GWG richtig buchen: Steuern sparen

Als Unternehmer oder Freiberufler gehört die Anschaffung von Büromaterial, technischer Ausstattung und anderen Wirtschaftsgütern zum Alltag. Doch wie werden diese Ausgaben steuerlich korrekt behandelt? Ein zentrales Thema dabei sind die sogenannten geringwertigen Wirtschaftsgüter – kurz GWG. Die Regeln rund um GWG haben sich in den letzten Jahren mehrfach geändert, zuletzt zum 1. Januar 2023. Ein fundiertes Verständnis dieser Vorschriften ist entscheidend, um steuerliche Vorteile optimal zu nutzen und Fehler bei der Buchhaltung zu vermeiden, die bei einer Betriebsprüfung teuer werden können.

In diesem Artikel erfahren Sie alles Wissenswerte über GWG, die aktuellen Schwellenwerte, die verschiedenen Abschreibungsmethoden und wie Sie Ihre Anschaffungen buchhalterisch korrekt erfassen. Wir beleuchten das Wahlrecht zwischen Sofortabzug und Sammelposten und geben Ihnen anhand eines konkreten Beispiels eine Entscheidungshilfe an die Hand.

Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)?

Geringwertige Wirtschaftsgüter sind abnutzbare, bewegliche und selbstständig nutzbare Anlagegüter des Betriebsvermögens. Diese Definition ist im Einkommensteuergesetz (EStG), genauer in § 6 Abs. 2 und Abs. 2a EStG, verankert. Lassen Sie uns die einzelnen Kriterien genauer betrachten:

• Abnutzbar: Das Wirtschaftsgut unterliegt im Laufe der Zeit einem Wertverlust durch Gebrauch, Verschleiß oder technischen Fortschritt. Büromöbel, Computer oder Drucker sind typische Beispiele.
• Beweglich: Das Wirtschaftsgut darf nicht fest mit einem Gebäude verbunden sein. Ein Schreibtisch ist beweglich, eine Einbauküche in einem Ladenlokal wäre es nicht.
• Selbstständig nutzbar: Dies ist oft das Kriterium, das zu Fragen führt. Ein Wirtschaftsgut ist selbstständig nutzbar, wenn es allein, also ohne weitere Wirtschaftsgüter, seinen Zweck erfüllen kann. Ein Laptop ist selbstständig nutzbar. Ein Computermonitor hingegen ist es in der Regel nicht, da er einen Computer benötigt, um zu funktionieren. Eine Tastatur oder Maus ebenfalls nicht. Ein Drucker hingegen, der direkt vom Computer angesteuert wird, gilt steuerlich als selbstständig nutzbar, auch wenn er einen Computer braucht, um seine Funktion zu entfalten (Drucken).

  Für Unternehmer, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind (Regelbesteuerung), ist der Anschaffungspreis ohne Umsatzsteuer (netto) maßgeblich. Für Kleinunternehmer oder andere Nicht-Vorsteuerabzugsberechtigte gilt der Bruttobetrag.

  Die aktuellen Schwellenwerte für GWG (seit 01.01.2023)

  Die steuerliche Behandlung von Wirtschaftsgütern hängt maßgeblich von ihrem Netto-Anschaffungspreis ab. Seit dem 1. Januar 2023 gelten folgende Schwellenwerte:

