11/01/2018
Jeder, der selbstständig ist oder ein Büro betreibt, kennt das: Die Kosten für Büromaterial summieren sich schnell. Stifte, Papier, Druckerpatronen, Ordner – die Liste ist lang. Auf den ersten Blick erscheinen dies einfach nur notwendige Ausgaben, die das Budget belasten. Doch die gute Nachricht ist: Ein Großteil dieser Kosten kann steuerlich geltend gemacht werden. Büromaterial ist in der Regel eine klare und offensichtliche Betriebsausgabe. Das bedeutet, Sie können diese Ausgaben von Ihrem steuerpflichtigen Gewinn abziehen. Dies reduziert Ihre Steuerlast und macht die notwendigen Anschaffungen zumindest indirekt günstiger.
Büromaterial als eindeutige Betriebsausgabe
Im deutschen Steuerrecht sind Betriebsausgaben all jene Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Das bedeutet, sie müssen in direktem Zusammenhang mit Ihrer beruflichen oder geschäftlichen Tätigkeit stehen. Ausgaben für Büromaterial fallen typischerweise genau in diese Kategorie. Wenn Sie Stifte benötigen, um Notizen zu machen, Papier, um Dokumente auszudrucken oder zu beschreiben, oder Ordner, um Ihre Ablage zu organisieren, dann dienen diese Materialien direkt Ihrem Geschäftsbetrieb. Daher sind die Kosten dafür in der Regel zu 100% als Betriebsausgabeabziehbar.
Die Voraussetzung für den Abzug ist stets, dass Sie die Büromaterialien tatsächlich für Ihre betriebliche Tätigkeit nutzen. Eine private Nutzung ist natürlich nicht absetzbar. Wenn Sie beispielsweise einen Teil des Kopierpapiers für private Zwecke verwenden, müssten Sie diesen Anteil eigentlich herausrechnen. In der Praxis ist dies bei geringfügiger Mischnutzung von typischem Büromaterial jedoch oft unproblematisch, solange die überwiegende Nutzung betrieblich ist.
Es ist ermutigend zu sehen, dass viele Selbstständige diese Möglichkeit bereits nutzen. Statistiken zeigen, dass diese Art der Ausgabe von einem großen Prozentsatz aller Selbstständigen erfolgreich von der Steuer abgesetzt wird. Dies unterstreicht, wie etabliert und unkompliziert die Geltendmachung dieser Kosten ist, solange die Belege stimmen und die Nutzung betrieblich ist.
Welches Büromaterial kann abgesetzt werden? Beispiele aus der Praxis
Die Liste des absetzbaren Büromaterials ist lang und umfasst praktisch alles, was Sie im Büroalltag benötigen und verbrauchen. Hier sind einige gängige Beispiele, die Sie problemlos als Betriebsausgabe geltend machen können:
- Schreibwaren: Stifte (Kugelschreiber, Bleistifte, Textmarker), Radiergummis, Lineale.
- Papierprodukte: Kopierpapier, Druckerpapier, Notizblöcke, Haftnotizen, Briefumschläge.
- Druckerzubehör: Druckerpatronen (Tinte), Toner.
- Organisation & Ablage: Ordner, Schnellhefter, Heftstreifen, Karteikästen, Trennblätter, Register.
- Kleinteile: Büroklammern, Heftzwecken, Gummibänder, Klebeband.
- Schneiden & Lochen: Scheren, Locher, Cutter-Messer.
- Spezifische Artikel: Visitenkarten (Druckkosten), Stempel und Stempelkissen.
Diese Liste ist nicht abschließend, sondern soll Ihnen eine Vorstellung davon geben, welche Art von Ausgaben hierunter fällt. Grundsätzlich gilt: Alles, was Sie kaufen, um Ihr Büro am Laufen zu halten und Ihre täglichen Aufgaben zu erledigen, und was typischerweise verbraucht oder schnell ersetzt wird, kann in der Regel als Büromaterial verbucht werden.
Die 800-Euro-Grenze: Wann Büromaterial abgeschrieben werden muss
Während die meisten typischen Büromaterialien einzeln betrachtet eher geringe Werte darstellen, kann es vorkommen, dass größere Anschaffungen oder eine sehr umfangreiche Bestellung die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) berühren. Das bereitgestellte Informationsschnipsel erwähnt eine Grenze von 800 Euro Grenze netto (also ohne Mehrwertsteuer, falls Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind) und die Möglichkeit, dass Ausgaben, die darüber liegen, gegebenenfalls abschreiben zu müssen.
Die GWG-Regelung besagt, dass Wirtschaftsgüter, die selbstständig nutzbar sind und deren Anschaffungskosten einen bestimmten Betrag überschreiten, nicht sofort in voller Höhe als Betriebsausgabe abgezogen werden dürfen, sondern über ihre Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben werden müssen. Die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) liegt derzeit bei 800 Euro netto.
