Büromaterial steuerlich absetzen

Wer beruflich oder für die Ausbildung tätig ist, benötigt oft diverses Material: von Stiften und Papier über Druckerzubehör bis hin zu Computern. Viele dieser Ausgaben können Sie steuerlich geltend machen und so Ihre Steuerlast senken. Doch wann und wie ist das möglich? Dieser Artikel beleuchtet, wie Sie privat gekaufte Gegenstände, die Sie beruflich oder für Bildungszwecke nutzen, korrekt in Ihrer Steuererklärung angeben.

Die gute Nachricht vorweg: Viele der Dinge, die Sie für Ihr Büro zu Hause oder für Ihre Arbeit/Ausbildung anschaffen, gelten steuerlich als sogenannte Arbeitsmittel. Und die Kosten für Arbeitsmittel können in der Regel als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden. Dazu zählen neben den offensichtlichen Büromöbeln auch kleinere Gegenstände wie Schreibmaterial, Papier, Druckerpatronen oder auch technische Geräte wie Computer und Drucker.

Was genau zählt zu den absetzbaren Kosten für Arbeitsmittel?

Wenn Sie ein Arbeitsmittel kaufen, können Sie nicht nur den reinen Kaufpreis von der Steuer absetzen. Auch bestimmte Nebenkosten, die im Zusammenhang mit der Anschaffung stehen, sind relevant. Dazu gehören:

• Die gezahlte Mehrwertsteuer (sofern Sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, z.h. als Arbeitnehmer)
• Kosten für Porto und Verpackung, wenn der Artikel versendet wurde
• Fahrtkosten, falls Sie zum Kauf des Arbeitsmittels gefahren sind oder sich vorab informiert haben (hier gilt die Entfernungspauschale)

Es ist wichtig, all diese Kostenpunkte zu dokumentieren, da sie die gesamten Anschaffungskosten des Arbeitsmittels bilden und somit für die steuerliche Behandlung entscheidend sind.

Die 800-Euro-Grenze: Sofortabzug oder Abschreibung (AfA)?

Die Höhe der Anschaffungskosten entscheidet darüber, ob Sie das Arbeitsmittel sofort im Jahr des Kaufs voll absetzen können oder ob Sie die Kosten über mehrere Jahre verteilen müssen. Hier gibt es eine wichtige Grenze:

Sofortabschreibung bei geringen Kosten

Liegen die Anschaffungskosten für ein Arbeitsmittel nicht über 800 Euro netto (also ohne Mehrwertsteuer) oder 952 Euro brutto (inkl. 19 Prozent Mehrwertsteuer), können Sie die Ausgaben in voller Höhe im Jahr der Anschaffung als Werbungskosten (als Arbeitnehmer) oder Betriebsausgaben (als Selbstständiger) absetzen. Dies wird als Sofortabschreibung bezeichnet und ist besonders vorteilhaft, da Sie den Steuervorteil sofort nutzen können.

Absetzung für Abnutzung (AfA) bei höheren Kosten

Betragen die Anschaffungskosten mehr als 800 Euro netto (952 Euro brutto), müssen Sie die Kosten über die voraussichtliche Nutzungsdauer des Arbeitsmittels verteilen. Dies nennt man Absetzung für Abnutzung (AfA). Sie können dann pro Jahr nur einen Teil der Kosten, nämlich die Jahresabschreibung, steuerlich geltend machen. Die Nutzungsdauer ist für viele Arbeitsmittel in den sogenannten AfA-Tabellen des Bundesfinanzministeriums festgelegt. Die Abschreibung im Jahr der Anschaffung müssen Sie monatsgenau berechnen. Entscheidend ist hier der Zeitpunkt der Lieferung oder der Inbetriebnahme.

Beispiele für festgelegte Nutzungsdauern aus den AfA-Tabellen (dies sind Richtwerte und können sich ändern):

• Büromöbel: 13 Jahre
• Schreibmaschine: 9 Jahre
• Telefoneinrichtung: 8 Jahre
• Faxgeräte: 6 Jahre
• Reißwolf: 8 Jahre

Das bedeutet, dass die Kosten für einen Bürostuhl, der mehr als 952 Euro gekostet hat, über 13 Jahre verteilt abgeschrieben werden müssen.

