Steuererklärung 2018: Fristen & Regeln

Die Steuererklärung für das Jahr 2018 war für viele Steuerpflichtige mit wichtigen Neuerungen verbunden. Diese Änderungen ergaben sich aus dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens, das bereits im Juli 2016 in Kraft getreten ist. Die Finanzverwaltung hat über diese Anpassungen für das Jahr 2018 informiert, und es ist entscheidend, sich mit den geänderten Regeln vertraut zu machen, insbesondere in Bezug auf Abgabefristen, Verspätungszuschläge und Belegpflichten.

Die Modernisierung des Besteuerungsverfahrens zielte darauf ab, Prozesse zu vereinfachen und zu digitalisieren, brachte aber gleichzeitig auch strengere Regelungen mit sich, wo zuvor Ermessensspielräume bestanden. Für das Jahr 2018 markieren diese Änderungen einen deutlichen Wendepunkt im Umgang mit der jährlichen Einkommensteuererklärung.

Eine der relevantesten Änderungen für viele Steuerpflichtige betrifft die Abgabefristen. Mit dem Gesetz zur Modernisierung wurden diese Fristen grundsätzlich verlängert, jedoch nicht für alle Steuerpflichtigen gleichermaßen und nicht unter allen Umständen. Es ist daher wichtig, genau zu prüfen, welche Frist für die eigene Situation im Jahr 2018 galt, da das Verpassen der korrekten Frist nun weitreichendere Konsequenzen haben kann als früher.

Verlängerte Abgabefristen für 2018

Für Steuerpflichtige, die ihre Steuererklärung selbst erstellen und nicht steuerlich beraten werden, wurde die reguläre Abgabefrist für das Steuerjahr 2018 um zwei Monate verlängert. Dies bedeutete, dass die Einkommensteuererklärung für 2018 grundsätzlich bis zum 31. Juli 2019 beim zuständigen Finanzamt eingereicht werden musste. Diese Verlängerung sollte den Steuerpflichtigen mehr Zeit für die Zusammenstellung ihrer Unterlagen und die Erstellung der Erklärung geben.

Allerdings galt diese Fristverlängerung bis zum 31. Juli 2019 nur für Steuerpflichtige, die zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet waren. Dies wird als Pflichtveranlagung bezeichnet. Es gibt jedoch auch Steuerpflichtige, die nicht gesetzlich zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung verpflichtet sind. Diese Gruppe kann die Erklärung freiwillig einreichen, um beispielsweise zu viel gezahlte Lohnsteuer zurückzuerhalten. Für diese sogenannte Antragsveranlagung gelten andere Fristen.

Wer nicht zur Abgabe verpflichtet ist, hat deutlich länger Zeit. Für die Steuererklärung des Jahres 2018 endete die Frist für die Antragsveranlagung erst am 31. Dezember 2022. Dies ist eine Frist von vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, für das die Erklärung abgegeben wird. Diese lange Frist ermöglicht es Steuerpflichtigen, die nicht zur Abgabe verpflichtet sind, in Ruhe zu prüfen, ob sich eine freiwillige Abgabe lohnt.

Die Pflicht zur Abgabe einer Steuererklärung besteht unter anderem in folgenden Fällen:

