Druckkosten im Griff: Klickkosten erklärt

Wenn im Zusammenhang mit Druckern von „Klickkosten“ oder „Klickpreis“ die Rede ist, handelt es sich nicht um Kosten für das Anklicken einer Webseite oder Werbeanzeige, wie man es vielleicht aus dem Online-Marketing kennt. In der Welt der Bürotechnik und des Druckmanagements bezeichnet der Begriff „Klickkosten“ oder präziser Seitenpreis das Abrechnungsmodell, bei dem pro gedruckter Seite ein fester Betrag gezahlt wird. Dieses Modell ist besonders bei Unternehmen und Organisationen verbreitet, die ihre Druckausgaben exakt planen und kontrollieren möchten, oft im Rahmen von sogenannten Managed Print Services (MPS).

Das Prinzip ist denkbar einfach: Sie schließen einen Vertrag ab, der einen bestimmten Preis pro gedruckter Seite festlegt. Dieser Preis deckt in der Regel alle anfallenden Kosten für Verbrauchsmaterialien wie Toner oder Tinte, Wartung, Reparaturen und manchmal sogar die Bereitstellung des Druckgeräts selbst ab. Der Zählerstand des Druckers wird regelmäßig abgelesen – entweder manuell oder automatisch über eine Software – und auf Basis der tatsächlich gedruckten Seiten erfolgt die monatliche oder quartalsweise Abrechnung.

Was beinhalten Klickkosten typischerweise?

Der genaue Umfang dessen, was im Seitenpreis enthalten ist, kann je nach Anbieter und Vertrag variieren. Üblicherweise sind jedoch folgende Leistungen und Materialien abgedeckt:

• Verbrauchsmaterialien: Toner/Tinte, Entwicklereinheiten, Bildtrommeln (sofern diese nicht fest verbaut sind). Papier ist in der Regel nicht enthalten.
• Wartung und Reparaturen: Sämtliche notwendigen Wartungsarbeiten und Reparaturen am Gerät, einschließlich Ersatzteilen.
• Support: Technischer Support bei Problemen oder Störungen.
• Manchmal das Gerät selbst: In vielen MPS-Verträgen ist die Nutzung des Druckers oder Multifunktionsgeräts bereits im Seitenpreis einkalkuliert (Mietmodell).

Es gibt in der Regel unterschiedliche Klickpreise für Schwarz-Weiß-Seiten und Farbseiten, da der Verbrauch von Farbtoner oder -tinte und die Abnutzung der Farbkomponenten in der Regel höher sind. Manchmal gibt es auch gestaffelte Preise je nach Druckvolumen: Je mehr Seiten pro Monat gedruckt werden, desto niedriger kann der Preis pro Seite sein.

Vorteile des Klickkostenmodells

Das Klickkostenmodell bietet eine Reihe von Vorteilen, insbesondere für Unternehmen mit mittlerem bis hohem Druckvolumen:

• Kostenkontrolle und Planbarkeit: Einer der größten Vorteile ist die exakte Kostenkontrolle. Sie wissen genau, wie viel jede gedruckte Seite kostet. Dies ermöglicht eine sehr präzise Budgetierung der Druckausgaben, da die Gesamtkosten direkt proportional zum Druckvolumen sind. Es gibt keine unvorhergesehenen Ausgaben für Toner oder Reparaturen.
• Automatisierte Materialbeschaffung: Im Rahmen eines Managed Print Service kümmert sich der Anbieter oft automatisch um die Nachbestellung und Lieferung von Verbrauchsmaterialien, bevor diese zur Neige gehen. Das spart Zeit und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. Engpässe bei Toner gehören der Vergangenheit an.
• Keine Investitionskosten für Verbrauchsmaterial: Sie müssen keine größeren Mengen Toner oder Ersatzteile auf Lager halten. Die Kosten fallen erst an, wenn Sie die Seite tatsächlich drucken.
• Inklusive Wartung und Reparatur: Defekte Drucker oder notwendige Wartungen verursachen keine zusätzlichen Kosten. Der Service ist im Seitenpreis enthalten, was die Betriebssicherheit erhöht und Ausfallzeiten minimiert.
• Immer aktuelle Technologie: Bei Mietmodellen, die in Klickkostenverträge integriert sind, haben Sie oft die Möglichkeit, nach Ablauf der Vertragslaufzeit auf neuere Gerätemodelle umzusteigen. So profitieren Sie stets von modernen und effizienten Drucksystemen.
• Vereinfachte Administration: Das Management von Druckern, Verbrauchsmaterialien und Serviceanfragen wird auf den Dienstleister ausgelagert. Das entlastet Ihre IT- oder Verwaltungsabteilung.

