03/12/2021
Die korrekte Erfassung von Büroeinrichtung in Ihrer Buchhaltung ist entscheidend für eine transparente Finanzübersicht und die optimale Nutzung steuerlicher Vorteile. Gegenstände wie Schreibtische, Stühle, Schränke oder Computer, die für die betriebliche Nutzung über einen längeren Zeitraum angeschafft werden, gehören zum Anlagevermögen eines Unternehmens. Die Art und Weise, wie diese Wirtschaftsgüter gebucht und abgeschrieben werden, hängt maßgeblich von ihren Anschaffungskosten ab und den gewählten steuerlichen Optionen.
Welche Wirtschaftsgüter werden auf Konto 0420/0650 gebucht?
Das Konto 0420 im Standardkontenrahmen SKR 03 bzw. das Konto 0650 im SKR 04 ist primär für die Erfassung von Büroeinrichtung vorgesehen. Hierzu zählen Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die nicht unter die vereinfachten Regelungen für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) oder Sammelposten fallen. Das bedeutet, dass auf dieses Konto Büroeinrichtungsgegenstände gebucht werden, deren Netto-Anschaffungskosten bestimmte Schwellenwerte überschreiten.
Konkret werden Büroeinrichtungsgegenstände auf das Konto "Büroeinrichtung" (0420/0650) gebucht, wenn ihre Anschaffungskosten netto mehr als 1.000 EUR betragen, falls Sie die Poolabschreibung (Sammelposten) anwenden. Wenn Sie die GWG-Sofortabschreibung mit der Grenze von 800 EUR netto nutzen, dann fallen Wirtschaftsgüter mit Netto-Anschaffungskosten von mehr als 800 EUR unter die reguläre Abschreibung und werden somit in der Regel auf Konten wie 0420/0650 erfasst, sofern es sich um Büroeinrichtung handelt.
Die Unterscheidung zwischen diesen Schwellenwerten und den entsprechenden Konten ist zentral, um die Buchhaltung korrekt zu gestalten und die jeweiligen Abschreibungsmethoden anzuwenden.
Abgrenzung zu geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) und Sammelposten
Es ist wichtig, Büroeinrichtung, die auf 0420/0650 gebucht wird, von anderen Kategorien abzugrenzen:
- Wirtschaftsgüter bis 250 EUR netto: Diese können im Jahr der Anschaffung oder Herstellung sofort zu 100 % als Betriebsausgaben abgezogen werden. Sie werden direkt auf einem Aufwandskonto gebucht, nicht auf einem Anlagekonto wie 0420/0650.
- Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bis 800 EUR netto: Wenn Sie sich für die Sofortabschreibung nach der GWG-Regelung entscheiden, können Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten von mehr als 250 EUR bis einschließlich 800 EUR netto im Jahr der Anschaffung voll abgeschrieben werden. Diese werden auf separaten GWG-Konten (z. B. 0480/0670) erfasst.
- Wirtschaftsgüter (Sammelposten) mehr als 250 EUR und nicht mehr als 1.000 EUR netto: Wenn Sie sich für die Poolabschreibung entscheiden, werden Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten in diesem Bereich gesammelt und über 5 Jahre verteilt abgeschrieben. Diese werden ebenfalls auf separaten Konten für Sammelposten (z. B. 0485/0675) gebucht.
Die Wahl zwischen der GWG-Sofortabschreibung (bis 800 EUR) und der Poolabschreibung (250-1000 EUR) muss für *alle* im Wirtschaftsjahr angeschafften Wirtschaftsgüter, die unter diese Kategorien fallen, einheitlich getroffen werden. Wirtschaftsgüter, die über der jeweiligen Grenze liegen (also über 800 EUR bei GWG-Option oder über 1.000 EUR bei Pool-Option), werden regulär über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben und typischerweise auf Konten wie 0420/0650 (für Büroeinrichtung) gebucht.