• Wenn neben Einkünften aus nichtselbständiger Arbeit auch andere Einkunftsarten erzielt wurden, beispielsweise Mieteinnahmen oder Einkünfte aus Kapitalvermögen (sofern diese nicht bereits durch Abgeltungsteuer endgültig besteuert wurden und bestimmte Freibeträge überschritten werden).
• Wenn Einkünfte bezogen wurden, die dem Lohnsteuerabzug unterlagen, aber zusätzlich Einkünfte ohne Lohnsteuerabzug erzielt wurden, deren Gesamtbetrag bestimmte Grenzen überschreitet.
• Wenn Lohnersatzleistungen bezogen wurden. Hierzu zählen unter anderem Arbeitslosengeld, Kurzarbeitergeld, Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Insolvenzgeld oder Elterngeld. Diese Leistungen unterliegen zwar nicht der Einkommensteuer, beeinflussen aber über den Progressionsvorbehalt den Steuersatz für die steuerpflichtigen Einkünfte.
• Im Falle von Eheleuten oder eingetragenen Lebenspartnern, wenn beide Partner Arbeitslohn bezogen haben und die Steuerklassenkombination III/V gewählt wurde.
• Wenn ein Freibetrag auf der Lohnsteuerkarte eingetragen war (ausgenommen Pauschbeträge für behinderte Menschen und Hinterbliebene).

Für Steuerpflichtige, die von einem Steuerberater, einem Lohnsteuerhilfeverein oder einer anderen zur Hilfeleistung in Steuersachen befugten Person steuerlich beraten werden, galten für das Steuerjahr 2018 nochmals verlängerte Fristen. Die Abgabefrist für steuerlich beratene Steuerpflichtige für das Jahr 2018 wurde auf den 29. Februar 2020 festgesetzt. Diese längere Frist berücksichtigt den zusätzlichen Aufwand, der bei der Bearbeitung durch einen steuerlichen Berater entsteht.

Es ist also festzuhalten, dass für das Steuerjahr 2018 drei wesentliche Fristen galten, abhängig vom Status des Steuerpflichtigen und der Art der Veranlagung:

Die Kenntnis der korrekten Fristen war und ist entscheidend, um die nachfolgend beschriebenen Konsequenzen bei Fristversäumnissen zu vermeiden.

Neue Regeln bei Verspätungszuschlägen

Eine der einschneidendsten Änderungen für das Steuerjahr 2018 betrifft die Festsetzung von Verspätungszuschlägen. Mit der Modernisierung des Besteuerungsverfahrens wurde die Festsetzung von Verspätungszuschlägen ab dem Steuerjahr 2018 grundsätzlich automatisiert und erfolgt ohne Ermessensabwägungen des Finanzamts. Dies stellt eine deutliche Abkehr von der früheren Praxis dar, bei der die Finanzämter oft einen gewissen Spielraum hatten, ob und in welcher Höhe ein Verspätungszuschlag festgesetzt wurde, insbesondere bei geringfügigen Fristüberschreitungen oder nachvollziehbaren Gründen.

Der Verspätungszuschlag wird nun automatisch festgesetzt, wenn eine Steuererklärung nicht fristgerecht abgegeben wird. Die Höhe des Zuschlags ist gesetzlich geregelt und beträgt mindestens 25 Euro für jeden angefangenen Monat der eingetretenen Verspätung. Das bedeutet, selbst wenn die Erklärung nur wenige Tage nach Ablauf der Frist eingereicht wird, wird für diesen angefangenen Monat bereits der volle Zuschlag von mindestens 25 Euro fällig. Bei längerer Verspätung addieren sich die monatlichen Zuschläge schnell.

Die automatische Festsetzung bedeutet auch, dass die in der früheren Praxis noch häufig reduzierten oder sogar ganz erlassenen Verspätungszuschläge der Vergangenheit angehören dürften. Es gibt für das Finanzamt kaum noch Spielraum, von der Festsetzung abzusehen oder die Höhe zu mindern, es sei denn, es liegt ein Fall einer begründeten Fristverlängerung vor.

Eine Fristverlängerung kann beim Finanzamt beantragt werden, wenn plausible Gründe für die Verzögerung vorliegen, beispielsweise eine schwere Krankheit oder unverschuldete Schwierigkeiten bei der Beschaffung notwendiger Unterlagen. Wird eine solche Verlängerung gewährt, verschiebt sich die Abgabefrist, und ein Verspätungszuschlag kann vermieden werden. Allerdings muss der Antrag auf Fristverlängerung in der Regel vor Ablauf der ursprünglichen Frist gestellt und gut begründet werden.

