Handy & digitale Mittel: Steuern sparen

Die Kosten für Ihr Mobiltelefon – eine alltägliche Ausgabe, die sich unter bestimmten Umständen steuerlich geltend machen lässt. Sowohl Selbstständige als auch Arbeitnehmer können von dieser Möglichkeit profitieren, doch die Regeln und der Umfang der Absetzbarkeit unterscheiden sich je nach Art der Tätigkeit und dem Grad der beruflichen Nutzung. Besonders im Zuge der zunehmenden Telearbeit ergeben sich neue steuerliche Aspekte, die digitale Arbeitsmittel wie das Handy betreffen.

Wer kann Handykosten steuerlich absetzen?

Grundsätzlich können sowohl Selbstständige als auch Arbeitnehmer die Kosten für ihr Handy von der Steuer absetzen. Die Art der Geltendmachung unterscheidet sich jedoch:

• Selbstständige setzen Handykosten als Betriebsausgaben ab.
• Arbeitnehmer machen die Kosten als Werbungskosten in ihrer Einkommensteuererklärung geltend.

Entscheidend für die Höhe der möglichen Steuerersparnis ist dabei stets der Umfang der beruflichen Nutzung des Geräts.

Handykosten absetzen als Selbstständiger

Als Selbstständiger haben Sie die Möglichkeit, sowohl die Anschaffungskosten für Ihr Handy als auch die laufenden Kosten (wie monatliche Gebühren) als Betriebsausgaben geltend zu machen. Die Voraussetzung hierfür ist eine nachweislich berufliche Nutzung.

Nachweis der beruflichen Nutzung

Um die Kosten beim Finanzamt geltend zu machen, müssen Sie die berufliche Nutzung durch entsprechende Belege nachweisen.

Umfang der Absetzbarkeit

Ist das Handy zu über 90 Prozent beruflich in Gebrauch, dürfen die Kosten in voller Höhe abgesetzt werden. Liegt die berufliche Nutzung unter diesem Schwellenwert, richtet sich die Höhe der Absetzung nach dem tatsächlichen Umfang der beruflichen Nutzung.

Anschaffungskosten

Für die Anschaffungskosten gilt folgende Regelung:

• Liegt der Netto-Anschaffungspreis nicht über 800 Euro, kann das Handy im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) abgeschrieben werden.
• Übersteigt der Kaufpreis 800 Euro netto, müssen die Anschaffungskosten über die gewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Die gewöhnliche Nutzungsdauer für Handys beträgt laut Text fünf Jahre.

Laufende Kosten

Die laufenden Kosten, wie zum Beispiel die monatliche Handyrechnung, können Selbstständige ebenfalls absetzen. Sie geben hierfür die Nettokosten als Betriebsausgaben an.

Handykosten und digitale Arbeitsmittel absetzen als Arbeitnehmer: Fokus Telearbeit

Auch als Arbeitnehmer können Sie die Kosten für Ihr privat genutztes Handy, das Sie beruflich einsetzen, oder für digitale Arbeitsmittel, die Sie für Ihre Tätigkeit benötigen, als Werbungskosten geltend machen. Besonders relevant sind hier die Regelungen im Zusammenhang mit Telearbeit.

Was ist Telearbeit?

Telearbeit liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer regelmäßig Arbeitsleistungen insbesondere unter Einsatz der dafür erforderlichen Informations- und Kommunikationstechnologie in seiner Wohnung oder in einer sonstigen nicht zum Unternehmen gehörenden Örtlichkeit erbringt. Als Telearbeitstage gelten nur jene Tage, an denen die berufliche Tätigkeit ausschließlich in der Wohnung oder an einem selbst gewählten Ort ausgeübt wird. Ab 2025 kommen auch Räumlichkeiten von Coworking-Spaces oder andere vom Arbeitnehmer gewählte Orte in Betracht.

Arbeitet man beispielsweise nur den halben Tag in der Wohnung und fährt nachher in das Büro oder auf Dienstreise, so liegt kein Telearbeitstag vor.

Von der Begünstigung erfasst ist nicht nur die private Wohnung des Arbeitnehmers, sondern auch die Wohnung des Partners oder von nahen Angehörigen, wenn der Arbeitnehmer dort in Telearbeit tätig wird.

Digitale Arbeitsmittel

Unter digitalen Arbeitsmitteln versteht man laut Text beispielsweise Computer, Bildschirm, Tastatur, Drucker, das Handy oder die erforderliche Datenanbindung.

