Geschenke: Steuerliche Regeln für Unternehmer

Geschäftliche Geschenke sind eine gängige Praxis, um Beziehungen zu pflegen, Dankbarkeit auszudrücken oder das eigene Unternehmen zu bewerben. Doch was passiert steuerlich, wenn Sie einem Kunden, Geschäftspartner oder einer anderen Person, die nicht Ihr Arbeitnehmer ist, ein Geschenk machen? Diese Frage ist entscheidend für die korrekte Buchführung und die Minimierung der Steuerlast. Die steuerliche Behandlung von Geschenken ist komplex und hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie dem Anlass, dem Wert und der Art des Geschenks.

Sind Geschenke Werbungskosten oder Betriebsausgaben?

Grundsätzlich sind Geschenke, die aus einem beruflichen Anlass erfolgen und nicht privat motiviert sind, dem Grunde nach als Werbungskosten (bei Überschusseinkünften) oder Betriebsausgaben (bei Gewinneinkünften) zu qualifizieren. Allerdings unterliegen diese Ausgaben Abzugsbeschränkungen. Für Betriebsausgaben regelt dies § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG. Diese Abzugsbeschränkung wird im Bereich der Werbungskosten gemäß § 9 Abs. 5 EStG sinngemäß angewendet.

Die zentrale Beschränkung besagt, dass Geschenke an Personen, die keine Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind, nur dann als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abziehbar sind, wenn die Anschaffungs- oder Herstellungskosten pro Empfänger im Wirtschaftsjahr einen bestimmten Betrag nicht übersteigen. Dieser Betrag liegt seit dem Veranlagungszeitraum 2024 bei 50 EUR. Bis einschließlich des Veranlagungszeitraums 2023 betrug diese Freigrenze noch 35 EUR.

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Grenze pro Empfänger und pro Wirtschaftsjahr gilt. Das bedeutet, dass Sie einem einzelnen Empfänger im Laufe eines Jahres Geschenke im Gesamtwert von bis zu 50 EUR steuerlich absetzen können. Wird diese Freigrenze auch nur um einen Cent überschritten, ist der gesamte Betrag für dieses Geschenk oder die Summe der Geschenke an diesen Empfänger im Jahr nicht mehr als Betriebsausgabe oder Werbungskosten abziehbar.

Was die Aufzeichnungspflichten betrifft, so erklärt § 9 Abs. 5 EStG zwar die Abzugsbeschränkung des § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG für anwendbar, nicht aber die besonderen Aufzeichnungspflichten nach § 4 Abs. 7 EStG. Das bedeutet, dass Sie als Steuerpflichtiger keine speziellen, gesonderten Aufzeichnungen für Geschenke führen müssen, wie es beispielsweise für Bewirtungskosten der Fall ist. Sie müssen lediglich die Höhe der Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Geschenks nachweisen oder glaubhaft machen können, üblicherweise durch Vorlage der entsprechenden Rechnung.

Der Unterschied: Geschenke, Aufmerksamkeiten und Streuwerbeartikel

Im Steuerrecht gibt es feine, aber wichtige Unterschiede zwischen verschiedenen Arten von Zuwendungen. Nicht jede Gabe an einen Geschäftspartner wird gleich behandelt:

Geschenke: Dies sind Zuwendungen, die aus betrieblichem Anlass erfolgen (z. B. zur Kundenbindung, als Dankeschön für einen Auftrag). Sie unterliegen der oben genannten Abzugsbeschränkung von 50 EUR pro Empfänger pro Jahr und können unter bestimmten Voraussetzungen pauschal nach § 37b EStG versteuert werden.

Aufmerksamkeiten: Eine besondere Kategorie bilden Aufmerksamkeiten. Dabei handelt es sich um Zuwendungen aus besonderem persönlichem Anlass des Empfängers (z. B. Geburtstag, Hochzeit, Jubiläum). Wenn der Wert einer solchen Aufmerksamkeit 60 EUR inklusive Umsatzsteuer nicht übersteigt, führt diese Zuwendung nicht zu einer Besteuerung nach § 37b EStG beim Empfänger. Da es sich um eine Freigrenze handelt, wird die Besteuerung nach § 37b EStG fällig, sobald der Wert von 60 EUR überschritten wird. Solche Aufmerksamkeiten können, wenn sie betrieblich veranlasst sind, ebenfalls unter die 50 EUR Abzugsgrenze fallen, aber ihre Besonderheit liegt in der Ausnahme von der § 37b EStG Besteuerung bis zu 60 EUR.