Die neue Strenge bei den Verspätungszuschlägen unterstreicht die Wichtigkeit, die jeweils geltende Abgabefrist genau zu kennen und einzuhalten. Ein einfaches Vergessen oder eine geringfügige Verzögerung kann unmittelbar finanzielle Konsequenzen haben.

Belegpflichten: Belegvorlagepflicht entfällt, Belegvorhaltepflicht bleibt

Eine weitere wesentliche Änderung, die mit dem Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens einherging und für das Steuerjahr 2018 relevant wurde, betrifft den Umgang mit Belegen und Nachweisen. Grundsätzlich sind Steuerpflichtige seitdem nicht mehr verpflichtet, ihre Belege zusammen mit der Steuererklärung unaufgefordert beim Finanzamt einzureichen. Die bisherige allgemeine Belegvorlagepflicht wurde weitgehend abgeschafft.

An die Stelle der Belegvorlagepflicht trat jedoch die Belegvorhaltepflicht. Das bedeutet, dass Steuerpflichtige die Belege und Nachweise, die ihre Angaben in der Steuererklärung stützen, weiterhin sorgfältig aufbewahren müssen. Das Finanzamt behält sich das Recht vor, diese Belege im Einzelfall anzufordern, wenn dies zur Überprüfung der gemachten Angaben in der Steuererklärung erforderlich ist. Dies geschieht beispielsweise, wenn das Finanzamt Zweifel an der Richtigkeit oder Vollständigkeit der Erklärung hat oder im Rahmen einer Stichprobenprüfung.

Für Steuerpflichtige bedeutet dies eine Erleichterung bei der Einreichung, da nicht mehr Berge von Papier mitgeschickt werden müssen. Es erfordert aber gleichzeitig eine umso sorgfältigere Organisation und Aufbewahrung der Unterlagen zu Hause oder im Büro. Denn wenn das Finanzamt Belege anfordert und diese nicht vorgelegt werden können, kann dies dazu führen, dass die entsprechenden Ausgaben oder Sachverhalte steuerlich nicht anerkannt werden.

Die Aufbewahrungsfristen für die Belege sind ebenfalls zu beachten. Grundsätzlich müssen die Belege mindestens bis zum Ablauf der Einspruchsfrist gegen den Steuerbescheid aufbewahrt werden. Die Einspruchsfrist beträgt in der Regel einen Monat nach Bekanntgabe des Steuerbescheids. Es empfiehlt sich jedoch oft, Belege länger aufzubewahren, insbesondere wenn der Steuerbescheid noch geändert werden könnte oder bei bestimmten Ausgaben, die sich über mehrere Jahre auswirken.

Für bestimmte Belege galten für das Steuerjahr 2018 spezielle Aufbewahrungsregeln, wie im Text erwähnt. Bescheinigungen für Spenden und Mitgliedsbeiträge an als gemeinnützig anerkannte Vereine und Einrichtungen müssen beispielsweise bis zu einem Jahr nach Bekanntgabe des Bescheids aufbewahrt werden, wenn diese Belege nicht bereits vom Finanzamt angefordert wurden. Dies stellt sicher, dass diese wichtigen Nachweise für steuermindernde Ausgaben bei Bedarf nachgereicht werden können.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass für die Steuererklärung 2018 eine Umstellung vom Prinzip "Einreichen" zum Prinzip "Bereithalten" der Belege erfolgte. Dies vereinfacht den Einreichungsprozess, verlagert aber die Verantwortung für die Verfügbarkeit der Nachweise vollständig auf den Steuerpflichtigen.

Vorzeitige Anforderung durch das Finanzamt

Obwohl die allgemeinen Abgabefristen für das Steuerjahr 2018 verlängert wurden, behielten die Finanzbehörden die Möglichkeit bei, Steuererklärungen vorzeitig anzufordern. Dies geschieht nicht willkürlich, sondern ist in bestimmten Fällen vorgesehen, in denen ein besonderes Interesse an einer schnellen Bearbeitung der Steuererklärung besteht.

