07/04/2012
Eine gute Organisation ist das A und O für effizientes Arbeiten, sowohl im Büro als auch im privaten Bereich. Das Management von Dokumenten, digitalen Dateien und sogar Druckaufträgen erfordert klare Strukturen und Routinen. Dieser Artikel führt Sie durch wichtige Aspekte der Büroorganisation, von der digitalen Welt des Druckens bis hin zur physischen Ablage Ihrer wichtigsten Dokumente.
Die digitale Druckwarteschlange finden
Wenn Sie ein Dokument zum Drucken senden, landet es in der sogenannten Druckwarteschlange. Dies ist ein digitaler „Wartebereich“, in dem alle Druckaufträge gesammelt werden, bevor sie an den Drucker gesendet und verarbeitet werden. Manchmal ist es notwendig, diese Warteschlange einzusehen, um den Status eines Druckauftrags zu überprüfen, einen Auftrag abzubrechen oder die Reihenfolge zu ändern.
Unter dem Betriebssystem Windows finden Sie den Zugriff auf die Druckwarteschlange Ihres Druckers über die Systemeinstellungen. Folgen Sie diesen Schritten:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Startmenü in der Taskleiste.
- Wählen Sie im angezeigten Menü die Option „Einstellungen“ aus.
- Im Fenster „Einstellungen“ navigieren Sie zum Bereich „Bluetooth & Geräte“.
- Innerhalb von „Bluetooth & Geräte“ finden Sie den Unterpunkt „Drucker & Scanner“. Klicken Sie diesen an.
Sie können diesen Bereich auch schneller erreichen, indem Sie die entsprechende Tastenkombination nutzen, die den direkten Zugriff auf „Bluetooth & Geräte > Drucker & Scanner“ ermöglicht.
Im Fenster „Bluetooth & Geräte > Drucker & Scanner“ wird Ihnen eine Liste aller auf Ihrem Computer installierten oder verbundenen Drucker angezeigt. Wählen Sie aus dieser Liste den spezifischen Drucker aus, dessen Druckwarteschlange Sie überprüfen oder verwalten möchten.
Nachdem Sie den gewünschten Drucker ausgewählt haben, öffnet sich ein neues Fenster mit spezifischen Informationen und Optionen für diesen Drucker. Hier finden Sie die Option „Druckwarteschlange öffnen“. Klicken Sie darauf.
Das Fenster der Druckwarteschlange wird nun auf Ihrem Bildschirm angezeigt. Es enthält eine Liste aller Druckaufträge, die derzeit auf die Verarbeitung durch diesen Drucker warten. Wenn in dieser Liste keine Einträge vorhanden sind, bedeutet dies, dass aktuell keine Dokumente in der Warteschlange stehen und auf den Druck warten. Dieses Fenster ist Ihr zentraler Punkt zur Kontrolle und Verwaltung Ihrer Druckaufträge.
Digitale Ordner anlegen und E-Mails verschieben
Auch in der digitalen Welt ist Struktur unerlässlich, insbesondere bei der Verwaltung großer Mengen von E-Mails. Das Anlegen von Unterordnern hilft, den Überblick zu behalten und E-Mails thematisch zu sortieren.
Wenn Sie einen neuen Unterordner in Ihrem E-Mail-Programm erstellen, durchlaufen Sie in der Regel einen einfachen Prozess. Nachdem Sie den Namen für den Ordner eingegeben haben, bestätigen Sie die Erstellung meist mit einem Klick auf „OK“. Der Unterordner wird daraufhin in Ihrer Ordnerstruktur angelegt und ist sofort einsatzbereit.
Um E-Mails in diesen neuen Unterordner zu verschieben, gibt es bewährte Methoden. Ein sehr intuitiver Weg ist das Ziehen-und-Ablegen (Drag & Drop). Sie können einfach eine oder mehrere ausgewählte E-Mails mit der Maus anklicken, gedrückt halten und sie in den gewünschten Unterordner ziehen. Sobald Sie die Maustaste loslassen, werden die E-Mails in den Zielordner verschoben.
