Kleingeräte und GWG richtig buchen

Die korrekte Buchung von Betriebsausgaben ist entscheidend für den Unternehmenserfolg und die Steuerlast. Besonders bei kleineren Anschaffungen wie Werkzeugen, Büromaterial oder geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) tauchen häufig Fragen auf: Welches Konto ist das richtige? Wann darf ich die Kosten sofort absetzen? Und was bedeutet eigentlich 'selbstständig nutzungsfähig'? Dieser Artikel beleuchtet die wichtigsten Regeln und gibt praktische Hilfestellung, damit Sie Ihre Kleingeräte und GWG fehlerfrei buchen können.

In der Buchhaltung gibt es klare Vorschriften, wie Anlagegüter je nach ihrem Wert und ihrer Beschaffenheit zu behandeln sind. Ziel ist es, die Ausgaben dem korrekten Zeitraum zuzuordnen und steuerliche Vorteile optimal zu nutzen. Kleinere Anschaffungen fallen oft unter spezielle Regelungen, die eine sofortige oder vereinfachte Abschreibung ermöglichen. Dies betrifft typischerweise Büroausstattung, Werkzeuge oder elektronische Kleingeräte.

Was sind Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)?

Der Begriff Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) bezeichnet bewegliche, abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten bestimmte Wertgrenzen nicht überschreiten und die selbstständig nutzungsfähig sind. Typische Beispiele sind Laptops, Tablets, Multifunktionsgeräte, Kaffeemaschinen oder auch Büromöbel – sofern sie die Kriterien erfüllen.

Die Behandlung von GWG hat sich im Laufe der Zeit geändert. Aktuell gelten seit dem 1. Januar 2018 folgende Wertgrenzen (Netto-Anschaffungskosten):

• Anschaffungen bis 250 Euro: Sofort abzugsfähige Betriebsausgabe.
• Anschaffungen über 250 Euro bis 800 Euro: Wahlrecht zwischen Sofortabschreibung als GWG oder Aufnahme in einen Sammelposten.
• Anschaffungen über 800 Euro bis 1.000 Euro: Zwingende Aufnahme in einen Sammelposten, wenn die Sammelposten-Regelung für das Jahr gewählt wurde.

Es ist wichtig, diese Grenzen genau zu beachten, da sie die Art der Buchung und die steuerliche Auswirkung im Anschaffungsjahr bestimmen.

Das Kriterium der Selbstständigen Nutzungsfähigkeit

Neben dem Wert ist die selbstständige Nutzungsfähigkeit das zweite entscheidende Kriterium für ein GWG. Ein Wirtschaftsgut gilt als selbstständig nutzungsfähig, wenn es ohne weitere Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens seinen betrieblichen Zweck erfüllen kann.

Beispiele für selbstständig nutzungsfähige Güter:

• Ein Hammer oder eine Säge: Kann unabhängig von anderen Maschinen genutzt werden.
• Ein Laptop oder PC: Kann ohne weiteres Gerät (wie Monitor, Tastatur) betrieben werden, auch wenn diese oft angeschlossen sind.
• Ein Multifunktionsgerät (Drucker, Scanner, Kopierer): Kann oft kopieren oder scannen, auch wenn kein PC angeschlossen ist.
• Ein Schreibtisch oder ein Bürostuhl: Erfüllt seinen Zweck als Sitz- oder Arbeitsgelegenheit allein.

Wann ist ein Wirtschaftsgut NICHT selbstständig nutzungsfähig?

Ein Wirtschaftsgut ist in der Regel nicht selbstständig nutzungsfähig, wenn es nur zusammen mit anderen Anlagegütern genutzt werden kann und:

• es in einen ausschließlich betrieblichen Nutzungszusammenhang eingefügt ist,
• es mit den anderen Gütern nach außen als einheitliches Ganzes erscheint (z.B. durch feste Verbindung oder technische Abstimmung).

Beispiele für nicht selbstständig nutzungsfähige Güter:

• Ein USB-Scanner: Kann in der Regel nur in Verbindung mit einem Computer genutzt werden.
• Spezialwerkzeuge, die nur mit einer bestimmten Maschine funktionieren und fest mit dieser verbunden sind.

Auch wenn Wirtschaftsgüter technisch aufeinander abgestimmt sind oder zusammen genutzt werden, können sie selbstständig nutzungsfähig sein, wenn sie nach ihrer Zweckbestimmung auch ohne die anderen Güter im Betrieb genutzt werden könnten. Paletten oder Einrichtungsgegenstände, die zwar zusammen genutzt werden, aber nicht fest verbunden sind oder als Einheit erscheinen, gelten oft als selbstständig nutzungsfähig.