Nachteile des Klickkostenmodells

Trotz der vielen Vorteile ist das Klickkostenmodell nicht für jeden die ideale Lösung und birgt auch potenzielle Nachteile:

• Längere Vertragslaufzeiten: Klickkostenverträge haben oft Laufzeiten von mehreren Jahren (z. B. 36, 48 oder 60 Monate). Eine vorzeitige Kündigung kann teuer sein.
• Mindestabnahmemengen oder Grundgebühren: Viele Verträge beinhalten eine Mindestabnahme von Seiten pro Abrechnungszeitraum oder eine Grundgebühr. Wenn Ihr tatsächliches Druckvolumen darunter liegt, zahlen Sie trotzdem für die vereinbarte Mindestmenge. Dies kann für Wenigdrucker unwirtschaftlich sein.
• Potenziell höhere Kosten bei sehr geringem Volumen: Für Büros, die nur sehr wenige Seiten pro Monat drucken, kann der einzelne Seitenpreis im Klickkostenmodell höher sein als die Kosten für Toner und Wartung beim Kauf eines günstigen Druckers und separaten Materialeinkaufs.
• Abhängigkeit vom Anbieter: Sie sind an einen Anbieter gebunden, was den Wechsel von Geräten oder die Nutzung von alternativen Verbrauchsmaterialien erschwert.
• Komplexität der Verträge: Die Verträge können komplex sein, mit verschiedenen Preisstufen, Mindestvolumen, Regelungen für Übervolumen und spezifischen Einschlüssen/Ausschlüssen. Es ist wichtig, das Kleingedruckte genau zu prüfen.

Vergleich: Klickkosten vs. Traditioneller Kauf

Um die Entscheidung zu erleichtern, lohnt sich ein direkter Vergleich mit dem traditionellen Modell, bei dem Sie den Drucker kaufen und Verbrauchsmaterial sowie Wartung separat bezahlen:

Wann lohnen sich Klickkosten?

Das Klickkostenmodell ist besonders attraktiv und vorteilhaft für:

• Unternehmen mit einem stabilen oder wachsenden, mittleren bis hohen Druckvolumen.
• Organisationen, die eine hohe Kostenplanbarkeit und Budgettreue benötigen.
• Büros, die ihren administrativen Aufwand für Druckermanagement, Materialbeschaffung und Wartung reduzieren möchten.
• Unternehmen, die stets auf zuverlässige und funktionierende Geräte angewiesen sind und Ausfallzeiten minimieren wollen.
• Firmen, die nicht in größere Mengen an Verbrauchsmaterial investieren und diese lagern möchten.

Für sehr kleine Büros, Home-Offices mit geringem Druckvolumen oder Nutzer, die maximale Flexibilität wünschen und bereit sind, sich selbst um Material und Wartung zu kümmern, kann der traditionelle Kauf die wirtschaftlichere Option sein.

Worauf sollte man bei Klickkostenverträgen achten?

