Büromaterial & Papier richtig lagern

Ein gut organisierter Arbeitsplatz ist der Schlüssel zu mehr Produktivität und weniger Stress. Dazu gehört auch die richtige Lagerung und Organisation von Büromaterial, Schreibwaren und vor allem Papier. Wenn Sie Ihre Utensilien gut sortiert haben, sparen Sie wertvolle Zeit bei der Suche und wissen immer genau, welche Vorräte Sie noch haben und welche Sie nachbestellen müssen. Ein aufgeräumter Schreibtisch kann außerdem dazu beitragen, Ablenkungen zu minimieren und die Konzentration zu fördern.

Warum Büromaterial organisieren?

Die Organisation von Büromaterial mag auf den ersten Blick wie eine lästige Pflicht erscheinen, doch die Vorteile sind vielfältig und spürbar. Erstens sparen Sie Zeit. Stellen Sie sich vor, Sie benötigen dringend einen Kugelschreiber oder ein Notizbuch und müssen nicht erst lange suchen. Alles hat seinen festen Platz und ist sofort griffbereit. Zweitens reduziert es Stress. Ein unaufgeräumter Arbeitsbereich kann überwältigend wirken und ein Gefühl von Unordnung im Kopf erzeugen. Wenn Ihr Büromaterial ordentlich verstaut ist, fühlen Sie sich ruhiger und haben mehr Kontrolle über Ihre Umgebung.

Drittens hilft Ihnen eine gute Organisation, Ihre Vorräte im Blick zu behalten. Sie sehen auf einen Blick, welche Stifte fast leer sind, wie viel Papier Sie noch haben oder ob Sie neue Heftklammern benötigen. Das ermöglicht eine effiziente Nachbestellung und verhindert, dass Sie plötzlich ohne wichtige Arbeitsmittel dastehen. Viertens fördert ein aufgeräumter Schreibtisch die Konzentration. Weniger visuelle Ablenkungen bedeuten, dass Ihr Gehirn sich besser auf die eigentliche Aufgabe konzentrieren kann. Insgesamt ist die Organisation Ihres Büromaterials eine einfache, aber effektive Methode, um Ihre Effizienz und Ihr Wohlbefinden am Arbeitsplatz deutlich zu verbessern.

So beginnen Sie mit der Organisation

Der Gedanke, all Ihr Büromaterial zu organisieren, kann entmutigend wirken, aber mit einem Plan wird es überschaubar. Hier sind die ersten Schritte:

Zeit einplanen

Bevor Sie starten, nehmen Sie sich bewusst Zeit für dieses Projekt. Je nach Menge Ihres Materials kann dies einige Stunden oder sogar ein paar Tage dauern. Wählen Sie einen Zeitpunkt, an dem Sie ungestört sind und sich voll und ganz auf die Aufgabe konzentrieren können. Versuchen Sie, es nicht unter Zeitdruck zu machen, um frustriert zu werden.

Inventur machen

Der erste Schritt ist eine Bestandsaufnahme. Nehmen Sie alles Büromaterial, das Sie besitzen, zusammen. Öffnen Sie alle Schubladen, Schränke und Behälter. Sammeln Sie alles an einem Ort. Dies verschafft Ihnen einen Überblick darüber, was Sie überhaupt haben. Dokumentieren Sie, wenn Sie möchten, die Mengen oder Arten von Artikeln. Dies hilft Ihnen später bei der Entscheidung, was Sie behalten, was Sie aussortieren und was Sie eventuell noch benötigen.

Aufbewahrungsmaterial sammeln

Für die Organisation benötigen Sie einige Hilfsmittel. Halten Sie Folgendes bereit:

• Aufbewahrungsbehälter: Boxen, Körbe, Schubladeneinsätze oder spezielle Organizer helfen, Artikel zu gruppieren und zu verstauen.
• Etiketten: Mit einem Etikettiergerät oder einfachen Aufklebern beschriften Sie Behälter und Fächer, damit Sie schnell finden, was Sie suchen.
• Müllsäcke: Sie werden Dinge finden, die Sie nicht mehr brauchen oder die kaputt sind. Halten Sie Beutel zum Entsorgen bereit.
• Reinigungsmittel: Staubtücher oder Oberflächenreiniger können nützlich sein, um Behälter oder Schubladen vor dem Einräumen zu säubern.

