GWG verstehen: Büroausstattung clever absetzen

Das Jahresende naht und viele Unternehmen überlegen, wie sie durch gezielte Investitionen ihre Steuerlast senken können. Besonders interessant sind in diesem Zusammenhang Anschaffungen von Bürobedarf, Technik oder Möbeln, die als Geringwertige Wirtschaftsgüter, kurz GWG, gelten. Sie bieten oft ungeahnte Steuervorteile, die über die übliche monatsgenaue Abschreibung hinausgehen. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff, und wie können Sie die Regeln optimal für sich nutzen?

Was sind Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)?

Im Steuerrecht ist ein Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) ein bewegliches, abnutzbares Wirtschaftsgut des Anlagevermögens, das bestimmte Kriterien erfüllt. Die wichtigsten Voraussetzungen sind:

• Es muss beweglich sein (also kein Gebäude oder Grundstück).
• Es muss abnutzbar sein (der Wert sinkt über die Zeit durch Nutzung).
• Es muss selbstständig nutzbar sein. Das bedeutet, es kann für sich allein genutzt werden und benötigt nicht zwingend ein anderes Wirtschaftsgut, um seinen Zweck zu erfüllen. Ein PC ist beispielsweise selbstständig nutzbar, ein Monitor oder eine Maus, die nur mit dem PC funktionieren, sind es in der Regel nicht, es sei denn, es handelt sich um ein Kombigerät mit eigener Funktion (z.B. Drucker mit Kopierfunktion ohne PC).
• Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten dürfen eine bestimmte Grenze nicht überschreiten.

Die aktuelle Grenze für die Sofortabschreibung von GWG liegt bei 800 Euro netto pro Wirtschaftsgut.

Der große Vorteil: Die Sofortabschreibung

Der entscheidende steuerliche Vorteil von GWG liegt in der Sofortabschreibung. Während die meisten Investitionen über ihre Nutzungsdauer verteilt abgeschrieben werden müssen (lineare Abschreibung, oft monatsgenau), können GWG im Jahr der Anschaffung oder Herstellung in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Dies mindert den Gewinn und damit die Steuerlast bereits im ersten Jahr erheblich. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie das GWG im Januar oder im Dezember anschaffen – die volle Abschreibung ist sofort möglich.

Im Vergleich dazu: Kaufen Sie beispielsweise ein Wirtschaftsgut, das kein GWG ist (Kosten über 800 € netto), im Dezember, können Sie im ersten Jahr in der Regel nur 1/12 der jährlichen Abschreibung geltend machen. Bei einem GWG erhalten Sie sofort die volle Abschreibung.

Die Kostengrenze: Netto oder Brutto?

Die maßgebliche Grenze von 800 Euro bezieht sich immer auf die Netto-Anschaffungskosten, also den Betrag ohne Umsatzsteuer. Dies gilt unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist oder nicht.

• Unternehmer mit Vorsteuerabzugsberechtigung (Regelbesteuerung): Für Sie ist die Grenze 800 Euro netto. Kaufen Sie einen Bürostuhl für 750 Euro netto (plus 142,50 Euro USt = 892,50 Euro brutto), können Sie ihn als GWG sofort abschreiben. Die 142,50 Euro Vorsteuer erhalten Sie vom Finanzamt zurück.
• Unternehmer ohne Vorsteuerabzugsberechtigung (z.B. Kleinunternehmer, Ärzte): Für Sie ist die Grenze ebenfalls 800 Euro netto. Da Sie die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer ziehen können, gehören die Anschaffungskosten inklusive der Umsatzsteuer zu den steuerlich relevanten Kosten. Die tatsächliche Brutto-Obergrenze liegt für Sie bei 800 Euro netto zuzüglich der aktuell gültigen Umsatzsteuer (z.B. 19% = 152 Euro). Die Brutto-Grenze beträgt somit 952 Euro (800€ + 152€). Kaufen Sie einen Schreibtisch für 900 Euro brutto, der netto 756,30 Euro kostet (900 / 1,19), liegt dieser unter der Netto-Grenze von 800 Euro und kann als GWG sofort abgeschrieben werden. Kaufen Sie ihn für 1000 Euro brutto, was netto 840,34 Euro entspricht, liegt er über der Netto-Grenze von 800 Euro und ist kein GWG mehr im Sinne der Sofortabschreibung.

Wichtig ist also immer der Nettobetrag des einzelnen Wirtschaftsguts!

