Kassenbuch im Verein: Regeln & Excel erlaubt?

Ob bei Vereinsfesten, Verkäufen von Eintrittskarten oder Getränken – Bargeld spielt im Vereinsalltag oft eine wichtige Rolle. All diese Bargeldtransaktionen müssen sorgfältig im Kassenbuch erfasst werden, um eine ordnungsgemäße Buchhaltung sicherzustellen. Doch welche Regeln gelten dabei genau? Welche Kassensysteme sind erlaubt und wie dokumentieren Sie alles korrekt? Insbesondere stellt sich die Frage, ob die einfache Führung eines Kassenbuchs in Excel zulässig ist. Dieser Artikel beleuchtet alles Wissenswerte rund um die Barkasse im Verein und die korrekte Verwaltung des Kassenbuchs.

Arten von Kassen und erlaubte Kassensysteme für Vereine

Im Vereinsalltag kommen verschiedene Kassensysteme zum Einsatz, oft auch nebeneinander. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen der elektronischen Kasse, der offenen Ladenkasse und der Softwarekasse. Diese Praxis, verschiedene Systeme zu nutzen, ist zulässig, erfordert aber eine sorgfältige Überwachung und tägliche Abrechnung der einzelnen Kassen, die dann in einer „Zentralkasse“ zusammengeführt werden sollten.

Bei der Wahl des Kassensystems für Ihren Verein haben Sie prinzipiell freie Wahl, sollten aber die Anforderungen berücksichtigen. Besonders bei umsatzsteuerpflichtigen Vorgängen mit unterschiedlichen Steuersätzen ist eine elektronische Kasse vorteilhaft, da sie auch die Belegausstellung erleichtert – ein Recht, das jeder Kunde hat.

Die elektronische Kasse

Für Vereine gelten bei elektronischen Registrierkassen dieselben strengen gesetzlichen Bestimmungen wie für Unternehmen. Das bedeutet, es dürfen nur Systeme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) eingesetzt werden, um Manipulationen zu verhindern. Diese Pflicht besteht seit 2023 gemäß der KassenSichV.

Wichtig: Viele Vereine nutzen gespendete elektronische Kassen. Ab 2025 müssen alle elektronischen Kassen, egal ob gekauft, gemietet oder geleast, registriert werden. Geräte, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden. Ältere Modelle lassen sich oft nicht umrüsten oder nur mit hohem Aufwand. Vereine mit unzulässigen Kassen sollten daher überlegen, ob ein Wechsel zur offenen Ladenkasse sinnvoll ist.

Die offene Ladenkasse

Ihr Verein darf auch ein einfaches Kästchen oder sogar einen Karton als „Kasse“ verwenden. Dies nennt man die offene Ladenkasse. Hierfür gelten keine hohen technischen Anforderungen, allerdings werden die Buchungsunterlagen zu dieser Kassenart bei Prüfungen sehr genau betrachtet. Besonders bei Veranstaltungen mit vielen Verkaufsstellen wird diese Kassenart oft genutzt. Wichtig ist, dass die Kasse sicher verschließbar ist und nach jeder Nutzung geschlossen wird. Eine Geldkassette mit Münzeinsatz ist empfehlenswert.

Info: Alte Registrierkassen dürfen nicht als offene Ladenkassen genutzt werden, da sie als elektronische Kassen gelten und die aktuellen gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllen.

Der große Nachteil der offenen Ladenkasse ist, dass alle Abrechnungsdaten handschriftlich erstellt werden müssen. Dies geschieht oft erst nach der Veranstaltung, was die Kontrollmöglichkeiten während des Events einschränkt. Sie müssen Kassenberichte manuell erstellen, basierend auf dem gezählten Bargeldbestand und einem Zählprotokoll.

Die Softwarekasse

Eine Softwarekasse wird steuerrechtlich wie eine elektronische Kasse behandelt und muss daher dieselben strengen Anforderungen an die Manipulationssicherheit erfüllen. Dabei handelt es sich um digitale Lösungen auf PC, Smartphone oder Tablet, deren Daten gespeichert und für das Finanzamt verfügbar sein müssen.