So kontieren Sie richtig
Die Buchungssätze für die Anschaffung von Büroeinrichtung auf Konto 0420/0650 folgen dem Grundprinzip der Aktivierung eines Wirtschaftsguts. Hier ein typischer Buchungssatz für den Kauf auf Ziel (gegen Rechnung) bei einem Kreditor:
Buchungssatz für Büroeinrichtung über der Grenze (z.B. > 800/1.000 EUR netto):
Büroeinrichtung (Konto 0420/0650) [Netto-Betrag im Soll]
Abziehbare Vorsteuer 19 % (Konto 1576/1406) [Vorsteuer-Betrag im Soll]
an Kreditorenkonto (z.B. Konto 90000) [Gesamtbetrag inkl. USt. im Haben]
Im Vergleich dazu die Buchungssätze für die alternativen Behandlungen:
Buchungssatz für GWG (250,01 - 800 EUR netto) bei Sofortabschreibung:
Geringwertige Wirtschaftsgüter (Konto 0480/0670) [Netto-Betrag im Soll]
Abziehbare Vorsteuer 19 % (Konto 1576/1406) [Vorsteuer-Betrag im Soll]
an Kreditorenkonto (z.B. Konto 90000) [Gesamtbetrag inkl. USt. im Haben]
Buchungssatz für Sammelposten (250,01 - 1.000 EUR netto) bei Poolabschreibung:
Wirtschaftsgüter (Sammelposten) (Konto 0485/0675) [Netto-Betrag im Soll]
Abziehbare Vorsteuer 19 % (Konto 1576/1406) [Vorsteuer-Betrag im Soll]
an Kreditorenkonto (z.B. Konto 90000) [Gesamtbetrag inkl. USt. im Haben]
Die korrekte Kontierung ist der erste Schritt. Der zweite wichtige Schritt ist die Abschreibung dieser Wirtschaftsgüter.
Wie Büroeinrichtungsgegenstände abgeschrieben werden
Wirtschaftsgüter, die auf Konten wie 0420/0650 aktiviert werden, müssen über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Die Abschreibung verteilt die Anschaffungskosten des Wirtschaftsguts als Aufwand über die Jahre seiner Nutzung. Dies mindert den steuerpflichtigen Gewinn.
Die gängigste Methode ist die lineare Abschreibung. Dabei wird der jährliche Abschreibungsbetrag ermittelt, indem die Anschaffungskosten durch die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer geteilt werden.
Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Büroeinrichtungsgegenstände ist in der amtlichen AfA-Tabelle für allgemeine Wirtschaftsgüter festgelegt. Nach der aktuellen Tabelle beträgt die Nutzungsdauer für Büroeinrichtung 13 Jahre.
Berechnung der linearen Jahres-AfA:
Jahres-AfA = Anschaffungskosten (netto) / betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer
Zum Beispiel: Ein Schreibtisch kostet 2.000 EUR netto. Die jährliche Abschreibung beträgt 2.000 EUR / 13 Jahre = 153,84 EUR.
Monatsgenaue Abschreibung im Anschaffungsjahr
Wird ein Wirtschaftsgut nicht zu Beginn des Geschäftsjahres, sondern im Laufe des Jahres angeschafft, erfolgt die Abschreibung im Jahr der Anschaffung und im Jahr der Abgänge monatsgenau (pro rata temporis). Der Anschaffungsmonat wird dabei mitgezählt.
Praxis-Beispiel: Anschaffung eines Schreibtisches
Ein Unternehmer erwirbt im Juli einen Schreibtisch für 2.000 EUR netto. Die jährliche lineare Abschreibung wäre 153,84 EUR (2.000 EUR / 13 Jahre). Da der Schreibtisch im Juli angeschafft wurde, kann im ersten Jahr die Abschreibung nur für 6 Monate (Juli bis Dezember) geltend gemacht werden.
Abschreibung im Anschaffungsjahr = Jahres-AfA * (Anzahl der Monate der Nutzung im Jahr / 12)
Abschreibung im Anschaffungsjahr = 153,84 EUR * (6 / 12) = 76,92 EUR
Der Buchungssatz für die jährliche Abschreibung (im Beispiel für das erste Jahr):
Buchungssatz für lineare Abschreibung:
Abschreibungen auf Sachanlagen (ohne AfA auf Kfz und Gebäude) (Konto 4830/6220) [Abschreibungsbetrag im Soll]
an Büroeinrichtung (Konto 0420/0650) [Abschreibungsbetrag im Haben]
Dieser Buchungssatz reduziert den Buchwert des Wirtschaftsguts auf Konto 0420/0650 und erfasst den Aufwand auf dem Abschreibungskonto.
Degressive Abschreibung (temporär)
Für Anschaffungen nach dem 31.12.2019 und vor dem 01.01.2023 gab es temporär die Möglichkeit, die degressive Abschreibung anzuwenden. Dabei durfte der jährliche Abschreibungsprozentsatz höchstens das 2,5-fache des linearen Satzes und maximal 25 % betragen. Diese Regelung ist ausgelaufen und gilt nicht mehr für aktuelle Anschaffungen, ist aber für die Behandlung älterer Wirtschaftsgüter auf Konto 0420/0650 unter Umständen noch relevant.
