Streuartikel richtig buchen: Konto 4605/6605

Im Geschäftsleben sind Werbemaßnahmen unerlässlich, um Produkte oder Dienstleistungen bekannt zu machen und das Unternehmensansehen zu fördern. Die damit verbundenen Ausgaben müssen korrekt in der Buchhaltung erfasst werden. Während allgemeine Werbekosten auf einem bestimmten Konto gesammelt werden, gibt es für spezielle Werbemittel, die weit gestreut werden, eigene Regeln und Konten. Dies betrifft häufig Gegenstände, die auch zum Bereich des Büromaterials gehören, wie zum Beispiel bedruckte Kugelschreiber, Kalender oder Notizblöcke. Die korrekte Unterscheidung und Verbuchung ist entscheidend für die steuerliche Anerkennung.

Ein Großteil der Aufwendungen, die ein Unternehmen tätigt, um seine Sichtbarkeit zu erhöhen, Produkte zu verkaufen oder Dienstleistungen zu bewerben, fallen unter den Oberbegriff der Werbekosten. Dazu gehören klassische Maßnahmen wie Anzeigen in Zeitungen und Zeitschriften, Fernseh-, Rundfunk- oder Kinospots sowie die Erstellung von Werbematerialien wie Broschüren oder Plakaten. Diese allgemeinen Werbeaufwendungen werden in vielen Standardkontenrahmen, wie dem SKR03, auf dem Konto 4600 "Werbekosten" verbucht. Dieses Konto dient dazu, alle Kosten zu sammeln, die direkt mit der Förderung des Unternehmens und seiner Angebote zusammenhängen und nicht unter speziellere Kategorien fallen.

Was wird auf Konto 4600 gebucht? Allgemeine Werbekosten

Auf das Konto 4600 im SKR03 (oder dem entsprechenden Konto in anderen Kontenrahmen wie SKR04) gehören typischerweise die Kosten für Werbemaßnahmen, die darauf abzielen, das Unternehmen oder seine Leistungen einer breiten Öffentlichkeit oder einer spezifischen Zielgruppe bekannt zu machen und den Absatz zu fördern. Dazu zählen:

• Kosten für Anzeigenschaltungen (Print, Online)
• Ausgaben für Radio- und Fernsehwerbung
• Kosten für die Erstellung und Verbreitung von Werbematerialien (Flyer, Broschüren, Plakate)
• Aufwendungen für Außenwerbung (Plakatwände, Fahrzeugbeschriftung)
• Kosten für Online-Marketing-Kampagnen (SEO, SEA, Social Media Ads)
• Messekosten, soweit sie der Produkt- oder Unternehmenswerbung dienen

Diese Ausgaben sind in der Regel unbegrenzt als Betriebsausgaben abzugsfähig, sofern sie geschäftlich veranlasst sind und ordnungsgemäß dokumentiert werden. Bei einer vollständigen und korrekten Rechnung kann die enthaltene Vorsteuer auf dem Konto für abziehbare Vorsteuer, beispielsweise SKR03 1576 "Abziehbare Vorsteuer 19 %" oder 1577 "Abziehbare Vorsteuer 7 %", erfasst werden.

Spezialfall: Streuartikel als Werbemittel

Neben den klassischen Werbemaßnahmen setzen viele Unternehmen auf sogenannte "Streuartikel". Dies sind kleine Gegenstände von geringem Wert, die mit dem Logo oder Namen des Unternehmens versehen sind und an eine breite Masse verteilt werden. Bekannte Beispiele sind Kugelschreiber, Kalender, Notizblöcke, Schlüsselanhänger oder Feuerzeuge. Der Zweck dieser Streuartikel ist es, den Bekanntheitsgrad des Unternehmens zu steigern, ohne eine direkte Gegenleistung zu erwarten. Sie dienen der Erinnerung und Präsenz im Alltag potenzieller und bestehender Kunden.

Obwohl Streuartikel eine Form der Werbung sind, werden sie steuerlich und buchhalterisch oft anders behandelt als die allgemeinen Werbekosten auf Konto 4600. Dies liegt an spezifischen steuerrechtlichen Regelungen, die eine klare Abgrenzung zu Geschenken an Geschäftsfreunde erfordern. Aus diesem Grund gibt es spezielle Konten für diese Art von Werbeaufwand.

