Gebrauchte Büromöbel von der Steuer absetzen?

In Zeiten, in denen das Homeoffice für viele zum neuen Standard geworden ist, stellt sich häufig die Frage nach der steuerlichen Absetzbarkeit der notwendigen Büroausstattung. Nicht jeder möchte oder kann in teure Neumöbel investieren. Die gute Nachricht ist: Auch die Kosten für gebrauchte Arbeitsmittel können unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend gemacht werden. Das bedeutet, Sie können nicht nur beim Kauf sparen, sondern auch noch einen Teil der Ausgaben vom Finanzamt zurückerhalten.

Die Möglichkeit, gebrauchte Büromöbel wie Schreibtische, Bürostühle oder Lampen von der Steuer abzusetzen, ist vielen Arbeitnehmern nicht bewusst. Dabei gelten grundsätzlich die gleichen Regeln wie für neu gekaufte Arbeitsmittel. Das Wichtigste ist, dass die Ausgaben nachgewiesen werden können und die Gegenstände überwiegend beruflich genutzt werden.

Warum die Ausstattung des Homeoffice steuerlich relevant ist

Die Einrichtung eines funktionalen und ergonomischen Arbeitsplatzes zu Hause ist für viele, die im Homeoffice arbeiten, unerlässlich geworden. Ein geeigneter Schreibtisch, ein bequemer Stuhl und die nötige Technik tragen maßgeblich zur Produktivität und zum Wohlbefinden bei. Diese Ausgaben fallen unter die sogenannten Werbungskosten bei Arbeitnehmern. Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. Dazu gehören auch Arbeitsmittel, die Sie für Ihre berufliche Tätigkeit benötigen.

Das Finanzamt erkennt die Notwendigkeit dieser Arbeitsmittel an, insbesondere wenn der Arbeitgeber keinen voll ausgestatteten Arbeitsplatz zur Verfügung stellt oder die Tätigkeit überwiegend im Homeoffice ausgeübt wird. Die steuerliche Geltendmachung dieser Kosten kann Ihre Steuerlast erheblich mindern.

Gebraucht kaufen und Steuern sparen: Geht das?

Ja, das geht! Der Erwerb von gebrauchten Arbeitsmitteln ist steuerlich grundsätzlich genauso relevant wie der Kauf neuer Gegenstände. Der entscheidende Punkt ist der Nachweis der Kosten. Sie müssen dem Finanzamt glaubhaft machen können, dass Ihnen Ausgaben für die Arbeitsmittel entstanden sind. Dies geschieht in der Regel durch einen Beleg.

Ob Sie einen Schreibtisch im Second-Hand-Möbelhaus kaufen, einen gebrauchten Monitor über eine Online-Plattform erwerben oder einen Bürostuhl von einem Bekannten abkaufen – die steuerliche Behandlung hängt nicht vom Zustand des Gegenstands (neu oder gebraucht) ab, sondern von seiner Nutzung und dem Nachweis des Kaufpreises. Die Möglichkeit, gebrauchte Gegenstände abzusetzen, bietet somit eine attraktive Möglichkeit, die Kosten für die Homeoffice-Ausstattung zu minimieren.

Welche Arbeitsmittel sind absetzbar?

Grundsätzlich können alle Gegenstände als Arbeitsmittel abgesetzt werden, die Sie für Ihre berufliche Tätigkeit benötigen und nutzen. Dazu gehören typischerweise:

• Büromöbel (Schreibtisch, Bürostuhl, Regale)
• Technische Geräte (Computer, Laptop, Monitor, Drucker, Tastatur, Maus)
• Büromaterial (Papier, Stifte, Ordner – oft im Pauschbetrag enthalten oder geringe Einzelkosten)
• Fachliteratur
• Aktentaschen oder Rucksäcke für den Transport von Arbeitsmitteln

Auch wenn der Fokus hier auf Büromöbeln liegt, ist es wichtig zu wissen, dass die Regelung für gebrauchte Arbeitsmittel für die gesamte Bandbreite der notwendigen Gegenstände gilt. Entscheidend ist stets der berufliche Nutzungsanteil. Bei typischen Büromöbeln und Computern geht das Finanzamt oft von einer fast ausschließlichen beruflichen Nutzung aus, insbesondere im Homeoffice.