Zusammenfassung der Abschreibungsmöglichkeiten
Für Büroeinrichtungsgegenstände und andere Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens existieren somit verschiedene Abschreibungs- und Behandlungsmethoden, abhängig von den Netto-Anschaffungskosten und dem ausgeübten Wahlrecht:
| Netto-Anschaffungskosten | Behandlung | Kontenbeispiel (SKR 03/04) | Abschreibung |
|---|---|---|---|
| Bis 250 EUR | Sofortabzug als Betriebsausgabe | Aufwandskonto (z.B. 4900/6300 Sonstige betriebliche Aufwendungen) | 100% im Anschaffungsjahr |
| > 250 EUR bis 800 EUR | Option 1: GWG-Sofortabschreibung | GWG-Konto (z.B. 0480/0670) | 100% im Anschaffungsjahr |
| > 250 EUR bis 1.000 EUR | Option 2: Sammelposten | Sammelposten-Konto (z.B. 0485/0675) | Linear über 5 Jahre |
| > 800 EUR (bei GWG-Option) oder > 1.000 EUR (bei Sammelposten-Option) | Reguläres Anlagevermögen (z.B. Büroeinrichtung) | Anlagekonto (z.B. 0420/0650) | Linear über betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (z.B. 13 Jahre) |
Die Wahl zwischen GWG-Sofortabschreibung und Sammelposten muss für alle Wirtschaftsgüter des entsprechenden Jahres einheitlich getroffen werden. Diese Entscheidung beeinflusst direkt, welche Wirtschaftsgüter oberhalb der Schwelle (800 EUR oder 1.000 EUR) auf Konten wie 0420/0650 landen und regulär abgeschrieben werden müssen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was genau gehört zur Büroeinrichtung auf Konto 0420/0650?
Hierzu zählen langlebige Gegenstände, die der Ausstattung des Büros dienen und nicht unter die vereinfachten Regeln für GWG oder Sammelposten fallen. Beispiele sind teure Schreibtische, Bürostühle, Aktenschränke, Konferenztische oder auch die Erstausstattung einer Teeküche, sofern die Anschaffungskosten die jeweilige Obergrenze überschreiten und eine Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr haben.
Warum gibt es unterschiedliche Schwellenwerte (250, 800, 1000 EUR)?
Diese Schwellenwerte dienen der Vereinfachung. Für sehr geringwertige Güter (< 250 EUR) ist der sofortige Abzug als Aufwand am einfachsten. Für Güter im mittleren Bereich (250-800/1000 EUR) gibt es alternative Vereinfachungsregeln (GWG-Sofortabschreibung oder Sammelposten), die den Buchungsaufwand reduzieren. Nur bei teureren Wirtschaftsgütern (> 800/1000 EUR) ist die reguläre Abschreibung über die gesamte Nutzungsdauer verpflichtend.
Kann ich jedes Jahr neu entscheiden, ob ich GWG oder Sammelposten nutze?
Ja, das Wahlrecht zwischen der Sofortabschreibung von GWG bis 800 EUR und der Bildung eines Sammelpostens bis 1.000 EUR kann für jedes Wirtschaftsjahr neu ausgeübt werden. Wichtig ist jedoch, dass die gewählte Methode dann für alle entsprechenden Wirtschaftsgüter, die Sie in diesem *einen* Wirtschaftsjahr anschaffen, einheitlich angewendet wird.
Wie buche ich die Abschreibung?
Die Abschreibung wird in der Regel am Jahresende oder quartalsweise gebucht. Der Buchungssatz mindert den Wert des Anlageguts auf Konto 0420/0650 im Haben und erhöht den Abschreibungsaufwand auf einem Erfolgskonto (z.B. 4830/6220) im Soll. Dieser Aufwand reduziert Ihren steuerpflichtigen Gewinn.
Was passiert, wenn sich die Nutzungsdauer ändert?
Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer laut AfA-Tabelle ist bindend, es sei denn, es gibt besondere Umstände, die eine kürzere oder längere tatsächliche Nutzungsdauer rechtfertigen. Eine Änderung der Nutzungsdauer während der Abschreibungsperiode ist selten und muss gut begründet sein. Sie führt zu einer Anpassung der künftigen Abschreibungsbeträge.
Fazit
Die korrekte Buchung und Abschreibung von Büroeinrichtung auf Konto 0420/0650 und die Beachtung der Regeln für GWG und Sammelposten sind wesentliche Bestandteile der Anlagebuchhaltung. Durch die Kenntnis der relevanten Schwellenwerte, der möglichen Wahlrechte und der korrekten Buchungssätze stellen Sie sicher, dass Ihre Buchführung gesetzeskonform ist und Sie alle zulässigen steuerlichen Vorteile nutzen. Ein sorgfältiges Vorgehen bei der Erfassung von Büroeinrichtung zahlt sich langfristig aus.
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