Eine alternative Methode ist das Kontextmenü. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, die Sie verschieben möchten. Wählen Sie im erscheinenden Kontextmenü die Option „Verschieben“. Daraufhin öffnet sich eine Liste oder ein Dialogfeld, in dem Sie den Zielordner auswählen können. Wählen Sie einfach den neu erstellten Unterordner aus, und die E-Mail wird dorthin verschoben. Diese Techniken ermöglichen eine schnelle und effiziente Organisation Ihres digitalen Posteingangs.
Der Unterschied zwischen Verzeichnis und Ordner
Die Begriffe Verzeichnis und Ordner werden im modernen Sprachgebrauch, besonders im Kontext der digitalen Datenverwaltung, oft synonym verwendet. Doch historisch und konzeptionell gibt es einen feinen, aber wichtigen Unterschied.
Grundlegend beschreibt ein Verzeichnis – auch Register, Katalog, Ordner oder amtlich Evidenz genannt – eine listenförmig organisierte Anordnung von Informationen. Diese Anordnung folgt bestimmten Kriterien und dient der Strukturierung und Auflistung von Daten.
Die Wortherkunft von „Katalog“ liegt im Altgriechischen „katálogos“, was „Verzeichnis“ oder „Liste“ bedeutet, oder „katalégein“, was „aufzählen“ oder „in eine Liste eintragen“ heißt. Ursprünglich bezog sich dies oft auf Listen in Versform, weitete sich aber schnell auf Listen und Verzeichnisse im Allgemeinen aus.
„Register“ leitet sich vom neulateinischen „registrare“ („Bestand aufnehmen“) ab, welches wiederum auf das lateinische „regesta“ („eintragen“) zurückgeht.
Im Mittelalter waren Schriftrollen aus Pergament, bekannt als Rotuli (lateinisch), ein gängiges Medium für Verzeichnisse in der Verwaltung. Davon leiten sich deutsche Begriffe wie „Rodel“ und „Rödel“ ab. Auch das Wort „Rolle“ hat hier seinen Ursprung. Selten gab es auch Rotuli aus Papier.
Einfache schriftliche Verzeichnisse sind oft alphabetisch oder hierarchisch aufgebaut. In der elektronischen Datenverarbeitung sind Verzeichnisse fundamental für die logische Strukturierung von Daten. Ein Verzeichnis (oder digitaler Ordner) ist ein zentraler Teil der Verzeichnisstruktur eines Dateisystems.
Der subtile Unterschied liegt in der Betonung: Wenn man von einem „Behälter für Dokumente“ spricht, sei dieser physisch (ein Aktenordner) oder digital (ein Ordnersymbol auf dem Computer), ist der Begriff Ordner treffender. Er visualisiert einen Container.
Das Verzeichnis hingegen fokussiert auf die strukturierte Liste oder den Index der Inhalte. Es beschreibt die Organisation der Daten. Man kann es mit einem Telefonbuch vergleichen: Das Telefonbuch selbst ist ein Verzeichnis – eine Liste von Namen, Nummern und Adressen. Es enthält nicht die Personen oder Häuser, sondern die geordnete Information über sie. In der digitalen Welt ist das Verzeichnis die interne Struktur, die auflistet, welche Dateien und Unterordner in einem bestimmten Ordner enthalten sind.
Es gibt zahlreiche Beispiele für Verzeichnisse in unterschiedlichsten Bereichen:
- Bibliothekskataloge, die Bestände auflisten.
- Fragenkataloge für Umfragen oder Studien.
- Das Handelsregister, das eingetragene Unternehmen listet.
- Inhaltsverzeichnisse in Büchern.
- Katasterämter führen Verzeichnisse von Grundstücken.
- Literaturverzeichnisse am Ende wissenschaftlicher Arbeiten.
- Personenregister.
- Kirchenbücher mit Verzeichnissen von Taufen, Trauungen etc.
- Sachregister für thematische Auflistungen.
- Schiffsregister.
- Schriftgutverzeichnisse oder -kataloge in Archiven.
