Büromaterial steuerlich absetzen: So geht's

Die jährliche Steuererklärung wirft oft viele Fragen auf. Besonders bei kleineren Ausgaben, die im Arbeitsalltag anfallen, ist vielen unklar, ob diese steuerlich relevant sind. Ein klassisches Beispiel sind Büromaterialien wie Kugelschreiber. Kann man wirklich so kleine Beträge von der Steuer absetzen? Die gute Nachricht ist: Ja, in den meisten Fällen ist Büromaterial absetzbar. Doch wie genau funktioniert das, und welche Regeln müssen Sie beachten?

Büromaterial als Betriebsausgabe oder Werbungskosten

Die steuerliche Behandlung von Büromaterial hängt maßgeblich davon ab, ob Sie selbstständig oder angestellt sind. Für Selbstständige und Freiberufler fallen Ausgaben für Büromaterial unter die Kategorie der Betriebsausgaben. Das sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Dazu gehören neben Miete, Strom und Gehältern eben auch die Kosten für Verbrauchsmaterialien, die für die tägliche Arbeit benötigt werden.

Für Arbeitnehmer (Angestellte) handelt es sich bei Ausgaben für Büromaterialien, die sie selbst tragen und nicht vom Arbeitgeber erstattet bekommen, um Werbungskosten. Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit. Wenn Sie Büromaterialien wie Stifte, Blöcke oder Druckerpatronen für Ihre berufliche Tätigkeit benötigen und kaufen, können Sie diese als Werbungskosten geltend machen.

Es ist wichtig zu verstehen, dass sowohl Betriebsausgaben als auch Werbungskosten das zu versteuernde Einkommen mindern und somit zu einer geringeren Steuerlast führen können.

Was zählt alles zu Büromaterial?

Der Begriff Büromaterial ist weit gefasst. Darunter fallen alle Verbrauchsmaterialien, die typischerweise in einem Büro oder bei der Ausübung einer beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit benötigt werden. Die Liste ist lang und umfasst unter anderem:

• Kugelschreiber, Bleistifte, Füller, Textmarker
• Papier (Druckerpapier, Notizblöcke, Briefpapier)
• Druckerpatronen und Toner
• Heftklammern, Büroklammern
• Klebeband, Klebstoff
• Briefumschläge, Versandtaschen
• Ordnungsmappen, Schnellhefter
• Post-its
• Schreibunterlagen
• Kalender, Notizbücher

Grundsätzlich gilt: Wenn Sie den Gegenstand für Ihre berufliche oder betriebliche Tätigkeit benötigen und er sich im Laufe der Zeit verbraucht, handelt es sich wahrscheinlich um absetzbares Büromaterial. Investitionen in langlebige Güter wie Schreibtische, Stühle oder Computer zählen nicht zum Büromaterial im engeren Sinne, sondern sind in der Regel als Arbeitsmittel oder Wirtschaftsgüter über die Nutzungsdauer abzuschreiben (Abschreibung).

Homeoffice und die steuerliche Absetzbarkeit von Büromaterial

Die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, hat für viele an Bedeutung gewonnen. Das bringt die Frage mit sich, wie Kosten, die im häuslichen Umfeld für die Arbeit anfallen, steuerlich behandelt werden. Die im Einleitungstext erwähnten Regeln zum häuslichen Arbeitszimmer sind hier relevant, aber die Absetzbarkeit von Büromaterial ist oft davon unabhängig.

Das häusliche Arbeitszimmer

Wie im Ausgangstext korrekt dargestellt, können Sie die Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer dann in vollem Umfang als Betriebsausgabe oder Werbungskosten absetzen, wenn das Arbeitszimmer den Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen oder betrieblichen Tätigkeit bildet. Dies ist oft bei Freiberuflern oder Selbstständigen der Fall, die überwiegend von zu Hause arbeiten, oder bei Arbeitnehmern, deren Tätigkeit (z.B. Telearbeit) keinen anderen Arbeitsplatz zulässt.

Ist das Arbeitszimmer nicht der Mittelpunkt, aber Ihnen steht für Ihre berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung (z.B. Lehrer, Außendienstmitarbeiter ohne Büro im Betrieb), können die Kosten bis zu einem Höchstbetrag von 1.260 Euro pro Jahr abgesetzt werden.

Fällt Ihr häusliches Arbeitszimmer nicht unter diese Regelungen (z.B. weil es auch privat genutzt wird oder Ihnen ein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht), können die Kosten für das Zimmer selbst (Miete, Nebenkosten etc.) in der Regel nicht abgesetzt werden.