  • Anschaffungspreis bis 250 Euro netto: Diese Wirtschaftsgüter können im Jahr der Anschaffung sofort in voller Höhe als Betriebsausgabe abgezogen werden. Ein gesondertes Anlagenverzeichnis ist für diese Kleinstbeträge nicht erforderlich. Typische Beispiele sind Büromaterial wie Locher, Hefter, Stempel, aber auch kleinere Werkzeuge oder geringwertige Software.
  • Anschaffungspreis über 250 Euro bis 800 Euro netto: Für Wirtschaftsgüter in diesem Preisbereich haben Sie ein Wahlrecht:
    • Option 1: Sofortiger Betriebsausgabenabzug. Sie können den vollen Betrag im Jahr der Anschaffung als Betriebsausgabe abziehen. Dies erfordert jedoch die Aufnahme des Wirtschaftsguts in ein Anlagenverzeichnis.
    • Option 2: Aufnahme in einen Sammelposten (Poolabschreibung). Sie können diese Wirtschaftsgüter zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern, deren Anschaffungskosten über 250 Euro und bis 1.000 Euro liegen, in einem Sammelposten zusammenfassen. Dieser Sammelposten wird dann über einen Zeitraum von fünf Jahren linear abgeschrieben.
  • Anschaffungspreis über 800 Euro bis 1.000 Euro netto: Für Wirtschaftsgüter in diesem Preisbereich besteht kein Wahlrecht auf Sofortabzug. Wenn Sie sich für das Sammelpostenverfahren entscheiden, müssen diese Wirtschaftsgüter zwingend in den Sammelposten aufgenommen werden.
  • Anschaffungspreis über 1.000 Euro netto: Diese Wirtschaftsgüter gelten nicht mehr als GWG im engeren Sinne und müssen zwingend über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden (lineare Abschreibung nach AfA-Tabellen).

  Die Entscheidung, ob Sie die Sofortabschreibung (für < 800 €) oder das Sammelpostenverfahren (für 250,01 € - 1.000 €) wählen, müssen Sie einheitlich für alle in einem Wirtschaftsjahr angeschafften Wirtschaftsgüter treffen, die über 250 Euro kosten. Sie können also nicht für einige Güter den Sofortabzug und für andere im gleichen Jahr den Sammelposten wählen.

  Die Abschreibungsmethoden im Detail

  Sofortabzug (Direktabschreibung)

  Diese Methode ist die einfachste. Wirtschaftsgüter bis 250 Euro (netto) werden direkt als Betriebsausgabe verbucht. Für Wirtschaftsgüter über 250 Euro bis 800 Euro (netto), bei denen Sie sich für den Sofortabzug entscheiden, wird das Gut zwar zunächst als Anlagevermögen erfasst, aber im gleichen Zug komplett abgeschrieben. Der volle Betrag wird so ebenfalls im Jahr der Anschaffung steuermindernd wirksam.

  Der große Vorteil des Sofortabzugs ist die sofortige und vollständige steuerliche Entlastung im Jahr der Anschaffung. Dies verbessert unmittelbar Ihre Liquidität, da Sie weniger Steuern zahlen.

  Der Sammelposten (Poolabschreibung)

  Wählen Sie diese Methode, fassen Sie alle im Wirtschaftsjahr angeschafften Wirtschaftsgüter, deren Netto-Anschaffungspreis zwischen 250,01 Euro und 1.000 Euro liegt, in einem einzigen Posten zusammen. Dieser Sammelposten wird dann über einen Zeitraum von fünf Jahren mit jeweils 20% linear abgeschrieben. Es spielt dabei keine Rolle, wie die tatsächliche betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer der einzelnen Güter im Pool ist. Auch wenn Sie ein Wirtschaftsgut aus dem Sammelposten verkaufen oder es kaputtgeht, ändert sich nichts an der Abschreibung des Sammelpostens über die vollen fünf Jahre.

  Der Vorteil des Sammelpostens liegt in der Vereinfachung der Buchhaltung, da nicht jedes einzelne Gut über seine individuelle Nutzungsdauer verfolgt werden muss. Zudem kann es bei hohen Gewinnen in späteren Jahren steuerlich vorteilhaft sein, die Abzüge über fünf Jahre zu verteilen, anstatt alles im ersten Jahr geltend zu machen.