So kontieren Sie Kleingeräte und GWG richtig

Die Buchung hängt vom Nettowert des Wirtschaftsguts und der gewählten steuerlichen Behandlung ab. Hier sind die gängigen Konten nach SKR 03 und SKR 04:

1. Anschaffungen bis 250 Euro (Netto)

Diese Anschaffungen gelten nicht als GWG im Sinne der Sofortabschreibung oder des Sammelpostens, sondern werden direkt als Betriebsausgabe gebucht. Sie sind sofort in voller Höhe abzugsfähig.

Konten:

• SKR 03: 4985 Werkzeuge und Kleingeräte
• SKR 04: 6845 Werkzeuge und Kleingeräte
• Alternativ oft auch Konten wie "Kleinmaterial" oder spezifische Aufwandskonten je nach Art der Anschaffung (z.B. Büromaterial).

Buchungssatz Beispiel (SKR 03):

Angenommen, Sie kaufen Werkzeuge für 100 Euro netto zzgl. 19% USt (19 Euro).

4985 Werkzeuge und Kleingeräte 100,00 EUR im Soll
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 19,00 EUR im Soll
an 1200 Bank 119,00 EUR im Haben

Praxis-Beispiel aus der Vorlage: Schreinermeister Hans Groß kauft 3 Hämmer (je 110 EUR netto), 2 Sägen (je 70 EUR netto) und 4 Hobel (je 80 EUR netto). Alle sind selbstständig nutzbar und kosten pro Stück unter 250 EUR netto.

Gesamtkosten netto: (3 * 110) + (2 * 70) + (4 * 80) = 330 + 140 + 320 = 790 EUR.
Umsatzsteuer (19%): 790 * 0,19 = 150,10 EUR.
Gesamtkosten brutto: 790 + 150,10 = 940,10 EUR.

Buchungssatz (SKR 03/04):

Diese Anschaffungen werden sofort als Betriebsausgabe verbucht.

2. Anschaffungen über 250 Euro bis 800 Euro (Netto)

Für selbstständig nutzungsfähige Wirtschaftsgüter in diesem Wertebereich haben Sie ein Wahlrecht:

Option A: Sofortabschreibung als GWG

Sie können die Anschaffungskosten im Jahr der Anschaffung sofort in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend machen. Dies ist die einfachste Methode und führt zu einer sofortigen Steuerentlastung.

Konten:

• SKR 03: 4855 Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter
• SKR 04: 6260 Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter

Buchungssatz Beispiel (SKR 03/04):

Schlossereibesitzerin Frau Grün kauft eine Bohrmaschine für 260 EUR netto zzgl. 19% USt (49,40 EUR). Die Bohrmaschine ist selbstständig nutzbar. Sie wählt die Sofortabschreibung als GWG.

Buchungssatz (SKR 03/04):

Option B: Aufnahme in den Sammelposten (Poolabschreibung)

Als Alternative zur Sofortabschreibung können Sie Wirtschaftsgüter, deren Anschaffungskosten zwischen 250,01 Euro und 1.000 Euro (Netto) liegen, in einen Sammelposten einstellen. Dieser Sammelposten wird über einen Zeitraum von 5 Jahren linear abgeschrieben, unabhängig von der tatsächlichen Nutzungsdauer des einzelnen Wirtschaftsguts. Die jährliche Abschreibung beträgt 20% (ein Fünftel).

Wenn Sie sich für die Sammelposten-Regelung entscheiden, müssen alle in diesem Wirtschaftsjahr angeschafften, selbstständig nutzungsfähigen Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 250,01 und 1.000 Euro in diesen Pool eingestellt werden. Sie können nicht für einige Güter die Sofortabschreibung und für andere den Pool wählen. Die Entscheidung gilt einheitlich für das gesamte Jahr.

Vorteil des Pools: Auch Wirtschaftsgüter zwischen 800,01 und 1.000 Euro netto, die nicht sofort als GWG abgeschrieben werden können, fallen unter diese Regelung und werden über 5 Jahre abgeschrieben, statt über die ggf. längere individuelle Nutzungsdauer. Dies kann die Abschreibung beschleunigen.

Nachteil des Pools: Die Steuerentlastung verteilt sich über 5 Jahre, anstatt sofort im Anschaffungsjahr zu wirken. Außerdem müssen ausgeschiedene Wirtschaftsgüter (Verkauf, Verlust) nicht aus dem Pool ausgebucht werden; der Pool wird einfach weiter über 5 Jahre abgeschrieben. Dies kann nachteilig sein, wenn viele teurere Güter im Pool schnell wieder ausscheiden.