Diese stellen Werbungskosten dar, wenn der Arbeitgeber sie Ihnen nicht oder nicht vollständig zur Verfügung stellt und Sie die Kosten selbst tragen.

Leistungen des Arbeitgebers und Ihre Möglichkeiten

Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen digitale Arbeitsmittel zur Verfügung stellt, handelt es sich dabei ausdrücklich nicht um steuerpflichtige Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit.

Zusätzlich oder alternativ kann Ihr Arbeitgeber Ihnen eine Telearbeitspauschale zahlen:

Telearbeitspauschale

Zur Abgeltung von Mehraufwendungen kann der Arbeitgeber bis zu 3 Euro pro Telearbeitstag steuerfrei ausbezahlen. Dies ist für höchstens 100 Telearbeitstage im Jahr möglich. Somit können bis zu 300 EUR pro Jahr und Arbeitnehmer steuerfrei belassen werden. Das Pauschale steht auch Teilzeitbeschäftigten in ungekürzter Höhe zu.

Wird eine höhere Pauschalabgeltung vereinbart, so ist der übersteigende Betrag steuerpflichtig.

Differenzwerbungskosten

Wird der steuerfreie Höchstbetrag von 3 EUR pro Tag nicht ausgeschöpft oder gewährt der Arbeitgeber gar kein Pauschale, kann der Arbeitnehmer Differenzwerbungskosten geltend machen. Dies geschieht im Wege der Veranlagung und betrifft die Differenz auf das höchstmöglich vorgesehene Ausmaß (300 EUR pro Jahr).

Beispiel (nach Text):

Der Arbeitgeber bezahlt für 100 Telearbeitstage jeweils 1 EUR, d.h. 100 EUR im Jahr. Die Differenz auf die maximal möglichen 300 EUR (somit 200 EUR), kann der Arbeitnehmer als Werbungskosten in der Arbeitnehmerveranlagung geltend machen.

Beispiel 2 (nach Text):

Eine Telearbeit-Vereinbarung sieht ein Telearbeitspauschale von 2 EUR pro Telearbeitstag, jedoch für maximal 50 Tage pro Jahr vor. Im Jahr wurden 120 Telearbeitstage geleistet.

• Insgesamt geleistete Telearbeitstage: 120
• Davon für Telearbeitspauschale maximal anerkannt (100 Tage à 3 EUR): 300 EUR
• Vom Arbeitgeber gewährte Pauschale (50 Tage à 2 EUR): 100 EUR
• Differenzwerbungskosten (in Steuererklärung geltend zu machen): 200 EUR

Anschaffung digitaler Arbeitsmittel als Werbungskosten

Wenn Sie digitale Arbeitsmittel wie ein Handy selbst anschaffen, können Sie die Kosten unter bestimmten Bedingungen als Werbungskosten ansetzen.

Ist die Nutzungsdauer der digitalen Arbeitsmittel länger als ein Jahr, so sind die Anschaffungskosten über die gewöhnliche Nutzungsdauer anzusetzen (Absetzung für Abnutzung). Es ist auch die Behandlung als geringwertiges Wirtschaftsgut möglich, wenn die Anschaffungskosten 1.000 EUR nicht übersteigen.

Wichtig: Es ist zu beachten, dass auch bei derartigen Anschaffungen der Anteil einer Privatnutzung zum Abzug gebracht werden muss. Für Computer und Zubehör ist es üblicherweise möglich, 60 % als beruflich veranlasst anzunehmen, außer es kann ein höheres berufliches Ausmaß der Nutzung glaubhaft gemacht werden. Ein erhaltenes oder geltend gemachtes Telearbeitspauschale ist von den Anschaffungskosten in Abzug zu bringen.

Diese Werbungskosten (für digitale Arbeitsmittel und ergonomisches Mobiliar) sind auf das Werbungskostenpauschale von 132 EUR nicht anzurechnen und wirken demnach nicht kürzend auf das Werbungskostenpauschale.

Beispielrechnung (nach Text):

Ein Arbeitnehmer schafft sich für seine Telearbeit einen neuen PC an. Er möchte diesen auch privat nutzen. Der PC kostet 1.000 EUR. Vom Arbeitgeber erhielt er ein Telearbeitspauschale in Höhe von 300 EUR. Angenommen wird eine 60%ige berufliche Nutzung.

• Anschaffungskosten 100 %: 1.000 EUR
• Davon 60 % berufliche Nutzung, ergibt gekürzte Anschaffungskosten von: 600 EUR
• abzgl. erhaltenem Telearbeitspauschale: - 300 EUR
• verwertbare Werbungskosten von: 300 EUR

Die möglichen Werbungskosten von 300 EUR sind als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort absetzbar.