Büromaterial im Homeoffice absetzen

Auch wenn Sie die Kosten für Ihr häusliches Arbeitszimmer nicht oder nur begrenzt absetzen können, sind die Kosten für Büromaterial, das Sie für Ihre berufliche Tätigkeit im Homeoffice verwenden, in der Regel als Betriebsausgaben (Selbstständige) oder Werbungskosten (Angestellte) absetzbar. Ein Kugelschreiber, den Sie für Ihre Arbeit im Homeoffice kaufen, ist eine beruflich veranlasste Ausgabe, unabhängig davon, ob das Zimmer, in dem Sie sitzen, steuerlich absetzbar ist.

Die Absetzbarkeit von Büromaterial ist also nicht direkt an die Absetzbarkeit des Arbeitszimmers gekoppelt, sondern an die berufliche oder betriebliche Nutzung der Materialien.

Die Homeoffice-Pauschale als Alternative

Für Arbeitnehmer und Selbstständige, die im Homeoffice arbeiten, aber die strengen Voraussetzungen für die Absetzbarkeit eines häuslichen Arbeitszimmers nicht erfüllen oder erfüllen möchten, gibt es die Homeoffice-Pauschale. Seit 2023 beträgt diese Pauschale 6 Euro pro Tag, an dem Sie ausschließlich im Homeoffice arbeiten. Der Höchstbetrag liegt bei 1.260 Euro pro Jahr (entspricht 210 Homeoffice-Tagen). Diese Pauschale deckt pauschal alle Mehrkosten ab, die durch die Arbeit zu Hause entstehen, wie z.B. anteilige Miet-, Heiz- oder Stromkosten.

Wichtig: Wenn Sie die Homeoffice-Pauschale in Anspruch nehmen, sind damit die Kosten für das Arbeitszimmer abgegolten. Aber wie sieht es mit Büromaterial aus?

Die Homeoffice-Pauschale ist primär für die Kosten der *Wohnung* im Zusammenhang mit der Arbeit gedacht. Die Kosten für *Arbeitsmittel* (wie Computer, Monitore, spezielle Software) und *Büromaterial* (Stifte, Papier, Toner) können in der Regel zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale geltend gemacht werden. Dies gilt sowohl für Selbstständige (als Betriebsausgaben) als auch für Arbeitnehmer (als Werbungskosten).

Das bedeutet: Sie können die Homeoffice-Pauschale für Ihre Arbeitstage zu Hause nutzen UND gleichzeitig die Quittung für den Kauf von Druckerpapier oder einem neuen Kugelschreiberset bei Ihren Ausgaben angeben.

Nachweise und Belege aufbewahren

Um Ausgaben steuerlich geltend machen zu können, benötigen Sie in der Regel Nachweise. Bei Büromaterial sind das die Kaufbelege (Quittungen, Rechnungen). Es ist ratsam, alle Belege sorgfältig aufzubewahren, auch für kleinere Beträge. Zwar wird das Finanzamt nicht wegen jeder Kugelschreiberquittung nachfragen, aber im Falle einer Prüfung müssen Sie die geltend gemachten Ausgaben belegen können. Bei Selbstständigen ist die ordnungsgemäße Buchführung ohnehin Pflicht.

Für Arbeitnehmer kann es unter Umständen schwierig sein, sehr geringe Einzelbeträge für Büromaterialien glaubhaft als Werbungskosten geltend zu machen, wenn keine größeren Anschaffungen (z.B. ein Drucker) im selben Jahr getätigt wurden. Oft werden solche Kleinbeträge im Rahmen der Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro (Stand 2023) berücksichtigt. Wenn Ihre gesamten Werbungskosten (Fahrtkosten, Arbeitsmittel, Fortbildung etc.) diesen Pauschbetrag überschreiten, lohnt sich das Sammeln der Belege umso mehr. Denn nur dann wirken sich die zusätzlichen Kosten steuermindernd aus.

Selbstständige können Büromaterial in voller Höhe als Betriebsausgabe absetzen, unabhängig von Pauschalen. Hier ist die Belegaufbewahrung für jede Ausgabe wichtig.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) vs. Verbrauchsmaterial

Es gibt eine Unterscheidung zwischen Büromaterial als Verbrauchsmaterial (das sich schnell verbraucht) und langlebigeren, aber günstigen Arbeitsmitteln, den sogenannten Geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG). Güter, deren Anschaffungskosten einen bestimmten Betrag (aktuell 800 Euro netto) nicht übersteigen, können im Anschaffungsjahr in voller Höhe abgeschrieben werden. Beispiele hierfür sind ein kleiner Drucker, ein Aktenvernichter oder eine Schreibtischlampe.

Büromaterial wie Kugelschreiber, Papier oder Toner wird in der Regel nicht als GWG behandelt, sondern als sofort abzugsfähiges Verbrauchsmaterial. Das bedeutet, die Kosten werden im Jahr des Kaufs in voller Höhe als Betriebsausgabe oder Werbungskosten geltend gemacht.

Diese Unterscheidung ist wichtig für die korrekte steuerliche Behandlung und Buchführung.

