24/12/2021
Telefon- und Internetkosten sind aus dem modernen Geschäftsalltag nicht wegzudenken. Sie ermöglichen die Kommunikation mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern und sind somit eine wesentliche Säule des operativen Betriebs. Doch wie werden diese Kosten korrekt in der Buchhaltung erfasst und welche steuerlichen Abzugsmöglichkeiten gibt es? Diese Fragen sind für viele Unternehmer und Selbstständige von großer Bedeutung, um die Finanzen transparent zu halten und Steuervorteile optimal zu nutzen.
Die korrekte Zuordnung und Verbuchung von Telekommunikationsaufwendungen kann auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, insbesondere wenn private und geschäftliche Nutzung vermischt sind. Eine saubere Buchführung ist jedoch unerlässlich, nicht nur für den Überblick über die eigenen Finanzen, sondern auch im Hinblick auf das Finanzamt. Dieser Artikel beleuchtet die relevanten Buchungskonten im SKR 03 und SKR 04 sowie die verschiedenen Methoden zur steuerlichen Geltendmachung.
Was sind Telefon- und Internetkosten?
Bevor wir uns der Buchhaltung zuwenden, klären wir, welche Kosten überhaupt unter diesen Begriff fallen. Telefon- und Internetkosten umfassen alle Ausgaben, die im direkten Zusammenhang mit der Nutzung von Kommunikationsdiensten stehen. Dazu gehören typischerweise:
- Monatliche Grundgebühren für Festnetzanschlüsse.
- Kosten für Internettarife (DSL, Kabel, Mobilfunk).
- Gebühren für Mobilfunkverträge und Telefonate über das Handy.
- Kosten für benötigte Hardware wie Router, Telefone, Modems oder Anschlussgebühren.
- Nebenkosten, die im Zusammenhang mit der Bereitstellung oder Nutzung der Dienste anfallen.
Es handelt sich also um eine breite Palette von Aufwendungen, die regelmäßig anfallen und als Betriebsausgaben grundsätzlich abzugsfähig sein können.
Telefonkosten richtig buchen: Die Konten im SKR 03 und SKR 04
Die Verbuchung von Telefonkosten erfolgt in der Regel auf spezifischen Aufwandskonten im jeweiligen Kontenrahmen. Die gängigsten Kontenrahmen in Deutschland sind der SKR 03 (Industrie) und der SKR 04 (Handel). Die Auswahl des richtigen Kontos ist entscheidend für eine übersichtliche und korrekte Buchführung.
Die Aufwendungen für Telefon, Handy und Internet können entweder vollständig als betrieblich gebucht oder in einen betrieblichen und einen privaten Anteil aufgeteilt werden. Gerade bei modernen Flatrates, die Telefon, Fax und Internet kombinieren, ist eine exakte Aufteilung der Kosten auf einzelne Posten oft nicht möglich. In solchen Fällen muss die Aufteilung geschätzt werden.
Eine gängige Methode ist, den Gesamtbetrag der Rechnung zunächst vollständig auf ein Sammelkonto für Telekommunikationsaufwendungen zu buchen. Dies vereinfacht den initialen Buchungssatz erheblich.
Grundbuchungssatz für Telefonkosten
Wenn Sie die Rechnung für Telefon und Internet erhalten und bezahlen, lautet der grundlegende Buchungssatz:
Telefonkosten (oder ähnliches Konto) an Bank
Die genaue Bezeichnung des Kontos hängt vom verwendeten Kontenrahmen ab:
- Im SKR 03 wird häufig das Konto 4920 für „Telefon“ verwendet.
- Im SKR 04 findet sich in der Regel das Konto 6805, ebenfalls für „Telefon“.
Diese Konten fallen unter die Position „Sonstige betriebliche Aufwendungen“ in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
Umgang mit privater Nutzung
Die Herausforderung entsteht, wenn der Anschluss teilweise privat genutzt wird. Das Finanzamt erkennt nur den betrieblich veranlassten Anteil als Betriebsausgabe an. Wenn Sie die Rechnung zunächst zu 100 % als betrieblich buchen, müssen Sie den privaten Anteil am Ende des Jahres oder in kürzeren Abständen als „unentgeltliche Wertabgabe“ ausbuchen.
Für die Ausbuchung der privaten Nutzung (inklusive der darauf entfallenden Umsatzsteuer) werden spezielle Konten verwendet:
- Im SKR 03 das Konto 8922 „Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Telefon-Nutzung)“. Dieses Konto gehört zu den sonstigen betrieblichen Erträgen.
