Betriebsausgabenpauschalen einfach erklärt

Die Frage, welche Kosten als Betriebsausgaben steuerlich abgesetzt werden können, ist für viele Selbstständige und Arbeitnehmer, die beruflich bedingte Ausgaben haben, von zentraler Bedeutung. Grundsätzlich verlangt das Finanzamt den Nachweis der tatsächlichen Ausgaben. Doch in bestimmten Fällen sieht das Steuerrecht Vereinfachungen vor: die sogenannten Betriebsausgabenpauschalen oder Pauschbeträge. Diese ermöglichen es, bestimmte Kosten ohne detaillierte Einzelnachweise geltend zu machen, was die Steuererklärung erheblich erleichtern kann.

Es ist wichtig zu verstehen, dass das Gesetz keine allgemeine Betriebsausgabenpauschale für alle Arten von Ausgaben vorsieht. Die Möglichkeit, Pauschalen zu nutzen, beschränkt sich auf spezifische Situationen und Berufsgruppen, die im Folgenden näher erläutert werden.

Spezifische Pauschalen für bestimmte Ausgaben

Auch wenn es keine universelle Pauschale gibt, existieren Ausnahmen, die den Abzug bestimmter Aufwendungen erleichtern. Klassische Beispiele hierfür sind:

• Verpflegungsaufwendungen bei Geschäftsreisen.
• Kosten für Fahrten mit dem privaten PKW im Rahmen einer Geschäftsreise (hier wird eine Kilometerpauschale angewendet, die jedoch nicht im Detail im vorliegenden Text beschrieben ist, aber als Beispiel für Pauschalierung dient).

Neuer Pauschbetrag für Berufskraftfahrer

Eine speziellere Pauschale wurde mit dem Jahressteuergesetz 2019 eingeführt und gilt erstmals für den Veranlagungszeitraum 2020. Sie richtet sich an angestellte und selbstständige Berufskraftfahrer. Dieser Pauschbetrag soll Aufwendungen abgelten, die typischerweise während einer mehrtägigen beruflichen Tätigkeit anfallen, wenn im Kraftfahrzeug übernachtet wird. Dazu können beispielsweise Park- oder Abstellgebühren auf Raststätten und Autohöfen gehören.

Ursprünglich betrug dieser Pauschbetrag 8 EUR täglich. Mit dem Wachstumschancengesetz wurde dieser Betrag für den Veranlagungszeitraum 2024 auf 9 EUR pro Tag angehoben.

Ein wichtiger Punkt ist, dass dieser Pauschbetrag zusätzlich zu den gesetzlichen Verpflegungspauschalen beansprucht werden kann. Er ersetzt also nicht die Verpflegungspauschale, sondern deckt andere spezifische Kosten ab, die mit der Übernachtung im Fahrzeug verbunden sind.

Homeoffice-Pauschale und pauschaler Abzug für Arbeitszimmerkosten

Die steuerliche Berücksichtigung von Kosten für das häusliche Arbeitszimmer und das Homeoffice wurde mit dem Jahressteuergesetz 2022 ab dem Jahr 2023 neu geregelt und vereinfacht. Diese Regelungen bieten eine attraktive Alternative zum Nachweis der tatsächlichen Kosten, insbesondere wenn die Voraussetzungen für ein steuerlich anerkanntes häusliches Arbeitszimmer nicht vollständig erfüllt sind oder der Nachweis der tatsächlichen Kosten zu aufwendig wäre.

Pauschaler Abzug für das häusliche Arbeitszimmer

Anstelle des Abzugs der tatsächlich entstandenen Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer ist ab 2023 eine Jahrespauschale möglich. Diese beträgt 1.260 EUR pro Jahr. Diese Pauschale ist monats- und personenbezogen zu berücksichtigen. Das bedeutet, dass sie auch dann anteilig gewährt wird, wenn das Arbeitszimmer nicht das ganze Jahr über oder nicht von einer einzelnen Person genutzt wurde.