Ergonomisches Mobiliar

Arbeitnehmer können auch Ausgaben für ergonomisches Mobiliar steuerlich geltend machen, sofern sie zumindest 26 Telearbeitstage im Kalenderjahr geleistet haben. Unter ergonomischem Mobiliar sind jedenfalls Schreibtisch, Drehstuhl und Beleuchtungskörper anzusehen. Der jährliche Höchstbetrag beträgt 300 EUR.

Für die Jahre 2020 und 2021 galt, dass insgesamt 300 EUR und davon für das Jahr 2020 maximal 150 EUR geltend gemacht werden durften. Betrugen die Ausgaben im Jahr 2020 weniger als 150 EUR, konnte der Differenzbetrag auf 300 EUR für Ausgaben im Jahr 2021 verwendet werden. Überstiegen die Ausgaben im Jahr 2020 den Betrag von 150 EUR, konnte der übersteigende Betrag bei der Veranlagung für 2021, insgesamt für beide Jahre aber begrenzt mit 300 EUR, geltend gemacht werden.

Gemischte Einkünfte (Arbeitnehmer und Selbstständiger)

Wenn ein Steuerpflichtiger nicht nur Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit erzielt, sondern z.B. auch Einkünfte aus selbständiger Arbeit, und angeschafftes ergonomisch geeignetes Mobiliar gemischt verwendet wird, sind die dafür angefallenen Kosten zur Gänze entweder als Werbungskosten oder als Betriebsausgaben zu berücksichtigen. Eine Aufteilung hat in diesem Fall zu unterbleiben. Das Arbeitsplatzpauschale kann für Aufwendungen der betrieblichen Nutzung zusätzlich geltend gemacht werden.

Beispiel (nach Text):

G übt im Rahmen seines Dienstverhältnisses an mindestens 26 Tagen im Jahr Telearbeit aus und hat sich dafür im Jahr 2025 ergonomisch geeignetes Mobiliar im Gesamtbetrag von 600 EUR angeschafft. Daneben ist er selbständiger Fachschriftsteller. Für diese Tätigkeit steht ihm kein Raum außerhalb seiner Wohnung zur Verfügung. G hat im Jahr 2025 Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit iHv 35.000 EUR erzielt.

Bei Ermittlung der Einkünfte aus selbständiger Arbeit steht G ein Arbeitsplatzpauschale von 300 Euro zu. Die Aufwendungen für ergonomisch geeignetes Mobiliar kann er wahlweise bei seinen Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit oder bei seinen Einkünften aus selbständiger Arbeit berücksichtigen. Unabhängig davon, welcher Einkunftsquelle sie zugeordnet werden, sind die Aufwendungen in der Höhe von 600 EUR somit im Jahr 2025 zu beantragen und wirken sich im Jahr 2025 und 2026 je in der Höhe von 300 EUR als Freibetrag aus.

Auswirkungen auf weitere steuerliche Aspekte

Telearbeit hat auch Einfluss auf andere steuerliche und abgabenrechtliche Punkte:

Pendlerpauschale

Für das Ausmaß beim Pendlerpauschale kommt es darauf an, wie oft in einem Kalendermonat tatsächlich zur Arbeit gefahren/gependelt wird. Telearbeitstage sind dabei keine Pendlertage.

Lohnabgaben (Lohnsteuer, Sozialversicherung, DB, DZ, Kommunalsteuer, U-Bahn-Abgabe)

Aus lohnsteuerlicher Sicht bestehen die gleichen Konsequenzen wie für Dienstnehmer, die im Betrieb arbeiten. Für in Telearbeit arbeitende Dienstnehmer ist unverändert Lohnsteuer einzubehalten und abzuführen.

Arbeitet man ausschließlich in Telearbeit in einem Bundesland, das sich von der Arbeitsstätte unterscheidet, so ist diese Landesstelle der ÖGK „zuständig“. Ist aber auch eine feste Arbeitsstätte mit im Spiel und verbringt man zusätzlich nur einige Arbeitstage in Telearbeit, so ist jene ÖGK-Landesstelle zuständig, wo sich die „feste Arbeitsstätte“ befindet.

Beim Dienstgeberbeitrag (DB) besteht kein Unterschied, ob der Dienstnehmer im Betrieb oder in Telearbeit arbeitet.