Streuwerbeartikel: Hierbei handelt es sich um kleine Werbegeschenke von geringem Wert, die dazu dienen, den Bekanntheitsgrad des Unternehmens durch breite Verteilung zu steigern. Die Finanzverwaltung stuft alle Sachzuwendungen als Streuwerbeartikel ein, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten unter 10 EUR liegen. Beispiele hierfür sind Kugelschreiber, Feuerzeuge oder Kalender mit Firmenlogo. Streuwerbeartikel haben eine Sonderstellung: Sie werden beim Empfänger nicht besteuert, und der Schenker muss weder die Namen der Empfänger festhalten noch diese Zuwendungen pauschal versteuern. Sie sind in der Regel als Werbekosten voll abziehbar, unabhängig von der 50-EUR-Grenze für Geschenke.

Bei der Prüfung der 10-EUR-Grenze für Streuwerbeartikel ist auf die Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzustellen. Besteht der Artikel aus einer Sachgesamtheit (z. B. ein Etui mit zwei Stiften), zählt der Gesamtwert der Sachgesamtheit. Versand- und Verpackungskosten gehören nicht zu den Anschaffungskosten des Geschenks. Eine abzugsfähige Vorsteuer ist ebenfalls aus den Anschaffungskosten herauszurechnen.

Werden Kundengeschenke als Marketing betrachtet?

Ja, Kundengeschenke werden sehr häufig als Teil der Marketing- und Vertriebsstrategie eines Unternehmens betrachtet. Sie dienen dazu, Beziehungen zu stärken, die Kundenbindung zu erhöhen, die Marke zu bewerben oder sich für Aufträge zu bedanken. Aus steuerlicher Sicht kann die Kategorisierung von Kundengeschenken relevant sein, insbesondere im Hinblick auf die Unterscheidung zwischen abzugsfähigen Werbekosten und beschränkt abzugsfähigen Geschenken.

Wie bereits erwähnt, fallen Streuwerbeartikel unter die Kategorie Werbung und sind in der Regel voll abziehbar, da ihr Hauptzweck die breite Bekanntmachung ist und ihr Wert gering ist. Andere Geschenke an Kunden, die über den Charakter eines Streuwerbeartikels hinausgehen, fallen unter die allgemeine Regelung für Geschenke und unterliegen der 50-EUR-Abzugsgrenze pro Empfänger und Jahr.

Die steuerliche Einordnung hängt also stark vom Wert und der Absicht der Zuwendung ab. Ein hochwertiges Geschenk an einen einzelnen wichtigen Kunden wird eher als Geschenk im Sinne der 50-EUR-Grenze behandelt, während Tausende von Kugelschreibern mit Logo, die auf einer Messe verteilt werden, als Streuwerbeartikel und damit als voll abzugsfähige Werbekosten gelten.

Wann Geschenke mit § 37b EStG und wann ohne versteuern?

Eine der größten Unsicherheiten bei geschäftlichen Geschenken betrifft die Besteuerung beim Empfänger. Normalerweise müsste der Empfänger den Wert eines erhaltenen Geschenks als Betriebseinnahme (oder Einnahme aus sonstiger Tätigkeit) erfassen und versteuern. Dies kann für den Beschenkten unerfreulich sein und den positiven Effekt des Geschenks schmälern.

Um dies zu vermeiden, bietet das deutsche Steuerrecht dem Schenker die Möglichkeit, die Besteuerung für den Empfänger zu übernehmen. Dies geschieht durch die sogenannte Pauschalversteuerung nach § 37b EStG. Dabei führt der Schenker eine pauschale Einkommensteuer auf den Wert der Zuwendung ab und befreit damit den Beschenkten von seiner individuellen Besteuerungspflicht für dieses Geschenk.

Voraussetzungen für die Pauschalierung nach § 37b EStG

Damit Sie als Schenker die Möglichkeit der Pauschalversteuerung nutzen können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

• Der Beschenkte kann eine natürliche Person, eine juristische Person oder eine Personenvereinigung sein.
• Die Hingabe des Geschenkes muss aus einem betrieblichen Anlass des Schenkers erfolgen (z. B. Geschäftsbeziehung, Werbung).
• Das Geschenk darf nicht in Geld bestehen. Es muss sich um eine Sachzuwendung handeln.
• Das Geschenk muss zusätzlich zur ohnehin vereinbarten Leistung oder Gegenleistung erbracht werden. Liegt eine konkrete Gegenleistung für das „Geschenk“ vor, handelt es sich steuerlich nicht um ein Geschenk im Sinne des § 37b EStG.

