Werbungskosten: Mehr als 1.230 € absetzen

Als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer entstehen Ihnen im Laufe eines Jahres diverse Ausgaben, die direkt oder indirekt mit Ihrer beruflichen Tätigkeit zusammenhängen. Das können Kosten für den Weg zur Arbeit sein, für Weiterbildungen oder auch für die Ausstattung Ihres Arbeitsplatzes, selbst im Homeoffice. Diese Ausgaben sind steuerlich relevant und werden als sogenannte Werbungskosten bezeichnet. Sie mindern Ihr zu versteuerndes Einkommen und helfen Ihnen somit, Steuern sparen.

Der deutsche Gesetzgeber erkennt pauschal an, dass jeder Arbeitnehmer gewisse berufliche Ausgaben hat. Deshalb wird in der Steuererklärung, genauer gesagt in der Anlage N für Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, automatisch ein fester Betrag berücksichtigt, ohne dass Sie dafür einzelne Belege einreichen müssen. Dieser Betrag ist der Arbeitnehmer-Pauschbetrag, auch bekannt als Werbungskosten-Pauschbetrag. Aktuell liegt dieser bei 1.230 Euro pro Jahr (Stand 2023/2024). Diesen Betrag erhalten Sie immer, auch wenn Ihre tatsächlichen Ausgaben darunter liegen oder Sie nicht das ganze Jahr über beschäftigt waren.

Doch was, wenn Ihre tatsächlichen beruflichen Ausgaben diesen Pauschbetrag von 1.230 Euro übersteigen? Genau hier liegt das Potenzial, Ihre Steuererstattung deutlich zu erhöhen. Indem Sie alle relevanten Kosten sammeln und in Ihrer Steuererklärung angeben, können Sie den Pauschbetrag 'aushebeln' und den höheren, tatsächlichen Betrag steuerlich geltend machen. Das erfordert zwar etwas mehr Aufwand bei der Dokumentation, kann sich aber finanziell sehr lohnen.

Was genau sind Werbungskosten?

Werbungskosten sind alle Aufwendungen, die zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung Ihrer Einnahmen dienen. Vereinfacht gesagt: Alle Kosten, die Ihnen entstehen, um Ihren Beruf ausüben zu können. Das Spektrum ist breit gefächert und reicht von offensichtlichen Ausgaben bis hin zu Posten, an die man vielleicht nicht sofort denkt.

Dazu gehören beispielsweise:

• Fahrtkosten zur ersten Tätigkeitsstätte (Entfernungspauschale)
• Kosten für Arbeitsmittel und Büromaterial
• Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer oder die Homeoffice-Pauschale
• Fortbildungs- und Weiterbildungskosten
• Kosten für Fachliteratur
• Bewerbungskosten
• Mitgliedsbeiträge zu Berufsverbänden
• Kosten für typische Berufskleidung
• Telefon- und Internetkosten (anteilig, wenn beruflich genutzt)
• Kontoführungsgebühren (pauschal 16 Euro ohne Nachweis möglich, aber Teil der Werbungskosten)
• Einige Versicherungsbeiträge (z.B. Berufshaftpflicht)

Selbst Kosten, die Ihnen entstehen, *bevor* Sie ein Arbeitsverhältnis beginnen (z. B. Bewerbungskosten) oder während einer Unterbrechung der Berufstätigkeit für eine Fortbildung, können als sogenannte »vorweggenommene Werbungskosten« abgesetzt werden.

Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag: Ein Geschenk vom Finanzamt

Wie bereits erwähnt, erhalten Sie den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro automatisch. Das bedeutet: Haben Sie im Steuerjahr zum Beispiel nur Fahrtkosten in Höhe von 800 Euro gehabt und keine weiteren Werbungskosten, rechnet das Finanzamt trotzdem die vollen 1.230 Euro an. Sie müssen in diesem Fall gar nichts weiter tun, als die Anlage N auszufüllen – die Pauschale wird vom Finanzamt berücksichtigt.