Ausmisten

Gehen Sie jedes einzelne Teil Ihres Büromaterials durch und treffen Sie eine Entscheidung: Behalten, Spenden/Weggeben oder Wegwerfen. Seien Sie ehrlich zu sich selbst. Haben Sie den Stift seit Monaten nicht benutzt? Ist das Notizbuch fast leer und gefällt Ihnen nicht mehr? Sind die Scheren stumpf? Trennen Sie sich von allem, was Sie nicht mehr benötigen, nicht mehr funktioniert oder keinen Zweck mehr erfüllt. Das Ausmisten ist einer der wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Organisation.

Organisieren

Nachdem Sie ausgemistet haben, beginnen Sie mit dem Sortieren. Gruppieren Sie ähnliche Artikel zusammen: Alle Stifte an einen Ort, alle Büroklammern an einen anderen, alle Notizblöcke zusammen. Verwenden Sie die gesammelten Aufbewahrungsbehälter und Etiketten, um alles an seinem zugewiesenen Platz zu verstauen. Finden Sie ein System, das für Sie logisch ist und das Sie leicht beibehalten können.

Regelmäßig aufräumen

Organisation ist kein einmaliges Ereignis. Um Ordnung zu halten, sollten Sie regelmäßig, vielleicht alle paar Monate, eine kleine Aufräumaktion durchführen. Gehen Sie Ihre Vorräte erneut durch und entfernen Sie alles, was sich angesammelt hat oder nicht mehr benötigt wird. Dies verhindert, dass sich schnell wieder Chaos breitmacht.

Büromaterial kategorisieren

Die Kategorisierung Ihrer Büromaterialien ist ein entscheidender Schritt, um ein effizientes System zu schaffen. Durch das Gruppieren ähnlicher Artikel erleichtern Sie sich das Finden und Vermeiden unnötigen Suchens.

Nach Typ gruppieren

Beginnen Sie damit, Ihre Artikel nach Typ zu gruppieren. Zum Beispiel: Alle Schreibwerkzeuge (Kugelschreiber, Bleistifte, Marker) kommen zusammen. Alle Büroklammern, Heftzwecken und Gummibänder bilden eine andere Gruppe. Alle Arten von Papier (Notizblöcke, Briefpapier, Druckerpapier) bilden eine weitere Kategorie. Dies ist die grundlegendste und oft effektivste Methode der Kategorisierung.

Nach Farbe kategorisieren

Besonders bei dekorativen Artikeln oder Schreibwerkzeugen mit vielen Farbvarianten kann eine Kategorisierung nach Farbe sinnvoll sein. Bänder, Sticker oder bunte Stifte können so schnell gefunden werden, wenn Sie eine bestimmte Farbe benötigen.

Etikettiergerät verwenden

Um Ihr System narrensicher zu machen, nutzen Sie ein Etikettiergerät. Beschriften Sie jede Box, jeden Behälter und jede Schublade klar und deutlich. Das stellt sicher, dass jeder Artikel seinen festen Platz hat und dass Sie und andere schnell wissen, wo alles hingehört. Gut lesbare Etiketten sind unerlässlich.

Kategorien einfach halten

Übertreiben Sie es nicht mit zu vielen Unterkategorien. Halten Sie es einfach und übersichtlich. Breite Kategorien wie „Schreibwerkzeuge“, „Bürobedarf allgemein“ oder „Papier & Notizblöcke“ sind oft ausreichend und leichter zu verwalten als sehr spezifische, kleinteilige Einteilungen.

Die richtige Aufbewahrung wählen

Die Auswahl der passenden Aufbewahrungslösungen kann einen großen Unterschied machen, wie gut Ihre Organisation funktioniert.

Platzbedarf einschätzen

Betrachten Sie zunächst den verfügbaren Platz an Ihrem Arbeitsplatz. Haben Sie viel Schreibtischfläche, nur Schubladen oder vielleicht ein Regal? Messen Sie den Platz aus, um sicherzustellen, dass die von Ihnen gewählten Aufbewahrungslösungen passen und den vorhandenen Raum optimal nutzen.