Zusammenfassung und Tipps

Zusammenfassend lässt sich sagen: Ja, Kugelschreiber und anderes Büromaterial sind grundsätzlich steuerlich absetzbar. Wie die Absetzung erfolgt, hängt von Ihrer beruflichen Situation ab.

Praktische Tipps für die Steuererklärung:

• Belege sammeln: Bewahren Sie alle Quittungen für Büromaterial sorgfältig auf. Eine separate Mappe oder ein digitaler Ordner helfen bei der Organisation.
• Getrennte Ausgaben erfassen: Wenn Sie selbstständig sind, achten Sie darauf, private und betriebliche Ausgaben klar zu trennen. Kaufen Sie Büromaterial idealerweise auf Rechnung Ihrer Firma.
• Geringe Beträge nicht unterschätzen: Auch viele kleine Beträge summieren sich über das Jahr. Jeder absetzbare Euro mindert Ihre Steuerlast.
• Homeoffice-Pauschale vs. Einzelnachweis: Als Arbeitnehmer prüfen Sie, ob die Homeoffice-Pauschale oder der Einzelnachweis Ihrer tatsächlichen Arbeitszimmerkosten (falls die Voraussetzungen erfüllt sind) für Sie günstiger ist. Büromaterial kann in der Regel zusätzlich zur Pauschale abgesetzt werden.
• Pauschalen kennen: Machen Sie sich mit der Werbungskostenpauschale für Arbeitnehmer vertraut. Liegen Ihre Ausgaben darunter, wirkt sich das Sammeln von Belegen nur bedingt aus (außer zur Glaubhaftmachung).

Fazit

Auch wenn es sich um kleine Beträge handelt, ist die Absetzbarkeit von Büromaterial wie Kugelschreibern ein legitimer Weg, um Ihre Steuerlast zu mindern. Ob als Betriebsausgabe für Selbstständige oder als Werbungskosten für Arbeitnehmer – die Kosten für die zur Arbeit notwendigen Materialien gehören in die Steuererklärung. Die Regeln sind klar, und mit sorgfältiger Belegaufbewahrung stellen Sie sicher, dass Sie alle Ihnen zustehenden Abzüge auch tatsächlich geltend machen können. Die Arbeit im Homeoffice ändert nichts an der grundsätzlichen Absetzbarkeit von Büromaterial, und die Homeoffice-Pauschale kann in der Regel zusätzlich genutzt werden. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Ausgaben zu erfassen und zu dokumentieren – es lohnt sich!

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

F: Muss ich für jeden Kugelschreiber einen Beleg aufbewahren?
A: Es ist ratsam, Belege für alle Ausgaben aufzubewahren. Bei sehr kleinen Einzelbeträgen (z.B. ein einzelner Kugelschreiber für 1 Euro) wird das Finanzamt im Alltag selten detailliert nachfragen, insbesondere wenn es Teil eines größeren Einkaufs ist. Bei größeren Einkäufen von Büromaterial (z.B. ein Paket Papier, Druckerpatronen) sind Belege unerlässlich. Im Zweifelsfall gilt: Beleg aufheben!

F: Kann ich Büromaterial absetzen, wenn ich die Homeoffice-Pauschale nutze?
A: Ja, die Kosten für Arbeitsmittel und Verbrauchsmaterialien wie Büromaterial können in der Regel zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale als Werbungskosten (Arbeitnehmer) oder Betriebsausgaben (Selbstständige) geltend gemacht werden.

F: Gibt es eine Grenze, bis zu der ich Büromaterial absetzen kann?
A: Nein, für Büromaterial als Verbrauchsmaterial gibt es keine feste Obergrenze. Sie können alle Kosten absetzen, die beruflich oder betrieblich veranlasst sind. Wichtig ist, dass die Ausgaben angemessen sind.

F: Was ist der Unterschied zwischen Büromaterial und Arbeitsmitteln?
A: Büromaterial sind Verbrauchsgüter (Stifte, Papier, Toner), die sich schnell verbrauchen. Arbeitsmittel sind langlebigere Gegenstände, die für die Arbeit genutzt werden (Computer, Schreibtisch, Drucker). Arbeitsmittel müssen, wenn sie teurer als 800 Euro netto sind, über mehrere Jahre abgeschrieben werden, während Büromaterial sofort im Jahr des Kaufs abgesetzt wird (Ausnahme: GWG bis 800 Euro netto können ebenfalls sofort abgesetzt werden).

F: Kann ich private Ausgaben für Büromaterial absetzen?
A: Nein, nur Ausgaben, die ausschließlich oder überwiegend beruflich/betrieblich veranlasst sind, können steuerlich geltend gemacht werden. Kaufen Sie z.B. Papier, das Sie sowohl privat als auch beruflich nutzen, müssen Sie eine Schätzung der beruflichen Nutzung vornehmen und nur den entsprechenden Anteil absetzen.

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