternehmer oder Selbstständiger erfolgreich zu sein bedeutet nicht nur, gute Produkte oder Dienstleistungen anzubieten, sondern auch, die finanziellen Aspekte des Geschäfts im Griff zu haben. Ein entscheidender Bereich, der oft unterschätzt wird, sind die Betriebsausgaben. Das Wissen darüber, welche Kosten Sie steuerlich absetzen können, ist fundamental, um Ihren Gewinn korrekt zu ermitteln und Ihre Steuerlast zu optimieren. Viele Gründer konzentrieren sich auf die Einnahmen, vergessen aber, dass die Ausgaben genauso wichtig sind, um am Ende des Tages einen positiven Saldo zu erzielen.

Die gute Nachricht ist: Viele Kosten, die im Rahmen Ihrer unternehmerischen Tätigkeit anfallen, können Sie steuermindernd geltend machen. Dies sind die sogenannten Betriebsausgaben. Doch nicht jede Ausgabe ist gleich. Es gibt Unterschiede, ob Kosten voll, teilweise oder gar nicht abzugsfähig sind. Ein tieferes Verständnis dieser Kategorien kann Ihnen helfen, keine Potenziale zur Steuerersparnis ungenutzt zu lassen.

Was sind Betriebsausgaben? Die Definition

Der Begriff Betriebsausgabe ist zentral im deutschen Steuerrecht, insbesondere für Selbstständige und Unternehmen. Ganz einfach ausgedrückt sind Betriebsausgaben alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Das Einkommensteuergesetz (EStG) formuliert es in § 4 Abs. 4 EStG präzise: „Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.“

Das bedeutet im Wesentlichen, dass die Ausgabe in einem direkten Zusammenhang mit Ihrer beruflichen oder geschäftlichen Tätigkeit stehen muss. Sie dient dazu, Einnahmen zu erzielen, zu sichern oder zu erhalten. Betriebsausgaben mindern den Gewinn Ihres Unternehmens. Da die Steuer auf den Gewinn erhoben wird, führt ein höherer Betrag an abzugsfähigen Betriebsausgaben zu einem niedrigeren Gewinn und somit zu einer geringeren Steuerlast.

Stellen Sie sich vor, Sie betreiben einen Online-Shop für Büromaterial. Die Kosten für den Einkauf der Waren, die Miete für Ihr Lager, die Gebühren für den Webshop oder die Portokosten für den Versand – all das sind Ausgaben, die direkt mit Ihrem Geschäft zusammenhängen und dazu dienen, Einnahmen zu generieren. Diese Kosten sind typische Betriebsausgaben.

Abgrenzung: Betriebsausgaben, Werbungskosten und Sonderausgaben

Um Verwirrung zu vermeiden, ist es wichtig, Betriebsausgaben von anderen steuerlich relevanten Ausgabenarten abzugrenzen:

• Werbungskosten: Diese fallen bei Angestellten im Zusammenhang mit ihrer nichtselbstständigen beruflichen Tätigkeit an. Beispiele sind Fahrtkosten zur Arbeit, Kosten für Fachliteratur oder Bewerbungskosten. Sie mindern die Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit.
• Betriebsausgaben: Dies sind quasi die „Werbungskosten“ der Selbstständigen und Unternehmen. Sie mindern die Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit oder Gewerbebetrieb.
• Sonderausgaben: Diese sind weder Werbungskosten noch Betriebsausgaben. Es handelt sich um private Ausgaben, die der Gesetzgeber aus sozialen oder politischen Gründen steuerlich begünstigt. Dazu gehören beispielsweise Vorsorgeaufwendungen (Renten-, Krankenversicherung), Spenden, Kirchensteuer oder Kinderbetreuungskosten. Sie mindern das zu versteuernde Einkommen, unabhängig von der Einkunftsart.

Für Sie als Kleinunternehmer oder Selbstständiger sind in erster Linie die Betriebsausgaben relevant, um Ihren Gewinn zu ermitteln.