Mehrere GWG auf einer Rechnung: Wie wird gerechnet?

Eine häufige Frage ist, wie verfahren wird, wenn mehrere gleichartige geringwertige Wirtschaftsgüter auf einer einzigen Rechnung stehen und der Gesamtbetrag die 800-Euro-Grenze übersteigt. Die Regel ist hier klar und vorteilhaft:

Die Grenze von 800 Euro netto bezieht sich auf das einzelne Wirtschaftsgut, nicht auf den Gesamtbetrag der Rechnung oder die Summe gleichartiger Güter. Wenn Sie also 20 Bürostühle zum Stückpreis von 100 Euro netto kaufen, beträgt die Gesamtrechnung 2.000 Euro netto. Da aber der Preis pro Stuhl 100 Euro netto beträgt und somit unter 800 Euro liegt, gelten alle 20 Stühle als GWG und können sofort abgeschrieben werden.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass auf Rechnungen die Anzahl der gekauften Artikel und deren Einzelpreis klar ausgewiesen sind. Eine Rechnung, die nur den Gesamtpreis nennt, könnte zu Rückfragen führen.

Die Alternative: Der Sammelposten (Pool-Abschreibung)

Neben der Sofortabschreibung für GWG gibt es für Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten zwischen 250,01 Euro netto und 1.000 Euro netto eine alternative Methode: den Sammelposten oder die Pool-Abschreibung (§ 6 Abs. 2a EStG).

Entscheiden Sie sich für diese Methode, müssen *alle* in einem Wirtschaftsjahr angeschafften Wirtschaftsgüter, deren Netto-Anschaffungskosten zwischen 250,01 Euro und 1.000 Euro liegen, in einem einzigen Sammelposten zusammengefasst werden. Dieser Sammelposten wird dann über einen festen Zeitraum von fünf Jahren linear abgeschrieben, und zwar unabhängig vom Anschaffungszeitpunkt im Jahr. Die jährliche Abschreibung beträgt immer 20 Prozent des Gesamtwerts des Sammelpostens.

Wichtig: Haben Sie sich einmal für den Sammelposten entschieden, gilt diese Regelung für *alle* Wirtschaftsgüter im Preisbereich von 250,01 € bis 1.000 € netto, die Sie in diesem Jahr anschaffen. Sie können die Methoden nicht mischen (z.B. einige GWG bis 800€ sofort abschreiben und andere im Sammelposten bündeln). Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis einschließlich 250 Euro netto sind von dieser Wahl nicht betroffen; sie können immer als sofortiger Aufwand gebucht werden, auch wenn Sie sich für den Sammelposten für die höherwertigen GWG entscheiden.

Wann ist der Sammelposten sinnvoll?

Die Sammelposten-Abschreibung kann in bestimmten Situationen vorteilhaft sein:

• Wenn Sie in einem Jahr hohe Verluste erwirtschaftet haben und zusätzliche Abschreibungen im aktuellen Jahr steuerlich kaum wirken würden. Die Abschreibung verteilt sich auf fünf Jahre und kann in zukünftigen, gewinnbringenderen Jahren genutzt werden.
• Wenn Sie viele Wirtschaftsgüter im oberen Bereich der Sammelpostengrenze (nahe 1.000 €) anschaffen, die normalerweise eine sehr lange Nutzungsdauer hätten (z.B. bestimmte Möbelstücke mit 10 Jahren Nutzungsdauer). Im Sammelposten sind sie nach fünf Jahren komplett abgeschrieben.
• Wenn Ihre Steuerlast ohnehin gering ist und Sie die steuerliche Wirkung lieber auf zukünftige Jahre verteilen möchten.

Für viele kleine Anschaffungen unter 800 Euro bleibt die Sofortabschreibung jedoch die einfachere und oft attraktivere Option, da sie die Steuerlast sofort und spürbar senkt.