- Im SKR 04 das Konto 4646 „Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Telefon-Nutzung)“. Dieses Konto gehört ebenfalls zu den sonstigen betrieblichen Erträgen.
Der Buchungssatz für die Korrektur der privaten Nutzung lautet dann sinngemäß:
Unentgeltliche Wertabgaben an Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Telefon-Nutzung)
Wobei das Konto „Unentgeltliche Wertabgaben“ (SKR 03: 1880, SKR 04: 2130) eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt darstellt, da auf die private Nutzung Umsatzsteuer abgeführt werden muss.
Übersicht relevanter Konten
Zur besseren Orientierung hier eine Tabelle der wichtigsten Konten, die im Zusammenhang mit Telefon- und Internetkosten relevant sind, basierend auf den bereitgestellten Informationen:
| Kontenbezeichnung | SKR 03 | SKR 04 | Bilanz/GuV-Position |
|---|---|---|---|
| Telefon | 4920 | 6805 | Sonstige betriebliche Aufwendungen |
| Telefax und Internetkosten | 4925 | 6810 | Sonstige betriebliche Aufwendungen |
| Unentgeltliche Wertabgaben | 1880 | 2130 | Sonstige Verbindlichkeiten |
| Verwendung von Gegenständen für Zwecke außerhalb des Unternehmens 19 % USt (Telefon-Nutzung) | 8922 | 4646 | Sonstige betriebliche Erträge |
Die Konten 4925 (SKR 03) bzw. 6810 (SKR 04) können alternativ oder ergänzend zu den reinen Telefonkonten verwendet werden, insbesondere wenn Rechnungen spezifisch für Fax oder Internet ausgewiesen sind. Bei kombinierten Flatrates ist oft die Buchung auf einem der Telefonkonten und eine anschließende Korrektur der privaten Nutzung der praktikabelste Weg.
Telefon- und Internetkosten steuerlich absetzen
Für Unternehmerinnen, Unternehmer und Selbstständige sind beruflich veranlasste Telefon- und Internetkosten Betriebsausgaben, die steuerlich abgesetzt werden können. Diese Aufwendungen werden in der Anlage EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) als Aufwendungen für Telekommunikation aufgeführt.
Es gibt im Wesentlichen zwei Methoden, die betrieblichen Kosten steuerlich geltend zu machen: die Schätzung des betrieblichen Anteils oder die Nutzung einer Pauschale.
Die Pauschale für Telefon- und Internetkosten
Eine vereinfachte Methode, die insbesondere bei gemischter Nutzung von Vorteil ist, ist die Inanspruchnahme einer Pauschale. Diese Methode erfordert keine detaillierten Einzelnachweise über die betriebliche Nutzung der einzelnen Verbindungen.
Sie können pauschal und ohne Einzelnachweise 20 Prozent Ihrer tatsächlichen Kosten für Telefon und Internet monatlich von der Steuer absetzen. Allerdings ist dieser Pauschalbetrag pro Monat auf maximal 20 Euro begrenzt. Das bedeutet, dass pro Jahr maximal 240 Euro auf diese Weise steuerlich geltend gemacht werden können.
Diese Pauschale ist besonders attraktiv, wenn der betriebliche Anteil schwer nachweisbar ist oder unter 20 % liegt, aber die tatsächlichen Kosten nicht sehr hoch sind, sodass die Grenze von 20 € pro Monat relevant wird.
Alternative Berechnung der Pauschale basierend auf drei Monaten
Wenn die Höhe Ihrer Telefon- oder Internetrechnung schwankt, haben Sie die Möglichkeit, den jährlichen Pauschalbetrag auf Basis von drei aufeinanderfolgenden Rechnungen zu ermitteln. Dieses Verfahren kann zu einem höheren absetzbaren Betrag führen, wenn die ausgewählten Monate repräsentativ für eine höhere betriebliche Nutzung oder höhere Gesamtkosten stehen.
Das Vorgehen ist wie folgt:
- Wählen Sie drei aufeinanderfolgende Rechnungen aus (z. B. aus Monaten mit typischer oder hoher Nutzung).
- Addieren Sie die Gesamtbeträge dieser drei Rechnungen.
- Berechnen Sie den durchschnittlichen Monatsbetrag, indem Sie die Summe durch drei teilen.
- Von diesem durchschnittlichen Monatsbetrag berechnen Sie 20 Prozent.
- Multiplizieren Sie diesen 20-Prozent-Betrag mit 12, um den jährlichen Pauschalbetrag zu erhalten.