Es mag naheliegen, eine Softwarekasse in Excel oder einem ähnlichen Tabellenprogramm zu erstellen. Diese Lösung wird vom Finanzamt jedoch grundsätzlich nicht anerkannt. Der Grund ist, dass solche Programme nicht die erforderliche Manipulationssicherheit bieten. Einträge können nachträglich geändert werden, ohne dass dies nachvollziehbar dokumentiert wird. Obwohl ein Finanzgericht in einem Urteil (29.04.2021, Aktenzeichen 1 K 2214/17) die Erfassung von Bareinnahmen in einer Excel-Tabelle anerkannte, bezog sich dies nur auf die Erfassung *neben* einer elektronischen Registrierkasse, nicht auf die Nutzung von Excel als eigenständiges Kassenbuch.

Wenn Sie eine Softwarekasse nutzen möchten, stellen Sie sicher, dass die Software vom Finanzamt anerkannt wurde. Sie muss nachträgliche Änderungen entweder verhindern oder automatisch dokumentieren. Zudem müssen alle Daten für 10 Jahre aufbewahrt, jederzeit verfügbar, direkt lesbar und maschinell auswertbar sein.

Definition und Aufbau des Kassenbuchs

Was ist ein Kassenbuch?

Das Kassenbuch dient dazu, alle Einnahmen und Ausgaben, die bar abgewickelt werden, zu erfassen. Da Bargeldtransaktionen fehleranfälliger sind, wird das Kassenbuch bei Prüfungen im Verein besonders genau geprüft.

Das Kassenbuch kann elektronisch oder handschriftlich geführt werden. Für die handschriftliche Führung sind gebundene Bücher (Kladden) empfehlenswert, da hier keine Seiten verloren gehen können. Bei losen Blättern müssen diese fortlaufend nummeriert sein.

Sie dürfen zwar einen Vordruck für das Kassenbuch in Excel erstellen und ausdrucken, aber das Kassenbuch selbst dürfen Sie nicht in Excel führen, da Änderungen nachvollziehbar bleiben müssen.

Aufbau des Kassenbuchs

Um Einnahmen und Ausgaben korrekt zu erfassen, muss das Kassenbuch bestimmte Spalten enthalten, die vollständig auszufüllen sind:

• Belegnummer: Jede Buchung muss einen entsprechenden Beleg haben. Belege erhalten eine fortlaufende Nummer, die der Buchung zugeordnet wird.
• Buchungsdatum: Buchungen müssen chronologisch erfolgen. Dies ermöglicht die Nachvollziehbarkeit. Zeitnahe Erfassung ist wichtig, um Misstrauen bei Prüfern zu vermeiden.
• Kurze Erläuterung: Beschreibung des Grunds der Buchung, um Posten leichter wiederzufinden.
• Betragsspalten: Getrennte Spalten für Einnahmen und Ausgaben, jeweils unterteilt in Gesamtbetrag (inkl. USt), USt-Satz, USt-Betrag und Nettobetrag (ohne USt).
• Aktueller Kassenbestand: Ergibt sich aus Anfangsbestand plus Einnahmen abzüglich Ausgaben (jeweils inkl. USt).

Verwaltung des Kassenbuchs im Verein

Kassenbuch im Verein führen

Das Kassenbuch muss jederzeit einen korrekten, aktuellen Stand der Vereinskasse aufweisen. Es muss chronologisch geführt werden. Idealerweise sollten Buchungen täglich erfasst werden (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), um Transaktionen lückenlos zu dokumentieren. Leerzeilen sind im Kassenbuch nicht erlaubt.

Das Kassenbuch sollte nach § 146 Abs. 3 AO in deutscher Sprache geführt werden. Andere „lebende Sprachen“ sind zulässig, aber Deutsch vermeidet Übersetzungsschwierigkeiten, die von der Finanzbehörde angefordert werden könnten.

Umgang mit Fehlbuchungen

Fehler können passieren. Bei Fehlbuchungen dürfen Sie diese zwar streichen, aber die ursprüngliche, falsche Eintragung muss nach der Streichung weiterhin lesbar bleiben. Sie dürfen falsche Buchungen nicht ausradieren, überkleben oder anderweitig unkenntlich machen. Nur das Durchstreichen und das Hinzufügen des korrekten Wertes sind erlaubt.

