Arbeitsmittel absetzen: So geht's!

Als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer haben Sie oft Ausgaben, die direkt mit Ihrer beruflichen Tätigkeit zusammenhängen. Diese Kosten können Sie unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend machen. Eine wichtige Kategorie dabei sind die sogenannten Arbeitsmittel. Doch wie genau funktioniert das Absetzen oder Abschreiben dieser Gegenstände? Wann können Sie die Kosten sofort von der Steuer absetzen, und wann müssen Sie sie über mehrere Jahre verteilen? Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Regeln und Unterschiede, damit Sie Ihre Steuerlast optimieren können.

Arbeitsmittel sind Gegenstände, die Sie überwiegend beruflich nutzen. Das können ganz unterschiedliche Dinge sein, von klassischen Büromaterialien wie Stiften und Papier über technische Geräte wie Computer und Drucker bis hin zu spezifischer Fachliteratur oder Werkzeugen, die für Ihren Beruf notwendig sind. Die Kosten für diese Arbeitsmittel gehören zu den sogenannten Werbungskosten. Werbungskosten sind Ausgaben, die Ihnen entstehen, um Einnahmen zu erzielen, zu sichern oder zu erhalten. Sie mindern als Arbeitnehmer Ihre Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit.

Was bedeutet "Absetzen" und "Abschreiben" im Steuerrecht?

Im Zusammenhang mit Arbeitsmitteln fallen oft die Begriffe "Absetzen" und "Abschreiben". Obwohl sie im allgemeinen Sprachgebrauch manchmal synonym verwendet werden, gibt es steuerrechtlich einen wichtigen Unterschied:

• Absetzen (Sofortabzug): Dies bedeutet, dass Sie die gesamten Kosten für ein Arbeitsmittel im Jahr der Anschaffung steuerlich geltend machen können. Die Kosten wirken sich also direkt und vollständig auf Ihr steuerpflichtiges Einkommen des laufenden Jahres aus. Dies ist bei geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) der Fall.
• Abschreiben (AfA): Dies steht für "Absetzung für Abnutzung". Wenn ein Arbeitsmittel teurer ist, geht der Gesetzgeber davon aus, dass es über einen längeren Zeitraum genutzt wird und sich dabei abnutzt. Die Kosten werden daher nicht auf einmal, sondern verteilt über die voraussichtliche Nutzungsdauer des Arbeitsmittels steuerlich berücksichtigt. Jedes Jahr wird ein Teil der Kosten als Aufwand geltend gemacht.

Der Unterschied liegt also im Zeitpunkt und der Verteilung der steuerlichen Berücksichtigung. Sofortiges Absetzen (GWG) ist einfacher und führt zu einer schnelleren Steuerersparnis, Abschreiben (AfA) verteilt die Steuerersparnis über mehrere Jahre.

Die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Die entscheidende Frage, ob Sie ein Arbeitsmittel sofort absetzen oder über mehrere Jahre abschreiben müssen, hängt vom Kaufpreis ab. Hierfür gibt es eine gesetzlich festgelegte Grenze für sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG).

Die alte Grenze bis Ende 2017: 410 Euro netto

Bis einschließlich des Veranlagungszeitraums 2017 galt eine Grenze von 410 Euro netto (also ohne Mehrwertsteuer) für geringwertige Wirtschaftsgüter. Kostete ein Arbeitsmittel nicht mehr als 410 Euro netto, konnten Sie es im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als Werbungskosten absetzen. Überstiegen die Anschaffungskosten diesen Betrag, musste das Arbeitsmittel über seine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Für Anschaffungen aus dieser Zeit (vor 2018), deren Kosten über 410 Euro netto lagen, ist die damalige Regelung weiterhin relevant. Diese Arbeitsmittel werden auch heute noch nach den alten Regeln abgeschrieben.

Die aktuelle Grenze seit 2018: 800 Euro netto

Ab dem Veranlagungszeitraum 2018 wurde die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter deutlich angehoben. Seitdem können Sie Arbeitsmittel, deren Anschaffungskosten nicht mehr als 800 Euro netto betragen, im Jahr der Anschaffung vollständig steuerlich geltend machen. Der Bruttobetrag (inklusive 19% Mehrwertsteuer) liegt bei 952 Euro (800 € * 1,19). Diese Regelung gilt für alle Arbeitsmittel, die nach dem 31. Dezember 2017 angeschafft wurden.

