Computer: Büromaterial oder Arbeitsmittel?

Die Frage, ob ein Computer schlichtweg als Büromaterial zählt, taucht immer wieder auf, besonders wenn es um die jährliche Steuererklärung geht. Während klassisches Büromaterial wie Stifte, Papier oder Hefter fest zum Büroalltag gehören und steuerlich relevant sind, ist die Einordnung eines Computers etwas differenzierter. Ein Computer ist zwar ein unverzichtbares Werkzeug in fast jedem modernen Büro und Home-Office, wird steuerlich aber nicht in dieselbe Schublade wie ein Bleistift gesteckt. Er gehört zur Kategorie der sogenannten Arbeitsmittel. Doch was bedeutet das für Ihre Steuererklärung und wie können Sie sowohl Ihren Computer als auch Ihr Büromaterial optimal absetzen?

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In diesem Artikel beleuchten wir den Unterschied zwischen Büromaterial und Arbeitsmitteln, erklären, wie Sie beides korrekt von der Steuer absetzen, und gehen detailliert auf die Besonderheiten beim Absetzen von Computern und Zubehör ein. Das Ziel ist klar: Ihnen dabei helfen, keine legitimen Ausgaben zu vergessen und Ihre Steuerlast so gering wie möglich zu halten.

Was zählt zu klassischem Büromaterial?

Unter klassischem Büromaterial versteht man all jene Verbrauchsgüter und kleineren Gegenstände, die im Büroalltag regelmäßig benötigt und verbraucht werden. Sie dienen der unmittelbaren Erledigung der täglichen Arbeit. Die Liste ist lang und umfasst typischerweise:

• Schreibwaren aller Art (Kugelschreiber, Bleistifte, Textmarker, Radiergummis)
• Papierprodukte (Druckerpapier, Notizblöcke, Haftnotizen, Umschläge)
• Heftklammern und Büroklammern
• Ordner und Schnellhefter
• Klebeband und Klebstoff
• Locher und Hefter
• Schneidewerkzeuge (Schere, Cutter)
• Stempel und Stempelkissen
• Korrekturmittel (Tipp-Ex, Korrekturroller)
• Kalender und Planer (als Papierform)
• Und vieles mehr...

Diese Gegenstände sind in der Regel relativ günstig in der Anschaffung und werden fortlaufend ersetzt. Ihre Notwendigkeit für die berufliche Tätigkeit ist meist unbestritten, solange die Ausgaben im Rahmen bleiben. Sie sind als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzbar.

Arbeitsmittel: Mehr als nur Büromaterial

Der Begriff Arbeitsmittel ist deutlich weiter gefasst als Büromaterial. Arbeitsmittel umfassen alle Gegenstände, die Sie zur Ausübung Ihrer beruflichen Tätigkeit benötigen und die nicht verbraucht, sondern genutzt werden. Hierzu gehören beispielsweise:

• Werkzeuge für Handwerker
• Fachbücher und Fachzeitschriften
• Berufskleidung (wenn es sich um spezifische Arbeitskleidung handelt)
• Möbel für das häusliche Arbeitszimmer (Schreibtisch, Bürostuhl, Regal)
• Und eben auch: Technische Geräte wie Computer, Laptops, Tablets, Smartphones, Drucker, Scanner, Monitore etc.

Der entscheidende Unterschied liegt oft in der Nutzungsdauer und dem Anschaffungswert. Während Büromaterialien schnell verbraucht sind, haben Arbeitsmittel eine längere Lebensdauer und können höhere Anschaffungskosten verursachen.

Der Computer als zentrales Arbeitsmittel

Der Computer hat sich in den meisten Berufen zu einem der wichtigsten, wenn nicht sogar zum wichtigsten Arbeitsmittel entwickelt. Ob für die Kommunikation, die Datenverarbeitung, die Recherche oder die Erstellung von Dokumenten – ohne einen leistungsfähigen Rechner ist moderne Arbeit oft undenkbar. Aus steuerlicher Sicht ist es daher essenziell, dass die Kosten für dieses zentrale Werkzeug geltend gemacht werden können.