Wie passt das nun zu Büromaterial? Typische Verbrauchsmaterialien wie Stifte oder Papier sind keine selbstständig nutzbaren Wirtschaftsgüter im Sinne der GWG-Regelung. Sie sind Verbrauchsgüter und werden sofort als Betriebsausgabe erfasst, unabhängig vom Gesamtbetrag der Rechnung, solange es sich um reines Verbrauchsmaterial handelt.
Die Erwähnung der 800-Euro-Grenze im Zusammenhang mit Büromaterial im bereitgestellten Text könnte sich auf größere, langlebigere Gegenstände beziehen, die manchmal auch unter dem Oberbegriff „Büroausstattung“ oder „Bürobedarf“ geführt werden, auch wenn sie im weiteren Sinne zum Büromaterial gezählt werden könnten. Beispiele hierfür könnten ein hochwertiges Aktenvernichter, eine teure Bindemaschine oder eventuell auch eine sehr große Sammelbestellung sein, die auch langlebigere Artikel umfasst. Wenn ein einzelner solcher Gegenstand über 800 Euro netto kostet, muss er über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden.
Für die allermeisten Ausgaben für Stifte, Tinte, Ordner, Papier etc. müssen Sie sich über diese Grenze keine Gedanken machen. Diese werden, wie erwähnt, zu 100% sofort abgezogen. Nur bei einzelnen, teureren Anschaffungen, die über den reinen Verbrauch hinausgehen und selbstständig nutzbar sind (wie z.B. ein Bürostuhl, ein Schreibtisch oder ein Drucker, die oft auch unter Bürobedarf fallen), kommt die GWG-Grenze oder die Notwendigkeit der Abschreibung ins Spiel. Der bereitgestellte Text deutet an, dass dies auch bestimmte Posten innerhalb des "sonstigen Büromaterials" betreffen könnte, wenn die Ausgaben hierfür über 800 Euro liegen.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Die typischen, täglich verbrauchten Büromaterialien sind sofort zu 100% absetzbar. Bei einzelnen Anschaffungen, die den Charakter eines langlebigen Wirtschaftsguts haben und über 800 Euro netto kosten, greift die Abschreibungspflicht.
Praktische Tipps zur Geltendmachung
Um Ihre Ausgaben für Büromaterial erfolgreich steuerlich geltend zu machen, sind einige praktische Schritte unerlässlich:
- Belege sammeln: Der wichtigste Schritt ist das Sammeln und Aufbewahren sämtlicher Rechnungen und Kassenbons für Ihr Büromaterial. Ohne gültigen Beleg erkennt das Finanzamt Ihre Ausgaben nicht an. Achten Sie darauf, dass auf dem Beleg der Kaufgegenstand, das Datum, der Preis und der Verkäufer klar ersichtlich sind.
- Ordnungsgemäße Buchführung: Erfassen Sie Ihre Ausgaben für Büromaterial in Ihrer Buchführung. Nutzen Sie dafür ein separates Konto wie „Büromaterial“ oder „Schreibwaren“. Dies erleichtert Ihnen am Ende des Jahres die Zusammenstellung der Gesamtausgaben.
- Nachweis der betrieblichen Nutzung: Bei einer Prüfung durch das Finanzamt müssen Sie die betriebliche Nutzung der gekauften Materialien glaubhaft machen können. Dies ist in der Regel unproblematisch, wenn die gekauften Artikel typisches Büromaterial sind und Ihre Tätigkeit ein Büro erfordert.
- Umsatzsteuer beachten: Wenn Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind (also die meisten Unternehmer), können Sie die auf den Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurückfordern. Die abzugsfähigen Betriebsausgaben sind dann die Nettobeträge (Preise ohne Umsatzsteuer).
Ein Großteil der Selbstständigen setzt diese Ausgaben ab, weil es eine einfache und legitime Möglichkeit ist, die Steuerlast zu senken. Eine Empfehlung von über 80% aller Selbstständigen, diese Ausgabe geltend zu machen, spricht für sich und zeigt den breiten Konsens über die Absetzbarkeit und den Nutzen.