Die Buchung der Anschaffung erfolgt zunächst auf ein Bestandskonto für den Sammelposten, die jährliche Abschreibung dann auf ein Aufwandskonto.

3. Anschaffungen über 800 Euro bis 1.000 Euro (Netto)

Wenn Sie die Sammelposten-Regelung für das Jahr gewählt haben, müssen selbstständig nutzungsfähige Wirtschaftsgüter in diesem Wertebereich zwingend in den Sammelposten eingestellt und über 5 Jahre abgeschrieben werden.

4. Anschaffungen über 1.000 Euro (Netto)

Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten über 1.000 Euro netto gelten nicht als GWG im engeren Sinne und werden individuell über ihre voraussichtliche Nutzungsdauer abgeschrieben (lineare oder degressive Abschreibung, wobei die degressive Abschreibung steuerrechtlich nur noch eingeschränkt möglich ist). Die Buchung erfolgt auf die jeweiligen Anlagenkonten (z.B. Maschinen, Fuhrpark, BGA - Betriebs- und Geschäftsausstattung).

5. Nicht selbstständig nutzungsfähige Wirtschaftsgüter

Wirtschaftsgüter, die die Kriterien der selbstständigen Nutzungsfähigkeit nicht erfüllen (z.B. der USB-Scanner ohne PC), werden unabhängig von ihrem Wert dem Wirtschaftsgut zugeordnet, mit dem sie zusammen genutzt werden müssen. Die Anschaffungskosten werden dann zusammen mit den Anschaffungskosten des Hauptwirtschaftsguts behandelt und über dessen Nutzungsdauer abgeschrieben.

Beispiel: Ein spezieller Aufsatz für eine Maschine, der nur mit dieser Maschine funktioniert und fest montiert wird. Die Kosten für den Aufsatz werden den Anschaffungskosten der Maschine zugerechnet.

Netto- versus Brutto-Anschaffungskosten bei den Wertgrenzen

Für die Beurteilung, ob ein Wirtschaftsgut die GWG-Grenzen oder die Sammelposten-Grenze überschreitet, sind immer die Netto-Anschaffungskosten maßgeblich. Das bedeutet die Kosten ohne Umsatzsteuer.

Dies gilt auch für umsatzsteuerbefreite Unternehmen oder Kleinunternehmer, die keine Vorsteuer abziehen können und die Umsatzsteuer als Betriebsausgabe verbuchen. Auch sie müssen für die Prüfung der Wertgrenzen gedanklich die Nettokosten ermitteln.

Die Berechnung der Netto-Anschaffungskosten ist der Brutto-Preis (inkl. USt) abzüglich der enthaltenen Umsatzsteuer und abzüglich eventueller Erlösminderungen wie Skonto oder Rabatte.

Für umsatzsteuerbefreite Unternehmen oder Kleinunternehmer hängt die relevante Brutto-Grenze davon ab, welcher Umsatzsteuersatz auf die Anschaffung anfiel. Die folgende Tabelle veranschaulicht dies für die aktuellen Grenzen ab dem 01.01.2018:

Hinweis: Die Brutto-Werte für umsatzsteuerbefreite/Kleinunternehmer sind die Beträge, die *gezahlt* werden, aber für die Grenzwertprüfung muss man die Netto-Entsprechung betrachten.

Sonderfälle und weitere Hinweise

Einlage aus dem Privatvermögen

Wenn Sie ein Wirtschaftsgut aus Ihrem Privatvermögen in Ihr Betriebsvermögen einlegen (z.B. Ihren privaten Laptop nun geschäftlich nutzen), sind für die Bewertung nicht die ursprünglichen Anschaffungskosten entscheidend. Maßgeblich ist der sogenannte Einlagewert. Dieser entspricht dem geschätzten Verkehrswert zum Zeitpunkt der Einlage, also dem Betrag, den ein fremder Dritter für das gebrauchte Gut zahlen würde. Auch dieser Einlagewert muss für die GWG-Grenzen geprüft werden.

Software

Software wird steuerrechtlich oft als immaterielles Wirtschaftsgut behandelt. Einzelplatzlizenzen oder Standardsoftware mit geringen Anschaffungskosten können ähnlich wie GWG behandelt werden. Für Software-Updates oder Anschaffungen unter 250 Euro (netto) wird oft ein spezifisches Konto verwendet, z.B. "Lizenzen und Konzessionen" (SKR 03: 010 oder 4832, SKR 04: 050 oder 6426), je nach Ausgestaltung des Kontenplans und der Art der Software.