Behälter und Boxen nutzen

Kleine Gegenstände wie Büroklammern, Heftzwecken, Radiergummis oder Klebeband lassen sich hervorragend in kleinen Behältern oder Boxen organisieren. Transparente Behälter sind praktisch, da Sie sofort sehen, was drin ist. Stapelbare Boxen sparen vertikalen Platz.

Schubladen und Aktenschränke verwenden

Nutzen Sie die Schubladen Ihres Schreibtisches oder Aktenschränke. Schubladeneinsätze oder -teiler sind ideal, um verschiedene Arten von Büromaterial voneinander zu trennen und Ordnung in der Schublade zu halten. Aktenschränke eignen sich nicht nur für Dokumente, sondern auch für größere Gegenstände wie Notizbücher oder Ordner.

Kreative Ideen: Gläser und Kartons

Mit etwas Kreativität lassen sich auch Alltagsgegenstände als Aufbewahrung nutzen. Mason Jars oder schön gestaltete Kartons können Stifte, Scheren oder Lineale aufnehmen. Sie können diese auch bemalen oder bekleben, um sie an Ihre Einrichtung anzupassen.

Kunststoffbehälter für größere Mengen

Wenn Sie größere Mengen an Vorräten lagern, die nicht täglich benötigt werden, sind größere Kunststoffbehälter eine gute Lösung. Lagern Sie darin zum Beispiel Ersatzpakete von Stiften, Notizblöcken oder Toner. Beschriften Sie die Behälter deutlich mit ihrem Inhalt.

Stiftehalter für häufig genutzte Artikel

Stiftehalter sind ein Klassiker und sehr nützlich, um die Stifte, Bleistifte und Textmarker, die Sie am häufigsten verwenden, griffbereit auf dem Schreibtisch zu haben. Sie können auch mehrere Stiftehalter nutzen, um verschiedene Arten von Stiften zu trennen.

Die 'Kramschublade' vermeiden

Vermeiden Sie die Versuchung, eine Schublade für alles Mögliche zu nutzen, was keinen festen Platz hat. Diese 'Kramschubladen' werden schnell unübersichtlich. Versuchen Sie stattdessen, jedem Artikel einen festen Platz zuzuweisen, selbst wenn es sich um kleine oder selten genutzte Gegenstände handelt.

Schreibtisch und Arbeitsbereich organisieren

Ein überladener Schreibtisch kann zu einem überladenen Geist führen. Die Organisation Ihres direkten Arbeitsbereichs ist entscheidend für Konzentration und Produktivität.

Schreibtisch leerräumen

Beginnen Sie damit, alles vom Schreibtisch zu entfernen. Das schafft eine leere Fläche, mit der Sie arbeiten können, und gibt Ihnen einen Überblick. Sortieren Sie die Gegenstände in Stapel: Was muss weg? Was gehört woanders hin? Was soll auf dem Schreibtisch bleiben?

Schreibtisch-Organizer nutzen

Nutzen Sie spezielle Schreibtisch-Organizer. Das können Ablagefächer für Dokumente, Stiftehalter, kleine Schubladensysteme oder Fächer für Büroklammern und Notizen sein. Wählen Sie Organizer, die zu Ihren Arbeitsgewohnheiten und den Gegenständen passen, die Sie täglich benötigen.

Schubladen nutzen

Verstauen Sie in den Schreibtischschubladen alles, was Sie nicht ständig auf dem Schreibtisch benötigen, aber dennoch griffbereit sein soll. Verwenden Sie Schubladeneinsätze, um die Artikel in den Schubladen zu trennen und zu organisieren.

Nur das Nötigste behalten

Seien Sie rigoros, was auf Ihrem Schreibtisch bleibt. Halten Sie nur die Gegenstände bereit, die Sie täglich oder sehr häufig verwenden und die für Ihre Arbeit unerlässlich sind. Alles andere gehört in Schubladen, Schränke oder an einen anderen Aufbewahrungsort.

Ein System schaffen

Sobald Ihr Schreibtisch organisiert ist, etablieren Sie eine Routine, um ihn ordentlich zu halten. Planen Sie regelmäßige kurze Aufräumzeiten ein, vielleicht am Ende jedes Tages, um alles wieder an seinen Platz zu legen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Unordnung sofort zu beseitigen.