Auch ein elektronisches Kassenbuch muss diesen Anforderungen genügen: Fehlbuchungen müssen sichtbar bleiben und der Kassenbestand muss entsprechend korrigiert werden.

Keine Buchung ohne Beleg

Zu jeder Buchung im Kassenbuch muss ein Beleg vorhanden sein (§ 238 Abs. 2 HGB). Dieser Beleg muss die Nummer der zugehörigen Buchung tragen. Nur in Ausnahmefällen darf ein „Eigenbeleg“ erstellt werden.

Ein Beleg muss folgende Daten enthalten:

Sammelbuchungen

Normalerweise muss jede Kassenbewegung einzeln erfasst werden. Bei großen Veranstaltungen mit vielen kleinen Transaktionen (z.B. Kartenverkauf, Essensverkauf) ist eine Einzelverbuchung oft unmöglich.

Wenn die Kasse Eures Vereins eine offene Ladenkasse ist, erlaubt § 146 AO eine Erleichterung: Bei Verkäufen an eine größere Anzahl nicht bekannter Personen (deren Identität keine Rolle spielt, z.B. Besucher eines Festes oder auch Mitglieder bei einem internen Verkauf) können Sie eine Sammelbuchung vornehmen. Wenn Sie unsicher sind, ob diese Regel anwendbar ist, können Sie beim Finanzamt einen „Bewilligungsantrag für die Erleichterung nach § 148 AO“ stellen.

Bei Nutzung einer elektronischen Kasse gilt diese Ausnahmeregel nicht. Es ist jedoch zulässig, neben einer elektronischen Kasse auch eine offene Ladenkasse zu verwenden, um solche Sammelbuchungen dort vorzunehmen.

Zahlungseingänge und -ausgänge auf dem Bankkonto

Bewegungen zwischen Barkasse und Bankkonto müssen ebenfalls im Kassenbuch dokumentiert werden. Eine Geldabhebung von der Bank zur Einlage in die Kasse (z.B. für Wechselgeld) ist aus Sicht der Kasse eine Einnahme. Eine Bareinzahlung auf das Bankkonto ist aus Sicht der Kasse eine Ausgabe.

Vorgestreckte Gelder

Wenn ein Mitglied Auslagen für den Verein hat und diese bar erstattet bekommt, ist diese Rückzahlung im Kassenbuch als Ausgabe zu erfassen. Dies muss zeitnah mit den Originalbelegen erfolgen und im Kassenbuch dokumentiert werden.

Der Kassensturz

Bei einer offenen Ladenkasse muss jederzeit ein Kassensturz möglich sein. Dabei wird geprüft, ob der physisch vorhandene Bargeldbestand mit dem im Kassenbuch ausgewiesenen Bestand übereinstimmt. Dies sollte täglich erfolgen. Der Bestand in der Kasse muss mit der Summe in der Spalte „Aktueller Kassenbestand“ übereinstimmen.

Wichtig: Das Kassenbuch kann bei korrekter Führung niemals einen negativen Saldo aufweisen. Ein Minusbestand deutet immer auf einen Fehler hin, der gesucht und korrigiert werden muss. Differenzen dürfen nicht durch Einzahlungen oder Entnahmen ausgeglichen werden.

Kassenbericht ausfüllen

Der Kassenbericht ist ein täglicher Überblick über die Bareinnahmen und -ausgaben und bildet die Grundlage für das Kassenbuch. Er liefert detaillierte Einblicke in die täglichen Bartransaktionen. Das Ergebnis wird als Tageslosung bezeichnet (Differenz zwischen Kassenendstand und Kassenanfangsstand). Zum Ausfüllen zählt man den Kassenbestand (mit Zählprotokoll) und ermittelt die Tageslosung.

Das Zählprotokoll ist Teil des täglichen Kassenberichts. Die Zählung und der Abgleich mit dem Kassenbuch müssen täglich oder mindestens am Ende jedes Tages mit Kassenbewegungen erfolgen (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Weicht der Bestand ab, muss der Fehler gesucht werden.

Info: Der Kassenbericht dokumentiert tägliche Transaktionen, das Kassenbuch fasst diese Berichte langfristig zusammen und bietet einen Gesamtüberblick.