  Lineare Abschreibung über die Nutzungsdauer

  Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungspreis über 1.000 Euro netto liegt, müssen über ihre voraussichtliche betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Die Nutzungsdauern sind in den amtlichen AfA-Tabellen (Absetzung für Abnutzung) für verschiedene Wirtschaftsgütergruppen festgelegt. Ein Schreibtisch hat zum Beispiel oft eine Nutzungsdauer von 10 Jahren, ein Computer von 3 Jahren. Die jährliche Abschreibung ist dann der Anschaffungspreis geteilt durch die Anzahl der Jahre der Nutzungsdauer.

  Das Anlagenverzeichnis: Wann wird es benötigt?

  Ein Anlagenverzeichnis ist für alle Wirtschaftsgüter erforderlich, die nicht sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden (also über 250 Euro netto kosten) und zum Anlagevermögen gehören. Dies umfasst:

  • Wirtschaftsgüter über 250 Euro bis 800 Euro netto, die im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben werden.
  • Wirtschaftsgüter über 250 Euro bis 1.000 Euro netto, die in den Sammelposten aufgenommen werden.
  • Wirtschaftsgüter über 1.000 Euro netto, die über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

  Für Wirtschaftsgüter bis 250 Euro netto, die sofort abgezogen werden, ist kein Eintrag im Anlagenverzeichnis notwendig. Das Verzeichnis dient dem Finanzamt als Nachweis über die im Anlagevermögen befindlichen Wirtschaftsgüter und deren Abschreibung.

  Im Anlagenverzeichnis sollten mindestens folgende Angaben enthalten sein:

  • Tag der Anschaffung oder Herstellung
  • Anschaffungs- oder Herstellungskosten
  • Dauer der betriebsgewöhnlichen Nutzung (falls zutreffend)
  • Abschreibungssatz (falls zutreffend)
  • Jährliche Abschreibung
  • Wert am Ende des Wirtschaftsjahres

  Wann kommt das „GWG-Konto“? Buchung der GWG

  Die Buchung von GWG hängt von der gewählten Methode und dem Anschaffungspreis ab:

  • Wirtschaftsgüter bis 250 € netto: Diese werden direkt als Aufwand gebucht, z.B. auf Konten wie „Bürobedarf“, „Werkzeuge“ oder ähnliche Aufwandskonten. Sie berühren keine Anlagekonten.
  • Wirtschaftsgüter über 250 € bis 800 € netto (Sofortabzug): Diese werden zunächst auf einem Konto des Anlagevermögens (z.B. „Andere Anlagen und Betriebs- und Geschäftsausstattung“) erfasst und im gleichen Schritt über ein Abschreibungskonto (z.B. „Abschreibungen auf Sachanlagen – GWG“) in voller Höhe abgeschrieben. Ein spezielles „GWG-Konto“ im Sinne eines reinen Aufwandskontos wie bei den Kleinstbeträgen gibt es hier nicht, aber das Anlagekonto dient der Erfassung vor der Abschreibung. Der Eintrag im Anlagenverzeichnis ist hier Pflicht.
  • Wirtschaftsgüter über 250 € bis 1.000 € netto (Sammelposten): Wenn Sie das Sammelpostenverfahren wählen, werden alle Wirtschaftsgüter in diesem Preisbereich auf einem speziellen Konto des Anlagevermögens gebucht, das oft als „Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG“ oder ähnlich bezeichnet wird. Dieses Konto ist das eigentliche „GWG-Konto“, wenn man von einem Konto spricht, auf dem die poolfähigen GWG gesammelt werden. Am Ende des Jahres wird der Gesamtwert dieses Sammelpostens über ein Abschreibungskonto (z.B. „Abschreibungen auf den Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG“) um 20% reduziert. Dieser Vorgang wiederholt sich über fünf Jahre. Auch hier ist ein Anlagenverzeichnis erforderlich, in dem die einzelnen Güter des Sammelpostens gelistet sind.
  • Wirtschaftsgüter über 1.000 € netto (Lineare Abschreibung): Diese werden auf den entsprechenden Konten des Anlagevermögens (z.B. „Technische Anlagen und Maschinen“, „Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung“) erfasst und über die Nutzungsdauer abgeschrieben.