Früher mussten Computer und ähnliche Geräte über mehrere Jahre abgeschrieben werden (die sogenannte AfA - Absetzung für Abnutzung), da sie als langlebige Wirtschaftsgüter galten. Dies verteilte die steuerliche Entlastung über die Nutzungsdauer des Geräts.

Die Revolution seit 2020: Die Digital-AfA

Eine bedeutende Vereinfachung und Beschleunigung beim Absetzen digitaler Arbeitsmittel gab es mit der Einführung der sogenannten Digital-AfA. Seit dem Veranlagungszeitraum 2020 (und anwendbar für Anschaffungen ab 2021, oft aber auch für 2020 akzeptiert) können Computerhardware und Software, deren Anschaffung nach dem 31.12.2020 erfolgte, im Jahr der Anschaffung zu 100% steuerlich geltend gemacht werden. Die frühere Pflicht zur Abschreibung über drei Jahre entfällt damit für diese spezifische Kategorie von Arbeitsmitteln.

Was genau fällt unter die Digital-AfA?

• Computer (Desktop-PCs, Laptops, Tablets)
• Peripheriegeräte (Monitore, Tastaturen, Mäuse, externe Festplatten, Webcams, Headsets)
• Drucker und Scanner
• Software zur Dateneingabe und -verarbeitung

Diese Regelung ist ein enormer Vorteil, da sie die steuerliche Entlastung sofort und in voller Höhe im Jahr der Investition ermöglicht, unabhängig von der Höhe der Anschaffungskosten. Das macht die Anschaffung moderner digitaler Arbeitsmittel steuerlich deutlich attraktiver.

Voraussetzungen für das Absetzen von Arbeitsmitteln und Büromaterial

Damit das Finanzamt Ihre Ausgaben für Büromaterial und Arbeitsmittel anerkennt, müssen einige grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein:

1. Berufliche Notwendigkeit: Die angeschafften Gegenstände müssen zur Ausübung Ihrer beruflichen Tätigkeit notwendig sein. Bei klassischem Büromaterial und einem Computer ist diese Notwendigkeit in den meisten Fällen leicht darzulegen, insbesondere für Arbeitnehmer im Home-Office oder Berufe, die viel Schreibtischarbeit erfordern. Je spezieller oder teurer ein Gegenstand ist, desto wichtiger kann die Begründung der beruflichen Nutzung werden. Ein Gaming-PC mag privat genutzt werden, muss aber für den Beruf eines Grafikdesigners oder Videoeditors eventuell bestimmte Leistungsmerkmale aufweisen, die ihn als berufliches Arbeitsmittel qualifizieren.

2. Nachweis der Ausgaben (Belege): Die wichtigste Voraussetzung ist das Vorhandensein der entsprechenden Kaufbelege. Ob Quittung, Rechnung oder Kassenbon – Sie müssen dem Finanzamt im Zweifelsfall nachweisen können, dass und wann Sie die Ausgaben getätigt haben. Auch wenn Sie die Belege nicht zusammen mit der Steuererklärung einreichen müssen, sollten Sie diese sorgfältig aufbewahren. Das Finanzamt kann die Vorlage jederzeit verlangen. Für die Aufbewahrung von Belegen für Werbungskosten gibt es keine gesetzliche Pflicht für Arbeitnehmer, aber es wird dringend empfohlen, sie bis zum Erhalt des Steuerbescheids und dem Ablauf der Einspruchsfrist (in der Regel ein Jahr nach Bekanntgabe des Bescheids) aufzubewahren. Eine längere Aufbewahrung kann sinnvoll sein, falls es zu Rückfragen kommt.

Die Nichtbeanstandungsgrenze für Büromaterial

Für kleinere Beträge bei den Ausgaben für Büromaterial gibt es eine sogenannte Nichtbeanstandungsgrenze. Viele Finanzämter akzeptieren Ausgaben für Büromaterial bis zu einem Betrag von etwa 110 Euro pro Jahr ohne die Vorlage von Einzelbelegen zu verlangen. Dies ist jedoch keine gesetzlich verankerte Pauschale, sondern eine interne Verwaltungsgrenze. Das bedeutet, das Finanzamt kann auch bei Beträgen unter 110 Euro Belege anfordern. Es ist daher immer ratsam, Belege aufzubewahren, auch wenn die Gesamtsumme unter dieser Grenze liegt.

