22/06/2012
Die tägliche Büroarbeit kann oft eine Herausforderung sein, insbesondere für Kleinunternehmer und Selbstständige. Die Verwaltung von Rechnungen, Angeboten, Kunden, Lieferanten und Finanzen erfordert Zeit und Organisation. Hier setzt WISO MeinBüro Desktop an: eine Bürosoftware, die entwickelt wurde, um Ihren Arbeitsalltag erheblich zu erleichtern und Ihnen mehr Freiraum für das Kerngeschäft zu verschaffen.
WISO MeinBüro Desktop versteht sich als zentrale Schaltstelle für alle wichtigen kaufmännischen Aufgaben. Anstatt zwischen verschiedenen Programmen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Buchhaltungssoftware, Kalender und Adressverwaltung wechseln zu müssen, bündelt diese Software alles unter einem Dach. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler, die durch doppelte Dateneingabe entstehen können. Die Software ist modular aufgebaut und kann flexibel an die spezifischen Anforderungen Ihres Betriebs angepasst werden.
Die Kernfunktionen von WISO MeinBüro Desktop (Basis)
Bereits in der Basisversion bietet WISO MeinBüro Desktop eine Vielzahl leistungsstarker Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind, die ihre kaufmännischen Prozesse optimieren möchten:
- Professionelle Rechnungsstellung: Erstellen Sie im Handumdrehen finanzamtssichere und professionell aussehende Rechnungen. Die Software macht diesen Prozess deutlich einfacher und schneller als herkömmliche Office-Programme.
- Finanzübersicht: Behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Umsätze, Kosten und offenen Posten. Verfolgen Sie Ihre Zahlungsfähigkeit und die Entwicklung Ihrer Gewinne, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.
- Geschäftskorrespondenz: Erstellen Sie mühelos Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Gutschriften, Mahnungen und andere wichtige Geschäftsdokumente. Eine Auswahl an fertigen Textvorlagen steht Ihnen dabei zur Verfügung.
- Online-Porto: Frankieren Sie Ihre Ausgangspost bequem und schnell direkt aus dem Programm heraus mithilfe der integrierten „Internetmarke“ der Deutschen Post.
- Datenmanagement: Verwalten Sie Ihre Artikel-, Kunden- und Lieferantendaten in einer zentralen Datenbank. Diese Datenbank füllt sich im Laufe der Zeit quasi von selbst, da Daten aus Geschäftsvorgängen übernommen werden.
- Online-Banking-Integration: Rufen Sie tagesaktuelle Kontoauszüge von Ihren Bank-, Kreditkarten- oder PayPal-Konten ab. Ordnen Sie Geschäftsvorgänge schnell den steuerlichen Einnahme- und Ausgabekategorien zu. Die Software unterstützt eine einfache Buchführung per Mausklick.
- Steuerformulare und ELSTER: Das Programm speist die Zahlen Ihrer Geschäftsaktivitäten automatisch in Umsatz- und Einkommensteuer-Formulare ein. Die Übermittlung ans Finanzamt kann direkt über die eingebaute ELSTER-Schnittstelle erfolgen, bei Bedarf inklusive elektronischer Signatur.
- Termin- und Aufgabenverwaltung: Ein integrierter Kalender und eine Aufgabenverwaltung helfen Ihnen, wichtige Termine und Aufgaben nicht zu vergessen.
- Online-Kartendienste: Über Schnittstellen zu Online-Kartendiensten können Sie die Standorte Ihrer Kunden und Lieferanten sowie Wegbeschreibungen anzeigen lassen.
- Online-Poststelle: Versenden Sie Briefe, Bestellungen, Angebote und Rechnungen direkt über das Internet. Drucken, Falzen, Kuvertieren und Ausliefern übernimmt der Dienstleister. Auch SMS- und Fax-Versand ist möglich. Elektronische Rechnungen können digital signiert werden.
- Dokumentenmanagement: Digitalisieren Sie Papierbelege über eine Scanner-Schnittstelle und speichern Sie diese als PDF in der passenden Dokumentenablage. Legen Sie Sammelmappen für Geschäftspartner, Artikel oder Projekte an, um schnell darauf zugreifen zu können.
- Bürozentrale (Office – Übersicht): Behalten Sie in der zentralen Übersicht alle aktuellen Geschäftsaktivitäten im Blick. Nutzen Sie das Volltext-Suchfeld und Filterfunktionen, um gezielt Informationen zu finden.