  Zusammenfassend lässt sich sagen: Ein separates „GWG-Konto“ im Sinne eines Aufwandskontos gibt es nur für Wirtschaftsgüter bis 250 Euro. Für GWG über 250 Euro werden Anlagekonten genutzt – entweder temporär bei Sofortabschreibung oder als Sammelposten-Konto bei Wahl dieser Methode.

  Die strategische Wahl: Sofortabzug vs. Sammelposten

  Für Wirtschaftsgüter zwischen 250,01 Euro und 800 Euro netto haben Sie die Wahl zwischen Sofortabzug (mit Verzeichnis) und Aufnahme in den Sammelposten. Diese Entscheidung sollten Sie nicht leichtfertig treffen, da sie Auswirkungen auf Ihre Steuerlast in den folgenden Jahren hat. Die Entscheidung gilt für alle Anschaffungen in diesem Preisbereich im jeweiligen Wirtschaftsjahr.

  • Vorteile Sofortabzug: Hohe steuerliche Entlastung im Anschaffungsjahr, Verbesserung der Liquidität. Einfacher, wenn Sie nur wenige Güter in diesem Preisbereich anschaffen.
  • Nachteile Sofortabzug: Keine steuerliche Wirkung in den Folgejahren. Erfordert ein Anlagenverzeichnis für jedes einzelne Gut über 250 Euro.
  • Vorteile Sammelposten: Steuerliche Entlastung wird über fünf Jahre verteilt, was bei schwankenden Gewinnen vorteilhaft sein kann. Vereinfachte Verwaltung im Vergleich zur Einzelabschreibung über Nutzungsdauer. Keine Auswirkung auf die Abschreibung, wenn ein Gut im Pool ausfällt oder verkauft wird.
  • Nachteile Sammelposten: Geringere steuerliche Entlastung im Anschaffungsjahr. Bindung an fünf Jahre Abschreibungsdauer, auch wenn das Gut eine kürzere tatsächliche Nutzungsdauer hat. Keine Möglichkeit, einzelne Güter aus dem Pool vorzeitig komplett abzuschreiben (z.B. bei Verkauf).

  Die optimale Wahl hängt von Ihrer individuellen Unternehmenssituation ab, insbesondere von Ihrer erwarteten Gewinnentwicklung und Ihrem Liquiditätsbedarf.

  Praxisbeispiel Frau Maier

  Kehren wir zum Beispiel von Unternehmerin Maier zurück. Sie hat folgende Wirtschaftsgüter für ihr Ladenlokal angeschafft:

  • 10 Stehtische zu je 80 Euro netto = 800 Euro gesamt
  • 5 massive Sessel zu je 350 Euro netto = 1.750 Euro gesamt
  • 3 Regale zu je 1.000 Euro netto = 3.000 Euro gesamt

  Die Stehtische kosten jeweils 80 Euro netto. Das liegt unter dem Schwellenwert von 250 Euro. Diese 800 Euro kann Frau Maier in jedem Fall sofort als Betriebsausgabe abziehen. Ein Anlagenverzeichnis ist hierfür nicht nötig.

  Die Sessel kosten jeweils 350 Euro netto. Das liegt über 250 Euro und unter 800 Euro. Hier hat Frau Maier ein Wahlrecht: Sofortabzug (mit Verzeichnis) oder Aufnahme in den Sammelposten.

  

  Die Regale kosten jeweils 1.000 Euro netto. Das liegt über 800 Euro und bis 1.000 Euro. Wenn Frau Maier für das Jahr das Sammelpostenverfahren wählt, müssen die Regale zwingend in den Sammelposten.

  Vergleichen wir die beiden Optionen für die Sessel und Regale (die Stehtische werden immer sofort abgezogen):

  Option A: Frau Maier wählt für die Sessel den Sofortabzug und verzichtet auf den Sammelposten für das Jahr.