Buchung in Buchhaltungssoftware (z.B. Lexware Office)

Viele Buchhaltungsprogramme bieten spezielle Funktionen für die Erfassung von GWG. Oft gibt es eine eigene Kategorie oder einen Anlagetyp "Geringwertige Wirtschaftsgüter". Beim Erfassen des Belegs wird die Ausgabe dieser Kategorie zugeordnet. Die Software fragt dann oft, ob das Gut ins Anlagenverzeichnis übernommen und sofort abgeschrieben werden soll. Es ist wichtig, dass die Kategorie beim Beleg und der Anlagetyp im Anlagenverzeichnis übereinstimmen.

Ein wichtiger Hinweis bei der Nutzung solcher Funktionen in der Software: Wenn ein Beleg sowohl ein GWG als auch andere Artikel (wie z.B. Druckerpapier) enthält, die anders gebucht werden müssen, ist oft keine "Split-Buchung" auf einer Anlagenkategorie möglich. In diesem Fall müssen Sie den Beleg möglicherweise zweimal erfassen: einmal für das GWG auf der entsprechenden Kategorie und einmal für die anderen Artikel auf den passenden Aufwandskonten (z.B. "Bürobedarf").

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

F: Was passiert, wenn ein GWG innerhalb der 5 Jahre Sammelposten verkauft oder entsorgt wird?
A: Beim Sammelposten spielt das Ausscheiden einzelner Wirtschaftsgüter keine Rolle. Der gesamte Pool wird unabhängig davon über 5 Jahre abgeschrieben.

F: Kann ich für eine Anschaffung im Wert von 400 Euro die Sofortabschreibung wählen und für eine andere im Wert von 600 Euro im selben Jahr die Poolabschreibung?
A: Nein. Das Wahlrecht zwischen Sofortabschreibung (bis 800 Euro) und Sammelposten (250,01 bis 1.000 Euro) gilt einheitlich für alle Wirtschaftsgüter in diesem Wertebereich, die im selben Wirtschaftsjahr angeschafft wurden.

F: Was ist, wenn ein Wirtschaftsgut genau 250 Euro netto kostet?
A: Wenn die Anschaffungskosten genau 250 Euro netto betragen, fällt das Gut noch unter die Grenze von 'bis 250 Euro'. Es wird demnach nicht als GWG im Sinne der Sofortabschreibung oder des Sammelpostens behandelt, sondern als sofort abzugsfähige Betriebsausgabe auf den entsprechenden Aufwandskonten (z.B. Werkzeuge und Kleingeräte) gebucht.

F: Gelten die GWG-Grenzen pro Rechnung oder pro Stück?
A: Die GWG-Grenzen gelten pro einzelnem Wirtschaftsgut (pro Stück). Kaufen Sie z.B. 10 Hämmer zu je 50 Euro netto, kostet jeder Hammer unter 250 Euro und wird einzeln als sofort abzugsfähige Betriebsausgabe gebucht, auch wenn der Gesamtbetrag der Rechnung über den GWG-Grenzen liegt.

F: Müssen alle selbstständig nutzungsfähigen Wirtschaftsgüter unter 250 Euro netto auf dem Konto 'Werkzeuge und Kleingeräte' gebucht werden?
A: Nein. Dieses Konto ist spezifisch für Werkzeuge und Kleingeräte gedacht. Andere Anschaffungen unter 250 Euro netto, die sofort abzugsfähig sind, werden auf die dafür passenden Aufwandskonten gebucht, z.B. 'Büromaterial' für Stifte und Papier, 'Reinigungsmaterial' für Putzmittel etc.

Fazit

Die korrekte Buchung von Kleingeräten und GWG ist für Unternehmen jeder Größe relevant. Durch das Verständnis der Wertgrenzen, des Kriteriums der selbstständigen Nutzungsfähigkeit und der verschiedenen Buchungsmöglichkeiten (Sofortabzug unter 250 Euro, GWG-Sofortabschreibung bis 800 Euro, Sammelposten bis 1.000 Euro) können Sie Ihre Betriebsausgaben steuerlich optimal gestalten. Achten Sie darauf, die Netto-Anschaffungskosten für die Grenzwertprüfung heranzuziehen und konsultieren Sie im Zweifel immer Ihren Steuerberater oder nutzen Sie die spezifischen Funktionen Ihrer Buchhaltungssoftware, um Fehler zu vermeiden und die Vorschriften korrekt umzusetzen.

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