Dieser so ermittelte jährliche Betrag kann dann als Betriebsausgabe angesetzt werden. Wichtig ist auch hier die Obergrenze von 240 Euro pro Jahr, die nicht überschritten werden darf, auch wenn die Berechnung nach der 3-Monats-Methode einen höheren Wert ergeben würde.
Beispiel zur 3-Monats-Methode
Nehmen wir das Beispiel aus den bereitgestellten Informationen:
- Rechnung August: 67 Euro
- Rechnung September: 72 Euro
- Rechnung Oktober: 81 Euro
1. Summe der drei Rechnungen: 67 € + 72 € + 81 € = 220 Euro
2. Durchschnittlicher Monatsbetrag: 220 € / 3 Monate = ca. 73,33 Euro (im Beispiel wird mit 70 Euro gerechnet, was einer Rundung oder einem anderen Durchschnitt entspricht; wir folgen hier dem Beispielwert von 70 Euro, um die Berechnung nachzuvollziehen).
3. 20 Prozent des Durchschnitts: 70 Euro * 20 % = 14 Euro
4. Jährlicher Betrag: 14 Euro * 12 Monate = 168 Euro
In diesem Beispiel könnten Sie folglich 168 Euro pauschal als Betriebsausgaben geltend machen. Dieser Betrag liegt unter der jährlichen Obergrenze von 240 Euro.
Es ist ratsam, die Rechnungen, die zur Berechnung der Pauschale herangezogen wurden, aufzubewahren, um die Berechnung im Zweifelsfall gegenüber dem Finanzamt belegen zu können, auch wenn für die Pauschale selbst keine Einzelverbindungsnachweise erforderlich sind.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Sind alle Telefonkosten als Betriebsausgaben abzugsfähig?
Nein, nur die beruflich veranlassten Kosten sind als Betriebsausgaben abzugsfähig. Private Anteile müssen herausgerechnet oder über die Pauschale berücksichtigt werden.
Wie gehe ich mit der privaten Nutzung um, wenn ich 100 % der Kosten buche?
Wenn Sie die gesamte Rechnung zunächst auf ein betriebliches Aufwandskonto buchen, müssen Sie den geschätzten privaten Anteil als unentgeltliche Wertabgabe auf speziellen Konten (SKR 03: 8922, SKR 04: 4646) ausbuchen. Darauf fällt in der Regel Umsatzsteuer an.
Muss ich für die Pauschale Einzelnachweise der Telefonate führen?
Nein, gerade die Pauschale ist dafür gedacht, den Aufwand für Einzelnachweise zu vermeiden. Sie müssen lediglich die Gesamtrechnungen vorlegen können, auf denen die Pauschale berechnet wurde.
Kann ich auch Hardware (Router, Telefon) absetzen?
Ja, die Kosten für notwendige Hardware wie Router oder Telefone, die betrieblich genutzt werden, fallen ebenfalls unter die abzugsfähigen Telefon- und Internetkosten und können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
Lohnt sich die Pauschale immer?
Die Pauschale lohnt sich insbesondere dann, wenn der betriebliche Anteil schwer nachweisbar ist oder die tatsächlichen betrieblichen Kosten unter dem Pauschalbetrag (max. 240 Euro pro Jahr) liegen. Wenn Sie nachweislich einen höheren betrieblichen Anteil haben, der über der Pauschale liegt, kann es vorteilhafter sein, die tatsächlichen betrieblichen Kosten (ggf. nach Schätzung) geltend zu machen.
Fazit
Die korrekte Buchung und steuerliche Behandlung von Telefonkosten und Internetaufwendungen ist ein wichtiger Aspekt der Unternehmensfinanzen. Durch die Nutzung der richtigen Konten im SKR 03 oder SKR 04 und das Verständnis der Möglichkeiten zur Geltendmachung als Betriebsausgaben können Sie sicherstellen, dass Ihre Buchführung korrekt ist und Sie alle Ihnen zustehenden Steuervorteile nutzen. Die Pauschale bietet eine einfache Möglichkeit, einen Teil der Kosten ohne detaillierte Nachweise abzusetzen, während die Buchung des tatsächlichen Anteils bei hohem betrieblichem Nutzungsgrad vorteilhafter sein kann. Eine sorgfältige Dokumentation der Rechnungen ist in jedem Fall ratsam.
Wenn du mehr spannende Artikel wie „Telefonkosten buchen & steuerlich absetzen“ entdecken möchtest, schau doch mal in der Kategorie Buchhaltung vorbei!