Bevor Sie einen Klickkostenvertrag abschließen, sollten Sie folgende Punkte genau prüfen:

• Der tatsächliche Seitenpreis: Vergleichen Sie Angebote und achten Sie darauf, was genau im Preis enthalten ist (Toner, Trommeln, Wartung, Anfahrt Techniker etc.). Unterscheiden sich die Preise für Schwarz-Weiß und Farbe stark?
• Mindestvolumen und Grundgebühren: Gibt es eine Mindestabnahmemenge pro Monat/Quartal? Entspricht diese Ihrem tatsächlichen Druckverhalten? Gibt es eine separate Grundgebühr?
• Vertragslaufzeit: Wie lange laufen die Verträge und wie sind die Kündigungsbedingungen?
• Service Level Agreement (SLA): Welche Reaktionszeiten bei Störungen garantiert der Anbieter? Werden Ersatzgeräte gestellt?
• Zählermethodik: Wie genau wird das Druckvolumen erfasst? Gibt es Transparenz bei der Zählung?
• Definition einer Seite: Gilt der Preis pro physischem Blatt oder pro bedruckter Seite (simplex/duplex)?
• Kosten für Übervolumen: Was passiert, wenn Sie das vereinbarte Volumen überschreiten? Gibt es günstigere Preise für zusätzliches Volumen?

FAQ: Häufig gestellte Fragen zu Klickkosten bei Druckern

Sind Klickkosten immer günstiger als der Kauf?

Nicht unbedingt. Für Nutzer mit hohem und konstantem Druckvolumen sowie dem Wunsch nach maximaler Planbarkeit und minimalem Verwaltungsaufwand sind sie oft wirtschaftlicher. Für Wenigdrucker oder Nutzer mit sehr unregelmäßigem Druckvolumen kann der traditionelle Kauf günstiger sein, insbesondere wenn günstige kompatible Verbrauchsmaterialien verwendet werden.

Was passiert, wenn der Drucker defekt ist?

Im Klickkostenmodell ist die Wartung und Reparatur in der Regel inklusive. Sie melden den Defekt dem Anbieter, der sich um die Reparatur kümmert und die Kosten dafür trägt. Oft sind auch Ersatzgeräte im Service enthalten, um Ausfallzeiten zu überbrücken.

Muss ich mich noch um Toner kümmern?

In den meisten Klickkosten- oder MPS-Verträgen ist die automatische Lieferung von Toner und anderen Verbrauchsmaterialien enthalten. Der Drucker meldet dem Anbieter rechtzeitig, wenn Material zur Neige geht, und die Lieferung erfolgt proaktiv.

Was ist, wenn mein Druckvolumen schwankt?

Schwankungen im Druckvolumen können ein Nachteil sein, besonders wenn der Vertrag ein Mindestvolumen vorsieht. Drucken Sie dauerhaft weniger als das Minimum, zahlen Sie trotzdem dafür. Bei stark schwankendem Volumen sollten Sie nach flexiblen Vertragsmodellen suchen oder das traditionelle Kaufmodell in Betracht ziehen.

Kann ich eigene Tonerpatronen verwenden?

Nein, in einem Klickkostenvertrag ist die Nutzung der vom Anbieter gestellten Verbrauchsmaterialien (die im Seitenpreis einkalkuliert sind) obligatorisch. Die Verwendung eigener oder kompatibler Patronen würde gegen den Vertrag verstoßen.

Fazit

Klickkosten bei Druckern repräsentieren ein modernes Abrechnungsmodell, das Kostenkontrolle, Planbarkeit und einen hohen Grad an Service bietet. Es ist eine attraktive Option für Unternehmen, die ihr Druckmanagement optimieren, den administrativen Aufwand reduzieren und unvorhergesehene Ausgaben vermeiden möchten. Bevor Sie sich für dieses Modell entscheiden, ist es jedoch entscheidend, Ihren tatsächlichen Druckbedarf zu analysieren, die verschiedenen Angebote sorgfältig zu vergleichen und die Vertragsbedingungen genau zu verstehen. So stellen Sie sicher, dass der Seitenpreis die für Ihr Unternehmen wirtschaftlichste und passendste Lösung darstellt.

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