Die Homeoffice-Pauschale

Die Homeoffice-Pauschale richtet sich an Steuerpflichtige, die im Homeoffice arbeiten, aber nicht unbedingt die strengen Voraussetzungen für ein steuerlich anerkanntes häusliches Arbeitszimmer erfüllen. Ab 2023 wurde diese Pauschale pro Homeoffice-Tag auf 6 EUR angehoben. Eine wesentliche Änderung ist, dass diese Pauschale dauerhaft entfristet wurde. Zudem wurde der maximale Abzugsbetrag pro Jahr von ursprünglich 600 EUR auf ebenfalls 1.260 EUR angehoben. Dies stellt eine Gleichstellung mit der Jahrespauschale für das häusliche Arbeitszimmer dar.

Betriebsausgabenpauschale für bestimmte Berufsgruppen

Neben den bereits genannten spezifischen Pauschalen gibt es Regelungen, die bestimmten freiberuflichen oder nebenberuflichen Tätigkeiten entgegenkommen. Diese Pauschalen können insbesondere dann relevant sein, wenn mangels ordnungsgemäßer Aufzeichnungen das Finanzamt die Betriebsausgaben schätzen müsste. Sie bieten aber auch eine Vereinfachung, selbst wenn Aufzeichnungen vorliegen.

Pauschalen für schriftstellerische, journalistische, künstlerische und lehrende Tätigkeiten

Für bestimmte freiberufliche und nebenberufliche Tätigkeiten erlaubt die Finanzverwaltung pauschale Betriebsausgabenabzüge, die sich prozentual am Umsatz orientieren, aber nach oben begrenzt sind. Diese Regelungen wurden aufgrund des gestiegenen Preisniveaus für den Veranlagungszeitraum 2023 angepasst und durch ein Schreiben der Finanzverwaltung veröffentlicht. Die bisherigen Pauschalen, die auf einem BMF-Schreiben aus dem Jahr 1994 basierten, sind letztmalig für den Veranlagungszeitraum 2022 anzuwenden.

Geltende Pauschalen ab Veranlagungszeitraum 2023:

• Bei hauptberuflicher selbständiger schriftstellerischer oder journalistischer Tätigkeit: Die Pauschale beträgt 30 % der Betriebseinnahmen aus dieser Tätigkeit. Der Höchstbetrag, der pro Jahr angesetzt werden kann, wurde auf 3.600 EUR angehoben (zuvor 2.455 EUR).
• Bei wissenschaftlicher, künstlerischer oder schriftstellerischer Nebentätigkeit: Dies schließt auch Vortrags- oder nebenberufliche Lehr- und Prüfungstätigkeiten ein, sofern es sich nicht um steuerfreie Einnahmen nach § 3 Nr. 26 EStG (Übungsleiterpauschale etc.) handelt. Die Pauschale beträgt 25 % der Betriebseinnahmen aus dieser Nebentätigkeit. Der Höchstbetrag, der pro Jahr angesetzt werden kann, wurde auf 900 EUR angehoben (zuvor 614 EUR). Der wichtige Hinweis hierbei ist, dass der Höchstbetrag von 900 EUR für alle unter diese Vereinfachungsregelung fallenden Nebentätigkeiten zusammen nur einmal gewährt werden kann.

Es ist zu beachten, dass diese Pauschalen eine Vereinfachung darstellen. Steuerpflichtige haben stets die Möglichkeit, etwaige höhere tatsächlich angefallene Betriebsausgaben nachzuweisen und geltend zu machen. In diesem Fall werden die tatsächlichen und nachgewiesenen Aufwendungen anstelle der Pauschale berücksichtigt.

Betriebsausgabenpauschale bei Kindertagespflege

Eine weitere spezifische Pauschalierungsregelung betrifft Personen, die in der Kindertagespflege tätig sind. Zur Vereinfachung der Ermittlung der Einkünfte wird hier zugelassen, dass anstelle der tatsächlichen Betriebsausgaben ein pauschaler Betrag von den erzielten Einnahmen abgezogen wird.

Dieser Pauschalbetrag wurde ebenfalls angepasst. Bis zum Veranlagungszeitraum 2022 betrug er 300 EUR pro Kind und Monat. Ab dem Veranlagungszeitraum 2023 wurde dieser Betrag auf 400 EUR pro Kind und Monat angehoben.

