02/10/2024
Büroordner, oft auch Aktenordner oder Ringordner genannt, sind unverzichtbare Helfer in der Organisation von Dokumenten. Sie ermöglichen die geordnete Zusammenfassung und Archivierung von einzelnen Blättern, die seitlich gelocht wurden. Durch die verwendete Ringmechanik lassen sich Blätter jederzeit einfach einfügen, entnehmen und nach beliebigen Kriterien sortieren – sei es chronologisch, alphabetisch oder thematisch. Im Gegensatz zu traditionellen Bindemethoden wie der Schnürung bieten sie maximale Flexibilität.
Ein typischer Büroordner besteht aus stabiler Pappe, die durch zwei Falzlinien in einen vorderen und hinteren Deckel sowie einen Ordnerrücken unterteilt ist. Diese Struktur erlaubt das Auf- und Zuklappen ähnlich einem Buch. Die Pappe ist üblicherweise mit Papier, oft im klassischen dunkelgrauen Wolkenmarmor-Design, oder farbigem Kunststoff (Polypropylen) beschichtet. Ordner sind in verschiedenen Farben erhältlich und können individuell gestaltet werden. Praktische Ergänzungen wie Innentaschen im Deckel bieten Platz für lose Blätter, Visitenkarten oder CDs.
Der Aufbau eines Büroordners
Das Herzstück des Ordners ist die an der Innenseite des hinteren Deckels befestigte Ringmechanik aus Metall. Diese Mechanik, meist durch Nieten fixiert, besteht aus aufklappbaren Ringen, durch die die gelochten Dokumente gefädelt werden. Bei den weit verbreiteten Zweilochsystemen erfolgt das Öffnen und Schließen über eine hebelbetätigte Exzentermechanik. Mehrlochsysteme nutzen oft eine einrastende Federmechanik.
Ein weiteres wichtiges Element ist der Klemmbügel. Dieser dient dazu, die abgehefteten Blätter zusätzlich zu fixieren und ein Verrutschen auf den Ringen zu verhindern. Er wird ebenfalls in die Halteringe eingefädelt, auf den Stapel gedrückt und dann durch Verschieben an den Ringen festgeklemmt. Bei Zweilochordnern ist der sogenannte Tippklemmer verbreitet, ein schmaler Metall- oder Kunststoffbügel mit Federstahldrähten an der Unterseite, der durch Druck auf eine Wippe geklemmt wird.
Der Ordnerrücken ist nicht nur für die Stabilität wichtig, sondern dient auch der Beschriftung. Hier befindet sich in der Regel ein Rückenschild, das entweder aufgeklebt oder in eine transparente Tasche zum Auswechseln eingeschoben werden kann. Ein darunter liegendes Griffloch erleichtert das Herausnehmen des Ordners aus vollen Regalen oder Schränken.
Eine clevere Erfindung sind die Raumsparschlitze im Vorderdeckel, die sich seit den 1950er Jahren durchgesetzt haben. Diese Schlitze sind im Abstand der Lochung angeordnet. Im geschlossenen Zustand ragen die Oberkanten der Abheftringe leicht heraus und werden durch kleine Blechnasen in den Schlitzen arretiert. Dies fixiert Vorder- und Rückdeckel in der Breite des Rückens, erhöht die Standfestigkeit des Ordners im Regal und reduziert die Gesamtbreite.
Die richtige Lochung: Maße und Standards
Um Dokumente in einen Büroordner abheften zu können, müssen diese gelocht werden. Hierfür kommt der Papierlocher zum Einsatz. Die Lochungen sind genormt, um Kompatibilität mit den Ordnerringen zu gewährleisten.