Etikettieren und Anpassen

Das bloße Verstauen von Artikeln ist nur der erste Schritt. Das Etikettieren und Anpassen kann Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und Ihr System persönlicher zu gestalten.

Etiketten verwenden

Wie bereits erwähnt, sind Etiketten ein mächtiges Werkzeug. Sie identifizieren den Inhalt von Behältern und Schubladen auf einen Blick. Kategorisieren Sie zum Beispiel nach Artikeltyp („Stifte“, „Büroklammern“, „Notizbücher“) oder sogar nach Farbe oder Verwendungszweck.

Etiketten anpassen

Sie können Ihre Etiketten personalisieren, indem Sie verschiedene Farben, Schriftarten oder Größen verwenden. Ein Etikettiergerät bietet oft viele Optionen, um professionell aussehende und leicht lesbare Etiketten zu erstellen.

Verschiedene Farben nutzen

Die Verwendung verschiedener Farben kann zusätzlich zur Kategorisierung beitragen. Blaue Behälter für Stifte, grüne für Textmarker, gelbe für Notizblöcke. Oder nutzen Sie Farben, um Prioritäten zu kennzeichnen, falls relevant.

Büromaterial individuell gestalten

Das Anpassen Ihres Büromaterials selbst kann ebenfalls motivierend wirken. Verzieren Sie Stifte mit Washi-Tape, verwenden Sie bunte Büroklammern oder Sticker. Das macht das Arbeiten angenehmer und spiegelt Ihre Persönlichkeit wider.

Organisation auf kleinem Raum

Wenn Ihr Arbeitsbereich begrenzt ist, erfordert die Organisation von Büromaterial etwas Kreativität. Aber auch auf kleinem Raum ist Ordnung möglich.

Eine Option ist die Nutzung von Schubladen. Wenn Sie keinen Schreibtisch mit integrierten Schubladen haben, können Sie in kleine, stapelbare Plastikschubladen investieren, die Sie auf einem Regal oder sogar auf dem Boden platzieren können. Schubladenteiler helfen, den Inhalt zu sortieren.

Eine weitere Strategie ist die Nutzung der Vertikalen. Hängeregale, Wandorganizer oder eine Lochwand (Pegboard) mit Haken und kleinen Behältern können Büromaterial von der Arbeitsfläche entfernen und trotzdem leicht zugänglich machen. Kleine Körbe oder Behälter auf schmalen Regalen sind ebenfalls nützlich.

Der Schlüssel zur Organisation auf kleinem Raum ist, jeden verfügbaren Zentimeter intelligent zu nutzen und sich auf multifunktionale Aufbewahrungslösungen zu konzentrieren. Denken Sie nach oben und nutzen Sie Wandflächen.

Kreative Ideen für die Organisation

Neben den Standardlösungen gibt es viele kreative Wege, Ihr Büromaterial zu organisieren:

• Fächer und Unterteilungen: Desktop-Organizer mit vielen kleinen Fächern eignen sich hervorragend für Büroklammern, Radiergummis, USB-Sticks und andere Kleinteile.
• Körbe: Kleine Körbe aus Metall, Stoff oder Plastik sind vielseitig einsetzbar. Sie können Stifte, Notizblöcke oder Bastelmaterial aufnehmen und lassen sich leicht verschieben.
• Wandorganizer: Systeme mit Taschen oder Fächern zum Aufhängen nutzen vertikalen Raum und halten häufig benötigte Artikel wie Scheren, Lineale oder Haftnotizen griffbereit.
• Rollwagen: Wenn Sie viel Material haben und flexibel sein möchten, ist ein Rollwagen mit mehreren Ebenen eine ausgezeichnete Lösung. Er kann neben dem Schreibtisch stehen oder bei Bedarf verschoben werden.

Wählen Sie die Lösungen, die am besten zu Ihren Bedürfnissen, Ihrem Materialvolumen und Ihrem verfügbaren Platz passen.

