Personalakten richtig aufbewahren

Die korrekte Aufbewahrung von Personalakten ist für jedes Unternehmen von zentraler Bedeutung. Sie dient nicht nur der Dokumentation des Arbeitsverhältnisses, sondern sichert Arbeitgeber auch gegen mögliche spätere Forderungen ehemaliger Mitarbeiter ab und hilft, arbeitsrechtliche Streitigkeiten zu vermeiden. Dabei müssen zahlreiche gesetzliche Vorgaben und Fristen beachtet werden. Dieser Artikel führt Sie durch die wichtigsten Aspekte der Personalaktenführung und -aufbewahrung.

Die Personalakte enthält alle relevanten Informationen und Dokumente, die im direkten Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters stehen. Es gibt keine explizite gesetzliche Pflicht für Arbeitgeber, Personalakten zu führen, aber arbeits-, sozialversicherungs- und steuerrechtliche Vorschriften sowie Tarifverträge machen dies in der Praxis unumgänglich, um Dokumentationspflichten zu erfüllen und behördliche Prüfungen zu ermöglichen. Für Beamte besteht hingegen eine ausdrückliche gesetzliche Pflicht zur Führung einer Personalakte.

Was gehört in die Personalakte?

Unternehmen können grundsätzlich selbst entscheiden, welche Unterlagen sie in der Personalakte sammeln. Es dürfen jedoch nur Dokumente und Angaben erfasst werden, die einen direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis haben. Die folgende Liste gibt einen Überblick über typische und erlaubte Inhalte:

• Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse)
• Unterlagen zum Beschäftigungsverhältnis (Arbeitsvertrag, Zusatzvereinbarungen, Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis)
• Personalstammblatt
• Interne Arbeitsanweisungen
• Allgemeine Unterlagen zur Person (z.B. Führerschein, Protokoll AGG Unterweisung)
• Steuerrelevante Unterlagen und Unterlagen zur Sozialversicherung (Lohnsteuerkarte, Sozialversicherungsausweis, Lohnabrechnungen)
• Unterlagen zur Vergütung (Gehaltsanpassungen, Bankdaten)
• Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge
• Unternehmensinterne Beurteilungen und Zeugnisse (Zwischenzeugnisse, Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen)
• Nachweise über Aus- und Weiterbildungen, Zertifikate
• Sonstige Unterlagen (Mitgliedsbescheinigung Krankenkasse, Lohnsteuerabzugsmerkmale, Nebenbeschäftigungen, Abmahnungen, Schwerbehindertenausweis)

Welche Dokumente gehören nicht in die Personalakte?

Zum Schutz der Privatsphäre des Arbeitnehmers dürfen bestimmte Unterlagen und Informationen nicht in der Personalakte erfasst werden:

• Unterlagen zu Krankschreibungen (Listen über Krankheitstage, Krankheitsgründe)
• Unterlagen zu Untersuchungen vom Betriebsarzt (Ergebnisse)
• Private Vorlieben, Religionszugehörigkeit, politische Ausrichtung
• Aktivitäten aus sozialen Netzwerken
• Notizen über Leistungen des Arbeitnehmers, die nicht in offiziellen Beurteilungen festgehalten sind
• Kandidaturen für den Betriebsrat
• Prozessakten aus Rechtsstreitigkeiten, die nicht direkt das Arbeitsverhältnis betreffen

Eine Ausnahme bei Krankschreibungen kann bei begründetem Verdacht auf eine auffällige Krankschreibung oder bei Alkoholismus, der sich auf die Tätigkeit auswirkt, bestehen. Die Ergebnisse betriebsärztlicher Untersuchungen müssen jedoch vom Betriebsarzt unter Wahrung der Schweigepflicht aufbewahrt werden.

Pflichten des Arbeitgebers bei der Personalaktenführung

Mit dem Führen von Personalakten gehen bestimmte Pflichten für den Arbeitgeber einher:

• Fürsorgepflicht: Die Personalakten müssen vor unbefugtem Zugriff Dritter geschützt und die Inhalte vertraulich behandelt werden. Der Kreis der zugriffsberechtigten Personen sollte klein gehalten werden.
• Einsichtsrecht: Arbeitnehmer haben jederzeit das Recht, Einsicht in ihre vollständige Personalakte zu nehmen, Kopien anzufertigen oder Notizen zu erstellen. Dieses Recht gilt für alle geführten Inhalte.
• Aufbewahrungspflicht: Verschiedene Dokumente unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses müssen die Akten mindestens drei Jahre aufbewahrt werden, da innerhalb dieser Frist Ansprüche (z.B. auf Ausstellung eines Arbeitszeugnisses) geltend gemacht werden können. Die Verjährungsfrist beginnt in der Regel am 31. Dezember des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist oder das Arbeitsverhältnis endete.

Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen

Die korrekte Einhaltung der Aufbewahrungsfristen ist entscheidend, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Hier eine Übersicht über die wichtigsten Fristen, die sich aus verschiedenen Gesetzen ergeben:

Diese Fristen beginnen in der Regel mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde, das Arbeitsverhältnis endete oder der Anspruch entstand. Es ist wichtig, die spezifischen Fristen für jedes Dokument genau zu beachten.

Art der Aufbewahrung: Papier oder Digital?

Personalakten können in Papierform, digital oder hybrid geführt werden. Die Entscheidung über die Form liegt beim Arbeitgeber, sofern keine gesetzlichen Vorgaben bestehen. Die elektronische Personalakte gewinnt zunehmend an Bedeutung.

