Getränke im Büro buchen: Mitarbeiter-Aufmerksamkeiten

Die korrekte Verbuchung von Ausgaben im Geschäft ist entscheidend für eine saubere Buchführung und die Einhaltung steuerlicher Vorschriften. Insbesondere bei alltäglichen Dingen wie Getränken und kleinen Snacks für Mitarbeiter gibt es Besonderheiten, die man kennen muss. Es ist nicht immer sofort klar, unter welches Konto diese Kosten fallen und welche steuerlichen Auswirkungen sie haben. Dieser Artikel beleuchtet speziell die Buchung von Getränken und kleineren Speisen, die Arbeitnehmern im Betrieb zur Verfügung gestellt werden, basierend auf den gängigen Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04.

Wenn ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitern unentgeltlich oder teilentgeltlich Speisen oder Getränke überlässt, ist eine Unterscheidung nach der Veranlassung und Art der Zuwendung wichtig. Handelt es sich um eine übliche Beköstigung ohne besonderen Anlass, könnte dies lohnsteuerliche Konsequenzen haben. Es gibt jedoch auch Sachleistungen, die als sogenannte "Aufmerksamkeiten" gelten und nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn gehören.

Was genau sind also Aufmerksamkeiten im steuerlichen Sinne, wenn es um Getränke und Speisen geht?

Getränke und Genussmittel, die ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich zur Verfügung stellt, fallen grundsätzlich unter die Kategorie der Aufmerksamkeiten. Diese Zuwendungen werden steuerlich nicht als Arbeitslohn betrachtet. Das bedeutet, sie sind für den Arbeitnehmer steuerfrei und für den Arbeitgeber als Betriebsausgabe abziehbar.

Die Buchung dieser Kosten erfolgt auf spezifischen Konten im Kontenrahmen. Im SKR 03 wird hierfür typischerweise das Konto 4653 verwendet, das oft die Bezeichnung "Aufmerksamkeiten" trägt. Im SKR 04 ist das entsprechende Konto die Nummer 6643, ebenfalls unter der Bezeichnung "Aufmerksamkeiten". Diese Konten sind als sonstige betriebliche Aufwendungen zu verbuchen.

Ein klassischer Buchungssatz für die Anschaffung solcher Aufmerksamkeiten, beispielsweise wenn sie bar bezahlt werden, wäre:

Soll: Aufmerksamkeiten (Konto 4653 in SKR 03 oder 6643 in SKR 04)

Soll: Abziehbare Vorsteuer (falls der Vorsteuerabzug zulässig ist, z.B. 7% oder 19% je nach Produkt)

Haben: Kasse oder Bank (je nachdem, wie bezahlt wurde)

Es ist wichtig zu beachten, dass diese Regelung für Getränke und Genussmittel gilt, die zum Verzehr *im Betrieb* bestimmt sind. Dazu zählen Wasser, Kaffee, Tee, Säfte oder auch Kekse und Obst, die für die allgemeine Nutzung im Büro bereitgestellt werden.

Neben den allgemeinen Getränken und Genussmitteln im Büro gibt es weitere Fälle, in denen Speisen und Getränke als Aufmerksamkeiten gelten können:

Speisen, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, wie z.B. einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, können ebenfalls als Aufmerksamkeit behandelt werden. Dies gilt jedoch nur, wenn die Abgabe im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufes liegt und der Wert der Speisen 60 EUR pro Person pro Anlass nicht überschreitet. Auch in diesem Fall gehören diese Speisen nicht zum Arbeitslohn. Der Wert von 60 EUR ist hierbei eine Freigrenze. Wird dieser Betrag auch nur um einen Cent überschritten, ist der gesamte Wert lohnsteuerpflichtig. Diese Freigrenze kann aber bei jedem solchen besonderen betrieblichen Ereignis erneut genutzt werden.

Das bedeutet, wenn Sie beispielsweise eine wichtige, außerplanmäßige Besprechung mit Ihren Mitarbeitern abhalten, die länger dauert, und Sie bestellen Pizza oder Sandwiches für alle, können diese Kosten unter bestimmten Umständen als Aufmerksamkeit verbucht werden, solange der Betrag pro Person unter 60 EUR liegt. Die Buchung erfolgt dann ebenfalls auf dem Konto Aufmerksamkeiten.

Betrachten wir das Praxis-Beispiel aus den Informationen:

Unternehmer Huber hält eine Besprechung über die Weiterentwicklung des Außendienstes ab. Für sich und seine Arbeitnehmer bestellt er 5 Essen von einem Pizzaservice. Die Gesamtkosten betragen 85,60 EUR bar. Da die Kosten pro Person (85,60 EUR / 5 Personen = 17,12 EUR) eindeutig unter der 60 EUR Freigrenze liegen und es sich um eine betriebliche Besprechung handelt, die als außergewöhnlicher Arbeitseinsatz gewertet wird, muss er bei seinen Arbeitnehmern keinen geldwerten Vorteil erfassen.