Für den Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag (DZ) ist nicht der DZ-Satz des Bundeslandes des Tätigkeitsortes (Wohnung des Arbeitnehmers) maßgeblich, sondern der DZ-Satz jenes Bundeslandes, in welchem sich die Betriebsstätte befindet, zu welcher der Arbeitnehmer organisatorisch zugehörig ist.

Analoges gilt im Regelfall für die Kommunalsteuer, nämlich dann, wenn Telearbeit in einer anderen Gemeinde ausgeübt wird als die Betriebsstätte, von der aus die Weisungen erteilt werden. Wesentlich ist die Frage, ob der Dienstgeber eine Verfügungsgewalt über die Dienstnehmer-Wohnung hat, was üblicherweise nicht der Fall ist. Kommunalsteuerlich ist der Dienstnehmer somit der Betriebsstätte zuzurechnen, mit der er nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten überwiegend unternehmerisch verbunden ist.

Ob die Wiener Dienstgeberabgabe („U-Bahn-Steuer“) anfällt, richtet sich nach dem konkreten Beschäftigungsort. Arbeitet man ausschließlich in einem Bundesland, das sich von der Arbeitsstätte unterscheidet (z.B. Telearbeit in Wien und Betrieb in Steiermark), so ist U-Bahn-Abgabe in Wien zu entrichten. Ist aber auch eine feste Arbeitsstätte mit im Spiel und verbringt man zusätzlich nur einige Arbeitstage in Telearbeit, so ist keine U-Bahn-Abgabe zu entrichten, da man der festen Arbeitsstätte zugeordnet wird.

Wichtige Hinweise und Nachweise

Um Ihre Ansprüche geltend zu machen, ist eine sorgfältige Dokumentation unerlässlich. Belege für Anschaffungskosten und laufende Kosten sollten aufbewahrt werden. Arbeitgeber sind zudem verpflichtet, Telearbeitstage und gewährte Telearbeitspauschalen im Lohnkonto und auf dem Jahreslohnzettel anzugeben. Dies ermöglicht dem Finanzamt eine einfachere Prüfung allfällig geltend gemachter Differenzwerbungskosten ohne Nachfrage an den Steuerpflichtigen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Kann ich die Kosten für mein privates Handy beruflich absetzen?

Ja, sowohl Selbstständige als auch Arbeitnehmer können die Kosten für ein privat genutztes Handy, das beruflich verwendet wird, unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend machen. Die Höhe hängt vom Umfang der beruflichen Nutzung ab.

Gibt es Unterschiede beim Absetzen von Handykosten zwischen Arbeitnehmern und Selbstständigen?

Ja. Selbstständige setzen die Kosten als Betriebsausgaben ab, Arbeitnehmer als Werbungskosten. Die Regeln für die Höhe der Absetzung (z.B. 90%-Regel für Selbstständige, Pauschale vs. tatsächliche Kosten bei Arbeitnehmern im Telearbeit-Kontext) unterscheiden sich ebenfalls.

Ist ein Handy ein digitales Arbeitsmittel im Sinne der Telearbeitsregelungen?

Ja, ein Handy wird im Kontext der Telearbeit ausdrücklich als digitales Arbeitsmittel genannt, dessen Kosten unter bestimmten Bedingungen als Werbungskosten abgesetzt werden können, insbesondere wenn der Arbeitgeber es nicht stellt.

Wie wird das Telearbeitspauschale berücksichtigt?

Der Arbeitgeber kann bis zu 3 Euro pro Telearbeitstag (max. 100 Tage/Jahr, 300 EUR gesamt) steuerfrei auszahlen. Zahlt der Arbeitgeber weniger oder nichts, können Sie die Differenz bis zum Höchstbetrag als Differenzwerbungskosten geltend machen.

Muss ich die private Nutzung meines Handys oder digitaler Arbeitsmittel berücksichtigen?

Ja, bei Anschaffungen digitaler Arbeitsmittel, die auch privat genutzt werden, muss der Anteil der Privatnutzung vom abzugsfähigen Betrag abgezogen werden. Für Computer/Zubehör wird oft eine 60%ige berufliche Nutzung angenommen, außer Sie können ein höheres Ausmaß glaubhaft machen.

Kann ich ergonomisches Mobiliar für Telearbeit absetzen?

Ja, Ausgaben für ergonomisches Mobiliar (Schreibtisch, Stuhl, Beleuchtung) können bis zu 300 EUR pro Jahr als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn Sie mindestens 26 Telearbeitstage im Jahr leisten.

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