Grundsätzlich können Unterlagen digitalisiert (gescannt) werden. Bei Dokumenten, die keiner gesetzlichen Dokumentations-, Aktenführungs- oder Aufbewahrungspflicht im Original unterliegen, ist das sogenannte "ersetzende Scannen" möglich. Hierbei wird das Papieroriginal nach dem Scannen vernichtet.

Bei bestimmten Dokumenten schreibt das Gesetz jedoch die Schriftform vor, was in der Regel die Aufbewahrung des Originals in Papierform bedeutet. Beispiele hierfür sind:

• Befristete Arbeitsverträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG)
• Kündigungen und Aufhebungsverträge (§ 623 BGB)

Diese Dokumente sollten im Original aufbewahrt werden, um für eventuelle spätere Streitigkeiten eine rechtssichere Grundlage zu haben. Eine hybride Aktenführung, bei der einige Dokumente digital und andere in Papierform aufbewahrt werden, ist daher zulässig und oft notwendig.

Es gibt eine Entwicklung hin zur digitalen Aufbewahrung. Seit dem 1. Januar 2022 müssen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden (§ 8 Beitragsverfahrensverordnung - BVV), auch wenn eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026 gilt. Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung dieser Teile der Personalakte zur Pflicht.

Die Vorteile der elektronischen Personalakte

Die digitale Personalakte bietet gegenüber der Papierform zahlreiche Vorteile:

• Sicherheit: Durch striktes Rechtemanagement kann der Zugriff auf die Daten genau gesteuert und auf einen kleinen, befugten Personenkreis beschränkt werden. Manipulationssicherheit ist besser gewährleistet.
• Effizienz: Dokumente sind schneller auffindbar. Prozesse wie die Einsichtnahme durch den Mitarbeiter (Employee Self Service - ESS) werden vereinfacht und erfordern weniger Aufwand für die Personalabteilung.
• Platzersparnis: Digitale Akten benötigen keinen physischen Lagerplatz.
• Compliance: Moderne HR-Software kann dabei helfen, Fristen zu überwachen und Löschpflichten einzuhalten.

Obwohl die Umstellung auf eine digitale Personalakte eine Investition darstellt, kann sie langfristig zu erheblichen Verbesserungen in Sicherheit, Effizienz und Compliance führen.

Folgen bei einem Verstoß gegen Aufbewahrungspflichten

Die Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflichten stellt einen Verstoß gegen die Buchführungspflichten des Arbeitgebers dar. Dies kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, darunter Bußgelder oder Schwierigkeiten bei behördlichen Prüfungen (z.B. Lohnsteuer-Außenprüfungen oder Sozialversicherungsprüfungen). Im Falle von Rechtsstreitigkeiten mit Mitarbeitern kann eine mangelhafte oder fehlende Dokumentation die Position des Arbeitgebers erheblich schwächen.

Häufige Fragen zur Personalakte

Muss ein Arbeitgeber Personalakten führen?
Nein, es gibt keine direkte gesetzliche Pflicht für private Arbeitgeber. Allerdings machen diverse andere Gesetze (Steuer-, Sozialversicherungs-, Arbeitsrecht) sowie Tarifverträge die Führung von Personalakten zur Erfüllung von Dokumentations- und Nachweispflichten in der Praxis notwendig.

Darf es mehrere Personalakten für einen Mitarbeiter geben?
Grundsätzlich darf nur eine Personalakte geführt werden. Sollte aus betrieblichen Gründen eine zweite Akte erforderlich sein, muss der Arbeitnehmer umgehend darüber informiert werden, damit er sein Einsichtsrecht wahrnehmen kann.

Welche Dokumente müssen im Original aufbewahrt werden?
Dokumente, die einer gesetzlichen Schriftform bedürfen, wie befristete Arbeitsverträge, Kündigungen oder Aufhebungsverträge, sollten nach derzeitiger Rechtslage im Original aufbewahrt werden.

Darf der Arbeitnehmer Einsicht in seine Personalakte nehmen?
Ja, jeder Arbeitnehmer hat jederzeit und ohne Voranmeldung das Recht, Einsicht in seine vollständige Personalakte zu nehmen. Er darf auch Kopien anfertigen oder Notizen machen.

Was passiert mit der Personalakte nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses?
Die Personalakte muss nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses für die jeweilige Aufbewahrungsfrist der enthaltenen Dokumente aufbewahrt werden. Danach müssen die Daten gelöscht bzw. die Akte vernichtet werden.

Fazit

Die sorgfältige Führung und gesetzeskonforme Aufbewahrung von Personalakten ist eine wesentliche Aufgabe im Personalwesen. Sie dient der Erfüllung rechtlicher Pflichten, sichert das Unternehmen ab und ermöglicht effiziente interne Prozesse. Beachten Sie die spezifischen Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumentarten und prüfen Sie, welche Unterlagen im Original aufbewahrt werden müssen. Die Umstellung auf eine elektronische Personalakte kann dabei helfen, die Datensicherheit zu erhöhen, das Einsichtsrecht der Mitarbeiter zu erleichtern und die Effizienz zu steigern. Investieren Sie in eine rechtssichere und organisierte Personalaktenverwaltung – es lohnt sich.

Wenn du mehr spannende Artikel wie „Personalakten richtig aufbewahren“ entdecken möchtest, schau doch mal in der Kategorie Bürobedarf vorbei!