Büroausgaben richtig verbuchen: GWG & Fracht

Die steuerlichen Regelungen rund um Betriebsausgaben, zu denen auch diverse Büroartikel und Ausstattungen zählen können, sind vielschichtig und haben sich über die Jahre verändert. Es ist entscheidend für Unternehmen jeder Größe, diese Regeln genau zu kennen, um Buchhaltungsfehler zu vermeiden und steuerliche Vorteile korrekt zu nutzen. Ein zentrales Thema in diesem Zusammenhang sind die sogenannten Geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG) und die Behandlung von Frachtkosten, die im Geschäftsalltag anfallen.

Grundlagen der steuerlichen Behandlung von Wirtschaftsgütern

Für die steuerliche Erfassung von Anschaffungen wird grundsätzlich zwischen zwei Kategorien unterschieden: Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) und reguläre Anlagegüter. Die Unterscheidung hängt maßgeblich vom Anschaffungspreis und der Frage ab, ob das Wirtschaftsgut selbständig nutzbar ist.

Ein Wirtschaftsgut gilt als nicht selbständig nutzbar, wenn es nach seiner Zweckbestimmung nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens eingesetzt werden kann. Ein klassisches Beispiel hierfür sind ein Drucker oder ein Scanner, die in der Regel einen PC zum Betrieb benötigen. Auch ein PKW-Anhänger fällt in diese Kategorie. Im Gegensatz dazu sind beispielsweise Multifunktionsdrucker, die auch ohne PC als Kopierer funktionieren, oft als selbständig nutzbar anzusehen.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter, deren Nettopreis bestimmte Grenzen nicht überschreitet, können vereinfacht behandelt werden. Die genauen Grenzen hierfür haben sich geändert:

• Regelung bis einschließlich 2017: Selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter bis zu einem Nettopreis von 150,- € wurden nicht als Anlagegüter betrachtet, sondern sofort als Betriebsausgabe angesetzt (z.B. unter Konten wie „Werkzeuge und Kleingeräte“ oder „Sonstiger Betriebsbedarf“).
• Regelung ab 2018: Die Grenze für die Sofortabschreibung als Betriebsausgabe wurde auf 250,- € Nettopreis angehoben. Selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter bis zu diesem Betrag werden direkt als Betriebsausgabe erfasst.

Wichtig ist, dass sich alle Preisgrenzen stets auf die Nettobeträge beziehen, unabhängig davon, ob Sie selbst umsatzsteuerpflichtig sind oder nicht.

Reguläre Anlagegüter und Abschreibung (AfA)

Wirtschaftsgüter, die über den jeweils geltenden GWG-Grenzen liegen oder die nicht selbständig nutzbar sind (auch wenn sie unter den höheren GWG-Grenzen liegen, wie z.B. ein PC-Monitor für 250,- €, der einen PC benötigt), gelten als reguläre Anlagegüter. Sofern sie abnutzbar sind, müssen diese über einen bestimmten Zeitraum abgeschrieben werden. Dieser Zeitraum entspricht der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer des Wirtschaftsguts.

Orientierung für die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer bieten die sogenannten AfA-Tabellen (Absetzung für Abnutzung) des Bundesfinanzministeriums. Individuelle Abweichungen sind möglich, bedürfen aber einer fundierten Begründung. Im Zweifel sollte hierzu immer ein Steuerberater konsultiert werden.

Nicht selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter unterhalb der GWG-Grenzen

Nicht selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter sind grundsätzlich keine Geringwertigen Wirtschaftsgüter im Sinne der Sofortabschreibung oder des Sammelpostens. Sie sind als reguläre Anlagegüter zu behandeln und über ihre Nutzungsdauer abzuschreiben. Kleinteile, Werkzeuge oder Ersatzteile, die nicht als eigenständige Wirtschaftsgüter gelten, werden hingegen normalerweise direkt als Betriebsausgaben erfasst, beispielsweise unter „Bürobedarf“, „Werkzeuge und Kleingeräte“ oder „Wartungskosten für Hard- und Software“. Eine neue Festplatte für einen PC wird vom Finanzamt in der Regel als Wartungskosten akzeptiert, was einer sofortigen Betriebsausgabe gleichkommt (hierfür gibt es jedoch keine Garantie, fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater).

