Sind Getränke wirklich Bürobedarf?

Die Frage, ob Getränke zum klassischen Bürobedarf zählen, mag auf den ersten Blick ungewöhnlich erscheinen. Während man bei Bürobedarf sofort an Papier, Stifte oder Toner denkt, spielen Getränke im Arbeitsalltag eine ebenso wichtige Rolle für das Wohlbefinden und die Produktivität der Mitarbeiter. Doch wie sieht das steuerlich aus? Können Arbeitgeber die Bereitstellung von Kaffee, Wasser und anderen Annehmlichkeiten einfach als Betriebsausgaben verbuchen, ähnlich wie Kugelschreiber oder Druckerpapier?

Insbesondere in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit fragen sich Unternehmen, wo sie sparen können. Doch gerade dann kann es sich lohnen, den Mitarbeitern kleine Aufmerksamkeiten zukommen zu lassen. Die Bereitstellung von Getränken und Genussmitteln im Betrieb ist eine gängige Praxis, die nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit steigert, sondern unter bestimmten Voraussetzungen auch steuerlich attraktiv ist.

Getränke als steuerfreie Aufmerksamkeit

Im deutschen Steuerrecht gibt es den Begriff der „Aufmerksamkeiten“. Darunter versteht man Sachleistungen des Arbeitgebers, die üblicherweise auch im gesellschaftlichen Verkehr ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung des Mitarbeiters führen. Das Finanzamt betrachtet solche Leistungen als im betrieblichen Interesse gewährt und stuft sie daher als nicht steuerpflichtigen Arbeitslohn ein.

Zu diesen Aufmerksamkeiten gehören explizit auch Getränke und Genussmittel, die zum Verzehr direkt im Betrieb bereitgestellt werden. Das bedeutet: Kaffee, Tee, Mineralwasser oder auch Kekse und ähnliche kleine Snacks, die im Büro für alle Mitarbeiter verfügbar sind, bleiben in unbeschränkter Höhe steuerfrei. Für den Arbeitgeber sind die Kosten dafür abzugsfähige Betriebsausgaben.

Diese Regelung ist eine gute Nachricht für Unternehmen, die ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag angenehmer gestalten möchten, ohne dabei hohe steuerliche Hürden befürchten zu müssen.

Grenzen der Aufmerksamkeit: Wann wird es steuerpflichtig?

Auch wenn Kaffee und Kekse steuerfrei sind, sollte der Arbeitgeber es mit den Annehmlichkeiten nicht übertreiben. Die Steuerfreiheit gilt nur, solange es sich um geringwertige Aufmerksamkeiten handelt, die keine „ins Gewicht fallende Bereicherung“ darstellen. Wird die Leistung des Arbeitgebers umfangreicher, kann sie schnell zu steuerpflichtigem Arbeitslohn werden.

Ein klassisches Beispiel ist die Bereitstellung einer Mahlzeit. Eine vollständige Mahlzeit, wie ein Frühstück oder Mittagessen, gilt grundsätzlich als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Der Wert dieser Mahlzeit wird dann mit dem Sachbezugswert angesetzt. Aktuell (Stand des Quelltextes) sind dies beispielsweise 1,63 EUR für ein Frühstück und 3,00 EUR für ein Mittagessen. Dieser Betrag wird dem Lohn des Mitarbeiters hinzugerechnet und muss entsprechend versteuert werden.

Wo genau die Grenze zwischen steuerfreier Aufmerksamkeit und steuerpflichtiger Mahlzeit verläuft, kann im Einzelfall schwierig sein. Während Obst am Arbeitsplatz in der Regel noch als Aufmerksamkeit durchgeht, kann die Bereitstellung von Brötchen, Croissants oder Brezeln, insbesondere zum Frühstück, vom Finanzamt bereits als Mahlzeit angesehen werden.

Besondere Anlässe: Das Arbeitsessen

Es gibt jedoch Ausnahmen für Mahlzeiten. Steuerfrei bleiben Mahlzeiten, die der Arbeitgeber den Mitarbeitern anlässlich oder während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes zur Verfügung stellt. Solche Anlässe können beispielsweise außergewöhnliche betriebliche Besprechungen, Sitzungen oder notwendige Inventuren sein. Wichtig ist, dass der Wert dieser Mahlzeit einen Betrag von 40 EUR pro Person nicht überschreitet. Solche Anlässe werden vom Finanzamt oft sehr genau geprüft, um sicherzustellen, dass tatsächlich ein außergewöhnlicher Arbeitseinsatz vorlag und die Mahlzeit nicht nur der regulären Verpflegung dient.

Getränke und Genussmittel für zu Hause oder einzelne Mitarbeiter

Schwieriger wird die steuerliche Einordnung auch, wenn der Arbeitgeber Getränke oder Genussmittel nicht für den Verzehr im Betrieb für alle Mitarbeiter, sondern nur für einzelne Mitarbeiter oder für den Verzehr zu Hause überlässt. In solchen Fällen handelt es sich in der Regel um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Hier kommt die allgemeine Freigrenze für Sachbezüge ins Spiel. Sachzuwendungen, die der Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt, bleiben bis zu einer Freigrenze von 44 EUR pro Monat steuerfrei. Werden Getränke oder Genussmittel für den häuslichen Verzehr überlassen, zählen sie zu diesen Sachbezügen. Wird die monatliche Freigrenze von 44 EUR überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig. Es handelt sich hierbei um eine Freigrenze, nicht um einen Freibetrag. Das bedeutet, wird die Grenze auch nur um einen Cent überschritten, ist die gesamte Leistung steuerpflichtig.