Buchung von Streuartikeln: Konto 4605 / 6605

Für die Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Anschaffung von Streuartikeln entstehen, wird in vielen Kontenrahmen ein separates Konto verwendet. Im SKR03 ist dies das Konto 4605 "Streuartikel", und im SKR04 ist es das Konto 6605 "Streuartikel". Die Verwendung eines eigenen Kontos ermöglicht es, diese spezifische Art der Werbekosten getrennt von den allgemeinen Werbeausgaben zu erfassen, was für steuerliche Nachweise und Überprüfungen wichtig ist.

Die Buchung auf Konto 4605 (SKR03) bzw. 6605 (SKR04) erfolgt, wenn die angeschafften Gegenstände die Kriterien für Streuartikel erfüllen. Das Hauptkriterium ist dabei der geringe Wert des einzelnen Artikels sowie die Absicht, diese Artikel an eine Vielzahl von Personen zu verteilen, um den Bekanntheitsgrad zu steigern. Es ist nicht erforderlich, die Namen der Empfänger dieser Artikel zu dokumentieren, da es sich um eine breite Streuung handelt und nicht um gezielte Zuwendungen an einzelne Personen im Sinne von Geschenken.

Beispielbuchung (wie im Ausgangstext): Angenommen, ein Unternehmer kauft Kugelschreiber und Kalender im Wert von 500 EUR zuzüglich 95 EUR Umsatzsteuer (19 %). Diese Artikel sollen als Streuartikel verteilt werden.

Die Buchung im SKR03 oder SKR04 wäre:

• Soll: 4605 / 6605 Streuartikel 500 EUR
• Soll: 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 95 EUR
• Haben: 1200 / 1800 Bank (oder entsprechendes Kassenkonto) 595 EUR

Diese Buchung zeigt, dass die Nettoaufwendungen für die Streuartikel auf das spezielle Konto gebucht werden und die abziehbare Vorsteuer separat erfasst wird, sofern der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Die entscheidende 10-Euro-Grenze für Streuartikel

Die Unterscheidung zwischen Streuartikeln und Geschenken ist steuerrechtlich von großer Bedeutung. Streuwerbeartikel und geringwertige Warenproben werden explizit nicht als Geschenke im Sinne des § 4 Abs. 5 Nr. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) eingestuft. Der Hauptgrund dafür ist ihr geringer Wert und ihre Funktion als breit gestreute Werbemittel.

Eine wesentliche Grenze zur Abgrenzung ist die 10-Euro-Grenze. Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten nicht mehr als 10 EUR pro einzelnem Artikel betragen, gelten als Streuwerbeartikel. Nur wenn dieser Wert pro Artikel eingehalten wird, handelt es sich um steuerlich privilegierte Streuartikel, die nicht den strengeren Regeln für Geschenke unterliegen. Insbesondere die Vorschrift des § 37b EStG zur Pauschalversteuerung von Sachzuwendungen (mit 30 %) ist bei der Unterschreitung der 10-Euro-Grenze pro Artikel nicht anzuwenden.

Es ist wichtig zu betonen, dass sich die 10-Euro-Grenze auf den Wert des einzelnen Werbeartikels bezieht. Auch wenn ein Empfänger mehrere Artikel gleichzeitig erhält (z. B. einen Kugelschreiber und einen Kalender), wird die Grenze für jeden Artikel separat geprüft. Solange der Wert des Kugelschreibers unter 10 EUR liegt und der Wert des Kalenders ebenfalls unter 10 EUR liegt, handelt es sich um Streuartikel, unabhängig vom Gesamtwert der Zuwendung an diese eine Person.

Netto- oder Bruttowert bei der 10-Euro-Grenze?

Bei der Prüfung, ob die 10-Euro-Grenze eingehalten wird, ist in der Regel der Nettobetrag maßgebend, also der Preis ohne Umsatzsteuer. Dies gilt, wenn der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Da die Umsatzsteuer in diesem Fall vom Finanzamt erstattet wird (oder mit der eigenen Umsatzsteuerschuld verrechnet wird), gehört sie nicht zu den "Anschaffungs- oder Herstellungskosten" im steuerlichen Sinne, die für die 10-Euro-Grenze relevant sind.

Ist der Unternehmer jedoch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt (z. B. Kleinunternehmerregelung), dann gehört die gezahlte Umsatzsteuer zu den tatsächlichen Kosten des Artikels. In diesem Fall ist der Bruttobetrag (inklusive Umsatzsteuer) für die Prüfung der 10-Euro-Grenze relevant.

Diese Regelung entspricht der Handhabung bei der 35-Euro-Freigrenze für Geschenke an Geschäftsfreunde (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG), bei der ebenfalls der Nettowert entscheidend ist, wenn der Schenker vorsteuerabzugsberechtigt ist, und der Bruttowert, wenn nicht.