Die Wahl bei Geringwertigen Wirtschaftsgütern: Sofortabschreibung vs. Sammelposten

Für selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter, die über der Grenze für die direkte Betriebsausgabe liegen, aber bestimmte weitere Grenzen nicht überschreiten, besteht eine Wahlmöglichkeit bei der Abschreibung. Diese Regelung gilt seit 2010 und wurde 2018 angepasst:

Regelung 2010 bis 2017:

• Selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter über 150,- € bis 410,- € Nettopreis konnten entweder sofort komplett abgeschrieben und im Anlagenverzeichnis aufgeführt werden (Konto „Geringwertige WG Sofortabschreibung“).
• Alternativ konnten selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter über 150,- € bis 1000,- € Nettopreis in einem Sammelposten erfasst und über fünf Jahre linear abgeschrieben werden (Konto „Geringwertige WG Sammelposten“).
• Wirtschaftsgüter über 410,- € (wenn nicht Sammelposten gewählt wurde) bzw. über 1000,- € (wenn Sammelposten gewählt wurde) waren reguläre Anlagegüter.

Regelung ab 2018:

• Selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter über 250,- € bis 800,- € Nettopreis können sofort komplett abgeschrieben werden. Dies ist die sogenannte Sofortabschreibung für GWG.
• Alternativ können selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter über 250,- € bis 1000,- € Nettopreis in einem Sammelposten erfasst und über fünf Jahre zu je 20% abgeschrieben werden.
• Wirtschaftsgüter über 800,- € (bei Wahl der Sofortabschreibung) bzw. über 1000,- € (bei Wahl des Sammelpostens) sind reguläre Anlagegüter und werden über die individuelle Nutzungsdauer abgeschrieben.

Wichtige Regel: Die beiden Methoden (Sofortabschreibung für GWG über der Kleinbetragsgrenze und Sammelposten) können in einem Wirtschaftsjahr nicht gemischt werden. Sie müssen sich für *alle* Wirtschaftsgüter des Jahres, die in die entsprechenden Preisbereiche fallen, für eine der beiden Methoden entscheiden. Diese Entscheidung wird erst bei der Einreichung der Steuererklärung getroffen, was eine gewisse Flexibilität nach Jahresende ermöglicht.

Ein besonderer Aspekt beim Sammelposten ist, dass die Abschreibung über fünf Jahre unverändert weiterläuft, selbst wenn ein Wirtschaftsgut aus diesem Sammelposten vor Ablauf der fünf Jahre aus dem Betriebsvermögen ausscheidet (z.B. durch Verkauf oder Verschrottung). Ein eventueller Verkaufserlös zählt in diesem Fall voll zum Betriebsgewinn.

Buchungspraxis: So erfassen Sie Ihre Wirtschaftsgüter

Für die korrekte Buchung ist es ratsam, sich zunächst für eine der Abschreibungsmethoden für GWG zu entscheiden. Später können nötigenfalls Umbuchungen erfolgen.

Bei Wahl der Sofortabschreibung (ab 2018):

• Selbständig nutzbare WG bis 250,- € netto: Buchung als „Betriebsausgabe“ (z.B. auf Konten für Bürobedarf oder Sonstigen Betriebsbedarf).
• Selbständig nutzbare WG über 250,- bis 800,- € netto: Buchung auf ein Konto wie „Geringwertige WG Sofortabschreibung“.
• WG über 800,- € netto oder nicht selbständig nutzbare WG: Buchung auf eines der „Anlagegüter“-Konten und Abschreibung über die Nutzungsdauer.

Bei Wahl des Sammelpostens (ab 2018):

• Selbständig nutzbare WG bis 250,- € netto: Buchung als „Betriebsausgabe“.
• Selbständig nutzbare WG über 250,- bis 1000,- € netto: Buchung auf ein Konto wie „Geringwertige WG Sammelposten“.
• WG über 1000,- € netto oder nicht selbständig nutzbare WG: Buchung auf eines der „Anlagegüter“-Konten und Abschreibung über die Nutzungsdauer.

Spezialfall: Frachtkosten richtig buchen

Neben den Anschaffungskosten für Wirtschaftsgüter fallen im Geschäftsbetrieb oft auch Frachtkosten an. Deren steuerliche Behandlung hängt stark davon ab, wofür die Frachtkosten anfallen und ob Sie diese selbst tragen oder weiterberechnen.

Ausgangsfrachten

Ausgangsfrachten sind Kosten, die anfallen, wenn Sie Waren an Ihre Kunden versenden. Diese Kosten, typischerweise die Rechnung eines Spediteurs, sind grundsätzlich als Betriebsausgaben abzugsfähig. Die Buchung erfolgt auf das Konto „Ausgangsfrachten“ (SKR 03: 4730, SKR 04: 6740).