Wichtige Regel: Die 800-Euro-Grenze pro Gegenstand

Wenn Sie mehrere Arbeitsmittel gleichzeitig kaufen, gilt die 800-Euro-Grenze (netto) bzw. 952-Euro-Grenze (brutto) grundsätzlich für jedes Gerät einzeln, sofern es sich um selbstständig nutzbare Gegenstände handelt. Kaufen Sie also beispielsweise einen Drucker für 500 Euro und einen Monitor für 400 Euro, können Sie beide Geräte im selben Jahr voll absetzen, da jedes für sich unter der Grenze liegt. Kaufen Sie hingegen einen Computer für 1.200 Euro, müssen Sie diesen über die Nutzungsdauer abschreiben (siehe Sonderfall Computer).

Sonderfall: Computer und Software seit 2021

Hier gibt es eine besonders positive Neuerung, die gerade im Bereich Bürobedarf und Technik relevant ist: Seit dem 1. Januar 2021 hat das Bundesfinanzministerium die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Computer (dazu zählen Desktops, Laptops, Tablets etc.) und Software generell auf nur noch ein Jahr festgelegt (BMF-Schreiben vom 26.2.2021). Das bedeutet:

Die Anschaffungskosten für Computer und Software können nun immer – unabhängig von der Höhe – im Jahr der Anschaffung in vollem Umfang als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgesetzt werden. Diese Regelung vereinfacht den Abzug erheblich und ist ein großer Vorteil für alle, die in entsprechende Technik investieren.

Nachweise und Belege: Ohne geht es (fast) nicht

Um Ihre Ausgaben für Arbeitsmittel steuerlich geltend zu machen, benötigen Sie grundsätzlich Nachweise. Das sind in erster Linie die Belege wie Rechnungen oder Quittungen. Bewahren Sie diese sorgfältig auf.

Was ist, wenn Sie keine Belege mehr haben?

Für sehr geringe Beträge gibt es die sogenannte Nichtbeanstandungsgrenze. Bis zu einem Betrag von etwa 110 Euro (dies ist keine gesetzliche Regelung, sondern eine interne Grenze, die das Finanzamt in der Praxis oft handhabt) verzichtet das Finanzamt im Allgemeinen auf die Vorlage von Belegen. Sie sollten die Arbeitsmittel in diesem Fall aber trotzdem konkret benennen und die Anschaffungspreise angeben. Beachten Sie: Sie haben hierauf keinen Rechtsanspruch.

Gebrauchte, geschenkte oder geerbte Arbeitsmittel

Sie können nicht nur neu gekaufte Arbeitsmittel absetzen. Auch der Kauf gebrauchter Artikel ist als Werbungskosten absetzbar. Wichtig ist auch hier der Nachweis des Kaufs. Gerade beim Kauf von einer Privatperson genügt eine Quittung als Beleg. Die 800-Euro-Grenze (netto) gilt auch für gebrauchte Artikel.

Selbst Gegenstände, die Ihnen geschenkt wurden oder die Sie geerbt haben, können Sie steuerlich berücksichtigen, wenn Sie diese beruflich nutzen. Sie können ab dem Zeitpunkt der beruflichen Nutzung den Betrag absetzen, den der Schenker oder Erblasser hätte absetzen können, wenn er den Gegenstand beruflich genutzt hätte. Ausschlaggebend ist hier der Restwert des Gegenstandes zum Zeitpunkt, an dem Sie ihn erstmals für berufliche Zwecke einsetzen.

Büromaterial im Rahmen von Ausbildung oder Studium

Auch wenn Sie sich in einer Berufsausbildung oder einem Studium befinden, können Sie die Kosten für Arbeitsmittel wie Schreibmaterial, Fachbücher, Bürobedarf, Kopien oder einen Computer steuerlich geltend machen. Diese Ausgaben zählen dann zu den sogenannten Ausbildungskosten. Ob diese als Sonderausgaben (begrenzt abziehbar) oder als Werbungskosten (unbegrenzt abziehbar) gelten, hängt von der Art Ihrer Ausbildung ab (Erstausbildung vs. Zweitstudium/Fortbildung).

