Externe Festplatten: GWG, Lebensdauer & Auswahl

In der heutigen digitalen Welt ist die Speicherung von Daten unerlässlich. Ob wichtige Geschäftsunterlagen, persönliche Fotos oder große Mediendateien – wir benötigen zuverlässigen Speicherplatz. Externe Festplatten sind eine beliebte Lösung, um die Kapazität interner Laufwerke zu erweitern, Daten zu sichern oder sie einfach und bequem zu transportieren. Doch bei der Auswahl und Nutzung externer Festplatten stellen sich oft Fragen: Sind sie steuerlich absetzbar? Wie lange halten sie und welche Art ist die beste für meine Bedürfnisse? Dieser Artikel beleuchtet diese Aspekte basierend auf den bereitgestellten Informationen.

Externe Festplatten im Steuerrecht: Sind sie ein GWG?

Die Frage, ob ein Wirtschaftsgut steuerlich als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) behandelt werden kann, ist für Unternehmen relevant, da GWG sofort im Jahr der Anschaffung abgesetzt werden können. Bei Computern und Peripheriegeräten gibt es hier spezifische Regelungen.

Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) gelten externe Geräte wie Drucker, Scanner oder Monitore, die an einen stationären oder mobilen PC angeschlossen werden, zwar als eigenständige Wirtschaftsgüter, sind aber in der Regel nicht selbstständig nutzungsfähig im Sinne der GWG-Regel. Sie sind technisch auf den Rechner abgestimmt und dienen primär dessen Zweckbestimmung. Daher können ihre Anschaffungskosten meist nur über die sogenannte Abschreibung für Abnutzung (AfA) über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgesetzt werden.

Diese Nutzungsdauer entsprach bei Anschaffung oder Herstellung in Wirtschaftsjahren, die vor dem 1. Januar 2021 endeten, der eines PCs, also in der Regel 3 Jahre. Dies galt auch dann, wenn die Anschaffungskosten ohne Umsatzsteuer den Betrag von 800 Euro (ab 2018) nicht überstiegen. Solche Geräte wurden als eigenständige Wirtschaftsgüter bilanziert und über die Nutzungsdauer abgeschrieben.

Eine wichtige Unterscheidung gibt es jedoch bei bestimmten Geräten. Während beispielsweise Computertische als selbstständig nutzungsfähig gelten, ist dies bei vielen klassischen Peripheriegeräten nicht der Fall. Auch Datenträger wie Disketten, Kassetten, CD-ROMs oder DVDs wurden hier anders betrachtet.

Für Kombinationsgeräte, sogenannte Multifunktionsgeräte, die unabhängig vom Rechner als Drucker, Fax, Kopierer oder Scanner genutzt werden können, gelten andere Regeln. Diese können unter bestimmten Voraussetzungen als GWG eingestuft werden, wenn sie die preislichen Grenzen nicht überschreiten und selbstständig nutzungsfähig sind.

Entscheidend für externe Festplatten ist eine weitere Ausnahme: Externe Datenspeicher, die unabhängig vom Rechner dem Speichern, Transport und Sichern von Daten dienen, stellen nach den relevanten Bestimmungen geringwertige Wirtschaftsgüter dar, sofern sie die geltenden Wertgrenzen für GWG nicht überschreiten. Ihre Funktion ist das Speichern und Bereitstellen von Daten, was auch ohne ständige Verbindung zu einem spezifischen Rechner erfolgen kann (z.B. als Backup-Medium, das nur zeitweise verbunden wird). Damit sind sie selbstständig nutzungsfähig.

Werden externe Peripheriegeräte, wie ein defekter Monitor oder Drucker, ersetzt, handelt es sich nicht um sofort abziehbaren Erhaltungsaufwand. Da diese Geräte als eigenständige Wirtschaftsgüter gelten, scheidet auch eine Behandlung als nachträgliche Anschaffungskosten für eine Computeranlage aus. Die neu angeschafften Ersatzgeräte müssen mit ihren Anschaffungskosten bilanziert und über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine externe Festplatte, da sie als externer Datenspeicher unabhängig für das Speichern, Transportieren und Sichern von Daten nutzbar ist, als Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) gelten kann, sofern die Anschaffungskosten die jeweils gültigen Grenzen (z.B. 800 EUR netto ab 2018) nicht überschreiten. Liegen die Kosten darüber oder handelt es sich um eine Anschaffung unter älteren Regelungen, erfolgt die Abschreibung (AfA) über die Nutzungsdauer von typischerweise 3 Jahren (für Anschaffungen vor 2021).