Vergleich: Sofortabzug vs. Abschreibung
Um den Unterschied zwischen sofortigem Abzug und Abschreibung bei Büromaterial (und ähnlichen Büroanschaffungen) zu verdeutlichen, betrachten wir die beiden Fälle im Lichte der 800-Euro-Grenze:
| Art der Ausgabe | Kosten (Netto) | Behandlung | Steuerlicher Effekt im Kaufjahr | Steuerlicher Effekt in Folgejahren |
|---|---|---|---|---|
| Typisches Büromaterial (Stifte, Papier, Tinte etc.) | Beliebig, aber meist unter 800€ pro Einzelkauf | Sofortiger Abzug als Betriebsausgabe | Volle Minderung des Gewinns | Kein Effekt |
| Langlebiges Wirtschaftsgut (z.B. Aktenvernichter, Bindemaschine - falls als "sonstiges Büromaterial" eingeordnet) | <= 800 € | Sofortiger Abzug als GWG möglich | Volle Minderung des Gewinns | Kein Effekt |
| Langlebiges Wirtschaftsgut (z.B. Aktenvernichter, Bindemaschine - falls als "sonstiges Büromaterial" eingeordnet) | > 800 € | Abschreibung über die Nutzungsdauer | Anteilige Minderung des Gewinns (AfA) | Anteilige Minderung des Gewinns (AfA) bis Ende der Nutzungsdauer |
Diese Tabelle zeigt, dass der sofortige Abzug für Sie finanziell im Kaufjahr vorteilhafter ist, da er Ihren Gewinn und damit Ihre Steuerlast sofort stärker reduziert. Die Abschreibung verteilt den Steuervorteil über mehrere Jahre. Für die meisten Ausgaben für reines Verbrauchsmaterial ist der sofortige Abzug die Regel.
Häufig gestellte Fragen zum Büromaterial-Abzug
Hier beantworten wir einige typische Fragen, die im Zusammenhang mit dem Abzug von Büromaterial als Betriebsausgabe aufkommen:
F: Muss ich jeden Kassenbon für einen einzelnen Stift aufbewahren?
A: Ja, theoretisch schon. Jeder Beleg ist ein Nachweis für eine Betriebsausgabe. In der Praxis ist es am einfachsten, alle Kassenbons und Rechnungen für Büromaterial sorgfältig zu sammeln und in Ihrer Buchhaltung zu erfassen.
F: Kann ich Büromaterial absetzen, das ich im Homeoffice nutze?
A: Ja, unbedingt. Wenn Sie im Homeoffice arbeiten und das Büromaterial für Ihre selbstständige oder berufliche Tätigkeit nutzen, sind die Kosten dafür genauso absetzbar wie in einem externen Büro.
F: Was passiert, wenn ich Büromaterial sowohl privat als auch beruflich nutze?
A: Grundsätzlich ist nur der betriebliche Anteil absetzbar. Bei typischem Büromaterial wie Stiften oder Papier, bei dem eine genaue Trennung schwierig ist, wird das Finanzamt oft eine Schätzung akzeptieren, wenn die betriebliche Nutzung offensichtlich überwiegt. Bei größeren Mengen oder teureren Einzelteilen sollten Sie versuchen, den betrieblichen Anteil realistisch einzuschätzen oder eine getrennte Lagerung/Nutzung nachzuweisen.
F: Fällt auch die Miete für ein Postfach unter Büromaterial?
A: Nein, die Miete für ein Postfach ist in der Regel keine Ausgabe für Büromaterial, sondern wird unter den Kosten für Post und Telekommunikation oder ähnlichen Konten verbucht. Es ist aber ebenfalls eine absetzbare Betriebsausgabe.
F: Gibt es einen Höchstbetrag, den ich für Büromaterial absetzen kann?
A: Nein, es gibt keinen festen Höchstbetrag für die Gesamtausgaben für Büromaterial. Absetzbar sind alle notwendigen und angemessenen Ausgaben, die betrieblich veranlasst sind. Allerdings sollte die Höhe der Ausgaben im Verhältnis zur Art und Größe Ihres Betriebs stehen. Extrem hohe Ausgaben könnten im Zweifelsfall Nachfragen vom Finanzamt nach sich ziehen.
Fazit: Büromaterial ist mehr als nur ein Kostenfaktor
Ausgaben für Büromaterial sind eine Notwendigkeit für die meisten Selbstständigen und Unternehmen. Sie sind aber keineswegs nur reine "Zusatzkosten". Indem Sie diese Kosten korrekt als Betriebsausgabe erfassen, können Sie Ihre Steuerlast erheblich senken. Der Großteil der typischen Büromaterialien ist zu 100% sofort abzugsfähig. Nur bei einzelnen, teureren Anschaffungen, die den Charakter eines langlebigen Wirtschaftsguts haben und über 800 Euro netto kosten, greift die Regel zur Abschreibung über die Nutzungsdauer. Sammeln Sie sorgfältig Ihre Belege, führen Sie eine ordentliche Buchhaltung und nutzen Sie diese einfache und legitime Möglichkeit, um bares Geld zu sparen. Die hohe Quote der Selbstständigen, die diese Ausgaben absetzen und weiterempfehlen, zeigt klar: Büromaterial ist eine steuerlich relevante Ausgabe, deren Geltendmachung sich lohnt.
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