Arbeitsmittel steuerlich absetzen 2023

Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren stark verändert, und das Homeoffice ist für viele Menschen zu einem festen Bestandteil geworden. Diese Entwicklung bringt oft die Notwendigkeit mit sich, in die eigene Arbeitsausstattung zu investieren. Von einem ergonomischen Bürostuhl bis hin zu leistungsfähiger Computerhardware – die Kosten können sich schnell summieren. Die gute Nachricht ist, dass der Staat Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern dabei entgegenkommt. Unabhängig davon, ob Sie die Homeoffice-Pauschale in Anspruch nehmen oder ein steuerlich anerkanntes häusliches Arbeitszimmer haben, können viele dieser Ausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Dieser Artikel beleuchtet, welche Arbeitsmittel Sie im Jahr 2023 absetzen können und welche Regeln dabei gelten.

Grundsätzlich können Arbeitnehmer Kosten, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit entstehen, als sogenannte Werbungskosten bei ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen. Dazu gehören auch die Aufwendungen für Arbeitsmittel. Arbeitsmittel sind Gegenstände, die Sie zur Erledigung Ihrer beruflichen Aufgaben benötigen. Das Spektrum reicht von einfachen Büromaterialien wie Stiften und Papier bis hin zu komplexer technischer Ausstattung und Möbeln. Wichtig ist, dass die Arbeitsmittel nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden. Eine private Mitbenutzung, die nur von untergeordneter Bedeutung ist (weniger als 10 Prozent), ist unschädlich.

Sofortabschreibung bis 800 Euro (Netto)

Für Arbeitsmittel, deren Anschaffungskosten eine bestimmte Grenze nicht überschreiten, gibt es eine praktische Vereinfachungsregel: die Sofortabschreibung. Liegen die Netto-Anschaffungskosten (ohne Umsatzsteuer) bei maximal 800 Euro, können die Aufwendungen im Jahr der Anschaffung in voller Höhe als Werbungskosten abgesetzt werden. Im Jahr 2023 entspricht dies einem Bruttobetrag von 952 Euro (bei einem Mehrwertsteuersatz von 19 Prozent). Diese Regelung gilt für die meisten Arten von Arbeitsmitteln, solange sie die Kostengrenze einhalten.

Beispiele für Arbeitsmittel, die unter diese Regelung fallen könnten, sind:

• Büromaterialien (Stifte, Papier, Hefter etc.)
• Fachbücher und Fachliteratur
• Kleingeräte wie Locher, Tacker, Aktenvernichter
• Kleinere technische Geräte wie eine externe Webcam, ein Headset oder eine Maus
• Ein Schreibtischstuhl oder ein kleiner Beistelltisch, wenn die Kosten unter der Grenze liegen

Wenn die Anschaffungskosten netto über 800 Euro liegen, müssen die Kosten grundsätzlich über die voraussichtliche Nutzungsdauer des Arbeitsmittels verteilt abgeschrieben werden. Dies wird als Absetzung für Abnutzung (AfA) bezeichnet. Die Nutzungsdauer richtet sich nach den amtlichen AfA-Tabellen.

Die Sonderregelung für digitale Wirtschaftsgüter: 1 Jahr Nutzungsdauer

Eine entscheidende und sehr vorteilhafte Neuerung betrifft die steuerliche Behandlung von sogenannten digitalen Wirtschaftsgütern. Durch ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26. Februar 2021 wurde die als Grundlage für die Abschreibung dienende betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer für Computerhardware und Software von bisher drei Jahren auf nur noch ein Jahr herabgesetzt. Diese Regelung gilt auch uneingeschränkt für das Steuerjahr 2023 und darüber hinaus.

Was bedeutet das konkret für Sie als Arbeitnehmer? Es bedeutet, dass die Kosten für Computerhardware und Software, die Sie beruflich nutzen und selbst anschaffen, unabhängig von ihrer Höhe vollständig im Jahr der Anschaffung steuerlich berücksichtigt werden können. Die frühere Grenze von 800 Euro netto spielt bei diesen speziellen Arbeitsmitteln keine Rolle mehr für die Frage der Sofortabschreibung. Da die angenommene Nutzungsdauer nur ein Jahr beträgt, wird der gesamte Betrag im ersten Jahr abgeschrieben.

Unter diese begünstigende Regelung fallen:

• Computerhardware: Dazu zählen nicht nur Desktop-Computer und Notebooks (einschließlich Tablets), sondern auch Workstations, Thin Clients, Dockingstations, externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte (z. B. Small-Scale-Server), externe Netzteile und alle Arten von Peripheriegeräten. Peripheriegeräte sind beispielsweise Monitore, Tastaturen, Mäuse, Drucker, Scanner, Webcams, Mikrofone, Headsets, externe Festplatten oder USB-Sticks.
• Software: Hierzu gehören sowohl Betriebs- und Systemsoftware (z. B. Windows, macOS, Linux) als auch Anwendersoftware. Letzteres umfasst eine breite Palette von Programmen, die Sie für Ihre berufliche Tätigkeit nutzen – von Office-Paketen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen) über spezielle Branchensoftware bis hin zu Programmen für Grafikdesign, Videobearbeitung oder Programmierung. Auch auf den individuellen Nutzer abgestimmte Anwendungen sind begünstigt, solange sie der Dateneingabe und -verarbeitung dienen.