Dieser Automatismus ist praktisch, wenn Ihre berufsbedingten Ausgaben gering sind. Er erspart Ihnen die Mühe, Belege zu sammeln und einzureichen. Das Finanzamt geht quasi davon aus, dass jeder Arbeitnehmer mindestens diesen Betrag an Ausgaben hat.

Wann lohnt sich das Sammeln von Belegen?

Das Sammeln von Belegen und das detaillierte Auflisten Ihrer Ausgaben in der Steuererklärung lohnt sich immer dann, wenn die Summe Ihrer tatsächlichen Werbungskosten voraussichtlich die 1.230 Euro Pauschale übersteigt. Jeder Euro, den Sie über diesen Betrag hinaus als Werbungskosten geltend machen können, mindert Ihr zu versteuerndes Einkommen und damit Ihre Steuerlast.

Stellen Sie sich vor, Ihre Fahrtkosten betragen 900 Euro im Jahr. Dazu kaufen Sie im Homeoffice Büromaterial für 150 Euro, Fachliteratur für 100 Euro und haben beruflich veranlasste Telefonkosten von 50 Euro. Ihre Gesamtausgaben betragen dann 900 + 150 + 100 + 50 = 1.200 Euro. In diesem Fall liegen Sie unter dem Pauschbetrag, und das Finanzamt rechnet Ihnen automatisch die 1.230 Euro an. Sie müssten die einzelnen Kosten nicht detailliert nachweisen.

Betragen Ihre Fahrtkosten aber 1.100 Euro, Ihr Büromaterial 200 Euro, die Fortbildung 300 Euro und die Fachliteratur 150 Euro, so summieren sich Ihre Ausgaben auf 1.100 + 200 + 300 + 150 = 1.750 Euro. Dieser Betrag liegt deutlich über der Pauschale. Indem Sie diese 1.750 Euro detailliert mit Belegen nachweisen, erkennt das Finanzamt diesen höheren Betrag an, und Sie sparen mehr Steuern, als wenn nur die Pauschale berücksichtigt würde.

Fokus: Arbeitsmittel und Büromaterial

Für viele Arbeitnehmer, insbesondere im Homeoffice, stellen Arbeitsmittel und Büromaterial einen relevanten Posten der Werbungskosten dar. Hierzu zählen alle Gegenstände, die Sie überwiegend beruflich nutzen. Die Palette ist riesig:

• Klassisches Büromaterial: Kugelschreiber, Bleistifte, Textmarker, Papier (Druckerpapier, Notizblöcke), Briefumschläge, Hefter, Locher, Tacker, Klebeband, Scheren, etc.
• Verbrauchsmaterial für Drucker: Toner und Tinte, die Sie für Ihren beruflich genutzten Drucker verbrauchen.
• Technische Arbeitsmittel: Computer, Laptop, Tablet, Monitor, Tastatur, Maus, Headset, Drucker, Scanner.
• Software: Programme, die Sie für Ihre berufliche Tätigkeit benötigen (z.B. spezielle Berufssoftware, Office-Pakete).
• Kleinere Einrichtungsgegenstände für das Arbeitszimmer, falls die Voraussetzungen dafür erfüllt sind (z.B. Schreibtischlampe, Papierkorb).
• Aktentaschen, Rucksäcke oder Laptoptaschen, die Sie für den Transport von Arbeitsmitteln nutzen.
• Fachbücher und Zeitschriften (Fachliteratur).

Bei Arbeitsmitteln gilt eine Vereinfachungsregel: Gegenstände, deren Anschaffungskosten netto (ohne Mehrwertsteuer) nicht mehr als 800 Euro betragen (bis Ende 2023 waren es 800 Euro netto, davor 410 Euro brutto), können in der Regel im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als Werbungskosten abgesetzt werden. Dies betrifft oft klassisches Büromaterial, aber auch kleinere technische Geräte wie Drucker, Monitore oder sogar Laptops, je nach Preis.