Diese Anhebung der GWG-Grenze war eine erhebliche Vereinfachung für viele Arbeitnehmer und Unternehmen, da nun deutlich mehr typische Arbeitsmittel wie Monitore, Bürostühle oder mittelpreisige Laptops sofort abgesetzt werden können und der Aufwand der mehrjährigen Abschreibung entfällt.

Zusammenfassend gilt für Anschaffungen ab 2018:

• Anschaffungskosten bis 800 Euro netto (952 Euro brutto): Sofortabzug als GWG möglich.
• Anschaffungskosten über 800 Euro netto (952 Euro brutto): Abschreibung über die voraussichtliche Nutzungsdauer (AfA) erforderlich.

Es ist wichtig zu beachten, dass für die GWG-Grenze immer der Nettopreis (ohne Mehrwertsteuer) maßgeblich ist, wenn Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt wären (was bei Arbeitnehmern in der Regel nicht der Fall ist, hier ist der Bruttobetrag relevant, aber die Grenze wird vom Nettobetrag abgeleitet). Für Arbeitnehmer, die die Mehrwertsteuer nicht als Vorsteuer abziehen können, sind die Bruttokosten (inkl. MwSt.) die maßgeblichen Anschaffungskosten. Die Grenze wird aber immer vom Nettowert her gedacht.

Die Abschreibung (AfA) bei höheren Anschaffungskosten

Liegen die Anschaffungskosten für ein Arbeitsmittel über der aktuellen GWG-Grenze von 800 Euro netto, müssen Sie die Kosten über die sogenannte betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abschreiben. Diesen Prozess nennt man Absetzung für Abnutzung (AfA).

Die Nutzungsdauer: AfA-Tabellen helfen

Die voraussichtliche Nutzungsdauer eines Arbeitsmittels ist nicht willkürlich. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht sogenannte AfA-Tabellen. Diese Tabellen geben für eine Vielzahl von Wirtschaftsgütern die typische Nutzungsdauer vor, die das Finanzamt in der Regel akzeptiert. Für Arbeitsmittel von Arbeitnehmern sind vor allem die allgemeinen AfA-Tabellen relevant.

Einige Beispiele für typische Nutzungsdauern laut AfA-Tabellen:

• Computer, Laptops, Tablets: 3 Jahre (Achtung: Seit 2021 gibt es für Hard- und Software eine Sonderregelung mit einer Nutzungsdauer von 1 Jahr, siehe unten!)
• Büromöbel (Schreibtisch, Bürostuhl, Regal): 13 Jahre
• Drucker, Scanner: 3 Jahre
• Software (Standardsoftware): 3 Jahre (Auch hier gilt oft die 1-Jahr-Regelung seit 2021)
• Fachliteratur: Kann oft sofort abgesetzt werden, da meist unter der GWG-Grenze oder als laufende Ausgabe betrachtet.

Es ist ratsam, bei Unsicherheiten einen Blick in die aktuellen AfA-Tabellen zu werfen oder sich an den Werten für ähnliche Gegenstände zu orientieren. Die Nutzungsdauer wird in der Regel in Jahren angegeben.

Die lineare Abschreibungsmethode

Für Arbeitsmittel, die von Arbeitnehmern als Werbungskosten geltend gemacht werden, kommt in der Regel nur die lineare Abschreibungsmethode zur Anwendung. Das bedeutet, die gesamten Anschaffungskosten werden gleichmäßig auf die Jahre der Nutzungsdauer verteilt. Der jährliche Abschreibungsbetrag ist also konstant.

Berechnung der jährlichen linearen Abschreibung:

Jährliche AfA = Anschaffungskosten / Voraussichtliche Nutzungsdauer (in Jahren)

Beginn der Abschreibung und pro-rata-Regelung

Die Abschreibung beginnt nicht zwingend am Kaufdatum, sondern in dem Monat, in dem Sie das Arbeitsmittel angeschafft UND in Betrieb genommen haben. Wenn Sie das Arbeitsmittel nicht am 1. Januar eines Jahres anschaffen, sondern im Laufe des Jahres, können Sie im ersten Jahr nur einen anteiligen Betrag geltend machen.

Die Abschreibung im Jahr der Anschaffung wird monatsgenau berechnet. Das bedeutet, für jeden vollen Monat, in dem sich das Arbeitsmittel in Ihrem Besitz befindet und genutzt wird, können Sie 1/12 des jährlichen Abschreibungsbetrags geltend machen.