Diese Regelung ist ein großer Vorteil, insbesondere für Arbeitnehmer im Homeoffice, die oft in hochwertige Technik investieren müssen. Ein teurer Laptop oder ein großer Monitor kann nun sofort in voller Höhe abgesetzt werden.

Vergleich: Abschreibung nach Kosten und Art des Arbeitsmittels (2023)

Diese Tabelle verdeutlicht die privilegierte Behandlung digitaler Arbeitsmittel im Vergleich zu klassischen Büromöbeln oder anderen nicht-digitalen Gegenständen, insbesondere wenn die Anschaffungskosten über 800 Euro netto liegen.

Arbeitsmittel vom Arbeitgeber: Wann ist es steuerfrei?

Neben der Anschaffung durch den Arbeitnehmer gibt es auch die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber die notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung stellt. Auch hier gibt es lohnsteuerliche Regelungen, die für Arbeitnehmer von Vorteil sein können.

Leihweise Überlassung von Arbeitsmitteln

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Arbeitsmittel wie Werkzeuge, Geräte oder Fachliteratur leihweise und unentgeltlich für die berufliche Nutzung, so liegt hierfür grundsätzlich kein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor (R 19.3 Abs. 2 Nr. 1 LStR). Dies gilt für die gesamte Dauer des Dienstverhältnisses und unabhängig davon, ob die Nutzung im Büro oder im Homeoffice stattfindet. Entscheidend ist, dass das Eigentum am Arbeitsmittel beim Arbeitgeber verbleibt. Auch wenn der Arbeitnehmer die Arbeitsmittel zunächst selbst kauft und der Arbeitgeber ihm die Kosten im Nachhinein als Auslagen ersetzt, kann dies unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sein (§ 3 Nr. 50 EStG).

Steuerfreiheit bei privater Nutzung digitaler Geräte

Eine besonders attraktive Regelung betrifft die Überlassung von Datenverarbeitungs- und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör durch den Arbeitgeber. Die Vorteile aus der privaten Nutzung dieser Geräte sind nach § 3 Nr. 45 Satz 1 EStG steuerfrei. Dies gilt für Computer, Laptops, Tablets, Smartphones, Drucker, Monitore sowie die dazugehörige System- und Anwendersoftware. Auch die vom Arbeitgeber übernommenen Kosten für die Internetverbindung oder andere laufende Kosten, die im Zusammenhang mit der Nutzung dieser Geräte entstehen, sind steuerfrei.

Das Besondere an dieser Regelung ist, dass die Steuerbefreiung unabhängig vom Umfang der privaten Nutzung gilt. Selbst wenn das überlassene Gerät überwiegend privat genutzt wird, entsteht kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Die Steuerbefreiung gilt sowohl für die Nutzung im Betrieb als auch für die Nutzung zu Hause im Homeoffice (R 3.45 LStR). Diese Regelung ist sehr arbeitnehmerfreundlich, da sie es ermöglicht, modernste Technik vom Arbeitgeber gestellt zu bekommen und diese auch privat nutzen zu dürfen, ohne dass dadurch zusätzliche Steuern anfallen.

Die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG gilt auch dann, wenn der Vorteil im Rahmen einer Entgeltumwandlung gewährt wird, also wenn der Arbeitnehmer auf einen Teil seines Gehalts verzichtet und dafür das Gerät zur Nutzung erhält. Wichtig ist auch hier, dass der Arbeitgeber zumindest wirtschaftlicher Eigentümer des Geräts bleibt.

Vorsicht bei der Übereignung von Arbeitsmitteln

Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Arbeitsmittel nicht nur zur Nutzung überlässt, sondern ihm das Eigentum daran überträgt (z. B. ein Smartphone oder einen Laptop schenkt), liegt hierin in der Regel steuerpflichtiger Arbeitslohn. Der Wert des Geräts stellt einen geldwerten Vorteil dar, der versteuert werden muss.

Wird die Übereignung von Datenverarbeitungs- oder Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör (z. B. Monitore, Drucker) oder die Übernahme von Internetkosten zusätzlich zum ohnehohin geschuldeten Arbeitslohn gewährt, hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, diesen Arbeitslohn pauschal mit 25 Prozent zu versteuern (§ 3 Nr. 45 Satz 2 EStG). Diese Pauschalversteuerung ist für den Arbeitnehmer meist vorteilhaft, da sie sozialversicherungsfrei ist.