Geschenke zu persönlichen Anlässen

Eine weitere Ausnahme bilden kleinere Geschenke zu persönlichen Anlässen der Mitarbeiter. Dazu zählen beispielsweise Geburtstage, Hochzeiten oder Geburten. Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 40 EUR pro Anlass bleiben steuerfrei. Pralinen, Gebäck oder eine Flasche Sekt zum Geburtstag oder zur Hochzeit fallen unter diese Regelung und sind steuerlich unbedenklich. Wichtig ist, dass es sich um einen persönlichen Anlass handelt. Weihnachtsgeschenke fallen beispielsweise nicht unter diese Regelung, da Weihnachten kein persönlicher Anlass im Sinne des Steuerrechts ist.

Steuerfreibetrag für Personalrabatte

Handelt es sich um Waren, die das Unternehmen selbst herstellt oder handelt – wie beispielsweise bei einer Brauerei, die Mitarbeitern Bier (Haustrunk) überlässt, oder einem Süßwarenhändler, der seinen Angestellten vergünstigte Süßigkeiten anbietet – gibt es einen speziellen Steuerfreibetrag. Hierfür wird ein jährlicher Freibetrag von 1.080 EUR gewährt. Dieser Freibetrag gilt für Rabatte, die Mitarbeitern beim Erwerb von Waren oder Dienstleistungen des Arbeitgebers gewährt werden.

Zusammenfassung der steuerlichen Behandlung

Um die verschiedenen Regelungen besser zu überblicken, hier eine kurze Zusammenfassung der steuerlichen Behandlung von Getränken und Verpflegung im Betrieb:

FAQ: Häufig gestellte Fragen zu Getränken im Büro

Sind alle Arten von Getränken im Büro steuerfrei?

Ja, solange es sich um Getränke handelt, die zum sofortigen Verzehr im Betrieb für alle Mitarbeiter bereitgestellt werden (z.B. Kaffee, Tee, Wasser, Saft). Luxusgetränke oder Alkohol könnten anders beurteilt werden, aber die gängigen Bürogetränke fallen unter die steuerfreie Aufmerksamkeit.

Können Arbeitgeber den Mitarbeitern auch Getränke für zu Hause steuerfrei mitgeben?

Nein, grundsätzlich nicht als unbeschränkte Aufmerksamkeit. Getränke, die für den häuslichen Verzehr überlassen werden, gelten als Sachbezug und sind nur bis zur monatlichen Freigrenze von 44 EUR steuerfrei. Wird diese Grenze überschritten, ist der gesamte Wert steuerpflichtig.

Gilt die Steuerfreiheit auch für Snacks wie Obst und Kekse?

Ja, Obst, Kekse und ähnliche kleine Genussmittel, die im Betrieb bereitgestellt werden, fallen ebenfalls unter die steuerfreien Aufmerksamkeiten. Bei umfangreicheren Snacks, die einer Mahlzeit nahekommen (z.B. Brötchen), kann das Finanzamt jedoch eine andere Beurteilung vornehmen.

Wann wird eine Mahlzeit steuerpflichtig?

Eine Mahlzeit ist steuerpflichtig, wenn sie im Rahmen der regulären Verpflegung im Betrieb gewährt wird. Es sei denn, es handelt sich um ein steuerfreies Arbeitsessen anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, dessen Wert 40 EUR nicht übersteigt.

Was ist der Unterschied zwischen einer Freigrenze und einem Freibetrag?

Eine Freigrenze (wie die 44 EUR für Sachbezüge) bedeutet, dass bei Überschreiten des Grenzwertes der gesamte Betrag steuerpflichtig wird. Ein Freibetrag (wie die 1.080 EUR für Personalrabatte) bedeutet, dass nur der Betrag steuerpflichtig wird, der den Freibetrag übersteigt.

Sind Geschenke zum Geburtstag steuerfrei?

Ja, Sachgeschenke zu persönlichen Anlässen wie Geburtstagen sind bis zu einem Wert von 40 EUR pro Anlass steuerfrei.

Fazit

Obwohl Getränke nicht im klassischen Sinne zu den traditionellen Büroartikeln wie Papier oder Stiften gehören, spielen sie eine bedeutende Rolle im modernen Büroalltag. Aus steuerlicher Sicht werden sie unter bestimmten Voraussetzungen sehr wohl wie eine Art "Betriebsbedarf" behandelt – genauer gesagt, als steuerfreie Aufmerksamkeit, wenn sie zum Verbrauch im Betrieb für alle Mitarbeiter bereitgestellt werden. Dies gilt unbegrenzt für Kaffee, Wasser, Tee und einfache Genussmittel wie Kekse oder Obst.

Unternehmen können ihren Mitarbeitern also ohne steuerliche Nachteile für die Angestellten eine angenehme Arbeitsatmosphäre schaffen, indem sie grundlegende Getränke und Snacks zur Verfügung stellen. Dies trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und kann die Produktivität positiv beeinflussen. Wichtig ist jedoch, die Grenzen zu kennen, insbesondere im Hinblick auf umfangreichere Mahlzeiten oder die Abgabe von Leistungen für den privaten Verbrauch, da diese schnell steuerpflichtig werden können. Die Bereitstellung von Getränken im Büro ist somit nicht nur eine Frage der Nettigkeit, sondern auch ein relevantes Thema im Bereich der Lohnabrechnung und Steueroptimierung für Unternehmen.

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