  Da sie auf den Sammelposten verzichtet, kann sie die Sessel (Anschaffungskosten 350 € > 250 € <= 800 €) sofort abschreiben. Die Regale (Anschaffungskosten 1.000 € > 800 €) können nicht in den Sammelposten und müssen über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Nehmen wir für massive Regale eine Nutzungsdauer von 10 Jahren an.

  • Stehtische: 800 € Sofortabzug (immer)
  • Sessel: 1.750 € Sofortabzug (mit Anlagenverzeichnis)
  • Regale: 3.000 € lineare Abschreibung über 10 Jahre = 300 € pro Jahr.

  Gesamtabzug Option A:

  Jahr	Abzug (Stehtische)	Abzug (Sessel)	Abzug (Regale)	Gesamtabzug
  1	800 €	1.750 €	300 €	2.850 €
  2	0 €	0 €	300 €	300 €
  3	0 €	0 €	300 €	300 €
  4	0 €	0 €	300 €	300 €
  5	0 €	0 €	300 €	300 €
  6	0 €	0 €	300 €	300 €
  7	0 €	0 €	300 €	300 €
  8	0 €	0 €	300 €	300 €
  9	0 €	0 €	300 €	300 €
  10	0 €	0 €	300 €	300 €
  Summe	800 €	1.750 €	3.000 €	5.550 €

  Bei dieser Option hat Frau Maier im ersten Jahr eine sehr hohe steuerliche Entlastung.

  Option B: Frau Maier wählt für das Jahr das Sammelpostenverfahren.

  Da sie das Sammelpostenverfahren wählt, müssen alle Wirtschaftsgüter, die über 250 Euro und bis 1.000 Euro kosten, in den Sammelposten. Das sind die Sessel (350 €) und die Regale (1.000 €).

  • Stehtische: 800 € Sofortabzug (immer)
  • Sessel und Regale im Sammelposten: 1.750 € (Sessel) + 3.000 € (Regale) = 4.750 € gesamt. Dieser Betrag wird über 5 Jahre abgeschrieben: 4.750 € / 5 Jahre = 950 € pro Jahr.

  Gesamtabzug Option B:

  Jahr	Abzug (Stehtische)	Abzug (Sammelposten)	Gesamtabzug
  1	800 €	950 €	1.750 €
  2	0 €	950 €	950 €
  3	0 €	950 €	950 €
  4	0 €	950 €	950 €
  5	0 €	950 €	950 €
  6	0 €	0 €	0 €
  ...	...	...	...
  10	0 €	0 €	0 €
  Summe	800 €	4.750 €	5.550 €

  Bei Option B ist die steuerliche Entlastung im ersten Jahr geringer, dafür aber in den Jahren 2 bis 5 höher als bei Option A. Die Gesamtentlastung über die gesamte Nutzungsdauer ist in beiden Fällen gleich (5.550 €), da die Gesamtkosten der Anschaffungen 5.550 € betragen.

  Frau Maier muss nun entscheiden, welche Option für ihre aktuelle und zukünftige Gewinnsituation am besten passt. Plant sie im ersten Jahr einen besonders hohen Gewinn, könnte Option A vorteilhafter sein. Erwartet sie in den Folgejahren stabile Gewinne, könnte Option B eine gleichmäßigere Entlastung bringen.

  Häufige Fragen zu GWG

  Was passiert, wenn ich ein GWG verkaufe oder es verloren geht?

  Wenn Sie ein Wirtschaftsgut, das Sie sofort abgeschrieben haben (bis 800 €), verkaufen, ist der Verkaufserlös steuerpflichtiger Betriebseinnahme. Wenn es verloren geht oder unbrauchbar wird, hat dies keine weitere steuerliche Auswirkung, da es bereits voll abgeschrieben ist.

