28/04/2025
Die monatliche Lohn- oder Gehaltsabrechnung ist für Arbeitnehmer ein wichtiges Dokument und für Arbeitgeber eine zentrale Pflicht. Sie weist nicht nur das Brutto- und Nettogehalt aus, sondern auch alle Abzüge wie Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge. Diese Beträge behält der Arbeitgeber vom Lohn ein und führt sie an das zuständige Finanzamt und die Krankenkassen ab. Doch was passiert, wenn sich in der Abrechnung ein Fehler einschleicht? Dürfen Arbeitgeber die Lohnabrechnung nachträglich korrigieren und welche Regeln gelten dabei?
- Grundsätze der Lohnabrechnung und Abführung
- Korrektur des Lohnsteuerabzugs: Wann ist sie möglich?
- Korrektur von Sozialversicherungsbeiträgen
- Beispiel zur Verdeutlichung der Korrekturregeln
- Was gehört in eine korrekte Lohnabrechnung?
- Was darf nicht in einer Lohnabrechnung stehen?
- Pflicht zur Lohnabrechnung und Fälligkeit
- Was tun, wenn die Lohnabrechnung falsch ist?
- Was tun, wenn der Arbeitgeber den Lohn nicht zahlt?
- Häufig gestellte Fragen zur Lohnabrechnung
- Was ist eine Lohnabrechnung?
- Warum ist die Lohnabrechnung wichtig?
- Wer bekommt eine Lohnabrechnung?
- Muss jeden Monat eine neue Lohnabrechnung erstellt werden?
- Wie lange hat der Arbeitgeber Zeit, die Lohnabrechnung zu übermitteln?
- Was passiert, wenn die Lohnabrechnung fehlt?
- Bis wann kann eine fehlerhafte Lohnabrechnung korrigiert werden?
- Fazit
Grundsätze der Lohnabrechnung und Abführung
Bei jeder Entgeltzahlung ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Lohnsteuer sowie die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosenversicherung) einzubehalten. Die einbehaltene Lohnsteuer muss er an das Finanzamt abführen, während die Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile) an die zuständige Krankenkasse als Einzugsstelle gezahlt werden. Diese Prozesse müssen korrekt und fristgerecht erfolgen, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
Korrektur des Lohnsteuerabzugs: Wann ist sie möglich?
Die Korrektur des Lohnsteuerabzugs durch den Arbeitgeber ist komplex und unterliegt strengen Regeln. Ein entscheidender Zeitpunkt ist die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt. Diese muss in der Regel bis spätestens Ende Februar des Folgejahres erfolgen.
Berichtigung nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung
Grundsätzlich gilt: Nach der elektronischen Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt ist eine Korrektur des Lohnsteuerabzugs durch den Arbeitgeber nicht mehr ohne Weiteres möglich. Der Arbeitgeber ist zwar berechtigt, bisher nicht erhobene Lohnsteuer bei der nächstfolgenden Lohnzahlung einzubehalten, aber dies gilt nur solange die Bescheinigung noch nicht übermittelt wurde.
Ausnahmen und fehlerhafte Datensätze
Die Finanzverwaltung hat jedoch in bestimmten Fällen Spielraum eingeräumt. So wird es nicht beanstandet, wenn eine Korrektur einer bereits übermittelten elektronischen Lohnsteuerbescheinigung noch bis zum letzten Tag im Februar des Folgejahres vorgenommen wird, selbst wenn kein gesetzlicher Änderungsgrund vorliegt. Dies betrifft die Berichtigung fehlerhafter Datensätze. Eine korrigierte Lohnsteuerbescheinigung muss dabei als "Korrektur" gekennzeichnet werden.
Unterbliebener Lohnsteuerabzug: Die haftungsbefreiende Anzeige
Gibt es Fälle, in denen der Arbeitgeber zu wenig Lohnsteuer einbehalten hat und eine nachträgliche Korrektur des Abzugs nicht mehr möglich ist (z.B. weil die Lohnsteuerbescheinigung bereits endgültig übermittelt wurde), muss der Arbeitgeber dies unverzüglich dem Betriebsstättenfinanzamt anzeigen. Dies nennt man eine haftungsbefreiende Anzeige nach § 41c Absatz 4 EStG. Durch diese Anzeige kann das Finanzamt die zu wenig gezahlte Lohnsteuer direkt vom Arbeitnehmer nachfordern. Der Arbeitgeber wird dadurch von seiner Haftung befreit.