Die magische Grenze: Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Für die steuerliche Absetzbarkeit von Arbeitsmitteln, egal ob neu oder gebraucht, gibt es eine wichtige Grenze: die für Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG). Arbeitsmittel, deren Anschaffungskosten einen bestimmten Betrag nicht übersteigen, können in der Regel im Jahr der Anschaffung in voller Höhe abgesetzt werden. Aktuell (Stand: 2024) liegt diese Grenze bei 800 Euro netto (bzw. 952 Euro brutto inklusive 19% Mehrwertsteuer). Für Arbeitnehmer, die die Mehrwertsteuer nicht als Vorsteuer abziehen können, ist der Bruttobetrag relevant. Die Regelung im eingangs zitierten Text nennt noch die ältere Grenze von 410 Euro, die aber durch spätere Gesetzesänderungen erhöht wurde. Es ist wichtig, stets die aktuell gültigen Grenzen zu prüfen.

Liegen die Anschaffungskosten für das gebrauchte Arbeitsmittel unter dieser GWG-Grenze, können Sie den vollen Betrag in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Dies vereinfacht die Sache erheblich, da keine komplizierte Abschreibung über mehrere Jahre nötig ist.

Beispiele für GWG:

• Ein gebrauchter Bürostuhl für 300 Euro.
• Ein gebrauchter Monitor für 150 Euro.
• Eine gebrauchte Schreibtischlampe für 50 Euro.

All diese Kosten können im Jahr des Kaufs vollständig abgesetzt werden, vorausgesetzt, Sie haben einen Beleg.

Abschreibung bei höheren Anschaffungskosten (über der GWG-Grenze)

Wenn die Anschaffungskosten für ein gebrauchtes Arbeitsmittel die GWG-Grenze überschreiten (aktuell 800 Euro netto / 952 Euro brutto), können die Kosten nicht auf einmal abgesetzt werden. Stattdessen müssen sie über die voraussichtliche Nutzungsdauer des Gegenstands verteilt abgeschrieben werden. Dies nennt man Absetzung für Abnutzung (AfA).

Die Nutzungsdauer ist die Zeit, über die ein Wirtschaftsgut erfahrungsgemäß genutzt werden kann. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht offizielle AfA-Tabellen, die Richtwerte für die Nutzungsdauer verschiedener Wirtschaftsgüter liefern. Auch für gebrauchte Gegenstände gelten grundsätzlich diese Nutzungsdauern. Allerdings kann man bei gebrauchten Gegenständen argumentieren, dass die Restnutzungsdauer kürzer ist als bei einem Neukauf. Dies muss jedoch gut begründet und gegebenenfalls durch den Zustand des Gegenstands untermauert werden.

Beispiele für Nutzungsdauern laut AfA-Tabellen:

Kaufen Sie beispielsweise einen gebrauchten Schreibtisch für 1.200 Euro, der laut Tabelle eine Nutzungsdauer von 10 Jahren hat, können Sie jährlich 120 Euro (1.200 Euro / 10 Jahre) als Werbungskosten absetzen. Dies geschieht über einen Zeitraum von 10 Jahren.

Wichtig: Die Abschreibung beginnt im Monat der Anschaffung. Kaufen Sie den Schreibtisch im Juli, können Sie im ersten Jahr nur 6/12 des Jahresbetrags absetzen (6 Monate von Juli bis Dezember).

Der Nachweis ist entscheidend: Was gilt als Beleg?

Wie der zitierte Experte Uwe Rauhöft betont, müssen die Kosten glaubhaft gemacht werden. Der einfachste und sicherste Weg hierfür ist ein Beleg. Bei einem Kauf im Geschäft oder bei einem professionellen Händler (auch Second-Hand-Läden) erhalten Sie in der Regel eine Rechnung oder Quittung. Diese sollte folgende Angaben enthalten:

• Name und Adresse des Verkäufers
• Name und Adresse des Käufers (Sie)
• Datum des Kaufs
• Bezeichnung des gekauften Gegenstands
• Kaufpreis

Was aber, wenn Sie den Gegenstand von einer Privatperson gekauft haben, zum Beispiel über Kleinanzeigen? Hier wird der Nachweis schwieriger. Eine einfache handschriftliche Notiz reicht dem Finanzamt oft nicht aus. Versuchen Sie, den Kauf so gut wie möglich zu dokumentieren:

• Schriftliche Kaufbestätigung mit Namen, Adressen, Datum, Gegenstand und Preis, von beiden Parteien unterschrieben.
• Nachweis der Zahlung (z.B. Screenshot der Banküberweisung, falls nicht bar bezahlt).
• Fotos des gekauften Gegenstands (können Zustand und Existenz belegen).

Je besser Sie den Kauf dokumentieren können, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Finanzamt die Kosten anerkennt. Im Zweifel kann es hilfreich sein, Rücksprache mit Ihrem Finanzamt oder einem Lohnsteuerhilfeverein zu halten.

Was passiert bei gemischter Nutzung?

Viele Arbeitsmittel werden nicht ausschließlich beruflich genutzt. Zum Beispiel ein Computer, der auch privat verwendet wird, oder ein Schreibtisch, an dem auch private Dinge erledigt werden. In solchen Fällen können die Kosten nur anteilig geltend gemacht werden.