Vorweggenommene und nachträgliche Betriebsausgaben

Der Zeitpunkt, zu dem eine Ausgabe anfällt, ist nicht immer identisch mit dem Zeitpunkt der Gründung oder des Geschäftsbetriebs. Das Steuerrecht unterscheidet hier:

Vorweggenommene Betriebsausgaben

Dies sind Kosten, die bereits vor der eigentlichen Gründung oder Aufnahme der Geschäftstätigkeit anfallen, aber klar im Zusammenhang mit der geplanten zukünftigen Tätigkeit stehen. Sie sind also „vorweggenommen“.

Typische Beispiele hierfür sind:

• Kosten für die Erstellung eines Businessplans
• Beratungskosten (Steuerberater, Unternehmensberater) im Zusammenhang mit der Gründung
• Anwaltskosten für die Erstellung von Gesellschaftsverträgen oder AGBs
• Kosten für Marktforschung
• Reisekosten zu Gründermessen oder Partnern
• Kosten für die Anschaffung erster Wirtschaftsgüter (z.B. ein Computer, der später betrieblich genutzt wird)

Diese Ausgaben können in der Regel nicht sofort im Jahr ihrer Zahlung geltend gemacht werden, sondern werden steuerlich berücksichtigt, sobald der Betrieb tatsächlich existiert. Die Behandlung kann komplex sein und hängt von der Art der Ausgabe ab. Oftmals werden diese Kosten dem Betriebsvermögen zugerechnet und über die Nutzungsdauer abgeschrieben, anstatt sofort voll abgesetzt zu werden.

Nachträgliche Betriebsausgaben

Umgekehrt gibt es auch Kosten, die anfallen, nachdem die eigentliche betriebliche Tätigkeit bereits beendet wurde, aber immer noch einen Bezug zur ehemaligen Tätigkeit haben. Diese sind seltener, können aber vorkommen.

Häufiger sind nachträgliche Ausgaben im Sinne von laufenden Kosten für bereits erworbene Wirtschaftsgüter oder Dienstleistungen. Beispiele:

• Reparaturkosten für eine Maschine, die im Unternehmen genutzt wird
• Wartungskosten für einen Firmenwagen
• Instandhaltungskosten für Geschäftsräume

Diese Kosten können in der Regel in dem Jahr steuerlich geltend gemacht werden, in dem sie tatsächlich anfallen und bezahlt werden. Sie mindern den Gewinn des laufenden Geschäftsjahres.

Die Kategorien der Betriebsausgaben

Nicht alle betrieblich veranlassten Ausgaben sind in gleichem Maße steuerlich absetzbar. Das deutsche Steuerrecht unterscheidet hier grob drei Kategorien:

1. Voll abzugsfähige Betriebsausgaben

Diese Kosten können in voller Höhe, also zu 100%, vom Gewinn abgezogen werden. Sie sind rein betrieblich veranlasst und dienen unmittelbar der Erzielung, Sicherung oder Erhaltung der Betriebseinnahmen.

Beispiele für voll abzugsfähige Betriebsausgaben:

Auch die Kosten für die Anschaffung von geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) bis zu einem bestimmten Wert (aktuell 800 Euro netto) können im Jahr der Anschaffung voll abgesetzt werden.

2. Teilweise abzugsfähige Betriebsausgaben

Hier wird es oft etwas komplizierter. Bei diesen Ausgaben geht der Gesetzgeber davon aus, dass neben der betrieblichen Veranlassung auch eine private Mitveranlassung vorliegt. Daher sind diese Kosten nur zu einem bestimmten Prozentsatz oder nur bis zu einer bestimmten Höhe absetzbar.

Typische Beispiele für teilweise abzugsfähige Betriebsausgaben:

Die korrekte Zuordnung und Dokumentation dieser gemischten Kosten ist entscheidend, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden. Es kann sinnvoll sein, private und betriebliche Nutzung so weit wie möglich zu trennen, z. B. durch separate Mobiltelefone.

3. Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Bestimmte Ausgaben sind vom Gesetzgeber explizit vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen, auch wenn sie im Rahmen der Geschäftstätigkeit anfallen. Dies dient oft dazu, private Ausgaben oder solche, die gegen die öffentliche Ordnung verstoßen, steuerlich nicht zu begünstigen.

Beispiele für nicht abzugsfähige Betriebsausgaben:

• Geldstrafen, Bußgelder und Verwarnungsgelder
• Bestechungsgelder
• Aufwendungen für Jagd oder Fischerei
• Aufwendungen für Segeljachten oder Motorjachten
• Aufwendungen für Gästehäuser
• Leistungen an nahe Angehörige, wenn sie nicht fremdüblich sind
• Kosten der privaten Lebensführung (z.B. Miete für die private Wohnung, Kleidung, die nicht typische Berufskleidung ist)
• Die gezahlte Einkommensteuer, Körperschaftsteuer oder Gewerbesteuer

Diese Kosten dürfen Ihren steuerlichen Gewinn nicht mindern.

Besonderheiten für Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG) haben Sie eine Besonderheit bei den Betriebsausgaben zu beachten: Sie dürfen keine Vorsteuer geltend machen. Das bedeutet, dass Sie die Umsatzsteuer, die Ihnen von anderen Unternehmen in Rechnung gestellt wird, nicht vom Finanzamt zurückfordern können.

Bei der Ermittlung Ihres Gewinns im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) werden die Betriebsausgaben daher immer mit dem Bruttobetrag, also inklusive der enthaltenen Umsatzsteuer, angesetzt. Dies unterscheidet sich von Regelunternehmern, die die Vorsteuer als durchlaufenden Posten betrachten und nur den Nettobetrag als Betriebsausgabe buchen.

Pauschalen für Betriebsausgaben

Um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, erlaubt das Steuerrecht für bestimmte Gruppen oder bestimmte Ausgabenarten die Anwendung von Pauschalen. Dies bedeutet, dass Sie nicht jeden einzelnen Beleg sammeln und nachweisen müssen, sondern einen festen Betrag oder Prozentsatz Ihrer Einnahmen als Betriebsausgabe ansetzen können.

Eine Pauschalierung ist oft sinnvoll, wenn die tatsächlichen Ausgaben gering sind oder der Nachweis im Einzelfall schwierig wäre.

• Pauschale für bestimmte Freiberufler: Für freiberufliche Tätigkeiten, insbesondere im schriftstellerischen, wissenschaftlichen oder künstlerischen Bereich, kann unter bestimmten Voraussetzungen eine Betriebsausgabenpauschale von 25% der Betriebseinnahmen angesetzt werden, maximal jedoch 2.455 Euro pro Jahr (Stand aktuell).
• Fahrtkostenpauschale (Entfernungspauschale): Für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte können Sie eine Pauschale pro gefahrenem Kilometer ansetzen, anstatt die tatsächlichen Kosten nachzuweisen.
• Verpflegungspauschalen: Bei betrieblich veranlassten Reisen (Dienstreisen) können Sie für den Verpflegungsmehraufwand Pauschalen geltend machen, deren Höhe von der Dauer der Abwesenheit abhängt.

Ob eine Pauschale für Sie vorteilhafter ist als der Nachweis der tatsächlichen Kosten, hängt von Ihren individuellen Umständen ab und sollte geprüft werden.

Nachweis- und Aufbewahrungspflicht

Der Grundsatz im Steuerrecht lautet: Keine Buchung ohne Beleg. Das bedeutet, dass Sie jede Betriebsausgabe, die Sie steuerlich geltend machen möchten, durch einen entsprechenden Beleg nachweisen müssen. Dazu gehören Rechnungen, Quittungen, Tankbelege, Kontoauszüge, Mietverträge etc.