Beispielrechnung (basierend auf der alten GWG-Grenze aus der Eingabe, zur Veranschaulichung der AfA vor 2018):

Nehmen wir das Beispiel aus Ihrer Eingabe:

• Kosten für einen Computer: 500 Euro (netto angenommen, da Anschaffung 2016, also über der damaligen GWG-Grenze von 410 Euro)
• Voraussichtliche Nutzungsdauer (Computer): 3 Jahre (36 Monate)
• Anschaffungsdatum: 08.03.2016

Da die Anschaffung vor 2018 erfolgte und die Kosten über 410 Euro netto lagen, muss der Computer über 3 Jahre abgeschrieben werden.

1. Jährlicher Abschreibungsbetrag: 500 Euro / 3 Jahre = 166,67 Euro pro Jahr
2. Monatlicher Abschreibungsbetrag: 166,67 Euro / 12 Monate = 13,88 Euro pro Monat
3. Abschreibung im Jahr der Anschaffung (2016): Der Computer wurde im März in Betrieb genommen. Für das Jahr 2016 können Sie die Abschreibung für die Monate März bis Dezember geltend machen. Das sind 10 Monate. Abschreibung 2016: 10 Monate * 13,88 Euro/Monat = 138,80 Euro.
4. Abschreibung in den Folgejahren (2017, 2018): In den Jahren 2017 und 2018 können Sie jeweils den vollen jährlichen Betrag geltend machen: 166,67 Euro.
5. Abschreibung im letzten Jahr (2019): Die Nutzungsdauer von 3 Jahren endet im März 2019 (März 2016 + 3 Jahre). Im Jahr 2019 können Sie die Abschreibung für die Monate Januar und Februar geltend machen. Das sind 2 Monate. Abschreibung 2019: 2 Monate * 13,88 Euro/Monat = 27,76 Euro.

Gesamtabschreibung über die Nutzungsdauer: 138,80 € (2016) + 166,67 € (2017) + 166,67 € (2018) + 27,76 € (2019) = 499,90 Euro. Durch Rundungen kann es zu geringen Abweichungen kommen. Das Finanzamt rundet kaufmännisch, oft aber auch zugunsten des Steuerpflichtigen.

Wichtiger Hinweis zur 1-Jahr-AfA für Hard- und Software seit 2021: Für Computerhardware (Desktop-PCs, Laptops, Tablets, Drucker, Scanner etc.) und Software (Betriebssysteme, Standardsoftware wie Office-Pakete, Spezialsoftware etc.), die nach dem 31.12.2020 angeschafft wurden, hat das Bundesfinanzministerium eine stark verkürzte Nutzungsdauer von nur einem Jahr festgelegt. Das bedeutet, dass diese Arbeitsmittel, unabhängig von den Anschaffungskosten (auch wenn sie über 800 Euro netto liegen!), im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgeschrieben werden können. Dies ist eine erhebliche Steuererleichterung und Vereinfachung speziell für digitale Arbeitsmittel.

Gemischte Nutzung: Beruflich und privat

Nutzen Sie ein Arbeitsmittel sowohl beruflich als auch privat, können Sie die Kosten nur anteilig für den beruflichen Nutzungsanteil geltend machen. Eine rein private Nutzung ist steuerlich nicht absetzbar.

Wie weisen Sie den beruflichen Anteil nach? Das ist oft Ermessenssache und muss im Zweifel gegenüber dem Finanzamt plausibel gemacht werden. Bei Computern kann der berufliche Anteil oft auf Basis einer Schätzung (z.B. 50% bei typischer Nutzung) oder durch Aufzeichnungen (z.B. über einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten) ermittelt werden. Liegt der berufliche Nutzungsanteil unter 10%, erkennt das Finanzamt in der Regel gar keine Kosten an. Liegt er zwischen 10% und 90%, wird der Anteil geschätzt oder nachgewiesen. Bei einer Nutzung von 90% oder mehr für berufliche Zwecke wird oft eine 100%ige berufliche Nutzung akzeptiert.

Beispiel: Sie kaufen einen Schreibtisch für 1200 Euro netto. Die Nutzungsdauer beträgt 13 Jahre. Jährliche AfA wäre 1200 € / 13 Jahre = 92,31 €. Wenn Sie den Schreibtisch zu 70% beruflich nutzen, können Sie jährlich 70% von 92,31 €, also 64,62 €, als Werbungskosten geltend machen.