- DSGVO-Konformität: Eine Benutzer- und Rechteverwaltung ermöglicht es Ihnen, den Zugriff auf sensible Daten zu beschränken.
- GoBD-Ready: Abgeschlossene Kassenbuchungen und ausgedruckte Rechnungen sind gegen nachträgliche Änderungen gesichert. Korrekturen sind dennoch im Rahmen der Vorschriften möglich.
Die enge Verzahnung sämtlicher Programmbereiche ist ein Schlüsselmerkmal, das umständliche und fehleranfällige Mehrfacheingaben vermeidet.
Modularer Aufbau und Zusatzmodule
WISO MeinBüro Desktop ist so konzipiert, dass es mit Ihrem Unternehmen wachsen kann. Neben den vier verschiedenen Ausbaustufen des Grundprogramms lässt sich der Funktionsumfang durch zahlreiche Zusatzmodule erweitern. Diese Module können jederzeit getestet und freigeschaltet werden, unabhängig von der gewählten Grundversion.
Einige der verfügbaren Zusatzmodule sind:
- Auftrag & ERP: Erweitert um Warenwirtschaftsfunktionen, Bestandsverwaltung, Produktionsplanung und Kalkulation.
- Planung & CRM: Fügt CRM-Funktionen hinzu, wie die separate Verwaltung von Interessenten und Kunden sowie Projektplanungstools.
- Verträge & Designer: Ermöglicht das Erstellen und Abrechnen individueller Verträge mit einem Editor für Dokumentenvorlagen.
- Kasse POS: Integriert eine digitale Registrierkasse für Bar- und Kartenzahlungen im Ladengeschäft, optional mit passender Hardware.
- eCommerce: Verbindet Webshops und Marktplätze (wie Amazon, eBay) zur automatischen Übernahme von Bestellungen und Erstellung von Rechnungen.
- Sicherung+: Bietet automatische Datensicherung zum Schutz vor Datenverlust.
- Cloud: Ermöglicht mobiles Arbeiten und die Nutzung auf Mac über eine Remote-Desktop-Verbindung zu einem abgesicherten Windows-Server.
Die Freischaltung eines Moduls erfolgt durch Kauf für 365 Tage. Bei der nächsten Verlängerung des Grundvertrages erhalten Sie eine anteilige Gutschrift für den nicht genutzten Zeitraum im ersten Jahr.
Einfache Bedienung und Demodaten
Ein besonderer Fokus bei der Entwicklung von WISO MeinBüro Desktop lag auf der Benutzerfreundlichkeit, insbesondere für kaufmännisch weniger erfahrene Anwender. Das Programm ist weitgehend selbsterklärend konzipiert. Spezielle Buchführungskenntnisse oder jahrelange Erfahrung als Selbstständiger sind nicht zwingend erforderlich.
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern und das Programm risikofrei kennenzulernen, stehen umfangreiche Demodaten zur Verfügung. Beim Programmstart können Sie wählen, ob Sie direkt mit eigenen Daten arbeiten oder zunächst die Funktionen anhand eines fiktiven Unternehmens ausprobieren möchten. Die Demodaten bleiben auch nach der Eingabe Ihrer eigenen Firmendaten erhalten und können jederzeit über das Menü aufgerufen werden, um neue Funktionen oder Module zu testen. Standard-Anmeldedaten für die Demodaten sind 'operator' (Name) und 'operator' (Kennwort).
Es gibt verschiedene Demomandanten, die auf unterschiedliche Branchen zugeschnitten sind, darunter Berater, Handwerk, Einzelhandel und Übersetzer. Diese können bei Bedarf aus dem Internet nachgeladen werden.
Unterstützung externer Office-Software
WISO MeinBüro Desktop ist eng mit gängigen Office-Anwendungen verzahnt. Viele Funktionen arbeiten nahtlos mit MS Office (Word, Excel) zusammen. Auch OpenOffice, LibreOffice und andere freie Office-Programme werden in vielen Fällen unterstützt, solange sie die gängigen Microsoft-Dokumentenformate (.doc[x], .xls[x]) verarbeiten können. Dokumente und Auswertungen aus MeinBüro können in der Regel problemlos in Ihrem externen Text- oder Tabellenprogramm weiterbearbeitet werden, das direkt aus MeinBüro heraus gestartet werden kann.