Teurere Arbeitsmittel (über 800 Euro netto) müssen über mehrere Jahre abgeschrieben werden (Absetzung für Abnutzung, AfA). Die Nutzungsdauer ist dabei gesetzlich oder durch amtliche Tabellen (AfA-Tabellen) festgelegt. Ein Computer wird beispielsweise oft über 3 Jahre abgeschrieben.

Das Wichtigste beim Absetzen von Arbeitsmitteln und Büromaterial ist der Nachweis der beruflichen Nutzung. Wenn Sie einen Gegenstand sowohl beruflich als auch privat nutzen, müssen Sie den beruflichen Anteil schätzen (oft 50% oder mehr, je nach Nutzung) und nur diesen Anteil steuerlich geltend machen. Bei typischen Arbeitsmitteln wie Fachliteratur oder spezieller Berufssoftware ist die berufliche Nutzung meist unzweifelhaft.

Die Bedeutung von Nachweisen

Um Ausgaben, die über die Pauschale hinausgehen, erfolgreich absetzen zu können, sind lückenlose Nachweise unerlässlich. Das Finanzamt verlangt Belege, die Ihre Ausgaben belegen. Dazu gehören:

• Rechnungen und Quittungen für gekaufte Arbeitsmittel und Büromaterial.
• Kontoauszüge, wenn die Zahlung per Überweisung oder Karte erfolgte (oft in Kombination mit der Rechnung).
• Fahrtenbücher oder Aufzeichnungen, wenn Sie die tatsächlichen Kosten für beruflich veranlasste Fahrten (außer dem Weg zur Arbeit, der über die Entfernungspauschale abgedeckt ist) geltend machen.
• Bescheinigungen über Fortbildungskosten.
• Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen bei Geltendmachung eines Arbeitszimmers (hier sind die Regeln komplex und erfordern oft ein separates Arbeitszimmer).

Es ist ratsam, alle relevanten Belege das ganze Jahr über sorgfältig zu sammeln, am besten in einem separaten Ordner oder digital. Notieren Sie bei gemischter Nutzung (beruflich/privat) den geschätzten oder ermittelten beruflichen Nutzungsanteil.

Das Finanzamt kann die Vorlage der Belege jederzeit anfordern. Können Sie die angefallenen Kosten nicht durch entsprechende Nachweise belegen, werden sie vom Finanzamt im Zweifel nicht anerkannt. Im schlimmsten Fall erkennt das Finanzamt dann nur den Pauschbetrag an, obwohl Ihre tatsächlichen Kosten höher waren.

Weitere Pauschalen ohne Nachweis?

Der uns vorliegende Text erwähnt, dass es neben der großen Arbeitnehmer-Pauschale und der Entfernungspauschale noch weitere kleinere Pauschalen geben kann, die grundsätzlich ohne Einzelnachweis anerkannt werden. Allerdings betont der Text auch, dass auf die Anerkennung solcher kleineren Pauschalen kein rechtlicher Anspruch besteht. Finanzämter können diese zwar erfahrungsgemäß anerkennen, sind aber nicht dazu verpflichtet. Sind Ihre tatsächlichen Kosten höher als eine solche mögliche kleine Pauschale, müssen Sie auch hier die entsprechenden Nachweise führen, um den höheren Betrag geltend zu machen.

Beispiele für solche kleineren, oft anerkannten Pauschalen können sein:

• Kontoführungsgebühren (oft pauschal 16 Euro pro Jahr)
• Bewerbungskosten (oft pauschal pro Bewerbung, aber Belege sind sicherer)

Da diese Pauschalen nicht gesetzlich garantiert sind und ihre Anerkennung im Ermessen des Finanzamtes liegen kann, ist es in der Regel sicherer und potenziell lukrativer, die tatsächlichen Kosten zu dokumentieren, wenn Sie ohnehin planen, über die 1.230 Euro Gesamtsumme hinauszukommen.