Die in der Speditionsrechnung gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer wird auf das Konto „Abziehbare Vorsteuer 19 %“ (SKR 03: 1576, SKR 04: 1406) gebucht. Ein Beispielbuchungssatz wäre: Ausgangsfrachten + Abziehbare Vorsteuer an Bank.

Praxis-Beispiel Ausgangsfrachten:
Futtermittelhändler Hans Groß liefert Waren für 5.000 EUR an Bauer Müller. Die Frachtkosten des beauftragten Spediteurs betragen 595 EUR. Hans Groß zahlt per Banküberweisung.
Buchungsvorschlag (vereinfacht mit Steuerschlüssel):

(Hinweis: Die Buchung mit Umsatzsteuerschlüssel 90 erledigt die separate Vorsteuerbuchung.)

Ausgangsfrachten können auch an die Kunden weiterberechnet werden. Dies kann in voller Höhe, teilweise oder als Transportpauschale geschehen. Werden Frachtkosten weiterberechnet, stellen die vereinnahmten Beträge Betriebseinnahmen dar. Wenn die tatsächlichen Frachtkosten unter der berechneten Pauschale liegen, erzielen Sie einen „Frachterlös“. Dieser kann auf Konten wie „Sonstige Erträge betrieblich und regelmäßig 19 %“ (SKR 03: 8640, SKR 04: 4836) gebucht werden.

Praxis-Beispiel Weiterberechnung Ausgangsfrachten:
Hans Groß berechnet die Frachtkosten von 595 EUR im obigen Beispiel an seinen Kunden Müller weiter. Müller überweist den Betrag auf das Bankkonto von Hans Groß.
Buchungsvorschlag:

Die umsatzsteuerliche Behandlung von Beförderungsleistungen ist komplex und hängt vom Empfänger und Zielort ab. Bei Nichtunternehmern ist § 3b UStG relevant, bei innergemeinschaftlichen Beförderungen an Unternehmer § 3a Abs. 2 UStG. Dies zu vertiefen, würde den Rahmen sprengen, aber es zeigt die Komplexität.

Eingangsfrachten

Eingangsfrachten sind Kosten, die für den Bezug von Waren oder Wirtschaftsgütern anfallen, die Sie für Ihr Unternehmen erhalten. Die steuerliche Behandlung unterscheidet sich hier je nachdem, ob die Frachtkosten für Waren oder für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens anfallen.

Eingangsfrachten für Waren

Frachtkosten, die beim Einkauf von Waren anfallen, können zu 100 % als Betriebsausgaben abgezogen werden. Sie gelten als Bezugsnebenkosten und erhöhen somit den Wareneinstand. Die Buchung erfolgt auf das Konto „Bezugsnebenkosten“ (SKR 03: 3800, SKR 04: 5800). Die enthaltene Vorsteuer wird analog zu Ausgangsfrachten auf dem entsprechenden Vorsteuerkonto erfasst.

Praxis-Beispiel Eingangsfrachten für Waren:
Hans Groß bezieht Waren im Wert von 5.000 EUR. Er hat mit dem Lieferanten vereinbart, die Frachtkosten von 595 EUR zu übernehmen. Hans Groß zahlt per Banküberweisung.
Buchungsvorschlag (vereinfacht mit Steuerschlüssel):

(Hinweis: Die Buchung mit Umsatzsteuerschlüssel 90 erledigt die separate Vorsteuerbuchung.)

Bezugsnebenkosten für Waren werden am Jahresende nicht direkt über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen, sondern über das Wareneingangskonto.

Eingangsfrachten für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens

Fallen Eingangsfrachten für Wirtschaftsgüter an, die Ihrem Anlagevermögen zugeordnet werden (also Güter, die nicht zum sofortigen Verbrauch oder Weiterverkauf bestimmt sind und über einen längeren Zeitraum genutzt werden), ist der sofortige 100%ige Betriebsausgabenabzug nicht gegeben. In diesem Fall gehören die Frachtkosten zu den Anschaffungsnebenkosten. Das bedeutet, sie werden den Anschaffungskosten des Wirtschaftsguts hinzugerechnet.

Der steuerliche Abzug der Frachtkosten erfolgt somit nicht sofort, sondern verteilt über die gesamte Nutzungsdauer des Wirtschaftsguts im Rahmen der Abschreibung (AfA). Die AfA-Bemessungsgrundlage erhöht sich durch die hinzugerechneten Frachtkosten, wodurch sich die jährliche Abschreibung leicht erhöht. Ein direkter Abzug der Frachtkosten als einmalige Betriebsausgabe ist hier ausgeschlossen.