Der berufliche Nutzungsanteil muss geschätzt und glaubhaft gemacht werden. Bei einem Computer, der zu 70% beruflich und zu 30% privat genutzt wird, können 70% der Anschaffungskosten abgesetzt werden. Bei typischen Büromöbeln, die fest im Homeoffice stehen, geht das Finanzamt oft von einem sehr hohen beruflichen Nutzungsanteil aus, insbesondere wenn kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.

Eine detaillierte Aufzeichnung der Nutzung (z.B. ein Nutzungsprotokoll für den Computer) kann bei der Schätzung helfen, ist aber oft nur bei sehr teuren Geräten oder auf Nachfrage des Finanzamts nötig. Bei geringwertigen Gegenständen oder Möbeln wird häufig eine pauschale Schätzung akzeptiert, solange sie plausibel ist.

Tipps für die Steuererklärung

Wenn Sie gebrauchte Büromöbel oder andere Arbeitsmittel absetzen möchten, beachten Sie folgende Tipps:

• Sammeln Sie alle Belege sorgfältig.
• Notieren Sie sich das Datum der Anschaffung und den Kaufpreis.
• Ermitteln Sie, ob es sich um ein GWG handelt (Kosten unter der Grenze) oder ob eine Abschreibung nötig ist (Kosten über der Grenze).
• Bei Abschreibung: Ermitteln Sie die voraussichtliche Nutzungsdauer (z.B. anhand der BMF-Tabellen).
• Geben Sie die Kosten in Ihrer Steuererklärung unter den Werbungskosten an (Anlage N für Arbeitnehmer). Es gibt spezifische Zeilen für Arbeitsmittel.
• Bewahren Sie die Belege und Aufzeichnungen für eventuelle Nachfragen des Finanzamts auf.

Häufig gestellte Fragen

Hier beantworten wir einige oft gestellte Fragen zum Thema:

Kann ich auch selbst gebaute Möbel absetzen?

Wenn Sie Möbel selbst bauen, können Sie die Materialkosten (Holz, Schrauben, Farbe etc.) absetzen, wenn Sie die Belege für den Materialkauf haben. Der Wert Ihrer Arbeitszeit kann nicht angesetzt werden.

Was ist, wenn ich keinen Beleg mehr habe?

Ohne Beleg wird es schwierig, die Kosten glaubhaft zu machen. Versuchen Sie, alternative Nachweise zu finden (z.B. Kontoauszug, falls per Überweisung bezahlt). Im Zweifel kann das Finanzamt die Kosten ohne Beleg ablehnen.

Muss ich den Zustand des gebrauchten Gegenstands dokumentieren?

Es ist nicht zwingend erforderlich, kann aber hilfreich sein, insbesondere wenn Sie argumentieren möchten, dass die Nutzungsdauer aufgrund des Zustands kürzer ist als in den offiziellen Tabellen angegeben. Fotos können hierbei unterstützen.

Was passiert, wenn ich das Arbeitsmittel wieder verkaufe?

Wenn Sie ein Arbeitsmittel, dessen Kosten Sie steuerlich abgesetzt haben, später wieder verkaufen, kann der Verkaufserlös steuerlich relevant sein, insbesondere wenn Sie es innerhalb kurzer Zeit (bei GWG in der Regel 1 Jahr) oder mit Gewinn verkaufen. Für Arbeitnehmer ist dies jedoch meist nur bei sehr teuren Gegenständen relevant und komplexer. Informieren Sie sich im Zweifel.

Gilt das auch für Selbstständige oder Freiberufler?

Ja, die Regeln für die Absetzbarkeit von Arbeitsmitteln gelten auch für Selbstständige und Freiberufler. Die Details können sich jedoch unterscheiden, insbesondere bei der Behandlung der Mehrwertsteuer (Vorsteuerabzug) und der Gewinnermittlung.

Fazit

Die Einrichtung Ihres Homeoffice muss nicht teuer sein, um steuerlich anerkannt zu werden. Die Möglichkeit, gebrauchte Büromöbel und andere Arbeitsmittel von der Steuer absetzen zu können, ist eine attraktive Option, um Kosten zu sparen. Wichtig sind der Nachweis der Ausgaben durch Belege und die überwiegend berufliche Nutzung der Gegenstände. Beachten Sie die Unterschiede bei der Absetzbarkeit von Geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) und der Abschreibung über die Nutzungsdauer bei teureren Anschaffungen. Mit sorgfältiger Dokumentation können Sie Ihre Steuerlast mindern und Ihr Homeoffice funktional und kostengünstig gestalten.

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