Umgang mit Sachgesamtheiten

Manchmal besteht ein einzelner Werbeartikel aus mehreren zusammengehörigen Komponenten, die eine "Sachgesamtheit" bilden. Ein Beispiel könnte ein Stiftset sein, bestehend aus Kugelschreiber und Bleistift in einer kleinen Hülle, das als Einheit verteilt wird. In solchen Fällen wird für die Prüfung der 10-Euro-Grenze auf den Wert der gesamten Sachgesamtheit abgestellt. Man darf den Gesamtwert des Sets nicht auf die einzelnen Komponenten aufteilen, um künstlich unter die Grenze zu kommen. Der Wert des gesamten Sets muss unter 10 EUR liegen, damit es als Streuartikel im steuerlichen Sinne gilt.

Abgrenzung zu Geschenken an Dritte und Bewirtungskosten

Wie bereits erwähnt, ist die korrekte Abgrenzung von Streuartikeln zu Geschenken an Dritte und Bewirtungskosten entscheidend, da hier unterschiedliche steuerliche Regeln gelten.

Geschenke an Dritte (Geschäftsfreunde, Kunden, Lieferanten), die nicht die Kriterien für Streuartikel erfüllen (also in der Regel einen Wert von über 10 EUR pro Artikel haben), unterliegen der Regelung des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG. Diese besagt, dass Geschenke, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten pro Empfänger und Wirtschaftsjahr 35 EUR übersteigen, steuerlich nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig sind. Auch hier gilt die Unterscheidung zwischen Netto- und Bruttowert je nach Vorsteuerabzugsberechtigung.

Zudem können Geschenke (auch unter 35 EUR) der Pauschalversteuerung nach § 37b EStG unterliegen, die vom Schenker getragen werden kann (30 % pauschale Lohnsteuer/Einkommensteuer zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer). Diese Pauschalierung macht die Zuwendung für den Empfänger steuerfrei, stellt aber eine zusätzliche Belastung für den Schenker dar. Bei Streuartikeln unter 10 EUR ist die Anwendung des § 37b EStG gerade ausgeschlossen.

Bewirtungskosten, die geschäftlich veranlasst sind, unterliegen ebenfalls einem Teilabzugsverbot nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG. Sie sind in der Regel nur zu 70 % als Betriebsausgaben abzugsfähig. Auch hier gelten spezielle Dokumentationspflichten (Anlass, Teilnehmer, Ort, Datum, Höhe der Aufwendungen).

Die Unterscheidung ist also wie folgt:

Diese Tabelle verdeutlicht, warum die korrekte Einordnung eines Werbemittels so wichtig ist und warum Streuartikel ein eigenes Buchungskonto verdienen.

Warum ist die korrekte Buchung wichtig?

Die exakte Verbuchung von Werbeaufwendungen, insbesondere die Unterscheidung zwischen allgemeinen Werbekosten und Streuartikeln, ist aus mehreren Gründen von Bedeutung:

1. Steuerliche Anerkennung: Nur korrekt als Betriebsausgaben verbuchte Aufwendungen mindern den steuerpflichtigen Gewinn. Falsche Zuordnungen, insbesondere bei Geschenken, können dazu führen, dass Ausgaben steuerlich nicht anerkannt werden.
2. Nachweispflichten: Bei Geschenken über 10 EUR sind die Namen der Empfänger zu dokumentieren, bei Streuartikeln unter 10 EUR nicht. Die Buchung auf dem richtigen Konto erleichtert die Erfüllung oder den Nachweis, dass keine Dokumentationspflicht besteht.
3. Transparenz: Eine klare Struktur in der Buchhaltung ermöglicht bessere Analysen der Ausgaben. Man kann leichter erkennen, wie viel Geld für welche Art von Werbemaßnahme ausgegeben wurde.
4. Vermeidung von Rückfragen: Bei einer Betriebsprüfung kann die korrekte und nachvollziehbare Buchung helfen, Rückfragen des Finanzamtes zu vermeiden oder schnell beantworten zu können.