Organisation aufrechterhalten

Ein organisiertes System ist nur dann nützlich, wenn es auch gepflegt wird. Hier sind Tipps, wie Sie Ihre Organisation langfristig aufrechterhalten:

• Regelmäßig ausmisten: Gehen Sie mindestens einmal im Monat kurz durch Ihre Vorräte und entfernen Sie alles, was nicht mehr benötigt wird oder kaputt ist. Das verhindert, dass sich Unordnung ansammelt.
• Organizer nutzen: Legen Sie benutzte Artikel sofort wieder an ihren Platz im entsprechenden Organizer (Stiftehalter, Schublade etc.).
• Artikel richtig lagern: Stellen Sie sicher, dass alles seinen zugewiesenen Platz hat. Scheren in die Schublade, Notizblöcke ins Regal, etc.
• Schreibtisch sauber halten: Widmen Sie jeden Tag ein paar Minuten dem Aufräumen Ihres Schreibtisches. Legen Sie Stifte in den Halter, räumen Sie Notizen weg, wischen Sie Staub.
• Vorausplanen: Nehmen Sie sich am Ende des Tages kurz Zeit, um Ihren Arbeitsplatz für den nächsten Tag vorzubereiten. Das kann bedeuten, benötigtes Material bereitzulegen oder Unordnung vom Tag zu beseitigen.
• Papierlos werden: Wo immer möglich, digitalisieren Sie Dokumente oder nutzen Sie digitale Notizen. Weniger Papier bedeutet weniger, was organisiert und gelagert werden muss.

Papier richtig lagern

Papier ist ein besonderer Fall bei der Lagerung, da seine Qualität stark von den Umgebungsbedingungen abhängt. Besonders bei größeren Vorräten ist die richtige Lagerung entscheidend, um Vergilben oder Wellen zu verhindern.

Viele kaufen Papier auf Vorrat, besonders wenn sie einen hohen Bedarf haben. Online-Fachhändler bieten oft günstige Palettenpreise und liefern direkt. Aktionen wie die Black Friday Week können ebenfalls gute Gelegenheiten sein, um günstig einzukaufen.

Kann Papier ablaufen?

Papier kann sich über die Zeit verändern. Da es aus Holzfasern besteht, enthält es Lignin. Wenn dieses nicht vollständig entfernt wird, setzt es Säuren frei, die das Papier vergilben lassen und langfristig beschädigen können. Die DIN 6738 bietet Lebensdauerklassen (LDK) als Orientierung für die Haltbarkeit bei guter Lagerung:

Für eine lange Haltbarkeit, besonders gegen Vergilben, sollten Sie Papier wählen, das nach DIN 6738 als alterungsbeständig gekennzeichnet ist (LDK 24 – 85).

Richtige Verpackung für die Lagerung

Große Papiermengen werden oft im sogenannten 'Ries' geliefert. Ein Ries besteht typischerweise aus 500 Blatt (z.B. A4, 80 g/m²), die in einem speziellen Packpapier eingeschlagen sind. Mehrere Ries werden dann zu Kartons gebündelt, und viele Kartons bilden eine Palette. Ein Ries wiegt idealerweise nicht mehr als 25 kg.

Die Riesverpackung hat Vorteile für die Lagerung:

• Sie bietet Klimaschutz, weist Feuchtigkeit ab und hat eine wasserdampfundurchlässige Barriere.
• Sie schützt vor Staub.
• Sie hemmt die Luftzirkulation und kann dadurch zum Brandschutz beitragen.
• Die Verpackung enthält wichtige Informationen zur Papierqualität (Grammatur, Format, Eignung für Druckverfahren etc.).

Kaufen Sie größere Mengen immer geriest, da diese Verpackung optimal für die Zwischenlagerung ausgelegt ist. Wenn Sie Papier selbst umpacken müssen, orientieren Sie sich an der Riesverpackung und verwenden Sie feuchtigkeitsabweisendes Material.

Optimale Bedingungen für die Papierlagerung

Die Qualität von Papier wird stark von Temperatur und Luftfeuchtigkeit beeinflusst. Zu feuchte Umgebung lässt das Papier wellig werden, zu trockene Luft kann zu statischer Aufladung führen. Ideale Bedingungen sind:

• Eine Raumtemperatur von etwa 20 °C.
• Eine Luftfeuchtigkeit von 50 – 55 %.
• Das Papier sollte idealerweise in seiner originalen Riesverpackung gelagert werden.
• Lagern Sie Papier mit Abstand zu Wärmequellen (Heizkörper, direkte Sonneneinstrahlung).
• Halten Sie Abstand zu Außenwänden, um Schimmelbildung zu vermeiden.
• Lagern Sie Papier nicht direkt auf dem Boden, sondern auf Paletten oder in Regalen.