Wirtschaftsgüter bis 250 Euro netto

Anschaffungen mit einem Nettopreis von bis zu 250 Euro fallen streng genommen nicht unter die Definition der GWG im Sinne der Sofortabschreibung gemäß § 6 Abs. 2 EStG, die ja bis 800€ geht. Sie können jedoch gemäß § 6 Abs. 2a Satz 4 EStG alternativ zur Regelabschreibung immer sofort und in voller Höhe als Betriebsausgabe (Sofortaufwand) erfasst werden. Diese Wirtschaftsgüter müssen in der Regel auch nicht in einem Anlagenverzeichnis erfasst werden. Typische Beispiele aus dem Büroalltag sind:

• Büromaterialien (Stifte, Papier, Ordner)
• Günstige Werkzeuge oder Kleingeräte
• Eine einfache Schreibtischlampe (z.B. 70€ netto)
• Günstige Tastaturen oder Mäuse (oft nicht selbstständig nutzbar, daher ohnehin Sofortaufwand)

Diese Ausgaben werden direkt auf den entsprechenden Aufwandskonten gebucht (z.B. 'Büromaterial', 'Sonstige Betriebsausgaben').

Beispiele für GWG und Abgrenzungen

Die Frage, ob ein Wirtschaftsgut selbstständig nutzbar ist, ist oft entscheidend. Hier einige Beispiele, die in der bereitgestellten Information genannt wurden:

Beachten Sie, dass bei Peripheriegeräten wie Monitor, Tastatur oder Maus die Finanzverwaltung oft davon ausgeht, dass diese nicht selbstständig nutzbar sind, da sie in der Regel einen PC benötigen. Sie werden dann oft als Teil der Computeranlage betrachtet oder, wenn sie unter 250 Euro netto kosten, als Sofortaufwand gebucht.

Sonderfall: Digitale Wirtschaftsgüter (Digital-AfA)

Unabhängig von den GWG-Regeln gibt es seit einigen Jahren die sogenannte Digital-AfA. Diese ermöglicht es, bestimmte digitale Wirtschaftsgüter wie Hard- und Software, unabhängig von ihrer Höhe, im Jahr der Anschaffung voll abzuschreiben. Dazu gehören Computer, Laptops, Tablets, Drucker (auch wenn sie nicht selbstständig nutzbar sind im GWG-Sinne) sowie Betriebs- und Anwendersoftware (wie Office-Pakete, Buchhaltungssoftware, Warenwirtschaftssysteme etc.). Diese Regelung ist oft noch vorteilhafter als die GWG-Regelung, da sie keine Obergrenze hat.

GWG und private Nutzung

Wird ein als GWG angeschafftes Wirtschaftsgut nicht ausschließlich betrieblich, sondern auch privat genutzt (z.B. ein Laptop oder Smartphone), muss der private Nutzungsanteil steuerlich korrigiert werden. Der auf die private Nutzung entfallende Teil der Sofortabschreibung muss dem Gewinn wieder hinzugerechnet werden. Auch die darauf entfallende Umsatzsteuer (falls Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind) muss nachträglich an das Finanzamt abgeführt werden.

GWG für Arbeitnehmer (Werbungskosten)

Nicht nur Unternehmer, sondern auch Arbeitnehmer können GWG steuerlich geltend machen. Anschaffungen von Arbeitsmitteln, die beruflich genutzt werden, können als Werbungskosten abgesetzt werden. Trifft ein solches Arbeitsmittel die Kriterien eines GWG (beweglich, abnutzbar, selbstständig nutzbar, Kosten bis 800 € netto bzw. 952 € brutto für Nicht-Umsatzsteuerpflichtige), kann es vom Arbeitnehmer im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als Werbungskosten abgesetzt werden. Ein typisches Beispiel ist ein beruflich genutzter Laptop für 700 Euro. Dieser kann als GWG sofort abgesetzt werden, sofern die berufliche Nutzung entsprechend nachgewiesen wird.

Buchung von GWG

Die Buchung von GWG hängt von der gewählten Abschreibungsmethode und dem Wert des Wirtschaftsguts ab:

1. Wirtschaftsgüter bis 250 € netto: Diese werden direkt als sofortiger Aufwand auf dem entsprechenden Aufwandskonto gebucht (z.B. 'Büromaterial', 'Werkzeuge', 'Betriebs- und Geschäftsausstattung'). Sie müssen nicht ins Anlagenverzeichnis.
2. Wirtschaftsgüter über 250 € bis 800 € netto (Sofortabschreibung gewählt): Diese werden zunächst auf einem Konto für geringwertige Vermögensgegenstände (z.B. 'Geringwertige Anlagen und Maschinen' oder 'Geringwertige Vermögensgegenstände der BGA') gebucht. Im gleichen Zug erfolgt die Buchung der vollen Abschreibung auf das Konto 'Abschreibungen auf GWG' gegen das Bestandskonto der GWG. Diese Wirtschaftsgüter müssen in einem laufend geführten Anlagenverzeichnis erfasst werden, das das Anschaffungsdatum und die Kosten enthält.
3. Wirtschaftsgüter über 250 € bis 1.000 € netto (Sammelposten gewählt): Diese werden in einem Sammelposten-Konto erfasst. Die jährliche Abschreibung von 20% wird dann vom Sammelposten-Konto abgeschrieben.