Diese Belege müssen Sie nicht nur sammeln, sondern auch ordnungsgemäß aufbewahren. Für steuerlich relevante Unterlagen gilt in Deutschland eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Dies gilt sowohl für Papierbelege als auch für elektronische Dokumente. Bei elektronischer Aufbewahrung müssen besondere Regeln beachtet werden, um die Unveränderbarkeit der Daten sicherzustellen.

Eine sorgfältige Buchführung und Belegablage ist unerlässlich, um im Falle einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt alle Ausgaben nachweisen zu können.

Berechnung des Gewinns mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)

Die meisten Kleinunternehmer und viele Selbstständige ermitteln ihren steuerlichen Gewinn mittels der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Dieses Verfahren ist im Vergleich zur Bilanzierung einfacher.

Bei der EÜR werden einfach alle Betriebseinnahmen eines Geschäftsjahres den Betriebsausgaben dieses Jahres gegenübergestellt. Die Differenz ist der steuerpflichtige Gewinn (oder Verlust).

Einnahmen - Ausgaben = Gewinn (oder Verlust)

Alle oben genannten abzugsfähigen Betriebsausgaben fließen in diese Rechnung ein und mindern so den Saldo. Es ist also von großem Interesse, keine abzugsfähige Ausgabe zu vergessen.

Sachbezüge als zusätzliche Betriebsausgabe

Neben den klassischen Geldzahlungen können auch Sachbezüge (oder Sachlohn) eine Form der Betriebsausgabe für Arbeitgeber darstellen, wenn Sie Mitarbeiter beschäftigen. Sachbezüge sind Vorteile, die Arbeitnehmer zusätzlich zum Barlohn erhalten und einen Geldwert haben, aber nicht in Form von Bargeld ausgezahlt werden.

Beispiele für Sachbezüge sind:

• Kostenlose Mahlzeiten (z.B. Kantine oder Essenszuschüsse)
• Firmenwagen zur privaten Nutzung
• Diensthandy oder Laptop zur privaten Nutzung
• Warengutscheine
• Rabatte auf Produkte oder Dienstleistungen des Arbeitgebers

Für den Arbeitgeber stellen die Kosten für diese Sachbezüge in der Regel eine Betriebsausgabe dar (z.B. Kosten für den Firmenwagen, Anschaffungspreis des Laptops). Für den Arbeitnehmer können Sachbezüge unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sein oder nur pauschal versteuert werden, insbesondere bis zu einer Freigrenze von 50 Euro pro Monat (Stand aktuell). Übersteigen die Sachbezüge bestimmte Grenzen, gelten sie als geldwerter Vorteil und müssen vom Arbeitnehmer versteuert werden.

Auch wenn Sie keine Mitarbeiter haben, kann das Konzept der Sachbezüge relevant sein, wenn Sie sich selbst beispielsweise einen Laptop oder ein Handy anschaffen, das Sie auch privat nutzen. Wie bereits erwähnt, muss hier der private Nutzungsanteil ausgeschieden werden.

Häufig gestellte Fragen zu Betriebsausgaben

Im Umgang mit Betriebsausgaben tauchen immer wieder ähnliche Fragen auf. Hier sind einige der wichtigsten:

Ist Miete eine Betriebsausgabe?

Ja, Miete für Geschäftsräume (Büro, Lager, etc.) ist eine voll abzugsfähige Betriebsausgabe. Wenn Sie ein häusliches Arbeitszimmer nutzen, gelten besondere, strengere Regeln für den Abzug der Kosten.

Ist Gehalt eine Betriebsausgabe?