Die Buchung dieses Vorgangs sieht wie folgt aus:

Im Soll:

• Konto 4653 (SKR 03) / 6643 (SKR 04) Aufmerksamkeiten: 80,00 EUR (Dies ist der Nettobetrag der Speisen)
• Konto 1571 (SKR 03) / 1401 (SKR 04) Abziehbare Vorsteuer 7 %: 5,60 EUR (Dies ist die auf die Speisen entfallende Vorsteuer)

Im Haben:

• Konto 1000 (SKR 03) / 1600 (SKR 04) Kasse: 85,60 EUR (Dies ist der Gesamtbetrag, der bar bezahlt wurde)

Dieser Buchungssatz zeigt die korrekte Erfassung der Kosten als betrieblichen Aufwand unter Berücksichtigung der abziehbaren Vorsteuer und der Zahlung per Kasse. Die Kosten werden vollständig als Betriebsausgabe behandelt, da sie die Kriterien für eine Aufmerksamkeit im Rahmen eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes erfüllen und die 60 EUR Freigrenze pro Person nicht überschreiten.

Es ist wichtig, die Abgrenzung zu anderen Formen der Arbeitnehmerbewirtung zu verstehen. Die hier beschriebenen Aufmerksamkeiten (sowohl die allgemeinen Getränke/Genussmittel im Büro als auch Speisen bei außergewöhnlichem Arbeitseinsatz unter 60 EUR) unterscheiden sich von der "üblichen Beköstigung" (z.B. Kantinenessen ohne besonderen Anlass), die nach den Regeln für Sachbezugswerte beurteilt werden muss und lohnsteuerpflichtig sein kann.

Auch Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 60 EUR brutto je Anlass, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern oder deren Angehörigen aus persönlichem Anlass (z.B. Geburtstag, Hochzeit, Firmenjubiläum) zukommen lässt, gelten als Aufmerksamkeiten und gehören nicht zum Arbeitslohn. Hierzu zählen Geschenke wie Blumen, Bücher, Tonträger oder Genussmittel, aber keine Geldzuwendungen. Auch hier ist die 60 EUR Freigrenze zu beachten – wird sie überschritten, ist das gesamte Geschenk steuerpflichtig. Diese Art der Aufmerksamkeit wird ebenfalls auf dem Konto Aufmerksamkeiten verbucht, unterscheidet sich aber in der Veranlassung von den im Betrieb konsumierten Getränken/Speisen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Buchung von Getränken und Speisen für Mitarbeiter im Betrieb sorgfältig erfolgen muss. Die Unterscheidung zwischen allgemeinen Aufmerksamkeiten (Getränke/Genussmittel im Büro), Speisen bei außergewöhnlichem Arbeitseinsatz (unter 60 EUR) und üblicher Beköstigung ist entscheidend für die steuerliche Behandlung. Für die ersten beiden Fälle sind die Konten 4653 (SKR 03) bzw. 6643 (SKR 04) relevant.

Häufig gestellte Fragen:

Was sind steuerlich relevante "Aufmerksamkeiten" für Mitarbeiter?

Das sind Sachleistungen, die üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner wesentlichen Bereicherung führen. Dazu gehören Getränke und Genussmittel zum Verzehr im Betrieb sowie Speisen bei außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen bis 60 EUR pro Person.

Gehören Aufmerksamkeiten zum steuerpflichtigen Arbeitslohn?

Nein, Aufmerksamkeiten gehören nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers.

Welche Konten nutze ich für die Buchung von Aufmerksamkeiten?

Im SKR 03 ist dies Konto 4653 "Aufmerksamkeiten", im SKR 04 Konto 6643 "Aufmerksamkeiten".

Gilt die 60 EUR Freigrenze immer?

Die 60 EUR Freigrenze gilt für Speisen bei außergewöhnlichen Arbeitseinsätzen oder für Geschenke aus persönlichem Anlass. Für die allgemeinen Getränke und Genussmittel, die ständig im Büro bereitstehen, gibt es keine feste Wertgrenze pro Anlass, sie gelten generell als Aufmerksamkeiten, sofern sie im Betrieb konsumiert werden und keinen Lohncharakter haben.

Was passiert, wenn die 60 EUR Freigrenze überschritten wird?

Wenn bei einem Anlass (außergewöhnlicher Arbeitseinsatz mit Speisen oder persönliches Geschenk) der Wert von 60 EUR brutto pro Person überschritten wird, ist der gesamte Betrag steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Kann ich die Vorsteuer aus den Kosten für Aufmerksamkeiten abziehen?

Ja, die Vorsteuer aus den Kosten für Aufmerksamkeiten ist abziehbar, sofern Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.

Wie buche ich Getränke für Kunden?

Die Buchung von Bewirtungskosten für Geschäftspartner folgt anderen Regeln und Konten (oft 4654/6644 Bewirtungskosten) und unterliegt Beschränkungen beim Betriebsausgabenabzug (meist nur zu 70% abziehbar). Die in diesem Artikel beschriebenen Regeln und Konten (4653/6643) gelten spezifisch für Mitarbeiter-Aufmerksamkeiten.

Die Unterscheidung und korrekte Verbuchung von Mitarbeiter-Aufmerksamkeiten ist ein wichtiger Aspekt der betrieblichen Buchführung, der hilft, steuerliche Fallstricke zu vermeiden und die Kosten korrekt als Betriebsausgaben zu erfassen.

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