Die Geschichte des Papierlochers ist eng mit der des Ordners verbunden. Der Sauerländer Friedrich Soennecken entwickelte Ende des 19. Jahrhunderts den ersten mechanischen und tragbaren Locher. Das Patent DRP 40065 von 1886 beschrieb einen Papier-Locher für Sammelmappen und Briefordner. Die Firma Leitz, bekannt für ihre Ordner, brachte 1901 ebenfalls einen eigenen Handperforator namens „Phoenix“ auf den Markt, basierend auf einer Urform von Soennecken.
Zum Lochen wird das Papier an eine verstellbare Schiene oder eine Mittenmarkierung am Locher angelegt, um die Löcher korrekt zu zentrieren. Der Abstand zwischen den Löchern ist durch das Gerät vorgegeben und entscheidend für die Passform im Ordner.
Internationale Lochstandards
Der weltweit am weitesten verbreitete Standard für die Lochung ist im internationalen Standard ISO 838 festgelegt:
- Die Löcher haben einen Durchmesser von 6 ± 0,5 mm.
- Der Abstand zwischen den Mittelpunkten der Löcher beträgt 80 ± 0,5 mm.
- Der Abstand von der Papierkante zur Lochmitte liegt bei 12 ± 1 mm.
Die Mitte der Lochung befindet sich in der Mitte der Papierkante. Dieser Standard ist für alle Papierformate mit einer Höhe von mindestens 100 mm geeignet, also ab ISO A7 aufwärts. Der Randbereich, in dem gelocht wird, sollte 20 bis 25 mm breit sein.
Eine häufige Erweiterung des ISO 838 Standards ist die sogenannte „888“-Lochung für vier Löcher. Dabei werden die beiden mittleren Löcher nach ISO 838 platziert und zwei weitere Löcher im Abstand von jeweils 80 mm darüber und darunter hinzugefügt. Alle Löcher liegen somit im Abstand von 80 mm zueinander. Obwohl nicht offiziell standardisiert, wird diese Lochung in manchen Ringbüchern für besseren Halt verwendet. Nach dieser Erweiterung gelochte Blätter passen auch in ISO-838-Ordner.
Es gibt auch abweichende Systeme in anderen Regionen:
- In Schweden und Finnland wird ein Vierlochsystem verwendet (Triohålning), bei dem die inneren Löcher 70 mm und die äußeren 21 mm weiter außen liegen (Abstände: 21 mm, 70 mm, 21 mm). Dieses System passt für Papierformate ab ISO A6.
- In Nordamerika (USA, Kanada, Mexiko, Philippinen) ist ein Dreilochsystem verbreitet. Die Löcher liegen hier 108 mm (4,25 Zoll) auseinander. Der Abstand zur Papierkante beträgt 9,5–12,7 mm (3/8-1/2 Zoll). Dieses System eignet sich für Papierformate ab Letter-Format. Es gibt auch ein Zweilochsystem mit 70 mm (2,75 Zoll) Abstand.
Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten internationalen Lochstandards zusammen:
| System | Anzahl der Löcher | Lochdurchmesser | Abstand zwischen den Lochmitten | Abstand zur Papierkante | Mindesthöhe der Papierformate |
|---|---|---|---|---|---|
| ISO 838 | 2 | 6 ± 0,5 mm | 80 ± 0,5 mm | 12 ± 1 mm | 100 mm (ISO A7+) |
| „ISO 888“ (Erweiterung) | 4 | 6 ± 0,5 mm | 80 ± 0,5 mm (gesamt) | 12 ± 1 mm | 100 mm (ISO A7+) |
| Schweden/Finnland (Triohålning) | 4 | 6 mm | 21 mm, 70 mm, 21 mm | 10–15 mm | 146 mm (ISO A6+) |
| Nordamerika (USA, Kanada, etc.) | 3 | ¼ Zoll (6,35 mm) | 108 mm (4,25 Zoll) | 9,5–12,7 mm (3/8-1/2 Zoll) | 240 mm (Letter+) |
Die Maße eines Büroordners sind also eng mit den Maßen der Lochung und den Papierformaten verbunden, die er aufnehmen kann. Die gängigen Ordner für A4-Papier sind auf die ISO 838 Lochung ausgelegt.
