Hängemappen & Hängeregistratur: Ein Leitfaden

In der modernen Büroorganisation spielen effiziente Ablagesysteme eine zentrale Rolle, um Dokumente schnell zu finden und sicher zu verwahren. Ein besonders beliebtes und weit verbreitetes System ist die Hängeregistratur. Das Herzstück dieses Systems sind die Hängemappen. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff, wie funktionieren sie, und welche Varianten sowie Zubehörteile gibt es?

Eine Hängemappe ist im Grunde ein spezieller Aktenbehälter aus Karton oder ähnlichem Material, der an einer Aufhängeschiene befestigt wird. Ihr charakteristisches Merkmal ist, dass sie seitlich offen ist. Dies ermöglicht ein leichtes Einlegen und Entnehmen von Dokumenten. Obwohl sie seitlich offen ist, sind Ihre Unterlagen dennoch gut und sicher darin verwahrt. Das Design verhindert, dass das Papier bei der Entnahme oder beim Zurückhängen herausfällt, da die Mappe nicht gekippt werden muss.

Hängemappen vs. Hängetaschen: Wo liegt der Unterschied?

Auf den ersten Blick sehen Hängemappen und Hängetaschen sehr ähnlich aus und erfüllen eine vergleichbare Funktion innerhalb der Hängeregistratur. Der entscheidende Unterschied liegt jedoch in der seitlichen Begrenzung. Während die klassische Hängemappe seitlich vollständig offen ist, ist eine Hängetasche zusätzlich an den Seiten geschlossen. Diese Verschlüsse werden oft als 'Frösche' bezeichnet und bestehen typischerweise aus Kunststoff, Verbundfolie oder Leinen.

Diese seitliche Schließung bietet einen entscheidenden Vorteil: Sie schützt die darin aufbewahrten Unterlagen zusätzlich vor dem seitlichen Herausfallen. Dies kann besonders nützlich sein, wenn die Dokumente sehr lose liegen oder wenn die Mappe häufig bewegt wird. Die Wahl zwischen einer Hängemappe und einer Hängetasche hängt also stark von den individuellen Anforderungen an die Sicherheit der Ablage ab. Für die allgemeine Loseblatt-Ablage, bei der ein schneller Zugriff im Vordergrund steht, kann die Hängemappe ausreichend sein. Benötigen Sie jedoch einen erhöhten Schutz gegen Verlust einzelner Blätter, ist die Hängetasche die bessere Wahl.

Alternativen für größeres Füllvolumen: Der Hängesammler

Manchmal reicht das Füllvolumen einer standardmäßigen Hängemappe nicht aus, um umfangreiche Dokumentensammlungen oder Akten zu fassen. In solchen Fällen bieten sogenannte Hängesammler eine ausgezeichnete Alternative. Hängesammler unterscheiden sich von Hängemappen hauptsächlich in ihrer Konstruktion und Kapazität.

Sie sind in der Regel aus deutlich stärkerem Karton gefertigt als Hängemappen. Während Hängemappen oft eine Standard-Kartonstärke von etwa 230g/m² aufweisen, können Hängesammler aus Karton mit 320 g/m² oder sogar aus stabiler Hartpappe bestehen. Der Hauptgrund für das größere Füllvolumen ist jedoch ihr breiter Boden. Dieser Boden kann typischerweise zwischen 30 und 80 mm breit sein und ermöglicht die Aufnahme einer erheblich größeren Menge an Dokumenten.

Es ist wichtig, den Hängesammler vom Hängeordner abzugrenzen. Ein Hängeordner ist eher wie ein klassischer Aktenordner aufgebaut, verfügt aber über seitliche Hängenasen. Er ist für die geheftete Ablage konzipiert und besitzt in der Regel eine integrierte Heftmechanik. Ein Hängesammler hingegen verfügt über keine solche integrierte Heftung. Auch hier werden lose oder bereits zusammengeheftete Dokumente sowie ganze Mappen einfach hineingestellt oder -gelegt. Der Hängesammler dient somit als eine Art stabiler Container für eine große Menge loser oder bereits geordneter Unterlagen innerhalb der Hängeregistratur.

Unverzichtbares Zubehör für die Hängeregistratur

Um das System der Hängeregistratur optimal nutzen zu können, gibt es verschiedene Zubehörartikel, die die Organisation und Übersichtlichkeit verbessern. Die wichtigsten Zubehörteile sind:

Vollsichtreiter mit Einschiebestreifen

Diese kleinen Helfer sind essenziell für die Kennzeichnung und Signalisierung Ihrer Akten. Vollsichtreiter bestehen aus transparentem Kunststoff und werden an der Oberseite der Hängemappe oder -tasche angebracht. Dank spezieller Reiterstanzungen an der Oberkante der Akte können die Vollsichtreiter an unterschiedlichen Positionen platziert werden. In die Reiter werden kleine Einschiebestreifen aus Karton oder Papier gesteckt, auf die Sie die Bezeichnung oder eine Signalmarkierung für die Akte schreiben können. Die Möglichkeit, die Reiter flexibel zu positionieren, schafft eine übersichtliche Struktur, auch wenn viele Akten nebeneinander hängen.

Hängeschienen mit Hängenasen

Die Hängeschienen sind das Element, das der Mappe oder Tasche ihre Hängefunktion verleiht. Sie werden durch den Falz (die obere Kante) der Hängemappe geschoben oder geklemmt. An den seitlichen Enden dieser Schienen befinden sich die sogenannten Hängenasen. Diese Hängenasen sind die eigentlichen Aufhängepunkte, mit denen die Mappe in den Auszügen oder Rahmen der Hängeregistratur eingehängt wird.