Zusammenfassende Übersicht der GWG-Regelungen

Um die Entwicklung und die aktuellen Optionen besser zu veranschaulichen, hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Grenzen:

Denken Sie daran, dass das Wahlrecht zwischen Sofortabschreibung (für die mittlere Preisklasse) und dem Sammelposten (für die höhere Preisklasse bis 1000,- €) nur einheitlich für alle entsprechenden Wirtschaftsgüter eines Jahres ausgeübt werden kann.

Häufige Fragen zur steuerlichen Behandlung

Was genau ist ein Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG)?

Ein GWG ist ein selbständig nutzbares Wirtschaftsgut des Anlagevermögens, dessen Anschaffungs- oder Herstellungskosten (netto) bestimmte gesetzlich festgelegte Grenzen nicht überschreiten. Ab 2018 liegt diese Grenze für die Sofortabschreibung bei 800,- € netto, wobei Güter bis 250,- € netto sogar direkt als Betriebsausgabe gebucht werden können, ohne als GWG im Anlagenverzeichnis aufzutauchen (obwohl sie im erweiterten Sinne oft so bezeichnet werden).

Kann ich die Sofortabschreibung und den Sammelposten in einem Jahr mischen?

Nein, das ist nicht möglich. Sie müssen sich für ein Wirtschaftsjahr entweder für die Sofortabschreibung für Wirtschaftsgüter zwischen 250,01 € und 800 € netto entscheiden oder für die Bildung eines Sammelpostens für Wirtschaftsgüter zwischen 250,01 € und 1000 € netto. Die Wahl gilt dann für alle in diesem Jahr angeschafften Wirtschaftsgüter in den jeweiligen Preisbereichen.

Was passiert, wenn ein Wirtschaftsgut aus dem Sammelposten verkauft wird?

Wenn ein Wirtschaftsgut, das Teil eines Sammelpostens ist, vor Ablauf der fünfjährigen Abschreibungsdauer aus dem Betriebsvermögen ausscheidet (z.B. durch Verkauf), läuft die Abschreibung für den gesamten Sammelposten unverändert weiter. Der Verkaufserlös muss in voller Höhe als Betriebseinnahme erfasst werden.

Sind Frachtkosten immer sofort als Betriebsausgabe abziehbar?

Nein. Ausgangsfrachten für den Versand an Kunden sind sofort abziehbare Betriebsausgaben. Eingangsfrachten für den Bezug von Waren sind ebenfalls sofort abziehbare Betriebsausgaben (Bezugsnebenkosten). Fallen Eingangsfrachten jedoch für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens an, gehören sie zu den Anschaffungsnebenkosten und werden zusammen mit den Anschaffungskosten über die Nutzungsdauer des Wirtschaftsguts abgeschrieben (AfA).

Wo finde ich die Nutzungsdauer für Wirtschaftsgüter?

Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für viele gängige Wirtschaftsgüter ist in den amtlichen AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums aufgeführt. Diese dienen als Richtlinie, von der in begründeten Fällen abgewichen werden kann.

Was fällt unter „Sonstiger Betriebsbedarf“?

Unter „Sonstiger Betriebsbedarf“ oder ähnlichen Konten werden typischerweise Ausgaben für Verbrauchsmaterialien und kleinere Anschaffungen erfasst, die direkt als Betriebsausgaben abziehbar sind. Dazu können beispielsweise Büroartikel wie Stifte, Papier, Tacker, aber auch kleine Werkzeuge oder eben selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter bis zur Grenze von 250,- € netto (ab 2018) zählen.

Fazit

Die korrekte steuerliche Behandlung von Anschaffungen und Nebenkosten wie Fracht ist ein wesentlicher Bestandteil einer ordnungsgemäßen Buchführung. Die Regeln für Geringwertige Wirtschaftsgüter bieten Vereinfachungen, erfordern aber eine klare Entscheidung zwischen Sofortabschreibung und Sammelposten, die einheitlich für ein Jahr getroffen werden muss. Die Unterscheidung zwischen selbständig nutzbaren und nicht selbständig nutzbaren Gütern sowie die korrekte Zuordnung von Eingangsfrachten (Waren vs. Anlagevermögen) sind entscheidend für den Zeitpunkt und die Höhe des steuerlichen Abzugs. Angesichts der Komplexität und der sich ändernden Regeln ist es ratsam, bei Unsicherheiten oder speziellen Fällen stets den Rat eines qualifizierten Steuerberaters einzuholen, um Fehler zu vermeiden und alle steuerlichen Möglichkeiten optimal zu nutzen.

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