Lebensdauer und Sicherheit externer Festplatten

Eine häufige Sorge bei der Datenspeicherung ist die Frage nach der Haltbarkeit. Wie lange halten externe Festplatten und wie sicher sind die darauf gespeicherten Daten?

Externe Festplatten, insbesondere die weit verbreiteten HDDs (Hard Disk Drives), sind mechanische Geräte. Sie enthalten bewegliche Teile, was bedeutet, dass sie irgendwann ausfallen werden. Es ist nicht die Frage, *ob* eine externe HDD ausfällt, sondern *wann*. Aufgrund ihrer mechanischen Natur sind sie anfälliger für physische Schäden. Da externe Festplatten oft mobil eingesetzt werden, ist das Risiko von physischen Defekten wie einem Head-Crash oder Motorversagen höher als bei internen Laufwerken.

Die Lebensdauer einer externen Festplatte kann durch sorgfältige Handhabung erheblich verlängert werden. Festplatten sind empfindliche Hardware. Ein leichter Stoß oder Fall kann bereits großen Schaden anrichten. Ein häufiges Problem, das bei Datenrettungsdiensten auftritt, sind externe Festplatten, die heruntergefallen sind und entweder nicht mehr starten oder beim Starten tickende oder schleifende Geräusche machen. Solche Geräusche können auf einen Head-Crash hindeuten, bei dem die Lese-/Schreibköpfe mit den magnetischen Platten in Kontakt kommen. Da die Köpfe nur Bruchteile eines Millimeters über den Platten schweben, kann schon ein winziger Stoß dies verursachen. Ein schleifendes Geräusch könnte auf einen Motorfehler hinweisen. In solchen Fällen sollte das Laufwerk nicht mehr eingeschaltet werden, wenn die Daten noch gerettet werden sollen – die Festplatte selbst wird aber wahrscheinlich nicht mehr nutzbar sein.

Auch die Lagerbedingungen sind wichtig für die Lebensdauer. Temperatur und Luftfeuchtigkeit können einen großen Einfluss haben. Hohe Luftfeuchtigkeit kann zur Oxidation interner Komponenten führen, und selbst eine geringe interne Rostbildung kann einen Head-Crash verursachen. Hohe Temperaturen können die Datenträger selbst beeinträchtigen. Obwohl dies bei Solid-State-Medien (SSDs) eher ein Problem ist, sollten auch externe HDDs bei Raumtemperatur und nicht höher gelagert werden.

Die durchschnittliche Lebensdauer einer externen HDD liegt, assuming kein physischer Schaden auftritt, bei etwa 3-5 Jahren, abhängig von Marke, Modell und Lagerbedingungen. Wenn Sie eine externe Festplatte für Backups verwenden, sollten Sie in Betracht ziehen, sie alle paar Jahre zu ersetzen, um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten. Eine noch bessere Strategie für die Datensicherung ist die Nutzung zusätzlicher Methoden, beispielsweise Backups in der Cloud.

Sicherheitsrisiken und Vorsichtsmaßnahmen

Neben der physischen Haltbarkeit gibt es weitere Sicherheitsrisiken für Daten auf externen Festplatten und anderen Speichermedien. Das größte Risiko beim Zugriff auf Forschungsdaten (was sich auf alle sensiblen Daten übertragen lässt) geht oft von Desktop-PCs, mobilen Geräten und Clients aus. Ein unberechtigter Zugang zu lokal gespeicherten Daten per Einbruch und Diebstahl oder über das Intra- und Internet stellt eine erhebliche Bedrohung dar. Auch der bereits erwähnte Datenverlust durch einen Defekt des Datenspeichers ist ein Risiko.