Praktische Tipps für Ihre Steuererklärung

Das Geltendmachen von Arbeitsmitteln erfordert Sorgfalt. Hier sind einige Tipps:

• Belege aufbewahren: Heben Sie Rechnungen und Zahlungsbelege für alle Arbeitsmittel sorgfältig auf. Das Finanzamt kann diese jederzeit anfordern.
• Nutzungsnachweis: Machen Sie sich Notizen zur Art der Nutzung, insbesondere bei gemischter Nutzung. Das kann bei Rückfragen hilfreich sein.
• AfA-Tabellen nutzen: Informieren Sie sich über die offizielle Nutzungsdauer in den AfA-Tabellen des BMF, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.
• Anlage N: Als Arbeitnehmer tragen Sie Ihre Werbungskosten, einschließlich der Ausgaben für Arbeitsmittel, in der Anlage N Ihrer Einkommensteuererklärung ein. Für jedes abgeschriebene Wirtschaftsgut gibt es spezielle Felder, in denen Sie die Anschaffungskosten, das Datum und die Nutzungsdauer angeben müssen.
• Sonderfall 1-Jahr-AfA: Nutzen Sie unbedingt die Möglichkeit der 1-Jahr-Abschreibung für Hard- und Software, wenn die Anschaffung nach dem 31.12.2020 erfolgte. Das spart Ihnen viel Aufwand bei der Steuererklärung.

Vergleich: GWG (Sofortabzug) vs. AfA (> 800€ / 1-Jahr-AfA)

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich Verbrauchsmaterialien wie Druckerpatronen oder Papier absetzen?
A: Ja, diese Kosten können Sie in der Regel als sofort abzugsfähige Werbungskosten geltend machen. Sie gelten nicht als "Wirtschaftsgüter" im Sinne von GWG/AfA, sondern als laufende Betriebsausgaben oder Arbeitsmittel geringen Werts, die sofort abziehbar sind.

F: Was passiert, wenn das Arbeitsmittel kaputtgeht, bevor die Nutzungsdauer abgelaufen ist?
A: Wenn ein abgeschriebenes Arbeitsmittel unbrauchbar wird, können Sie den Restwert (Buchwert), der noch nicht abgeschrieben wurde, im Jahr des endgültigen Ausfalls in voller Höhe als Werbungskosten geltend machen.

F: Muss ich die Mehrwertsteuer bei der 800-Euro-Grenze beachten?
A: Ja. Die Grenze von 800 Euro bezieht sich auf die Nettokosten (ohne Mehrwertsteuer). Als Arbeitnehmer können Sie die Mehrwertsteuer in der Regel nicht als Vorsteuer abziehen. Ihre tatsächlichen Anschaffungskosten sind die Bruttokosten (inkl. MwSt.). Für die Einordnung als GWG ist aber der Nettowert entscheidend. Kostet ein Gegenstand 700 € netto (833 € brutto), ist er ein GWG. Kostet er 850 € netto (1011,50 € brutto), muss er abgeschrieben werden (oder 1-Jahr-AfA bei Hard-/Software ab 2021).

F: Kann ich auch gebrauchte Arbeitsmittel absetzen?
A: Ja, die Kosten für gebrauchte Arbeitsmittel können Sie ebenfalls als Werbungskosten geltend machen. Die Regeln für GWG und AfA gelten entsprechend. Bei der Abschreibung ist die Restnutzungsdauer zu schätzen.

F: Gilt die 1-Jahr-AfA für Hard- und Software auch für Anschaffungen vor 2021?
A: Nein, die Regelung zur verkürzten Nutzungsdauer von einem Jahr gilt explizit nur für Hard- und Software, die nach dem 31. Dezember 2020 angeschafft oder hergestellt wurde. Ältere Anschaffungen unterliegen den vorherigen Regeln (3 Jahre Nutzungsdauer für Computer etc.).

Fazit

Die steuerliche Behandlung von Arbeitsmitteln bietet Arbeitnehmern eine gute Möglichkeit, ihre Steuerlast zu senken. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen sofort absetzbaren geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) bis 800 Euro netto (seit 2018) und der Abschreibung (AfA) über die Nutzungsdauer bei teureren Anschaffungen. Besonders vorteilhaft ist die seit 2021 geltende 1-Jahr-AfA für Hard- und Software, die eine sofortige und vollständige Absetzbarkeit unabhängig vom Preis ermöglicht. Dokumentieren Sie Ihre Ausgaben sorgfältig und machen Sie die Kosten in Ihrer Steuererklärung geltend, um Ihre Werbungskosten optimal zu nutzen.

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