Beim Kauf von Hängeschienen ist es wichtig, auf die Kompatibilität mit den Hängemappen zu achten, insbesondere hinsichtlich der Lochung oder Stanzung, durch die die Schiene geführt wird. Es gibt unterschiedliche Standards, wie zum Beispiel Schienen mit 8 cm Lochung oder die häufig anzutreffende 11er Lochung, die typisch für Systeme bekannter Hersteller wie Falken, Jalema oder Leitz ist. Oft sind die benötigten Hängeschienen, die Vollsichtreiter und passende Beschriftungsschilder bereits im Lieferumfang der Hängemappen enthalten, was den Einstieg und die Nutzung erleichtert.

Übersicht über die Varianten der Hängeregistratur-Produkte

Die Hängeregistratur ist ein vielseitiges System, das nicht nur aus Hängemappen besteht. Es gibt verschiedene Produkte, die für unterschiedliche Ablagezwecke konzipiert sind:

• Hängemappen: Wie bereits beschrieben, sind sie seitlich offen und ideal für die lose Blatt-Ablage, bei der ein schneller Zugriff gewünscht ist. Sie sind ein Grundelement vieler Hängeregistraturen.
• Hängetaschen: Ähnlich wie Hängemappen, aber mit seitlichen Verschlüssen (Fröschen) für zusätzlichen Schutz gegen Herausfallen der Unterlagen. Ebenfalls für die lose Blatt-Ablage.
• Hängesammler: Gefertigt aus stärkerem Material und mit einem breiten Boden ausgestattet. Konzipiert für die lose Ablage größerer Mengen an Dokumenten oder ganzer Mappen.
• Hängehefter: Diese Produkte sind speziell für die geheftete Ablage gedacht. Sie verfügen über eine integrierte Heftmechanik, beispielsweise eine Metallheftung oder eine flexible Schlauchheftung, um Dokumente fest zusammenzuhalten, bevor sie in der Hängeregistratur abgelegt werden.
• Hängeordner: Dies sind die stabilsten Varianten und ähneln klassischen Aktenordnern. Sie sind aus robustem Karton gefertigt und verfügen über eine umfassende Heftmechanik. Mit ihren seitlichen Hängenasen können sie wie andere Hängeelemente in der Registratur aufgehängt werden und eignen sich hervorragend für die Archivierung umfangreicher, bereits gehefteter Akten.

Vergleichstabelle: Hängemappe, Hängetasche, Hängesammler

Häufig gestellte Fragen zur Hängeregistratur

Im Zusammenhang mit Hängemappen und der Hängeregistratur tauchen oft ähnliche Fragen auf. Hier beantworten wir einige davon:

Wofür wird eine Hängemappe verwendet?

Eine Hängemappe dient zur geordneten Ablage von losen Dokumenten innerhalb eines Hängeregistratursystems. Sie ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die enthaltenen Papiere und hilft, den Überblick über Akten und Vorgänge zu behalten.

Kann Papier seitlich aus einer Hängemappe fallen?

Obwohl eine Hängemappe seitlich offen ist, ist sie so konzipiert, dass das Füllgut gut und sicher darin verwahrt bleibt. Bei normalem Gebrauch und beim Ein- oder Aushängen fällt das Papier in der Regel nicht heraus, da die Mappe nicht gekippt werden muss.

Wann sollte ich eine Hängetasche anstelle einer Hängemappe verwenden?

Eine Hängetasche ist die bessere Wahl, wenn Sie zusätzlichen Schutz gegen das seitliche Herausfallen von Unterlagen benötigen. Dies ist besonders ratsam bei sehr glatten Papieren, dünnen Heften oder wenn die Mappe häufig transportiert oder bewegt wird.

Was ist der Vorteil eines Hängesammlers?

Hängesammler bieten ein deutlich größeres Füllvolumen als Hängemappen oder Hängetaschen. Sie eignen sich ideal für die Ablage umfangreicher Akten oder Sammlungen von Dokumenten, die nicht geheftet werden sollen, aber dennoch innerhalb des Hängeregistersystems aufbewahrt werden müssen.

Sind Hängeschienen und Vollsichtreiter immer im Lieferumfang enthalten?

In vielen Fällen sind die erforderlichen Hängeschienen, Vollsichtreiter und Beschriftungsschilder im Lieferumfang der Hängemappen enthalten. Es empfiehlt sich jedoch, die Produktbeschreibung genau zu prüfen, da dies je nach Hersteller und Modell variieren kann.

Gibt es Hängemappen für geheftete Dokumente?

Für die geheftete Ablage innerhalb der Hängeregistratur gibt es spezielle Produkte wie Hängehefter oder Hängeordner, die über eine integrierte Heftmechanik verfügen. Hängemappen und Hängetaschen sind primär für die lose Ablage konzipiert, können aber natürlich auch bereits geheftete Unterlagen aufnehmen.

Worauf muss ich beim Kauf von Hängeschienen achten?

Achten Sie darauf, dass die Hängeschienen zur Reiterstanzung (Lochung) Ihrer Hängeakten passen. Gängige Größen sind 8 cm oder 11 cm Lochung. Die 11er Lochung ist typisch für Systeme von Herstellern wie Falken, Jalema oder Leitz.

Die Hängeregistratur mit ihren verschiedenen Elementen wie Hängemappen, Hängetaschen und Hängesammlern bietet eine flexible und effiziente Lösung für die Dokumentenorganisation in Büros jeder Größe. Mit dem richtigen Zubehör behalten Sie stets den Überblick und finden wichtige Unterlagen im Handumdrehen.

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