Zu viel gezahlte Lohnsteuer
Hat der Arbeitgeber versehentlich zu viel Lohnsteuer einbehalten und abgeführt, kann der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin sich diesen Betrag im Rahmen der jährlichen Einkommensteuerveranlagung vom Finanzamt zurückholen.
Korrektur von Sozialversicherungsbeiträgen
Auch bei den Sozialversicherungsbeiträgen kann es zu Fehlern kommen. Hier sind die Regeln für die Korrektur der Arbeitnehmeranteile anders als bei der Lohnsteuer.
Nachholung des Beitragsabzugs
Hat der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile) zu Unrecht nicht oder zu niedrig abgeführt, muss er die fehlenden Beträge nachzahlen. Den unterbliebenen Abzug der Arbeitnehmeranteile vom Lohn darf der Arbeitgeber jedoch nur bei den drei nächsten Entgeltabrechnungen nachholen. Die Beiträge für davor liegende Zeiträume muss der Arbeitgeber allein tragen, er kann sie nicht mehr vom Arbeitnehmer zurückfordern.
Beispiel zur Verdeutlichung der Korrekturregeln
Betrachten wir das Beispiel eines Firmenwagens, der privat genutzt wird und als geldwerter Vorteil versteuert und verbeitragt werden muss. Angenommen, dieser Vorteil wurde zunächst mit 400 Euro pro Monat angesetzt, tatsächlich waren aber wegen eines Fahrzeugwechsels 500 Euro pro Monat korrekt, gültig ab Juli 2024. Dieser Fehler wird erst vor der Abrechnung für Mai 2025 bemerkt.
Folgen für die Lohnsteuer
Die steuerpflichtigen Einkünfte für den Zeitraum ab Juli 2024 waren zu niedrig angesetzt. Die Lohnsteuerbescheinigung für 2024, die wahrscheinlich bereits übermittelt wurde, weist daher einen zu niedrigen steuerpflichtigen Arbeitslohn aus. Da die Bescheinigung für 2024 bereits übermittelt ist und der Februar 2025 wahrscheinlich verstrichen ist, kann der Arbeitgeber den Lohnsteuerabzug für 2024 nicht mehr korrigieren. Stattdessen muss er den unterbliebenen Lohnsteuerabzug für 2024 dem Finanzamt mit einer haftungsbefreienden Anzeige melden. Das Finanzamt wird die Nachforderung dann direkt an den Arbeitnehmer richten.
Für die Monate Januar bis April 2025 (vor Mai 2025) wurden ebenfalls zu geringe steuerpflichtige Einkünfte angesetzt. Da die Lohnsteuerbescheinigung für 2025 noch nicht übermittelt wurde (Stichtag ist Februar 2026), kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für diese Monate korrigieren und die höhere Steuer bei der Abrechnung im Mai 2025 oder den Folgemonaten einbehalten.
Folgen für die Sozialversicherung
Auch die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge war ab Juli 2024 fehlerhaft. Die Abführung der Beiträge muss ab diesem Zeitpunkt korrigiert werden. Der Arbeitgeber muss die ausstehenden Arbeitgeberanteile für den gesamten Zeitraum ab Juli 2024 nachzahlen. Die Arbeitnehmeranteile darf er bei der Abrechnung im Mai 2025 jedoch nur für die drei Vormonate nachholen: April, März und Februar 2025. Die Arbeitnehmeranteile für die Monate Juli 2024 bis Januar 2025 muss der Arbeitgeber ebenfalls selbst tragen, da er sie nicht mehr vom Arbeitnehmer einbehalten darf.
| Korrekturbereich | Regel für Nachholung/Korrektur | Fristen/Besonderheiten |
|---|---|---|
| Lohnsteuer | Einbehaltung bei nächster Zahlung möglich, solange Lohnsteuerbescheinigung nicht übermittelt | Nach Übermittlung Lohnsteuerbescheinigung: i.d.R. keine Korrektur des Abzugs mehr möglich Ausnahme: Korrektur fehlerhafter Datensätze bis Ende Feb. Folgejahr Unterzahlung: Haftungsbefreiende Anzeige (§ 41c Abs. 4 EStG) Überzahlung: Arbeitnehmer holt über Steuererklärung zurück |
| Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteil) | Unterbliebener Abzug nur bei den drei nächsten Entgeltabrechnungen nachholbar | Arbeitgeber muss Arbeitnehmeranteile für davor liegende Monate selbst tragen Arbeitgeberanteile muss Arbeitgeber immer nachzahlen |
Was gehört in eine korrekte Lohnabrechnung?