Dieser Betriebsausgabenpauschale liegt eine wöchentliche Betreuungszeit von 40 Stunden zugrunde. Weicht die tatsächlich vereinbarte Betreuungszeit von diesen 40 Stunden ab, muss die Betriebsausgabenpauschale zeitanteilig gekürzt werden.

Vergleich der wichtigsten Pauschalen (Überblick)

Häufig gestellte Fragen zu Betriebsausgabenpauschalen

Kann ich immer eine Betriebsausgabenpauschale nutzen?

Nein, Pauschalen sind nur in den gesetzlich oder durch Verwaltungsanweisungen vorgesehenen Fällen möglich. Grundsätzlich müssen Betriebsausgaben einzeln nachgewiesen werden. Pauschalen stellen eine Ausnahme und Vereinfachung für bestimmte Ausgabenarten oder Berufsgruppen dar.

Sind die Pauschalen verpflichtend oder kann ich auch meine tatsächlichen Kosten angeben?

Die Pauschalen sind in der Regel optional. Wenn Ihre tatsächlich angefallenen und nachweisbaren Betriebsausgaben höher sind als die mögliche Pauschale, können Sie immer die höheren tatsächlichen Kosten geltend machen. Dies ist oft der Fall bei hohen Investitionen oder ungewöhnlich hohen laufenden Kosten.

Wann haben sich die Beträge für die Pauschalen zuletzt geändert?

Viele der hier genannten Pauschalen wurden zuletzt für den Veranlagungszeitraum 2023 oder 2024 angehoben. Die Homeoffice-Pauschale und die Jahrespauschale für das Arbeitszimmer gelten in den neuen Höhen ab 2023. Die Pauschalen für bestimmte Berufsgruppen (Schriftsteller etc.) sowie für die Kindertagespflege wurden ebenfalls für 2023 erhöht. Der Pauschbetrag für Berufskraftfahrer stieg ab 2024.

Gilt die Homeoffice-Pauschale auch, wenn ich ein anerkanntes häusliches Arbeitszimmer habe?

Wenn Sie die Voraussetzungen für den Abzug der Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer erfüllen und dieses der Mittelpunkt Ihrer gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung ist oder Ihnen für bestimmte Tätigkeiten kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht, können Sie entweder die tatsächlichen Kosten (anteilig) oder ab 2023 die Jahrespauschale von 1.260 EUR für das Arbeitszimmer geltend machen. Die Homeoffice-Pauschale von 6 EUR pro Tag ist eher für Fälle gedacht, in denen kein anerkanntes häusliches Arbeitszimmer vorliegt oder die Voraussetzungen nicht erfüllt sind.

Kann ich den Pauschbetrag für Berufskraftfahrer und die Verpflegungspauschale gleichzeitig beanspruchen?

Ja, der Pauschbetrag für Berufskraftfahrer (9 EUR ab 2024) kann zusätzlich zu den gesetzlichen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen bei mehrtägigen Fahrten geltend gemacht werden. Er deckt andere Kosten ab.

Gilt der Höchstbetrag bei nebenberuflichen Tätigkeiten pro Tätigkeit oder insgesamt?

Der Höchstbetrag von 900 EUR (ab 2023) bei der Pauschale für nebenberufliche wissenschaftliche, künstlerische oder schriftstellerische Tätigkeiten (einschließlich Lehrtätigkeit) gilt für alle unter diese Regelung fallenden Nebentätigkeiten zusammen nur einmal.

Fazit

Betriebsausgabenpauschalen und Pauschbeträge bieten in spezifischen Fällen eine wertvolle Vereinfachung bei der Steuererklärung. Sie ermöglichen es, bestimmte Kosten ohne umfangreichen Nachweis geltend zu machen, was Zeit und Aufwand spart. Es ist jedoch immer ratsam zu prüfen, ob die tatsächlichen Kosten die Pauschale übersteigen, da in diesem Fall die Geltendmachung der höheren tatsächlichen Aufwendungen steuerlich vorteilhafter sein kann. Die Kenntnis der jeweils geltenden Pauschalen und ihrer Voraussetzungen, insbesondere nach den jüngsten Gesetzesänderungen, ist entscheidend, um alle steuerlichen Möglichkeiten optimal zu nutzen.

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