Ja, für Arbeitgeber sind die Kosten für Gehälter, Löhne und Sozialabgaben ihrer Mitarbeiter voll abzugsfähige Betriebsausgaben. Ihr eigenes „Gehalt“ als Selbstständiger ist hingegen kein Gehalt im steuerrechtlichen Sinne, sondern Sie erhalten den Gewinn Ihres Unternehmens. Sind Sie jedoch in Ihrer eigenen Kapitalgesellschaft (GmbH, AG) angestellt, ist Ihr Gehalt für die Gesellschaft eine Betriebsausgabe.

Sind Mahngebühren Betriebsausgaben?

Mahngebühren, die Ihnen von Lieferanten oder Geschäftspartnern berechnet werden und betrieblich veranlasst sind (z.B. aufgrund eines Zahlungsengpasses im Betrieb), können als Betriebsausgabe absetzbar sein. Selbstverschuldete Mahngebühren (z.B. durch private Nachlässigkeit) sind hingegen nicht abzugsfähig.

Sind Bußgelder Betriebsausgaben?

Nein, Geldstrafen, Bußgelder und Verwarnungsgelder sind grundsätzlich nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Ist die Einkommensteuer eine Betriebsausgabe?

Nein, die Einkommensteuer ist eine persönliche Steuer auf Ihr gesamtes Einkommen (inklusive des Betriebsgewinns) und zählt nicht zu den Betriebsausgaben.

Wie viele Kontoführungsgebühren kann ich pauschal absetzen?

Es gibt keine allgemeine Pauschale für Kontoführungsgebühren. Wenn das Geschäftskonto ausschließlich betrieblich genutzt wird, können die Gebühren in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Bei gemischter Nutzung muss der betriebliche Anteil ermittelt werden, entweder durch Schätzung (oft 50% bei Kleinstunternehmen, aber Nachweis sicherer) oder durch Aufzeichnung der Transaktionen. Eine Pauschale ist hier nicht vorgesehen, aber eine Schätzung des Anteils ist möglich, wenn der Nachweis im Einzelfall schwierig ist.

Sind Spenden Betriebsausgaben?

Spenden an gemeinnützige Organisationen sind in der Regel Sonderausgaben und mindern das zu versteuernde Einkommen, nicht den Betriebsgewinn. Für Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) können Spenden unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, sind aber in der Höhe begrenzt und mindern den Gewerbeertrag.

Sind Geschenke Betriebsausgabe?

Geschenke an Geschäftspartner sind nur dann als Betriebsausgabe absetzbar, wenn die Kosten pro Empfänger und Wirtschaftsjahr 35 Euro netto nicht übersteigen. Geschenke an eigene Mitarbeiter sind in der Regel als Personalkosten voll abzugsfähig, sofern sie angemessen sind.

Welche Betriebsausgabe mindern den Gewinn?

Grundsätzlich mindern alle steuerlich abzugsfähigen Betriebsausgaben den steuerpflichtigen Gewinn. Je höher die abzugsfähigen Ausgaben im Verhältnis zu den Einnahmen sind, desto geringer ist der Gewinn und somit auch die darauf entfallende Steuerlast (Einkommensteuer, ggf. Gewerbesteuer).

Fazit

Das Management von Betriebsausgaben ist ein entscheidender Hebel zur Optimierung Ihrer Steuerlast als Kleinunternehmer oder Selbstständiger. Es lohnt sich, genau zu dokumentieren und zu prüfen, welche Ihrer Ausgaben betrieblich veranlasst sind und somit Ihren Gewinn mindern können. Achten Sie auf die Unterscheidung zwischen voll, teilweise und nicht abzugsfähigen Kosten sowie die Besonderheiten bei gemischt genutzten Wirtschaftsgütern und den Regelungen für Kleinunternehmer.

Eine sorgfältige Buchführung und Belegsammlung sind unerlässlich, um alle abzugsfähigen Kosten geltend machen zu können und bei einer Prüfung durch das Finanzamt auf der sicheren Seite zu sein. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die das Steuerrecht bietet, um Ihre betrieblichen Ausgaben korrekt zu erfassen und so Ihren wirtschaftlichen Erfolg zu steigern.

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