Beispiele für Situationen, in denen das Finanzamt eine Steuererklärung vorzeitig anfordern kann, sind:

• Wenn Vorauszahlungen zur Einkommensteuer herabgesetzt werden. In solchen Fällen möchte das Finanzamt möglicherweise die aktuelle Einkommenssituation prüfen, um die Angemessenheit der Herabsetzung zu beurteilen.
• Wenn Außenprüfungen vorgesehen sind. Im Rahmen einer Außenprüfung, beispielsweise bei Unternehmen, wird die Steuererklärung oft frühzeitig benötigt, um die Prüfung vorbereiten und durchführen zu können.
• Wenn Betriebe eröffnet oder beendet werden. Die Aufnahme oder Aufgabe einer gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit hat erhebliche steuerliche Auswirkungen, die eine zeitnahe Bearbeitung der entsprechenden Steuererklärung erforderlich machen können.
• In anderen Fällen, in denen ein besonderes fiskalisches Interesse an einer schnellen Bearbeitung der Erklärung besteht.

Wird die Steuererklärung vorzeitig angefordert, muss sie innerhalb der vom Finanzamt gesetzten Frist eingereicht werden, auch wenn die allgemeine Abgabefrist noch nicht abgelaufen wäre. Das Nichtbeachten einer solchen vorzeitigen Anforderung kann ebenfalls zur Festsetzung von Verspätungszuschlägen führen.

Zusammenfassung und Praxishinweis

Die Steuererklärung für das Jahr 2018 war das erste Jahr, in dem die weitreichenden Änderungen des Gesetzes zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens voll zum Tragen kamen. Die wichtigsten Punkte, die Steuerpflichtige beachten mussten und aus denen sich auch Lehren für zukünftige Steuerjahre ziehen lassen, sind:

• Die Abgabefristen wurden verlängert, aber sie sind je nach Art der Veranlagung (Pflicht oder Antrag) und steuerlicher Beratung (ja oder nein) unterschiedlich lang. Es war und ist entscheidend, die für die eigene Situation passende Frist zu kennen.
• Die Verspätungszuschläge werden ab 2018 automatisiert festgesetzt. Es gibt kaum noch Ermessen des Finanzamts, was bedeutet, dass das Versäumen der Frist fast unweigerlich zu einer finanziellen Belastung von mindestens 25 Euro pro angefangenem Verspätungsmonat führt.
• Die allgemeine Pflicht zur Einreichung von Belegen wurde abgeschafft. Stattdessen besteht eine strenge Belegvorhaltepflicht, die eine sorgfältige Aufbewahrung der Unterlagen erfordert, da das Finanzamt diese jederzeit anfordern kann.
• Das Finanzamt kann die Steuererklärung in bestimmten Fällen auch vor Ablauf der allgemeinen Frist anfordern.

Die Finanzverwaltungen der einzelnen Bundesländer haben diese Änderungen für die Steuerpflichtigen zusammengefasst und kommuniziert. Der wichtigste Praxishinweis, der sich aus den Änderungen für 2018 ergibt, ist die absolute Notwendigkeit, die Abgabefrist einzuhalten. Da die Festsetzung von Verspätungszuschlägen automatisiert erfolgt und die Finanzverwaltung hier kein Ermessen mehr hat, sind die in der früheren Praxis noch häufig reduzierten oder erlassenen Verspätungszuschläge tatsächlich der Vergangenheit angehören. Wer seine Steuererklärung zu spät abgibt, muss mit der automatischen Festsetzung des Zuschlags rechnen.