Ausgenommen sind derzeit lediglich automatisierte Funktionen, die auf der Serienbrief-Schnittstelle von MS Office basieren (z. B. Serienbriefe, Etikettendruck). Hierfür ist eine direkte Integration noch nicht gegeben.
Mehrfachstart für effizientes Arbeiten
Auch in der Einzelplatz-Version ermöglicht WISO MeinBüro Desktop den Mehrfachstart. Das bedeutet, Sie können mehrere Programminstanzen gleichzeitig öffnen, um beispielsweise parallel in verschiedenen Bereichen Informationen abzurufen oder Eingaben zu machen. Zusätzliche Instanzen können direkt aus dem Menü heraus gestartet werden, ohne erneute Anmeldung.
Die Datensicherheit und Datenintegrität sind dabei gewährleistet. Gleichzeitige Zugriffe auf denselben Datensatz werden verhindert; ein Datensatz, der in einer Instanz bearbeitet wird, ist für andere gesperrt und das Programm gibt einen entsprechenden Hinweis aus.
Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen
Ein wichtiger Aspekt für viele Unternehmen, insbesondere Kleinunternehmer oder solche mit spezifischen Leistungen, ist die Frage, wann und wie Rechnungen ohne Ausweis der Umsatzsteuer (MwSt) erstellt werden dürfen. WISO MeinBüro Desktop unterstützt die Erstellung solcher Rechnungen in rechtlich zulässigen Fällen.
Es gibt verschiedene Gründe, warum eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt wird:
- Kleinunternehmerregelung: Umsätze, bei denen die Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG nicht erhoben wird (gilt für Unternehmen mit geringen Vorjahresumsätzen). Hier muss auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hingewiesen werden.
- Inländische Steuerbefreiungen: Bestimmte Leistungen sind laut § 4 UStG explizit von der Umsatzsteuer befreit. Dazu gehören beispielsweise Leistungen in den Bereichen Bildung, Kultur, Wohlfahrt, oder auch bestimmte Finanzdienstleistungen. Die Anwendung des entsprechenden Paragraphen muss auf der Rechnung vermerkt werden, oft in Verbindung mit einer Bescheinigung des Auftraggebers.
- Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (§ 13b UStG): Bei bestimmten Bauleistungen oder Dienstleistungen im Ausland geht die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger über. Der leistende Unternehmer stellt eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und weist darauf hin, dass der Leistungsempfänger die Steuer schuldet.
- Differenzbesteuerung (§ 25a UStG): Bei der Besteuerung von Gebrauchtgegenständen, Kunstgegenständen, Sammlungsstücken und Antiquitäten wird die Umsatzsteuer nur auf die Differenz zwischen An- und Verkaufspreis berechnet und nicht offen auf der Rechnung ausgewiesen.
- Grenzüberschreitende Lieferungen und Leistungen: Lieferungen in andere EU-Länder (innergemeinschaftliche Lieferungen) an Geschäftskunden mit USt-IdNr. sind steuerfrei. Ausfuhrlieferungen in Drittländer sind ebenfalls steuerfrei. Bei Dienstleistungen im EU-Ausland für Geschäftskunden kommt oft das Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG) zur Anwendung. Dienstleistungen in Drittländer können im Inland nicht steuerbar sein (§ 3a UStG).