Eine korrekte Lohnabrechnung ist unerlässlich. Sie dient dem Arbeitnehmer als Nachweis für Einkommen, Steuerabzug und Sozialversicherungsbeiträge sowie dem Arbeitgeber als Beleg gegenüber Finanzamt und Sozialversicherungsträgern. Bestimmte Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben:
- Vollständiger Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- Geburtsdatum, Steuer-ID, Steuerklasse, Konfession, Kinderfreibetrag und Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers
- Zeitraum der Abrechnung (Monat/Jahr)
- Beginn (ggf. Ende) des Arbeitsverhältnisses
- Bruttolohn
- Auflistung aller Zulagen, Zuschläge (z.B. für Überstunden, Nacht-, Sonn-, Feiertagsarbeit), Prämien, vermögenswirksamer Leistungen oder geldwerter Vorteile
- Gesamtbrutto
- Abzüge für Lohnsteuer, ggf. Kirchensteuer, Soli
- Abzüge für Sozialversicherungsbeiträge (Arbeitnehmeranteile)
- Sonstige Abzüge (z.B. für betriebliche Altersvorsorge)
- Steuerfreibeträge
- Nettolohn
- Auszahlungsbetrag
Was darf nicht in einer Lohnabrechnung stehen?
Eine Lohnabrechnung darf keine unzulässigen Abzüge enthalten. Dazu gehören beispielsweise private Kosten des Arbeitnehmers, Mahnkosten oder Bußgelder, die nicht direkt mit der Arbeitsleistung zusammenhängen. Auch Kosten für die Altersvorsorge oder zusätzliche Sozialabgaben, die nicht gesetzlich vorgeschrieben oder vertraglich vereinbart sind, dürfen nicht einfach abgezogen werden. Die Kürzung oder Streichung von Urlaubs- und Weihnachtsgeld ist ebenfalls nicht erlaubt, sofern ein Anspruch darauf besteht. Die Abrechnung darf auch keine unangemessene Vergütung ausweisen oder fälschlicherweise steuerliche Vorteile unterstellen, die nicht zutreffen.
Pflicht zur Lohnabrechnung und Fälligkeit
Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf eine Lohnabrechnung. Arbeitgeber sind grundsätzlich verpflichtet, nach jeder Entgeltzahlung eine vollständige Abrechnung zu erstellen. Wird regelmäßig dasselbe Entgelt gezahlt, muss nicht jeden Monat eine neue Abrechnung erstellt werden, es sei denn, es gibt Änderungen. Die Lohnabrechnung muss dem Arbeitnehmer in der Regel innerhalb von zwei Wochen nach Ende des Monats zur Verfügung gestellt werden. Die Zahlung des Lohns selbst ist in der Regel monatlich fällig, das genaue Datum ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag.
Was tun, wenn die Lohnabrechnung falsch ist?
Es ist wichtig, die Lohnabrechnung sorgfältig zu prüfen. Fallen Unstimmigkeiten auf (z.B. bei Brutto/Netto, Steuerklasse, Abzügen, Zuschlägen, Urlaubstagen), sollten diese unverzüglich beim Arbeitgeber angezeigt werden. Nach dem Arbeitsgesetzbuch müssen Lohnnachforderungsanträge oder Korrekturen der Abrechnung oft innerhalb bestimmter Fristen geltend gemacht werden, typischerweise innerhalb von drei Monaten nach Erhalt der fehlerhaften Abrechnung. Eine rechtzeitige Reklamation ist daher entscheidend.
Was tun, wenn der Arbeitgeber den Lohn nicht zahlt?
Die Nichtzahlung des Lohns ist ein gravierender Vertragsverstoß. Arbeitnehmer sollten in diesem Fall wie folgt vorgehen:
- Den Arbeitgeber direkt auf die ausstehende Zahlung ansprechen.