Es war für das Steuerjahr 2018 und ist für nachfolgende Jahre ratsam, frühzeitig mit der Zusammenstellung der notwendigen Unterlagen zu beginnen und die Erklärung rechtzeitig einzureichen oder eine begründete Fristverlängerung zu beantragen, falls dies notwendig sein sollte und die Voraussetzungen dafür vorliegen. Die sorgfältige Organisation der Belege ist ebenfalls unerlässlich, da diese bei Anforderung durch das Finanzamt schnell verfügbar sein müssen. Die Umstellung auf die Belegvorhaltepflicht erfordert ein Umdenken bei vielen Steuerpflichtigen, die es gewohnt waren, alle Unterlagen direkt mit der Erklärung einzusenden.

Häufig gestellte Fragen zur Steuererklärung 2018 (basierend auf den Änderungen)

Wann war die allgemeine Frist für die Steuererklärung 2018 für nicht beratene Steuerpflichtige?
Die allgemeine Frist für die Pflichtveranlagung für das Steuerjahr 2018 für Steuerpflichtige, die nicht steuerlich beraten wurden, endete am 31. Juli 2019.

Galt die Frist bis zum 31. Juli 2019 für alle Steuerpflichtigen?
Nein, diese Frist galt nur für diejenigen, die zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet waren (Pflichtveranlagung). Wer nicht zur Abgabe verpflichtet war und die Erklärung freiwillig einreichte (Antragsveranlagung), hatte bis zum 31. Dezember 2022 Zeit.

Bis wann hatten steuerlich beratene Steuerpflichtige Zeit für die Erklärung 2018?
Für Steuerpflichtige, die steuerlich beraten wurden, war die Frist für die Abgabe der Steuererklärung 2018 bis zum 29. Februar 2020 verlängert.

Was passiert, wenn man die Abgabefrist für 2018 versäumt hat?
Ab dem Steuerjahr 2018 werden Verspätungszuschläge grundsätzlich automatisch festgesetzt, wenn die Erklärung nicht fristgerecht eingereicht wird. Es besteht kaum noch Ermessen des Finanzamts.

Wie hoch ist der Verspätungszuschlag mindestens?
Der Verspätungszuschlag beträgt mindestens 25 Euro für jeden angefangenen Monat der Verspätung.

Kann man einen Verspätungszuschlag vermeiden?
Ein Verspätungszuschlag kann nur in Fällen einer begründeten Fristverlängerung vermieden werden.

Muss ich meine Belege mit der Steuererklärung 2018 einreichen?
Nein, grundsätzlich müssen die Belege nicht mehr unaufgefordert eingereicht werden. Es besteht jedoch eine Belegvorhaltepflicht.

Was bedeutet Belegvorhaltepflicht?
Belegvorhaltepflicht bedeutet, dass Sie Ihre Belege aufbewahren und dem Finanzamt auf Anforderung vorlegen müssen.

Wie lange muss ich die Belege aufbewahren?
Belege müssen grundsätzlich mindestens bis zum Ablauf der Einspruchsfrist gegen den Steuerbescheid aufbewahrt werden. Für Spenden- und Mitgliedsbeitragsbescheinigungen gilt unter Umständen eine Aufbewahrungspflicht von bis zu einem Jahr nach Bekanntgabe des Bescheids, falls sie nicht angefordert wurden.

Kann das Finanzamt die Steuererklärung auch früher als zur eigentlichen Frist anfordern?
Ja, die Finanzbehörden können Steuererklärungen vorzeitig anfordern, insbesondere bei Herabsetzung von Vorauszahlungen, vorgesehenen Außenprüfungen oder bei Eröffnung bzw. Beendigung von Betrieben.

Die Änderungen für das Steuerjahr 2018 waren bedeutend und haben den Umgang mit der Steuererklärung nachhaltig verändert, insbesondere durch die strengeren, automatisierten Regeln bei Fristversäumnissen und die Umstellung bei den Belegpflichten. Eine sorgfältige Planung und Einhaltung der Fristen sind seither wichtiger denn je.

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