Um diese Risiken zu minimieren, werden verschiedene Maßnahmen empfohlen:

• Vermeiden Sie offene und unverschlüsselte WLAN-Verbindungen.
• Halten Sie die Software (Betriebssystem, Anwendungen) stets aktuell, um Sicherheitslücken zu schließen.
• Seien Sie vorsichtig bei unbekannten Links, Domains oder E-Mail-Anhängen.
• Verwenden Sie einen Virenscanner, insbesondere unter Microsoft Windows, was von den meisten IT-Experten empfohlen wird. Für Unix-basierte Systeme (OS X, Android, Linux) gibt es unterschiedliche Ansichten, aber Vorsicht ist geboten.

Wenn Daten auf einem Server (lokal oder in der Cloud) gespeichert werden, gelten die Datenschutzgesetze des jeweiligen Landes. Die Sicherheit hängt stark von der internen Netzwerkstruktur (bei lokalen Servern) oder den Sicherheitsmaßnahmen des Anbieters ab (bei Cloud-Diensten). Fragen zur Häufigkeit von Backups, Verschlüsselung etc. sollte der zuständige Systemadministrator beantworten können.

Cloud-Dienste und Miet-Server von Webhostern werden oft für die Datenspeicherung im Internet genutzt. Viele Anbieter arbeiten mit strengen Backup-Auflagen und betreiben ihre Server in gut gesicherten Rechenzentren. Die größten Schwachstellen dieser Lösungen können jedoch fehlende Verschlüsselung, unzureichende datenschutzrechtliche Bestimmungen im Land des Servers, der Zugang von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Dienste zu den Daten sowie ungeschützte Clients sein. Nicht jeder der zahlreichen Anbieter ist für die Speicherung personenbezogener oder sensibler Daten geeignet. Hier ist sorgfältige Recherche oder die Konsultation der IT-Abteilung ratsam.

Für externe Festplatten bedeutet dies, dass die physische Sicherheit (vor Stoß, Fall, Diebstahl) und die Umgebung (Temperatur, Feuchtigkeit) entscheidend für die Lebensdauer sind. Die logische Sicherheit (Schutz vor unberechtigtem Zugriff) erfordert Maßnahmen auf dem verbundenen Computer (Virenscanner, Updates, sichere Netzwerke) und eventuell die Verschlüsselung der Daten auf der Festplatte selbst.

HDD vs. SSD: Welcher Festplattentyp ist besser?

Bei der Wahl einer externen Festplatte steht man oft vor der Entscheidung zwischen einer traditionellen HDD (Hard Disk Drive) und einer modernen SSD (Solid State Drive). Beide Technologien haben spezifische Vor- und Nachteile, die sie für unterschiedliche Anwendungsfälle besser geeignet machen.

SSDs sind in der Regel schneller, energieeffizienter und robuster als HDDs. Ihr Hauptnachteil ist oft der höhere Preis pro Gigabyte. HDDs bieten dagegen eine größere Speicherkapazität zu einem niedrigeren Preis, sind aber langsamer und weniger robust.

Vergleich: HDD vs. SSD

Wann ist welcher Typ geeignet?

Eine SSD ist ideal, wenn:

• Geschwindigkeit entscheidend ist (schnelles Booten, Laden von Programmen, schnelle Dateiübertragung).
• Sie eine langlebigere und zuverlässigere Lösung suchen, die weniger anfällig für mechanische Probleme ist (wichtig für mobile Nutzung).
• Das Gerät in einem Laptop oder einem anderen kompakten/leichten Gerät eingesetzt wird.
• Die Festplatte für intensive Aufgaben wie Gaming, Videobearbeitung oder 3D-Rendering genutzt wird.

Eine HDD ist geeignet, wenn:

• Sie eine sehr große Speicherkapazität zu einem niedrigeren Preis pro Gigabyte benötigen.
• Geschwindigkeit weniger kritisch ist, z. B. für die Archivierung großer Datenmengen (Filme, Musik, Fotos) oder für Backup-Zwecke.
• Die Festplatte hauptsächlich stationär genutzt wird (z. B. als Backup-Laufwerk am Schreibtisch).
• Das Budget begrenzt ist und maximale Kapazität im Vordergrund steht.