Hier ist eine Übersicht über einige Fälle und die typisch erforderliche Formulierung auf der Rechnung:
| Fall der Steuerbefreiung | Typische Formulierung auf der Rechnung |
|---|---|
| Inländische Unterrichtsleistungen (§ 4 Nr. 21b UStG) | „Umsatzsteuerfreie Leistung gemäß § 4 Nr. 21b UStG. Die Bescheinigung des Auftraggebers liegt vor.“ |
| Inländische Künstlerische Leistungen für staatliche Einrichtungen (§ 4 Nr. 20 UStG) | „Umsatzsteuerfreie Leistung gemäß § 4 Nr. 20 UStG. Die Bescheinigung des Auftraggebers liegt vor.“ |
| Inländische Bauleistungen an bestimmte Kunden (§ 13b Abs. 2 UStG) | „Umkehrung der Steuerschuldnerschaft gemäß § 13b Abs. 2 UStG – Leistungsempfänger als Steuerschuldner.“ |
| Inländische Provisionserlöse für Finanzdienstleistungen (§ 4 Nr. 8ff UStG) | „Steuerfreie Provisionserlöse gemäß § 4 Nr. 8ff UStG.“ |
| Inländische Umsätze mit Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) | „Differenzbesteuerung gemäß § 25a UStG: Rechnung enthält aufgrund der Sonderregelung in § 14a Abs. 6 UStG für Gebrauchtgegenstände (bzw. Kunstgegenstände oder Sammlungsstücke und Antiquitäten) keine Umsatzsteuer“ |
| Warenlieferung an Geschäftskunden in anderem EU-Land (USt-IdNr. liegt vor) (§ 4 Nr. 1b UStG) | „Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß § 4 Nr. 1b UStG.“ |
| Warenlieferung an Geschäftskunden oder Verbraucher in Drittländer (§ 4 Nr. 1a UStG) | „Steuerfreie Ausfuhrlieferung gemäß § 4 Nr. 1a UStG“ |
| Dienstleistungen für Geschäftskunden im EU-Ausland (Reverse Charge) (§ 13b UStG) | „Umkehr der Steuerschuldnerschaft gemäß § 13b UStG: Leistungsempfänger als Steuerschuldner“ |
| Dienstleistungen für Geschäftskunden in Drittländern (§ 3a UStG) | „Im Inland nicht steuerbare sonstige Leistung gemäß § 3a UStG.“ (Optional) |
Es ist von größter Bedeutung, bei der Ausstellung von Rechnungen ohne Umsatzsteuer äußerste Sorgfalt walten zu lassen. Fehler in diesem Bereich können teuer werden, da bei einer Steuerprüfung nachzuzahlende Umsatzsteuer aus eigener Tasche beglichen werden muss, falls sie zu Unrecht nicht berechnet wurde. Eine nachträgliche Korrektur gegenüber dem Kunden ist oft schwierig und wirkt unprofessionell. Daher wird dringend empfohlen, abweichende Umsatzsteuerausweise, insbesondere bei grenzüberschreitenden Vorgängen, immer mit einem Steuerberater zu klären.
Kosten von WISO MeinBüro Desktop
Die uns vorliegende Information beschreibt, dass WISO MeinBüro Desktop in verschiedenen Ausbaustufen erhältlich ist und durch zahlreiche Zusatzmodule erweitert werden kann. Beim Freischalten eines Zusatzmoduls wird zunächst der volle Kaufpreis für 365 Tage fällig, wobei bei der nächsten Vertragsverlängerung eine anteilige Gutschrift für den nicht genutzten Zeitraum im ersten Jahr erfolgt. Die konkreten Preise für die Basisversionen oder die einzelnen Zusatzmodule sind in den uns zur Verfügung gestellten Informationen nicht aufgeführt. Um genaue Preisinformationen zu erhalten, empfiehlt es sich, direkt auf der Webseite des Anbieters oder über die Software selbst (z.B. im Modul-Übersichtsbereich) nachzusehen.
Häufig gestellte Fragen
Ist WISO MeinBüro Desktop auch für Anfänger geeignet?
Ja, die Software wurde speziell für kaufmännisch weniger erfahrene Anwender konzipiert und ist weitgehend selbsterklärend.
Kann ich Zusatzmodule testen, bevor ich sie kaufe?
Ja, die meisten Zusatzmodule können direkt aus dem Programm heraus für 14 Tage kostenlos und unverbindlich getestet werden. Ausnahmen sind die Module „Sicherung+“ und „Dokumente+“.
Kann ich Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit WISO MeinBüro Desktop erstellen?
Ja, die Software unterstützt die Erstellung von Rechnungen ohne Umsatzsteuer in den gesetzlich zulässigen Fällen (z.B. Kleinunternehmer, bestimmte steuerbefreite Leistungen, Reverse Charge, Ausfuhr). Es ist jedoch unerlässlich, die rechtlichen Voraussetzungen genau zu prüfen und im Zweifelsfall einen Steuerberater zu konsultieren.
Ist die Software GoBD-konform?
Ja, WISO MeinBüro Desktop ist GoBD-ready. Abgeschlossene Buchungen und Rechnungen sind revisionssicher gestaltet.
Kann ich WISO MeinBüro Desktop auf einem Mac nutzen?
Die Cloud-Erweiterung ermöglicht die Nutzung von WISO MeinBüro Desktop auf einem Mac über eine Remote-Desktop-Verbindung.
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