Bürobedarf: Rückgrat der Itzehoer Geschichte

Die Itzehoer Versicherung, formal bekannt als Itzehoer Versicherung /Brandgilde von 1691 VVaG, repräsentiert eine lange Tradition im Versicherungswesen, die ihre Wurzeln im 17. Jahrhundert hat und sich seit ihrer modernen Gründung im Jahr 1906 kontinuierlich weiterentwickelt hat. Als Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit dient sie ihren Mitgliedern in den Bereichen Privat-, Gewerbe- und Landwirtschaft. Während die Geschichte von Fusionen, Expansionen und der Anpassung an neue Märkte geprägt ist, gibt es eine Konstante, die oft übersehen wird: die Rolle des alltäglichen Bürobedarfs. Dieser Artikel beleuchtet, wie einfache Gegenstände wie Papier und Stifte das Fundament für das Wachstum und die Organisation eines solch traditionsreichen Unternehmens bildeten und wie sich die Anforderungen an den Bürobedarf im Laufe der Jahrzehnte mit der technologischen Entwicklung und der Expansion des Unternehmens verändert haben.

Die Gründung und die Ära der manuellen Verwaltung

Die moderne Geschichte der Itzehoer beginnt am 10. November 1906 mit der Gründung des Landwirtschaftlichen Haftpflichtversicherungsvereins in Kiel. 47 Männer, darunter die Mitbegründer Otto Schwenck und Johannes Wieckhorst, legten den Grundstein für eine Organisation, die den Landwirten Versicherungsschutz bieten sollte. Die grundlegenden Prinzipien – weitestgehende Haftpflichtabdeckung, Begrenzung der Versicherungssumme, Umlageverfahren zur Schadensdeckung – mussten dokumentiert, kommuniziert und verwaltet werden.

Als der Verein am 1. März 1907 seinen Geschäftsbetrieb in Elskop aufnahm, zählte er bereits 10.138 Mitglieder. Die Verwaltung dieser großen Zahl von Mitgliedern und Policen erfolgte mit den damals verfügbaren Mitteln. Die Büroarbeit war weitgehend manuell. Mitgliedschaften wurden in Listen und Registern von Hand erfasst. Policen wurden individuell ausgestellt, Schadensmeldungen aufgenommen und bearbeitet. Hierfür waren große Mengen an Papier unerlässlich. Robuste Hauptbücher und Journale dienten der Buchführung und Dokumentation. Geschrieben wurde mit Tinte, Federkielen oder frühen SchreibStiften. Jede Kommunikation mit den Mitgliedern, jede interne Notiz, jeder Vertrag erforderte den Einsatz dieser grundlegenden Schreibmaterialien.

Die schiere Anzahl der Mitglieder und Vorgänge machte eine sorgfältige Organisation und eine ausreichende Bevorratung mit Schreibmaterialien notwendig. Der Umzug der Hauptgeschäftsstelle nach Itzehoe im Jahr 1910 war ein Schritt zur Zentralisierung und Effizienzsteigerung, der mit einem erhöhten Bedarf an Bürobedarf einherging, um die wachsende Verwaltung zu unterstützen.

Wachstum, neue Sparten und die Mechanisierung des Büros

Ein mutiger Schritt in der Unternehmensgeschichte war die Aufnahme der Kfz-Haftpflichtversicherung im Jahr 1930. Diese Sparte entwickelte sich zur größten der Itzehoer. Bis 1939 stieg die Zahl der versicherten Fahrzeuge auf 4.000. Diese Expansion bedeutete eine erhebliche Zunahme des administrativen Aufwands. Die manuelle Bearbeitung wurde zunehmend durch mechanische Hilfsmittel ergänzt.

Schreibmaschinen wurden zum Standardwerkzeug. Sie ermöglichten eine schnellere und leserlichere Erstellung von Policen, Briefen und Berichten. Dies erforderte spezielles SchreibmaschinenPapier und Farbbänder. Zur Erstellung von Kopien wurde Kohlepapier verwendet, was ebenfalls eine spezifische Art von dünnerem Papier und sorgfältige Handhabung erforderte. Rechenmaschinen, zunächst mechanisch und später elektrisch, erleichterten die komplexe Berechnung von Prämien und Schadensregulierungen, oft unter Verwendung von Papierrollen für den Ausdruck der Ergebnisse.