Entsorgung von Büroordnern
Die korrekte Entsorgung von Aktenordnern hängt von ihrem Zustand und Inhalt ab:
- Leere Ordner aus Pappe mit Metallmechanik: Da die Trennung von Pappe und Metall oft nicht praktikabel ist, gehören diese Ordner in den Restmüll. Dies gilt auch für Ordner aus Pappe mit Kunststoffüberzug oder -beschichtung.
- Volle Ordner: Diese müssen vor der Entsorgung entleert werden. Papier und Pappe aus dem Inneren gehören in die Altpapiersammlung. Abgeheftete Kunststoffhüllen oder -trennblätter, sofern entleert, können in der Gelben Tonne entsorgt werden. Der leere Ordner selbst wird dann wie oben beschrieben im Restmüll entsorgt.
- Ordner mit vertraulichen Unterlagen: Dokumente mit vertraulichem Inhalt dürfen nicht einfach ins Altpapier gegeben werden. Sie müssen einer professionellen Aktenvernichtung zugeführt werden, um Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Sollte der gesamte Ordner vertrauliche Unterlagen enthalten, ist der Inhalt separat zu behandeln, bevor der leere Ordner entsorgt wird.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einem Aktenordner und einem Ringordner?
Die Begriffe Aktenordner und Ringordner werden oft synonym verwendet. Beide bezeichnen Ordner mit einer Ringmechanik zum Abheften gelochter Blätter. Der Begriff Aktenordner betont eher die Funktion zur Archivierung von Akten, während Ringordner die verwendete Mechanik hervorhebt.
Kann ich A5-Papier in einen Ordner für A4-Papier abheften?
Ja, A5-Papier (148,5 mm hoch) kann in einen Ordner für A4-Papier (297 mm hoch) abgeheftet werden, da die ISO 838 Lochung für alle Formate ab 100 mm Höhe geeignet ist. Sie lochen das A5-Blatt einfach mittig an der langen Kante.
Was ist Konfetti?
Konfetti ist das Abfallprodukt, das beim Lochen von Papier entsteht. Es handelt sich um die kleinen ausgestanzten Papierscheibchen. Während Konfetti oft industriell für Feierzwecke hergestellt wird, ist das Konfetti aus dem Locher ein direktes Nebenprodukt der Dokumentenvorbereitung.
Wozu dient das Loch im Ordnerrücken?
Das Loch im Ordnerrücken, oft als Griffloch bezeichnet, dient dazu, den Ordner leichter aus einem Regal oder Schrank ziehen zu können. Es ermöglicht ein schnelles und einfaches Greifen des Ordners, besonders wenn diese dicht nebeneinander stehen.
Wie viele Blätter passen in einen Ordner?
Die Kapazität eines Ordners hängt von der Breite des Ordnerrückens und der Stärke der Mechanik ab. Standard-Ordner mit breitem Rücken (ca. 8 cm) können in der Regel etwa 500-600 Blatt Standardpapier (80 g/m²) aufnehmen, während schmale Ordner (ca. 5 cm Rücken) Platz für etwa 300-350 Blatt bieten. Die tatsächliche Kapazität kann je nach Papierstärke und der Verwendung von Trennblättern oder Klarsichthüllen variieren.
Fazit
Büroordner sind aus dem modernen Büroalltag nicht wegzudenken. Ihre Funktionalität basiert auf einer durchdachten Konstruktion und genormten Systemen, insbesondere der ISO 838 Lochung mit ihren klaren Maßen von 80 mm Lochabstand und 12 mm Abstand zur Kante. Vom Aufbau mit stabiler Pappe, Ringmechanik und praktischen Details wie Raumsparschlitzen bis hin zur korrekten Entsorgung – das Verständnis dieser Aspekte hilft bei der effizienten Nutzung und Organisation von Dokumenten.
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