  Wenn das Wirtschaftsgut Teil eines Sammelpostens ist, hat der Verkauf oder Verlust des einzelnen Gutes keine Auswirkung auf die Abschreibung des gesamten Sammelpostens. Der Sammelposten wird weiterhin linear über die vollen fünf Jahre abgeschrieben, unabhängig vom Schicksal einzelner darin enthaltener Güter. Ein Verkaufserlös ist aber natürlich auch hier steuerpflichtig.

  Gilt die GWG-Regel auch für gebrauchte Wirtschaftsgüter?

  Ja, die Regeln für GWG gelten grundsätzlich auch für gebraucht erworbene Wirtschaftsgüter. Maßgeblich sind die Netto-Anschaffungskosten, die Sie für das gebrauchte Gut bezahlen.

  Was bedeutet „selbstständig nutzbar“ genau in der Praxis?

  Dieses Kriterium ist wichtig. Ein Wirtschaftsgut ist selbstständig nutzbar, wenn es ohne die Verbindung mit anderen Wirtschaftsgütern genutzt werden kann. Beispiele für nicht selbstständig nutzbare Güter sind oft Zubehörteile oder Ergänzungen:

  • Monitor (benötigt PC)
  • Tastatur, Maus (benötigt PC)
  • Software, die nur mit bestimmter Hardware funktioniert (oft nicht selbstständig, es sei denn, es ist Standardsoftware unabhängig von spezifischer Hardware)
  • Ersatzteile

  Beispiele für selbstständig nutzbare Güter (sofern die Preisgrenzen eingehalten werden):

  • Laptop
  • Drucker
  • Scanner
  • Bürostuhl
  • Schreibtisch
  • Aktenschrank
  • Kaffeemaschine im Büro
  • Werkzeugmaschine

  Bei Unsicherheiten ist es ratsam, die AfA-Tabellen oder die Handreichungen der Finanzverwaltung zu konsultieren oder im Zweifel Ihren Steuerberater zu fragen.

  Sind Softwarelizenzen GWG?

  Ja, Software, deren Anschaffungskosten die jeweiligen GWG-Grenzen nicht übersteigen und die selbstständig nutzbar ist (nicht zwingend an ein bestimmtes Gerät oder Programm gebunden), kann ebenfalls als GWG behandelt werden. Für Standardsoftware mit Anschaffungskosten bis 800 Euro netto ist ein Sofortabzug möglich, für teurere Standardsoftware (bis 1.000 €) ggf. die Aufnahme in den Sammelposten. Lizenzen für sehr teure oder individuelle Software müssen über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

  Fazit

  Die korrekte steuerliche Behandlung von geringwertigen Wirtschaftsgütern ist ein wichtiger Aspekt der Unternehmensbuchhaltung. Die aktuellen Regeln seit 2023 bieten Ihnen verschiedene Möglichkeiten, Ihre Ausgaben steuerlich geltend zu machen. Wirtschaftsgüter bis 250 Euro netto können unbürokratisch sofort abgezogen werden. Bei Kosten zwischen 250,01 Euro und 800 Euro netto haben Sie ein Wahlrecht zwischen sofortigem Abzug (mit Anlagenverzeichnis) und der Aufnahme in den Sammelposten. Güter zwischen 800,01 Euro und 1.000 Euro netto gehören zwingend in den Sammelposten, falls Sie diese Methode gewählt haben. Anschaffungen über 1.000 Euro netto müssen über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

  Die Entscheidung für oder gegen den Sammelposten beeinflusst die Verteilung Ihrer steuerlichen Abzüge über die Zeit. Eine sorgfältige Planung und die Führung des vorgeschriebenen Anlagenverzeichnisses sind unerlässlich, um die Vorschriften einzuhalten und bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite zu sein. Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen das Steuerrecht bei GWG bietet, um Ihre Steuerlast zu optimieren und Ihre Liquidität zu schonen.

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