Im Rahmen von Ausbildungskosten, die als Sonderausgaben abziehbar sind (z.B. erstes Studium nach dem Abitur), können Sie die Kosten für Lern- und Arbeitsmittel wie Fachbücher, Schreibmaterial, Bürobedarf, Kopien, Taschenrechner, Schreibtisch etc. angeben.

Nutzen Sie im Rahmen Ihrer Ausbildung einen Computer, gilt hier ebenfalls die vorteilhafte Regelung seit 2021: Die Kosten können, unabhängig von der Höhe, im Anschaffungsjahr voll abgesetzt werden.

Häusliches Arbeitszimmer und Büromaterial

Wenn Sie ein häusliches Arbeitszimmer steuerlich geltend machen können (weil Ihnen der Arbeitgeber keinen anderen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt oder das Arbeitszimmer der Mittelpunkt Ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit ist), können Sie auch die Kosten für die Ausstattung dieses Zimmers absetzen. Dazu gehören natürlich auch die Anschaffungskosten für Büromöbel, aber auch für Verbrauchsmaterial wie Papier, Toner oder Tinte, die Sie im Arbeitszimmer nutzen. Diese Kosten werden in der Regel anteilig zu den Gesamtkosten des Arbeitszimmers berücksichtigt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss ich wirklich jeden Stift einzeln dokumentieren?
Nein, das wäre zu aufwendig. Kleinere Verbrauchsmaterialien wie Stifte, Radiergummis oder Notizblöcke, deren Einzelwert gering ist, können Sie oft pauschal oder gesammelt angeben, idealerweise gestützt durch eine Rechnung vom Bürobedarfshändler. Für langlebigere oder teurere Gegenstände (über 110 Euro) sind Einzelnachweise aber ratsam oder notwendig.

Gilt die 800-Euro-Grenze (netto) auch für ein Set, z.B. ein Set Druckerpatronen?
Die Grenze gilt pro selbstständig nutzbarem Wirtschaftsgut. Ein Set Druckerpatronen ist in der Regel kein selbstständig nutzbares Wirtschaftsgut, sondern Verbrauchsmaterial für einen Drucker. Die Kosten hierfür können Sie in der Regel im Jahr der Anschaffung voll absetzen, unabhängig von der 800-Euro-Grenze, da es sich nicht um langlebige Wirtschaftsgüter handelt, die abgeschrieben werden müssten.

Kann ich die Kosten für einen neuen Drucker absetzen?
Ja, ein Drucker ist ein klassisches Arbeitsmittel. Kostet er unter 952 Euro brutto, können Sie ihn im Jahr des Kaufs voll absetzen (Sofortabschreibung). Kostet er mehr, müssen Sie ihn über seine Nutzungsdauer (oft 3 Jahre laut AfA-Tabelle für Computerhardware, aber die 2021er Regel für *Computer* gilt hier nicht explizit für Drucker, also AfA-Tabelle prüfen) abschreiben.

Ich habe meinen alten Computer geschenkt bekommen. Kann ich ihn absetzen?
Ja, wenn Sie ihn beruflich nutzen. Sie können den Restwert des Computers zum Zeitpunkt der Schenkung steuerlich geltend machen und diesen dann nach den Regeln für Computer (seit 2021: volle Abschreibung im Jahr der Nutzung) absetzen.

Fazit

Die Möglichkeit, Kosten für Arbeitsmittel wie Bürobedarf, Druckerzubehör und insbesondere Computer von der Steuer abzusetzen, bietet ein erhebliches Sparpotenzial. Achten Sie darauf, Ihre Belege sorgfältig aufzubewahren und die Regeln für Sofortabschreibung und AfA korrekt anzuwenden. Die Sonderregelung für Computer und Software seit 2021 macht den Abzug in diesem Bereich besonders attraktiv. Nutzen Sie diese Möglichkeiten, um Ihre Ausgaben zu mindern und mehr von Ihrem Einkommen zu behalten.

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