Moderne Office-Papiere müssen vor der Nutzung meist nicht aufgefächert oder aufgeschlagen werden.

Nutzung von gelagertem Papier

Gelagertes Papier hat sich an die Bedingungen des Lagerraums angepasst. Bevor Sie es im Drucker, Kopierer oder Faxgerät verwenden, sollten Sie es im Raum, in dem das Gerät steht, akklimatisieren lassen. Lagern Sie das eingerieste Papier am besten mehrere Tage vor der Nutzung am Verwendungsort. Für Papiere mit höherer Grammatur ist oft der manuelle Einzug des Geräts zu empfehlen.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Wie organisiere ich eine Schublade ohne Schreibtisch?
Auch ohne Schreibtisch können Sie Schubladen nutzen, indem Sie stapelbare Aufbewahrungssysteme verwenden. Kleine Behälter, Gläser oder umfunktionierte Boxen eignen sich als Schubladenteiler. Eine weitere Option sind hängende Organizer, die an Schranktüren oder Wänden befestigt werden können.

Wie organisiere ich Büromaterial in Regalen?
Nutzen Sie Körbe oder Boxen, um ähnliche Artikel in Regalen zu gruppieren (z.B. Notizbücher, Ordner). Buchstützen halten Bücher und Aktenordner aufrecht. Das Beschriften der Regalfächer oder Boxen hilft, schnell zu finden, was Sie suchen.

Was sind Tipps zum Ausmisten von Büromaterial?
Gehen Sie jeden Artikel durch und entscheiden Sie, ob Sie ihn behalten, spenden oder wegwerfen. Behalten Sie nur, was Sie regelmäßig nutzen. Alles, was Sie länger als ein Jahr nicht gebraucht haben oder was defekt ist, sollte weg. Seien Sie konsequent beim Ausmisten.

Wie organisiere ich Stifte, Bleistifte und Marker effizient?
Stiftehalter, Mäppchen oder Stifteköcher sind klassische Lösungen. Sie können Schreibwerkzeuge auch nach Typ oder Farbe trennen und in verschiedenen Behältern aufbewahren. Eine Magnetleiste kann Stifte oder Marker sichtbar und leicht zugänglich machen.

Welche Optionen gibt es für Büromaterial-Organizer?
Die Auswahl ist groß: Schreibtisch-Organizer mit Fächern, Schubladeneinsätze, hängende Organizer, Aufbewahrungsboxen, Rollwagen oder sogar kreative Lösungen wie umfunktionierte Gläser oder Dosen. Wählen Sie basierend auf Ihrem Platz, dem Materialvolumen und Ihren persönlichen Vorlieben.

Kann Papier ablaufen?
Ja, Papier kann altern. Durch Lignin kann es vergilben und brüchig werden. Alterungsbeständiges Papier (nach DIN 6738 LDK 24-85) ist jedoch für die Langzeitlagerung konzipiert und hält viele hundert Jahre.

Wie lange sollte Papier vor der Nutzung akklimatisiert werden?
Es wird empfohlen, eingeriestes Papier mehrere Tage vor der Nutzung im Raum des Druckers oder Kopierers zu lagern, damit es sich an Temperatur und Luftfeuchtigkeit anpassen kann. Dies hilft, Probleme beim Drucken wie Papierstau oder schlechte Druckqualität zu vermeiden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Organisation Ihres Büromaterials und die richtige Lagerung, insbesondere von Papier, wesentliche Schritte zu einem produktiveren und angenehmeren Arbeitsumfeld sind. Nehmen Sie sich die Zeit zum Ausmisten, kategorisieren Sie Ihre Artikel, wählen Sie passende Aufbewahrungslösungen und halten Sie Ihr System mit regelmäßigen Aufräumaktionen aufrecht. So schaffen Sie Ordnung, die Bestand hat.

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