Berufliche versus private Nutzung

Viele Arbeitsmittel, insbesondere Computer, Laptops und Smartphones, werden sowohl beruflich als auch privat genutzt. In solchen Fällen können Sie nur den Anteil der beruflichen Nutzung steuerlich geltend machen. Es ist wichtig, diesen Anteil realistisch einzuschätzen und im Zweifelsfall darlegen zu können.

Wie ermittelt man den beruflichen Nutzungsanteil?

• Schätzung: Oft ist eine plausible Schätzung ausreichend. Wenn Sie beispielsweise Ihren Laptop zu 80% für die Arbeit und zu 20% privat nutzen, setzen Sie 80% der Anschaffungskosten und laufenden Kosten an.
• Aufzeichnungen: Für eine exaktere Ermittlung, insbesondere bei höherwertigen Geräten oder wenn der berufliche Anteil umstritten sein könnte, können Sie über einen repräsentativen Zeitraum (z.B. drei Monate) Aufzeichnungen über die Nutzung führen (z.B. eine Art Fahrtenbuch für die Computernutzung).
• Bestätigung des Arbeitgebers: Wenn der Computer Ihnen vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt wurde oder dessen Nutzung für dienstliche Zwecke explizit gefordert wird, kann eine Bestätigung des Arbeitgebers hilfreich sein, den beruflichen Anteil zu belegen.

Das Finanzamt wird den angesetzten Anteil prüfen, insbesondere wenn er sehr hoch ist (z.B. 90% oder 100%) und das Gerät auch typische private Nutzungsmerkmale aufweist (z.B. viele Spiele installiert sind). Ist die rein berufliche Nutzung glaubhaft (z.B. ein spezieller Hochleistungsrechner nur für komplexe berufliche Aufgaben, während privat ein anderes Gerät genutzt wird), ist auch eine 100%ige Absetzung möglich.

Erstattung durch den Arbeitgeber

Manchmal übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für benötigte Büromaterialien oder Arbeitsmittel ganz oder teilweise. Wenn Ihr Arbeitgeber die Kosten vollständig erstattet, können Sie diese Ausgaben natürlich nicht zusätzlich in Ihrer Steuererklärung geltend machen – schließlich sind Ihnen keine Kosten entstanden. Erstattet der Arbeitgeber nur einen Teil der Kosten, können Sie die Differenz, also den Betrag, den Sie selbst getragen haben, als Werbungskosten absetzen.

Es ist wichtig, den Überblick über solche Erstattungen zu behalten, um doppelte Geltendmachung zu vermeiden, was das Finanzamt beanstanden würde.

Die Geltendmachung in der Steuererklärung

Ausgaben für Büromaterial und Arbeitsmittel, die Sie selbst getragen haben und die beruflich veranlasst sind, werden als Werbungskosten in Ihrer Einkommensteuererklärung geltend gemacht. Für Arbeitnehmer erfolgt dies in der Regel in der Anlage N der Steuererklärung. Dort gibt es spezifische Zeilen für Arbeitsmittel. Sie können die Gesamtsumme Ihrer Ausgaben angeben und müssen die Belege wie erwähnt nur auf Anforderung des Finanzamts vorlegen.

Die Geltendmachung von Werbungskosten lohnt sich immer dann, wenn Ihre gesamten Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag übersteigen. Dieser liegt aktuell bei 1.230 Euro pro Jahr (Stand 2023/2024). Liegen Ihre Werbungskosten unter diesem Betrag, berücksichtigt das Finanzamt automatisch die Pauschale, ohne dass Sie einzelne Kosten nachweisen müssen.