Zusammenspiel mit Homeoffice-Pauschale und Arbeitszimmer

Es ist wichtig zu verstehen, dass die Möglichkeit, Arbeitsmittel als Werbungskosten abzusetzen, unabhängig von der Nutzung der Homeoffice-Pauschale oder der Geltendmachung eines häuslichen Arbeitszimmers besteht. Die Homeoffice-Pauschale (seit 2023 sechs Euro pro Tag, maximal 1.260 Euro im Jahr) dient dazu, pauschal die Kosten abzudecken, die durch die Nutzung der eigenen Wohnung für berufliche Zwecke entstehen, wie z. B. anteilige Miet-, Heiz- und Stromkosten. Diese Pauschale deckt nicht die Kosten für spezifische Arbeitsmittel ab. Die Aufwendungen für Arbeitsmittel können daher zusätzlich zur Homeoffice-Pauschale als Werbungskosten geltend gemacht werden.

Auch wer die strengen Voraussetzungen für ein steuerlich anerkanntes häusliches Arbeitszimmer erfüllt und die anteiligen Raumkosten absetzen kann, kann die Kosten für Arbeitsmittel, die in diesem Arbeitszimmer genutzt werden, zusätzlich als Werbungskosten abziehen.

Häufig gestellte Fragen zum Absetzen von Arbeitsmitteln

Kann ich meinen Esstisch, an dem ich im Homeoffice arbeite, als Arbeitsmittel absetzen?

Nein, in der Regel nicht. Ein Arbeitsmittel muss nahezu ausschließlich beruflich genutzt werden. Ein Esstisch, der auch für Mahlzeiten oder andere private Zwecke genutzt wird, erfüllt diese Voraussetzung nicht. Ein separater Schreibtisch, der fast ausschließlich beruflich genutzt wird, kann hingegen absetzbar sein.

Gilt die 1-Jahres-Regel für digitale Wirtschaftsgüter auch rückwirkend?

Die 1-Jahres-Regel gilt für alle digitalen Wirtschaftsgüter, die nach dem 31. Dezember 2020 angeschafft oder hergestellt wurden. Für Anschaffungen vor diesem Datum gelten die alten Regeln mit längeren Abschreibungszeiträumen.

Was passiert, wenn ich ein Arbeitsmittel (z. B. Laptop für 1.500 €), das ich im ersten Jahr voll abgesetzt habe, im folgenden Jahr verkaufe?

Wenn Sie ein Arbeitsmittel, dessen Kosten Sie als Werbungskosten abgesetzt haben, später verkaufen, stellt der Verkaufserlös steuerpflichtige Einnahmen dar (sofern er über dem Restbuchwert liegt, der bei 1-Jahres-Abschreibung null ist). Sie müssen den erhaltenen Betrag als sonstige Einnahmen in Ihrer Steuererklärung angeben.

Muss ich dem Finanzamt nachweisen, dass ich ein Arbeitsmittel fast ausschließlich beruflich nutze?

Ja, das Finanzamt kann Nachweise verlangen. Bei typischen Arbeitsmitteln wie einem Computer oder beruflicher Software wird die berufliche Nutzung oft ohne Weiteres anerkannt, insbesondere wenn Sie im Homeoffice arbeiten. Bei Gegenständen, die auch privat genutzt werden könnten (z. B. ein Smartphone oder ein teurer Monitor), kann es hilfreich sein, die berufliche Notwendigkeit und den Umfang der beruflichen Nutzung darzulegen. Bei Möbeln wie Schreibtischen oder Stühlen im Homeoffice wird die nahezu ausschließliche berufliche Nutzung in der Regel anerkannt, wenn sie in einem separaten Arbeitsbereich stehen.

Welche Belege muss ich aufbewahren?

Bewahren Sie unbedingt die Rechnungen und Zahlungsbelege für alle Arbeitsmittel auf, die Sie als Werbungskosten geltend machen möchten. Das Finanzamt kann diese Belege im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Steuererklärung anfordern.

Fazit

Die steuerliche Geltendmachung von Arbeitsmitteln bietet Arbeitnehmern, insbesondere im Homeoffice, attraktive Möglichkeiten zur Reduzierung ihrer Steuerlast. Die 1-Jahres-Regel für digitale Wirtschaftsgüter ist hierbei ein bedeutender Vorteil, der es ermöglicht, Investitionen in Computer und Software sofort voll abzusetzen. Aber auch andere Arbeitsmittel bis 800 Euro netto profitieren von der Sofortabschreibung. Achten Sie darauf, die Voraussetzungen für die berufliche Nutzung zu erfüllen und bewahren Sie alle relevanten Belege sorgfältig auf, um die Vorteile optimal nutzen zu können.

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