Oft ist die beste Lösung eine Kombination: Eine schnelle, kleinere SSD für das Betriebssystem und häufig genutzte Programme sowie eine größere, kostengünstigere HDD für die Speicherung großer Datenmengen und Archive.

Intern oder Extern: Vor- und Nachteile

Neben der Wahl des Typs (HDD/SSD) steht auch die Frage, ob ein Speicherlaufwerk intern im Computer verbaut oder extern angeschlossen werden soll. Beide Varianten haben spezifische Stärken und Schwächen.

Interne Festplatten

Vorteile:

• Höhere Geschwindigkeit: Interne Laufwerke, insbesondere SSDs, bieten in der Regel die beste Leistung, da sie direkt mit dem Motherboard verbunden sind.
• Dauerhafte Installation: Sie sind fest im Computer verbaut, was sie weniger anfällig für Beschädigung oder Diebstahl macht.
• Bessere Leistung: Wichtig für anspruchsvolle Aufgaben wie Gaming oder Videobearbeitung.
• Möglicherweise günstiger: Oft geringere Kosten pro Gigabyte, besonders bei HDDs.

Nachteile:

• Schwierigere Installation/Upgrades: Erfordert das Öffnen des Computers und technisches Wissen.
• Eingeschränkte Portabilität: Daten sind an den Computer gebunden, in dem die Festplatte verbaut ist.
• Keine einfache Datensicherung: Für Backups benötigt man zusätzliche externe Lösungen oder Cloud-Dienste.

Externe Festplatten

Vorteile:

• Hohe Portabilität: Einfacher Transport und Nutzung an verschiedenen Geräten. Ideal für Datentransfer unterwegs.
• Einfache Installation: Meist „Plug-and-play“ über USB oder andere Schnittstellen, keine technischen Kenntnisse erforderlich.
• Zusätzliche Datensicherung: Hervorragend geeignet für die Erstellung physischer Backups.
• Vielfältige Nutzungsmöglichkeiten: Kann auch zur Speichererweiterung bei Fernsehern, Spielkonsolen etc. verwendet werden.

Nachteile:

• Potenziell geringere Geschwindigkeit: Die Leistung kann durch die externe Schnittstelle (z. B. älteres USB) begrenzt sein, auch wenn die interne Festplatte sehr schnell ist. Moderne Schnittstellen wie USB 3.0/3.1/3.2, USB-C oder Thunderbolt minimieren diesen Nachteil jedoch erheblich.
• Anfälliger für physische Schäden und Diebstahl: Durch die mobile Natur sind sie einem höheren Risiko von Stößen, Stürzen oder Verlust ausgesetzt.
• Benötigt externes Netzteil: Einige Modelle, insbesondere größere Desktop-Festplatten, benötigen eine separate Stromversorgung, was die Handhabung weniger flexibel macht als bei bus-powered Laufwerken.
• Kann Platz auf dem Schreibtisch beanspruchen: Im Gegensatz zu internen Laufwerken sind externe Festplatten physisch präsente Geräte, die auf dem Schreibtisch oder in der Nähe des Computers Platz benötigen.

Auswahlkriterien für die passende externe Festplatte

Um die beste externe Festplatte für Ihre Bedürfnisse zu finden, sollten Sie verschiedene Kriterien berücksichtigen und Ihre eigenen Anforderungen klar definieren:

• Speicherkapazität: Überlegen Sie, wie viel Speicherplatz Sie aktuell benötigen und wie sich Ihr Bedarf in Zukunft entwickeln könnte. Datenmengen wachsen stetig, daher ist es ratsam, etwas Puffer einzuplanen.
• Übertragungsgeschwindigkeit: Diese hängt vom Typ der Festplatte (SSD ist schneller als HDD) und der Schnittstelle ab. Achten Sie auf moderne und schnelle Schnittstellen wie USB 3.0, USB 3.1 (Gen 1/Gen 2), USB 3.2 oder Thunderbolt, um schnelle Datenübertragungen zu gewährleisten.
• Typ (HDD oder SSD): Wie bereits discussed, wählen Sie basierend auf der Priorität von Geschwindigkeit/Robustheit (SSD) vs. Kapazität/Preis (HDD).
• Robustheit und Haltbarkeit: Wenn Sie die Festplatte häufig transportieren, ist eine robustere SSD oft die bessere Wahl, da sie keine empfindlichen beweglichen Teile hat.
• Preis: Setzen Sie ein Budget fest und vergleichen Sie Modelle und Marken, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu finden. Bedenken Sie dabei auch die langfristigen Kosten (z.B. Stromverbrauch, aber das ist bei externen Laufwerken weniger kritisch als bei internen Serverfestplatten).
• Hersteller und Garantie: Informieren Sie sich über vertrauenswürdige Hersteller. Lesen Sie Rezensionen und Erfahrungsberichte anderer Nutzer. Überprüfen Sie die Garantiebedingungen, um im Falle eines Defekts abgesichert zu sein.
• Zusätzliche Funktionen: Einige Festplatten bieten zusätzliche Funktionen wie integrierte Verschlüsselung, Backup-Software oder Cloud-Integration. Prüfen Sie, ob solche Features für Sie relevant sind.

Häufig gestellte Fragen zu externen Festplatten

Hier finden Sie Antworten auf einige häufige Fragen:

F: Gilt jede externe Festplatte als GWG?
A: Nicht automatisch jede externe Peripherie. Aber externe Datenspeicher, die unabhängig für Speichern, Transport und Datensicherung genutzt werden können, gelten als selbstständig nutzungsfähig und können daher als GWG behandelt werden, wenn sie die preisliche Grenze für GWG nicht überschreiten.

F: Wie lange kann ich meine Daten auf einer externen HDD sicher speichern?
A: Die durchschnittliche physische Lebensdauer einer externen HDD beträgt etwa 3-5 Jahre. Daten sind aber auch durch Defekte, physische Schäden oder falsche Lagerung gefährdet. Regelmäßige Backups auf andere Medien oder in die Cloud sind unerlässlich, um Daten langfristig zu sichern.

F: Was mache ich, wenn meine externe Festplatte Geräusche macht oder nicht mehr erkannt wird?
A: Wenn die Festplatte tickt, schleift oder ungewöhnliche Geräusche von sich gibt, deutet dies oft auf einen mechanischen Defekt hin (z.B. Head-Crash). Schalten Sie das Gerät sofort aus und trennen Sie es vom Strom, um weitere Schäden zu vermeiden. Versuchen Sie nicht, es selbst zu reparieren oder wiederholt einzuschalten, da dies die Chancen auf Datenrettung verringern kann. Kontaktieren Sie einen professionellen Datenrettungsdienst, wenn die Daten wichtig sind.

F: Ist eine externe SSD immer besser als eine externe HDD?
A: Nicht unbedingt "besser", sondern für andere Zwecke optimiert. SSD sind schneller und robuster, aber teurer pro GB. HDD bieten mehr Kapazität für weniger Geld, sind aber langsamer und empfindlicher. Die Wahl hängt von Ihren Prioritäten (Geschwindigkeit vs. Kapazität/Preis) ab.

F: Kann ich eine externe Festplatte für Backups und gleichzeitig für den Transport großer Dateien nutzen?
A: Ja, das ist eine gängige Nutzung. Achten Sie bei der Auswahl auf ausreichende Kapazität und eine schnelle Schnittstelle (wie USB 3.0 oder höher), um sowohl Backups effizient durchzuführen als auch Dateien schnell zu kopieren.

Fazit

Externe Festplatten sind vielseitige Werkzeuge zur Datenspeicherung und -sicherung. Ihre steuerliche Behandlung als Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) ist unter bestimmten Bedingungen möglich, ansonsten werden sie über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Die Wahl zwischen HDD und SSD sowie intern und extern hängt stark von den individuellen Anforderungen an Geschwindigkeit, Kapazität, Robustheit und Portabilität ab. Unabhängig vom gewählten Typ ist es entscheidend, sich der begrenzten Lebensdauer und der potenziellen Sicherheitsrisiken bewusst zu sein und Maßnahmen zur Datensicherung zu ergreifen, um wichtigen Datenverlust zu vermeiden. Eine informierte Entscheidung und sorgfältige Handhabung sind der Schlüssel zur optimalen Nutzung externer Speicherlösungen.

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