Tabelle: Büromaterial vs. Arbeitsmittel & Absetzung

Weitere absetzbare Arbeitsmittel im digitalen Umfeld

Neben dem Computer selbst gibt es eine Reihe weiterer digitaler Arbeitsmittel, deren Kosten Sie als Werbungskosten geltend machen können:

• Software: Programme, die Sie für Ihre berufliche Tätigkeit benötigen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Grafikprogramme, spezielle Branchensoftware). Diese fallen ebenfalls unter die Digital-AfA und sind meist sofort absetzbar.
• Peripheriegeräte: Maus, Tastatur, Webcam, Headset, externes Mikrofon – alles, was die Nutzung des Computers für berufliche Zwecke ermöglicht oder verbessert. Auch diese sind in der Regel sofort absetzbar.
• Monitore: Ein oder mehrere Bildschirme, die für die Arbeit am Computer benötigt werden. Fällt unter die Digital-AfA.
• Drucker und Scanner: Geräte zur Erstellung oder Digitalisierung von Dokumenten. Ebenfalls unter der Digital-AfA absetzbar.
• Speichermedien: USB-Sticks, externe Festplatten, Speicherkarten, wenn sie beruflich genutzt werden.

Auch hier gilt stets das Prinzip der beruflichen Notwendigkeit und, falls zutreffend, die anteilige Geltendmachung bei privater Mitnutzung.

Häufig gestellte Fragen zum Absetzen von Büromaterial und Arbeitsmitteln

Gibt es eine Pauschale für Büromaterial?

Nein, es gibt keine gesetzliche Pauschale für Büromaterial oder Arbeitsmittel. Es gibt jedoch eine interne Nichtbeanstandungsgrenze der Finanzämter von rund 110 Euro pro Jahr für Büromaterial, bei der oft keine Belege verlangt werden. Sie sind aber nicht von der Pflicht entbunden, Belege zu besitzen und auf Anfrage vorzulegen. Für höhere Beträge sind Belege zwingend erforderlich.

Wie gehe ich vor, wenn mein Arbeitgeber die Kosten übernimmt?

Wenn Ihr Arbeitgeber die Kosten für Büromaterial oder Arbeitsmittel vollständig erstattet, können Sie diese Ausgaben nicht in Ihrer Steuererklärung angeben, da Ihnen keine Kosten entstanden sind. Übernimmt der Arbeitgeber nur einen Teil, können Sie den von Ihnen selbst getragenen Restbetrag als Werbungskosten geltend machen.

Welche weiteren Arbeitsmittel sind absetzbar?

Zu den absetzbaren Arbeitsmitteln gehören neben digitalen Geräten und Software auch Einrichtungsgegenstände für ein anerkanntes häusliches Arbeitszimmer (Schreibtisch, Bürostuhl, Regal), Fachliteratur, beruflich benötigte Werkzeuge und spezifische Berufskleidung. Auch hier ist die berufliche Veranlassung entscheidend.

Muss ich die berufliche Nutzung meines Computers nachweisen?

Ja, das Finanzamt erkennt die Kosten nur für den beruflich genutzten Anteil an. Eine plausible Schätzung ist oft ausreichend, insbesondere wenn der berufliche Anteil hoch ist und durch Ihre Tätigkeit begründet wird. Bei sehr hohen Beträgen oder Zweifeln kann das Finanzamt Nachweise wie Aufzeichnungen oder eine Bestätigung des Arbeitgebers verlangen.

Fällt mein Drucker auch unter die Digital-AfA?

Ja, Drucker gelten als Peripheriegeräte und fallen unter die Regelung der Digital-AfA. Sie können die Anschaffungskosten (anteilig bei privater Mitnutzung) im Jahr der Anschaffung vollständig absetzen.

Fazit

Ein Computer ist zwar kein klassisches Büromaterial im Sinne von Verbrauchsgütern wie Papier oder Stiften, aber ein zentrales Arbeitsmittel, dessen Kosten Sie als Werbungskosten von der Steuer absetzen können. Dank der Digital-AfA ist die Absetzung von Computern und zugehöriger Hardware/Software seit 2020/2021 sogar noch einfacher geworden, da die Kosten in der Regel sofort im Anschaffungsjahr voll absetzbar sind. Achten Sie immer darauf, dass die Ausgaben beruflich veranlasst sind, bewahren Sie Ihre Belege sorgfältig auf und berücksichtigen Sie gegebenenfalls eine anteilige private Nutzung. Indem Sie Büromaterial und Arbeitsmittel korrekt in Ihrer Steuererklärung angeben, können Sie Ihre Steuererstattung signifikant erhöhen.

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