- Sternkataloge in der Astronomie.
- Stichwortverzeichnisse, Indizes oder Register in Nachschlagewerken.
- Telefonverzeichnisse wie Telefonbücher oder Adressverzeichnisse.
- Tonträgerverzeichnisse oder -kataloge.
- Webkataloge oder Webverzeichnisse, die Webseiten thematisch sammeln.
Das Prinzip des Verzeichnisses kann sehr komplex werden, insbesondere durch mehrdimensional verknüpfte Listen, wie sie in Datenbanken oder komplexen Dateisystemen vorkommen. Solche komplexen Strukturen wären in physischer Papierform extrem aufwendig oder gar nicht zu handhaben. Die elektronische Datenverarbeitung hat die Möglichkeiten der Verzeichnisbildung revolutioniert.
Private Unterlagen sortieren und ablegen
Ein aufgeräumter Schreibtisch und gut sortierte Unterlagen sind Balsam für die Seele und sparen viel Zeit bei der Suche nach wichtigen Dokumenten. Die Organisation privater Papiere erfordert Systematik und Konsequenz.
Eine sinnvolle Ordnerstruktur aufbauen
Der erste Schritt ist die Schaffung einer grundlegenden Ordnerstruktur. Orientieren Sie sich dabei an den Hauptthemen, die Ihr Leben bestimmen. Diese sind bei den meisten Menschen ähnlich. Eine empfohlene Struktur umfasst Kategorien wie:
- Banken / Finanzen (Kontoauszüge, Kreditkartenabrechnungen)
- Gesundheit (Arztrechnungen, Befunde, Impfpass)
- Arbeit / Beruf (Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen)
- Wohnen / Immobilien (Mietvertrag, Nebenkostenabrechnungen, Grundsteuer)
- Versicherungen / Rente (Versicherungspolicen, Renteninformationen)
- Persönliche Dokumente / Verträge (Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, wichtige Verträge wie Handy, Internet)
- Zusätzliche Ordner für spezifische Bereiche, die für Sie relevant sind, z. B. für jedes Kind separat (Schulzeugnisse, Gesundheitsinfos), für Hobbys oder für Urlaube (Reiseunterlagen, Rechnungen).
Sobald die grobe Struktur steht, nehmen Sie alle unsortierten losen Dokumente zur Hand. Gehen Sie jeden Stapel durch und ordnen Sie die Papiere den vorbereiteten Kategorien zu. Nutzen Sie diesen Moment rigoros, um Dokumente auszusortieren und zu vernichten, die Sie definitiv nicht mehr benötigen (beachten Sie Aufbewahrungsfristen!). Zum Vorsortieren können Sie Ablagekörbe, Einsteckhüllen oder auch einfach Schuhkartons verwenden. Für den Anfang tut es auch, die Papiere auf dem Fußboden oder Esstisch nach Kategorien zu stapeln. Wichtig ist, dass Sie JETZT beginnen und nicht zögern.
Das passende Ablagesystem wählen
Überlegen Sie, welches physische Ablagesystem am besten zu Ihren Gewohnheiten und der Menge Ihrer Dokumente passt. Sehr beliebt und bewährt sind einfache Aktenordner, die oft durch Zehnerregister unterteilt werden können, um zehn Hauptabschnitte pro Ordner zu schaffen. Eine gute Alternative, besonders wenn Sie viele Papiere schnell einheften oder entnehmen müssen, sind Boxen mit Hängeregistern. Jedes System hat seine Vor- und Nachteile in Bezug auf Platzbedarf, Zugänglichkeit und Kosten, aber das Wichtigste ist, dass Sie sich für ein System entscheiden und es konsequent nutzen.
Fein sortieren und abheften
Nehmen Sie nun einen Stapel, der einer Ihrer Hauptkategorien zugeordnet ist. Unterteilen Sie die Papiere innerhalb dieser Kategorie weiter. Versuchen Sie, nicht mehr als 10 Unterkategorien pro Hauptordner zu erstellen, um die Übersicht zu behalten. Diese Unterkategorien können spezifischer sein, z. B. unter „Finanzen“: „Girokonto“, „Sparbuch“, „Kreditkarte 1“, „Kreditkarte 2“, „Wertpapiere“ usw.