Nach dem Zweiten Weltkrieg setzte sich das Wachstum fort, besonders dynamisch in den 1950er Jahren, als die Mitgliederzahl rapide anstieg, getrieben durch die Zunahme landwirtschaftlicher Kraftfahrzeuge und neuer Produkte wie der Jagdhaftpflichtversicherung. Von 32.603 Mitgliedern im Jahr 1945 wuchs der Verein bis 1955 auf über 44.000 Mitglieder an. Die Einführung der Kaskoversicherung und später der Insassenunfallversicherung im Jahr 1971 erweiterte das Produktportfolio weiter. Jede neue Sparte, jeder zusätzliche Kunde, jeder Schadensfall erhöhte das Volumen der zu bearbeitenden Dokumente. Ablagesysteme wie Aktenschränke und Ordner wurden immer wichtiger, um die Flut von Papierdokumenten zu bewältigen. Hierfür wurden unzählige Ordner, Register und Etiketten benötigt – ebenfalls Teil des unverzichtbaren Bürobedarfs.

Der Wandel vom reinen Landwirtschaftsversicherer zum Versicherer für Privatkunden, der sich in den 1960er Jahren vollzog, spiegelte sich auch in der Diversifizierung der benötigten Formulare und Dokumente wider. Die Verwaltung wurde komplexer und erforderte eine immer effizientere Organisation der Arbeitsabläufe und der benötigten Materialien.

Das digitale Zeitalter und die Evolution des Bürobedarfs

Die 1970er Jahre brachten eine Revolution in die Bürowelt: den Einzug der Computertechnologie. Der Bezug der neuen Konzernzentrale in Itzehoe im Jahr 1970 war nicht nur eine Reaktion auf das Wachstum, sondern auch eine Investition in eine Infrastruktur, die moderne Datenverarbeitung ermöglichte. Obwohl die ersten Computersysteme noch weit von der heutigen Technologie entfernt waren, markierten sie den Beginn einer tiefgreifenden Veränderung.

Die Einführung von Computern veränderte den Bedarf an Bürobedarf dramatisch. Während Stifte, Notizblöcke und Mappen weiterhin benötigt wurden, traten neue Verbrauchsmaterialien in den Vordergrund. Nadeldrucker, die anfangs für Massenausdrucke verwendet wurden, benötigten EndlosPapier und Farbbänder. Mit der Entwicklung von Laserdruckern und Tintenstrahldruckern wurden KopierPapier und Toner bzw. Tintenpatronen zu zentralen Verbrauchsmaterialien. Die Möglichkeit, Dokumente schnell und kostengünstig zu vervielfältigen, führte zu einem Anstieg des Papierverbrauchs.

Die Entwicklung zum Kompositversicherer ab den späten 1970er Jahren, der nun auch Unfall-, Lebens- und Krankenversicherungen anbot, erhöhte die Datenmengen und die Vielfalt der Dokumente weiter. Die Gründung der Itzehoer Lebensversicherungs-AG im Jahr 1983 und die Aufnahme der Krankenversicherung ab 1986 schufen neue Abteilungen mit spezifischen administrativen Anforderungen und einem entsprechenden Bedarf an spezialisiertem Bürobedarf.

Auch wenn immer mehr Daten digital gespeichert und verarbeitet wurden, blieb der Ausdruck von Policen, Vertragsbedingungen, Korrespondenz, Rechnungen und internen Berichten ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags. Die Anschaffung und Wartung von Druckern und Kopierern sowie die Sicherstellung der ständigen Verfügbarkeit von Papier und Toner wurden zu wichtigen Aspekten der BüroOrganisation.

Expansion, neue Standorte und die Logistik des modernen Büros

Die Expansion der Itzehoer Versicherung in den letzten Jahrzehnten stellte neue Herausforderungen an die Logistik des Bürobedarfs. Der Zusammenschluss mit der Brandgilde von 1691 im Jahr 1996 schuf eine größere Einheit. Der Aufbau des bundesweiten Maklervertriebs ab 1997 bedeutete, dass nicht nur die Zentrale und größere Geschäftsstellen, sondern auch zahlreiche kleinere Büroeinheiten im ganzen Land mit Bürobedarf versorgt werden mussten. Dies erforderte standardisierte Bestellprozesse und eine effiziente Distribution.

Die Akquisitionen von AdmiralDirekt.de in Köln im Jahr 2011 und der Rechtsschutzsparte der ALTE LEIPZIGER in München im Jahr 2018 führten zur Übernahme und Integration von bestehenden Bürostrukturen oder der Einrichtung neuer, großer Standorte. Das 2017 eröffnete Gebäude für AdmiralDirekt.de in Köln und der Standort in München mussten komplett mit modernem Bürobedarf ausgestattet werden, um den Betrieb aufnehmen zu können. Bei über 800 Mitarbeitern (Stand 2018) an verschiedenen Standorten ist die Koordination der Bürobedarfsversorgung eine komplexe Aufgabe.