So gehen Sie vor

Wenn Sie Ihre Werbungskosten optimieren möchten, um mehr als die 1.230 Euro Pauschale abzusetzen, gehen Sie am besten wie folgt vor:

1. Sammeln Sie das ganze Jahr über systematisch alle Belege für berufsbedingte Ausgaben. Denken Sie an Fahrtkosten (Arbeitstage notieren), Arbeitsmittel, Büromaterial, Fortbildungen, Fachliteratur etc.
2. Führen Sie eine Liste oder Tabelle, in der Sie Ihre Ausgaben kategorisieren (z.B. Fahrtkosten, Büromaterial, Fortbildung).
3. Rechnen Sie am Ende des Jahres Ihre Gesamtausgaben zusammen.
4. Vergleichen Sie die Summe mit dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro.
5. Liegt Ihre Summe unter 1.230 Euro, müssen Sie nichts weiter tun; das Finanzamt berücksichtigt die Pauschale automatisch.
6. Liegt Ihre Summe über 1.230 Euro, tragen Sie die einzelnen Kategorien und die Gesamtsumme in der Anlage N Ihrer Steuererklärung ein. Halten Sie die gesammelten Belege für eine mögliche Nachfrage des Finanzamtes bereit.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss ich Belege einreichen, wenn meine Werbungskosten unter 1.230 Euro liegen?

Nein, wenn Ihre tatsächlichen Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro nicht übersteigen, müssen Sie keine einzelnen Belege einreichen. Das Finanzamt berücksichtigt die Pauschale automatisch.

Wie hoch ist der aktuelle Arbeitnehmer-Pauschbetrag?

Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag beträgt aktuell 1.230 Euro pro Jahr.

Was sind 'vorweggenommene Werbungskosten'?

Das sind Kosten, die Ihnen im Zusammenhang mit Ihrer zukünftigen oder früheren beruflichen Tätigkeit entstehen, bevor das Arbeitsverhältnis beginnt oder nachdem es endet, wie z.B. Bewerbungskosten oder Kosten für eine Fortbildung während einer beruflichen Pause.

Kann ich alle Pauschalen ohne Nachweis addieren?

Laut dem vorliegenden Text ist eine Summierung der Pauschalen nicht möglich. Die größere 1.230 Euro Pauschale wird entweder durch die Summe der nachgewiesenen Kosten übertroffen, oder sie wird gewährt. Kleinere, nicht gesetzlich garantierte Pauschalen werden zwar oft anerkannt, aber es besteht kein Rechtsanspruch darauf, und bei höheren tatsächlichen Kosten sind Nachweise erforderlich.

Welche Art von Nachweisen brauche ich für Werbungskosten?

Sie benötigen in der Regel Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge oder andere schriftliche Belege, die Ihre Ausgaben belegen. Bei Fahrtkosten können Notizen oder Fahrtenbücher hilfreich sein.

Zählt Büromaterial zu den Werbungskosten?

Ja, Büromaterial wie Stifte, Papier, Toner, etc., das Sie für Ihre berufliche Tätigkeit nutzen, zählt zu den Arbeitsmitteln und ist somit als Werbungskosten absetzbar.

Fazit

Der Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro ist ein nützlicher Sockelbetrag, der jedem Arbeitnehmer automatisch zugutekommt. Doch wer höhere berufsbedingte Ausgaben hat, insbesondere in Bereichen wie Arbeitsmittel, Büromaterial, Fortbildung oder Fahrtkosten, sollte unbedingt alle Kosten dokumentieren und in der Steuererklärung geltend machen. Das gezielte Sammeln von Nachweisen für Ausgaben, die über die Pauschale hinausgehen, ist der Schlüssel, um die Steuerlast zu senken und das Maximum aus Ihrer Steuererklärung herauszuholen. Beginnen Sie am besten gleich damit, Ihre Belege zu sammeln!

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