Buchungsbeispiel (Sofortabschreibung > 250€ bis 800€):
Anschaffung eines Bürostuhls für 300 € netto zzgl. 57 € USt:

Geringwertige Vermögensgegenstände 300,00 EUR
Vorsteuer 57,00 EUR an Bank 357,00 EUR

Buchung der Sofortabschreibung im selben Jahr:

Abschreibungen auf GWG 300,00 EUR an Geringwertige Vermögensgegenstände 300,00 EUR

Werden mehrere solche Gegenstände gekauft, werden die Anschaffungen einzeln gebucht und die Summe der Nettokosten dieser GWG auf dem Abschreibungskonto erfasst.

Häufig gestellte Fragen zu GWG

Ist ein Büroschrank ein GWG?

Ja, ein Büroschrank ist in der Regel ein bewegliches, abnutzbares und selbstständig nutzbares Wirtschaftsgut. Wenn seine Netto-Anschaffungskosten nicht mehr als 800 Euro betragen, kann er als GWG sofort abgeschrieben werden. Liegen die Kosten zwischen 800,01 Euro und 1.000 Euro netto, könnte er Teil des Sammelpostens sein, sofern diese Methode gewählt wurde.

Was passiert, wenn ich die Sammelposten-Methode wähle und ein GWG verkaufe oder entsorge?

Wirtschaftsgüter, die in den Sammelposten eingestellt wurden, verbleiben dort und werden über die volle Laufzeit von fünf Jahren abgeschrieben, auch wenn sie vorher verkauft, verschrottet oder gestohlen werden. Ein vorzeitiger Abgang aus dem Sammelposten hat steuerlich keine Auswirkung auf die Abschreibung des Sammelpostens selbst.

Kann ich GWG über 800 Euro netto trotzdem schnell abschreiben?

Wirtschaftsgüter über 800 Euro netto können nicht als GWG sofort abgeschrieben werden. Sie müssen über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer gemäß AfA-Tabelle abgeschrieben werden. Eine Ausnahme bildet die Digital-AfA für digitale Wirtschaftsgüter (Computer, Software etc.), die unabhängig vom Preis im ersten Jahr abgeschrieben werden können.

Muss ich mich jedes Jahr neu entscheiden, ob ich die Sofortabschreibung oder den Sammelposten nutze?

Ja, das Wahlrecht zwischen Sofortabschreibung (für Güter über 250€ bis 800€ netto) und Sammelposten (für Güter über 250€ bis 1.000€ netto) besteht für jedes Wirtschaftsjahr neu. Die getroffene Wahl muss dann aber für *alle* in diesem Jahr angeschafften Wirtschaftsgüter im entsprechenden Preisbereich einheitlich angewendet werden.

Was zählt alles zu den Anschaffungskosten eines GWG?

Zu den Anschaffungskosten zählen nicht nur der reine Kaufpreis, sondern auch alle Nebenkosten, die anfallen, um das Wirtschaftsgut betriebsbereit zu machen. Dazu gehören beispielsweise Transportkosten, Montagekosten oder Kosten für die Inbetriebnahme. Anschaffungspreisminderungen (z.B. Rabatte) oder ein in Anspruch genommener Investitionsabzugsbetrag mindern die Anschaffungskosten.

Fazit: GWG sind ein wichtiges Instrument zur Steueroptimierung

Die Regeln für geringwertige Wirtschaftsgüter sind ein wichtiges Werkzeug für Unternehmen und Arbeitnehmer, um Anschaffungen von Bürobedarf, Technik und Ausstattung steuerlich schnell und unkompliziert geltend zu machen. Die Sofortabschreibung bis 800 Euro netto ermöglicht eine sofortige Reduzierung der Steuerlast im Anschaffungsjahr. Achten Sie auf die korrekte Ausweisung auf Rechnungen, die Unterscheidung zwischen Netto und Brutto sowie die Abgrenzung zur Sammelposten-Methode und zur Digital-AfA. Mit dem richtigen Wissen können Sie Ihre Investitionen optimal planen und steuerliche Vorteile voll ausschöpfen.

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