Unter diese Regelung fallen grundsätzlich alle Sachgeschenke aus betrieblichem Anlass, unabhängig davon, ob ihr Wert über oder unter der 50-EUR-Grenze für den Betriebsausgabenabzug liegt. Die Pauschalierung ist ausgeschlossen, soweit die Aufwendungen je Empfänger und Jahr oder pro Zuwendung den Betrag von 10.000 EUR übersteigen (§ 37b Abs. 1 Satz 3 EStG).

Wichtig: Nach einem Urteil des Niedersächsischen Finanzgerichts (FG Niedersachsen, Urteil vom 31.5.2012 – 11 K 507/10) liegt keine betriebliche Veranlassung für die Anwendung des § 37b EStG vor, wenn die Aufwendungen für die Zuwendung vom Unternehmer von seinem Privatkonto bezahlt wurden. Die Pauschalierung nach § 37b EStG setzt voraus, dass die Zuwendung betrieblich veranlasst ist und die betriebliche Sphäre berührt.

Durchführung der Pauschalversteuerung

Entscheidet sich der Schenker für die Pauschalversteuerung, führt er die Steuer in Höhe von 30 % auf die Aufwendungen für das Geschenk ab. Hinzu kommen der Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer auf diesen pauschalen Steuerbetrag. Bemessungsgrundlage für die Pauschalsteuer sind die Aufwendungen des Schenkers einschließlich der Umsatzsteuer (§ 37b Abs. 1 Satz 2 EStG).

Der pauschal versteuerte Betrag wird als Lohnsteuer beim Finanzamt angemeldet und abgeführt. Die so abgeführte Pauschalsteuer kann der Schenker seinerseits als Betriebsausgabe verbuchen, sofern das Geschenk selbst als Betriebsausgabe abziehbar ist (d. h., wenn es die 50-EUR-Grenze pro Empfänger und Jahr nicht übersteigt).

Ein entscheidender Punkt für die Wirksamkeit der Pauschalversteuerung für den Empfänger ist die Mitteilungspflicht des Schenkers. Der Schenker muss dem Beschenkten mitteilen, dass er die Zuwendung pauschal nach § 37b EStG versteuert hat (§ 37b Abs. 3 Satz 3 EStG). Nur dann muss der Beschenkte das Geschenk nicht als eigene Einnahme erfassen.

Die Anwendung der Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG ist ein Wahlrecht des Unternehmers. Dieses Wahlrecht kann entweder für alle Zuwendungen an Arbeitnehmer und Nicht-Arbeitnehmer einheitlich ausgeübt werden oder nur für eine der Gruppen. Das Wahlrecht muss einheitlich innerhalb eines Wirtschaftsjahres angewendet werden. Es kann spätestens mit der Lohnsteueranmeldung für das Wirtschaftsjahr der Zuwendung ausgeübt werden, unter Umständen aber auch noch im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung, solange die Lohnsteueranmeldung noch nicht bestandskräftig ist.

Wichtige Ausnahmen von der Pauschalversteuerung

Nicht alle geschäftlichen Zuwendungen sind oder können nach § 37b EStG pauschal versteuert werden:

• Streuwerbeartikel: Wie bereits erwähnt, fallen Zuwendungen bis 10 EUR (Streuwerbeartikel) nicht unter die Anwendung des § 37b EStG. Sie sind beim Empfänger steuerfrei und beim Schenker in der Regel voll abzugsfähig.
• Aufmerksamkeiten: Zuwendungen aus besonderem persönlichem Anlass bis zu einem Wert von 60 EUR sind ebenfalls von der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG ausgenommen.
• Gegenleistung: Liegt für die Zuwendung eine konkrete Gegenleistung des Empfängers vor, handelt es sich nicht um ein Geschenk im Sinne des § 37b EStG, und die Pauschalierung ist ausgeschlossen.
• Ausländische Empfänger: Werden ausländische Geschäftspartner beschenkt, die in Deutschland nicht der Einkommensteuer unterliegen (z. B. aufgrund eines Doppelbesteuerungsabkommens oder des Auslandstätigkeitserlasses), muss keine Pauschalsteuer nach § 37b EStG abgeführt werden.