Beim Abheften der Dokumente innerhalb der Unterkategorien gibt es eine bewährte Methode, um den schnellen Zugriff zu gewährleisten: Heften Sie die wichtigsten und am häufigsten benötigten Dokumente nach vorne in den Ordner oder das Hängeregister. Innerhalb jeder Unterkategorie sollten Sie das neueste Dokument immer ganz oben oder ganz vorne einordnen. Das bedeutet, Sie heften neue Dokumente immer VOR die älteren. Zum Beispiel legen Sie die ursprüngliche Versicherungspolice ganz nach hinten in den Ordner, und davor heften Sie die jährlichen Abrechnungen und Vertragsänderungen, wobei die jüngste Abrechnung ganz vorne liegt. So finden Sie die aktuellsten Informationen immer sofort.
Regelmäßige Pflege einplanen
Die anfängliche Sortierarbeit kann je nach Menge der Papiere sehr umfangreich sein. Planen Sie dafür feste Zeitfenster ein. Eine halbe Stunde pro Tag oder 1-2 Stunden wöchentlich können ausreichen, um die Hauptmasse zu bewältigen.
Für die langfristige Ordnung ist es unerlässlich, einen festen, regelmäßigen Termin für Ihre „Büroarbeit“ zu reservieren. Das kann ein fester Tag in der Woche sein, an dem Sie neue Papiere sortieren, Rechnungen bezahlen und ablegen oder Ihr System verfeinern. Dokumente, die für die Steuererklärung relevant sind, sollten sofort in einen spezifischen Steuerordner wandern, um am Ende des Jahres nicht alles neu suchen zu müssen.
Tragen Sie diesen Termin fest in Ihren Kalender ein. Viele finden den Mittwoch passend, da die Woche bereits läuft und man noch Energie hat. Der Freitag eignet sich oft weniger, da man gedanklich schon im Wochenende ist. Zögern Sie nicht länger: Nehmen Sie sich jetzt den Kalender und blockieren Sie Zeit für IHREN regelmäßigen Büro-Serien-Termin. Diese Routine ist der Schlüssel zu dauerhafter Ordnung.
Antworten auf Ihre Fragen zur Dokumentenorganisation
Wir fassen die wichtigsten Punkte in Form von häufig gestellten Fragen zusammen.
F: Wo finde ich den Drucker Ordner?
A: Den digitalen Ordner, der die Druckwarteschlange Ihres Druckers anzeigt, finden Sie unter Windows über: Einstellungen > Bluetooth & Geräte > Drucker & Scanner. Wählen Sie Ihren Drucker aus und klicken Sie auf 'Druckwarteschlange öffnen', um die Liste der wartenden Druckaufträge zu sehen.
F: Wie lege ich einen Ordner richtig an?
A: Im Kontext der E-Mail-Organisation erstellen Sie einen Unterordner, indem Sie meist eine entsprechende Funktion im E-Mail-Programm nutzen, einen Namen vergeben und bestätigen. E-Mails verschieben Sie dann per Ziehen-und-Ablegen oder über die 'Verschieben'-Funktion im Kontextmenü.
F: Was ist der Unterschied zwischen Verzeichnis und Ordner?
A: Der Ordner kann als physischer oder digitaler Behälter für Dokumente und Dateien gesehen werden. Das Verzeichnis hingegen ist die strukturierte Liste oder Auflistung der Inhalte innerhalb des Ordners oder einer Struktur, vergleichbar mit einem Index oder Katalog.
F: Welche Ordner für private Unterlagen?
A: Eine sinnvolle Struktur orientiert sich an Hauptthemen wie Finanzen, Gesundheit, Arbeit, Wohnen, Versicherungen, Persönliche Dokumente und optional spezifische Ordner für Kinder, Hobbys etc. Innerhalb dieser Hauptkategorien können Sie weitere Unterteilungen vornehmen.
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