- Eine schriftliche Aufforderung zur Zahlung des ausstehenden Lohns mit einer angemessenen Frist (z.B. 7-14 Tage) senden. Darin sollte die genaue Höhe des Betrags genannt und auf mögliche Verzugszinsen hingewiesen werden.
- Sollte die Zahlung ausbleiben, kann unter bestimmten Umständen ein Zurückbehaltungsrecht der Arbeitsleistung bestehen. Dies sollte jedoch nur nach sorgfältiger Prüfung und ggf. rechtlicher Beratung erfolgen, um eine Kündigung zu vermeiden.
- Eine Lohnklage beim zuständigen Arbeitsgericht einreichen, um den Anspruch gerichtlich durchzusetzen. Alternativ kann zunächst ein Mahnbescheid beantragt werden.
- Bei drohender Insolvenz des Arbeitgebers besteht unter Umständen Anspruch auf Insolvenzgeld von der Agentur für Arbeit.
- Im äußersten Fall kann die Nichtzahlung des Lohns eine fristlose Kündigung durch den Arbeitnehmer rechtfertigen, verbunden mit möglichen Schadensersatzansprüchen.
Auch im Falle einer Insolvenz des Arbeitgebers bleibt der Anspruch auf Lohnzahlung bestehen und muss im Insolvenzverfahren geltend gemacht werden.
Häufig gestellte Fragen zur Lohnabrechnung
Was ist eine Lohnabrechnung?
Eine Lohnabrechnung ist ein Dokument, das detailliert die Zusammensetzung des Gehalts oder Lohns für einen bestimmten Zeitraum (meist einen Monat) aufzeigt, einschließlich Brutto-/Nettobetrag und aller Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Sie wird auch als Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung bezeichnet.
Warum ist die Lohnabrechnung wichtig?
Sie dient als Nachweis für die korrekte Zahlung des Arbeitsentgelts und die Abführung von Steuern und Sozialabgaben. Für Arbeitnehmer ist sie Grundlage für die Einkommensteuererklärung und den Nachweis von Rentenansprüchen. Für Arbeitgeber ist sie ein notwendiges Dokument zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
Wer bekommt eine Lohnabrechnung?
Grundsätzlich jeder Arbeitnehmer, der Entgelt erhält, hat Anspruch auf eine Lohnabrechnung, unabhängig von der Art des Arbeitsverhältnisses (festangestellt, Teilzeit, Praktikant).
Muss jeden Monat eine neue Lohnabrechnung erstellt werden?
Ja, grundsätzlich bei jeder Entgeltzahlung. Eine Ausnahme besteht, wenn sich das Arbeitsentgelt und die Abzüge über einen längeren Zeitraum nicht ändern. Sobald sich etwas ändert, ist wieder eine Abrechnung erforderlich.
Wie lange hat der Arbeitgeber Zeit, die Lohnabrechnung zu übermitteln?
Die Lohnabrechnung sollte dem Arbeitnehmer in der Regel innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf des Abrechnungsmonats vorliegen.
Was passiert, wenn die Lohnabrechnung fehlt?
Eine fehlende Lohnabrechnung ist ein Verstoß gegen die Arbeitgeberpflichten. Arbeitnehmer sollten die Abrechnung anfordern, da sie wichtig für die Überprüfung der Zahlung und für die Steuererklärung ist.
Bis wann kann eine fehlerhafte Lohnabrechnung korrigiert werden?
Fehler sollten sofort nach Feststellung gemeldet werden. Ansprüche auf Nachzahlung oder Korrektur müssen oft innerhalb kurzer Ausschlussfristen (oft 3 Monate) geltend gemacht werden, die im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag stehen können.
Fazit
Die korrekte Erstellung und gegebenenfalls die Berichtigung der Lohnabrechnung sind zentrale Aspekte im Arbeitsverhältnis mit klaren gesetzlichen Vorgaben. Während Lohnsteuerkorrekturen nach Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung nur eingeschränkt möglich sind und oft eine haftungsbefreiende Anzeige erfordern, unterliegt die Nachholung von Arbeitnehmeranteilen zur Sozialversicherung einer strengen 3-Monats-Frist. Arbeitnehmer sollten ihre Abrechnungen stets prüfen und bei Fehlern oder ausbleibenden Zahlungen zeitnah handeln.
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