Praktische Tipps für den Umgang mit Streuartikeln

Unternehmen, die häufig Streuartikel wie Kugelschreiber, Kalender oder andere Büromaterialien als Werbemittel einsetzen, sollten folgende Punkte beachten:

• Wertprüfung: Beim Einkauf genau prüfen, ob der Netto-Einzelwert der Artikel (wenn vorsteuerabzugsberechtigt) unter 10 EUR liegt. Bei Unsicherheit oder knappem Wert im Zweifelsfall den Bruttowert prüfen, wenn dieser unter 10 EUR liegt, ist man auf der sicheren Seite.
• Einkaufsbelege: Die Rechnungen für Streuartikel sorgfältig aufbewahren. Sie dienen als Nachweis für die Höhe der Ausgaben und den Einzelwert der Artikel.
• Eindeutige Buchung: Die Aufwendungen konsequent auf das dafür vorgesehene Konto 4605 (SKR03) oder 6605 (SKR04) buchen.
• Schulung: Mitarbeiter, die für Einkauf oder Buchhaltung zuständig sind, über die Unterscheidung zwischen Streuartikeln und Geschenken sowie die relevante 10-Euro-Grenze informieren.
• Dokumentation bei Geschenken: Wenn doch einmal Geschenke über 10 EUR, aber bis 35 EUR, an spezifische Empfänger gemacht werden, diese auf dem entsprechenden Konto buchen und die Namen der Empfänger dokumentieren.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was passiert, wenn ein Streuartikel genau 10 EUR netto kostet?

Wenn der Nettowert genau 10 EUR beträgt und Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind, dann liegt der Wert nicht "nicht mehr als 10 EUR" sondern "gleich 10 EUR". Die Regel besagt "nicht mehr als 10 EUR", was bedeutet, dass der Wert kleiner oder gleich 10 EUR sein muss. Ein Wert von 10,00 EUR netto liegt also noch innerhalb der Grenze. Liegt der Wert bei 10,01 EUR netto, ist die Grenze überschritten.

Muss ich dokumentieren, an wen ich die Kugelschreiber verteile?

Nein, das ist einer der Vorteile von Streuartikeln unter der 10-Euro-Grenze. Aufgrund der breiten Streuung ist keine individuelle Dokumentation der Empfänger erforderlich.

Was, wenn ich einem Kunden mehrere Streuartikel gleichzeitig gebe, deren Gesamtwert über 10 EUR liegt?

Für die 10-Euro-Grenze ist der Wert des einzelnen Artikels maßgeblich. Wenn Sie einem Kunden einen Kugelschreiber für 2 EUR und einen Notizblock für 5 EUR geben, beträgt der Wert pro Artikel 2 EUR bzw. 5 EUR. Beide liegen unter 10 EUR. Es handelt sich weiterhin um Streuartikel, auch wenn der Gesamtwert der Zuwendung an diesen Kunden 7 EUR beträgt. Nur bei einer Sachgesamtheit (z.B. Stiftset) wird der Gesamtwert des Sets betrachtet.

Sind Warenproben auch Streuartikel?

Geringwertige Warenproben werden steuerrechtlich ähnlich wie Streuartikel behandelt und fallen nicht unter die strengeren Regeln für Geschenke, sofern es sich um geringwertige Proben handelt, die der Absatzförderung dienen.

Was buche ich auf Konto 6605?

Auf Konto 6605 im SKR04 werden ebenfalls die Aufwendungen für Streuartikel gebucht, analog zu Konto 4605 im SKR03. Die Logik und die steuerlichen Regeln (insbesondere die 10-Euro-Grenze) sind identisch.

Kann ich auch Geschenke über 10 Euro auf Konto 4605/6605 buchen?

Nein. Geschenke, deren Wert die 10-Euro-Grenze überschreitet, sind auf anderen Konten zu buchen (z.B. 4630/6630 für abzugsfähige Geschenke bis 35 EUR oder 4635/6635 für nicht abzugsfähige Geschenke über 35 EUR) und unterliegen anderen steuerlichen Regeln sowie Dokumentationspflichten.

Die korrekte buchhalterische Behandlung von Werbeaufwendungen, insbesondere von Streuartikeln, ist ein wichtiger Aspekt der Unternehmensführung. Durch die Nutzung der spezifischen Konten wie SKR03 4605 oder SKR04 6605 stellen Sie sicher, dass Ihre Ausgaben korrekt erfasst, steuerlich richtig behandelt und bei einer eventuellen Prüfung nachvollziehbar sind. Achten Sie stets auf die 10-Euro-Grenze pro Artikel, um die Vorteile der einfacheren Handhabung von Streuartikeln voll nutzen zu können. So tragen auch kleine Werbegeschenke wie Kugelschreiber effektiv zum Unternehmenserfolg bei und werden korrekt in Ihren Büchern abgebildet.

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