Die Investitionen in neue Gebäude am Hauptsitz in Itzehoe, wie das 2015 eröffnete Konferenzzentrum mit Rechenzentrum und Büros oder der 2022 eingeweihte sechsgeschossige Anbau für bis zu 200 Arbeitsplätze, zeigen das anhaltende Wachstum und die Schaffung moderner Arbeitsumgebungen. Auch in diesen hochmodernen Büros, die für eine zunehmend digitale Arbeitsweise konzipiert sind, wird weiterhin Bürobedarf benötigt. GemeinschaftsDrucker benötigen riesige Mengen an Papier und Toner. Besprechungsräume müssen mit Notizblöcken und Stiften ausgestattet sein. Mitarbeiter benötigen weiterhin Organisationsmittel für ihren Schreibtisch und Materialien für manuelle Aufgaben oder Notizen.

Die Beschaffung und Verwaltung des Bürobedarfs für eine Organisation dieser Größe und mit mehreren Standorten erfordert eine eigene Abteilung oder Funktion. Es geht nicht nur um die Bestellung von Papier und Toner, sondern auch um die Auswahl von Lieferanten, die Verwaltung von Lagerbeständen, die Verteilung an die einzelnen Abteilungen und Mitarbeiter sowie zunehmend auch um umweltfreundliche Aspekte wie Recycling und die Auswahl nachhaltiger Produkte.

Der Bürobedarf in der modernen Arbeitswelt der Itzehoer

Auch im Zeitalter der Digitalisierung ist der physische Bürobedarf nicht verschwunden. Bei der Itzehoer Versicherung, die über eine Million Kunden betreut, fallen täglich unzählige Vorgänge an, die zumindest teilweise physische Dokumente erfordern. Policen müssen ausgedruckt und versendet werden, Verträge unterschrieben, Schadensakten angelegt oder geprüft werden. Die Kommunikation mit Kunden, die nicht digital erfolgen kann oder soll, erfordert Briefpapier und Umschläge.

Die Palette des benötigten Bürobedarfs ist breit gefächert: Verschiedene Arten von Papier (Kopierpapier, Briefpapier, Formularpapier), eine Vielzahl von Stiften (Kugelschreiber, Bleistifte, Textmarker), Organisationsmittel (Ordner, Register, Mappen, Klemmbretter, Locher, Hefter, Büroklammern), Verbrauchsmaterialien für Drucker und Kopierer (Toner, Tintenpatronen), Notizblöcke, Haftnotizen und vieles mehr. Jeder dieser Artikel spielt eine kleine, aber wichtige Rolle im reibungslosen Ablauf der täglichen Arbeit.

Die effiziente Organisation und Bereitstellung dieser Materialien ist entscheidend für die Produktivität der Mitarbeiter. Wenn Papier im Drucker fehlt oder keine Stifte zur Hand sind, kann dies Arbeitsabläufe unterbrechen. Daher ist die bedarfsgerechte und zuverlässige Versorgung mit Bürobedarf eine grundlegende Voraussetzung für den Erfolg des Unternehmens.

Fazit: Mehr als nur Verbrauchsmaterial

Die Geschichte der Itzehoer Versicherung ist eindrucksvoll und zeugt von Beständigkeit und Innovationskraft. Von den bescheidenen Anfängen als regionaler Verein bis hin zu einem bundesweit agierenden Kompositversicherer mit über 800 Mitarbeitern hat das Unternehmen einen langen Weg zurückgelegt. Dieser Weg wurde Schritt für Schritt auch durch die Verfügbarkeit und Nutzung von Bürobedarf ermöglicht.

Was im Jahr 1907 mit Tinte, Feder und Papier für die manuelle Erfassung von Mitgliedern und Policen begann, entwickelte sich über die Ära der Schreibmaschinen und Rechenmaschinen mit ihrem spezifischen Bedarf an Farbbändern und Formularen hin zum digitalen Zeitalter, in dem Drucker, Toner und KopierPapier im Mittelpunkt stehen. Die Expansion an neue Standorte und die Schaffung moderner Bürogebäude erforderten und erfordern eine durchdachte Logistik für die Versorgung mit einem breiten Spektrum an Bürobedarfsartikeln.

Der Bürobedarf ist somit weit mehr als nur unscheinbares Verbrauchsmaterial. Er ist ein Spiegelbild der technologischen Entwicklung und des organisatorischen Wachstums der Itzehoer Versicherung. Er ist das physische Werkzeug, das über Generationen hinweg die Dokumentation, Kommunikation und Organisation ermöglichte und auch in Zukunft eine wichtige Rolle spielen wird, selbst in einer zunehmend digitalisierten Welt. Er ist das stille Rückgrat, das den Betrieb eines großen Versicherungsunternehmens Tag für Tag unterstützt.

Wenn du mehr spannende Artikel wie „Bürobedarf: Rückgrat der Itzehoer Geschichte“ entdecken möchtest, schau doch mal in der Kategorie Bürobedarf vorbei!