Ein häufiges Missverständnis betrifft die Beziehung zwischen der 50-EUR-Abzugsgrenze für das Geschenk und der Pauschalsteuer nach § 37b EStG. Es gilt: Die pauschale Steuer, die der Schenker übernimmt, gehört *nicht* zu den Zuwendungen und zählt daher *nicht* zum Wert des Geschenks im Sinne der 50-EUR-Abzugsgrenze. Für den Betriebsausgabenabzug des Geschenks kommt es weiterhin nur auf den reinen Geschenkwert (Anschaffungs-/Herstellungskosten exkl. abzugsfähiger Vorsteuer, Versand etc.) an, der 50 EUR pro Empfänger und Jahr nicht übersteigen darf. Die übernommene Steuer ist eine separate Betriebsausgabe.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die steuerliche Obergrenze für abzugsfähige Geschenke pro Empfänger?

Für Geschenke an Nicht-Arbeitnehmer beträgt die Obergrenze für den Betriebsausgaben- oder Werbungskostenabzug 50 EUR pro Empfänger pro Wirtschaftsjahr (bis 2023: 35 EUR). Wird dieser Betrag auch nur geringfügig überschritten, ist der Abzug vollständig ausgeschlossen.

Muss ich jeden einzelnen Empfänger und den Wert des Geschenks dokumentieren?

Anders als bei Bewirtungskosten gibt es für Geschenke keine speziellen gesetzlichen Aufzeichnungspflichten im Sinne des § 4 Abs. 7 EStG. Sie müssen lediglich die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Geschenks nachweisen können, in der Regel durch die Rechnung. Für die Einhaltung der 50-EUR-Grenze pro Empfänger und Jahr ist es jedoch ratsam, eine interne Dokumentation zu führen.

Kann ich die Steuer für das Geschenk für den Empfänger übernehmen?

Ja, Sie können die Einkommensteuer für das Geschenk für den Empfänger pauschal nach § 37b EStG übernehmen. Dies ist ein Wahlrecht. Die Pauschalsteuer beträgt 30 % zzgl. SoliZ und ggf. KiSt auf die Kosten des Geschenks (inkl. Umsatzsteuer). Sie müssen den Empfänger darüber informieren, dass Sie die Steuer übernommen haben.

Zählt die von mir übernommene Pauschalsteuer zum Wert des Geschenks für die 50-EUR-Grenze?

Nein. Die Pauschalsteuer nach § 37b EStG, die Sie für den Empfänger übernehmen, wird nicht zum Wert des Geschenks hinzugerechnet und zählt daher nicht in die 50-EUR-Grenze für den Betriebsausgabenabzug des Geschenks hinein. Die übernommene Steuer ist eine eigene Betriebsausgabe.

Gelten die Regeln für Geschenke auch für kleine Werbegeschenke wie Kugelschreiber?

Kleine Werbegeschenke (Streuwerbeartikel) mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten unter 10 EUR haben eine Sonderstellung. Sie gelten nicht als Geschenke im Sinne der 50-EUR-Grenze oder der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG. Sie sind beim Empfänger steuerfrei und beim Schenker in der Regel voll abzugsfähig als Werbekosten.

Wie werden Geschenke an ausländische Kunden behandelt?

Werden ausländische Geschäftspartner beschenkt, die nicht in Deutschland einkommensteuerpflichtig sind (z. B. aufgrund eines Doppelbesteuerungsabkommens), muss keine Pauschalsteuer nach § 37b EStG abgeführt werden.

Fazit

Die steuerliche Behandlung geschäftlicher Geschenke erfordert Sorgfalt. Die Unterscheidung zwischen Geschenken (50-EUR-Grenze, Pauschalierung möglich), Aufmerksamkeiten (bis 60 EUR bei persönlichem Anlass, keine Pauschalierung) und Streuwerbeartikeln (bis 10 EUR, voll abzugsfähig als Werbung, keine Pauschalierung) ist entscheidend. Die Pauschalversteuerung nach § 37b EStG bietet die Möglichkeit, dem Empfänger die Steuerlast zu ersparen, setzt aber betrieblichen Anlass, Sachzuwendung und die Mitteilung an den Empfänger voraus. Achten Sie auf die Einhaltung der Wertgrenzen und dokumentieren Sie Ihre Ausgaben, um den Betriebsausgabenabzug sicherzustellen und unerwartete Steuerfolgen zu vermeiden.

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