Umgang mit Kartenzahlungen

Kartenzahlungen werden immer häufiger akzeptiert. Diese Einnahmen sollten nicht im Kassenbuch erfasst werden, da sie über das Bankkonto laufen. Das Bundesministerium für Finanzen sieht die Erfassung unbarer Geschäfte im Kassenbuch grundsätzlich als Verstoß gegen Grundsätze der Buchführung. Eine kurzfristige Erfassung wird nur akzeptiert, wenn Kartenzahlungen deutlich gekennzeichnet sind, zeitnah gebucht und ein Kassensturz jederzeit möglich bleibt. Es wird jedoch empfohlen, Kartenzahlungen separat zu erfassen, um zusätzlichen Aufwand zu vermeiden.

Kassenbuch und Barkasse im Verein mit Software verwalten

Die Verwaltung der Barkasse und des Kassenbuchs kann zeitaufwändig sein. Vereinssoftware kann diesen Aufwand reduzieren, indem Buchungen digital erfasst werden. Eine gute Software ermöglicht die Integration verschiedener Konten (Bank, Kasse) und bietet einen umfassenden Überblick. Sie kann helfen, Buchungen fehlerfrei und buchhaltungskonform vorzunehmen.

Softwarelösungen wie WISO MeinVerein Web ermöglichen die digitale Führung des Kassenbuchs, die Erfassung von Einnahmen/Ausgaben als Belege und die Durchführung von Korrekturbuchungen. Sie erfüllen die rechtlichen Anforderungen und reduzieren den Aufwand für manuelle Eintragungen.

Fazit

Ein korrekt geführtes Kassenbuch ist für Vereine, die Bargeldtransaktionen abwickeln, unerlässlich. Es dient der genauen Erfassung aller Bargeldbewegungen und ist zentral bei Prüfungen. Wichtig ist die sorgfältige Dokumentation aller Ein- und Auszahlungen.

Für die Barkasse im Verein stehen verschiedene Systeme zur Verfügung: die offene Barkasse, die elektronische Kasse und die Softwarekasse. Diese können auch parallel genutzt werden. Beachten Sie die TSE-Pflicht für elektronische Kassen seit 2023 und die Registrierungspflicht ab 2025. Entscheidend für alle Kassenarten ist die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, insbesondere die Manipulationssicherheit.

Die Führung des Kassenbuchs sollte nur von gewissenhaften Personen übernommen werden, idealerweise unter Vier-Augen-Prinzip bei Auswertungen und Kontrollen, da es um Bargeld geht. Während eine offene Ladenkasse oder ein handschriftliches Kassenbuch unter Beachtung aller Regeln zulässig ist, bietet eine anerkannte Softwarelösung oft die einfachste und sicherste Methode, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und die Buchhaltung zu erleichtern. Die Führung des Kassenbuchs in Excel ist aufgrund mangelnder Manipulationssicherheit nicht erlaubt.

Eure Fragen – Unsere Antworten

Wie muss ein Verein das Kassenbuch führen?

Ein Verein muss bei der Kassenbuchführung die Grundsätze ordentlicher Buchhaltung beachten. Dazu gehören:

• Jeder Vorfall wird einzeln verbucht (Ausnahme: offene Ladenkasse bei Verkauf an viele unbekannte Personen).
• Einnahmen und Ausgaben werden täglich erfasst (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
• Eintragungen müssen für Dritte nachvollziehbar sein (§ 145 Abs. 1 Satz 2 AO).
• Das Kassenbuch muss unveränderbar sein (§ 146 Abs. 4 AO). Änderungen müssen lesbar bleiben (z.B. durch Streichung oder Korrekturbuchungen).
• Das Kassenbuch sollte in Deutsch geführt werden (andere lebende Sprache möglich, aber Übersetzung kann verlangt werden, § 146 Abs. 3 AO).
• Keine Buchung ohne Beleg (§ 238 Abs. 2 HGB). Eigenbelege nur in Ausnahmefällen.
• Kassenbücher und Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 257 Abs. 1 und 4 HGB).

Wer ist gesetzlich verpflichtet ein Kassenbuch zu führen?

Grundsätzlich jeder Buchführungspflichtige, wozu auch Ihr Verein gehören kann. Wenn Ihr die Buchführung im Rahmen einer Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellt, ist das Kassenbuch zwar freiwillig, aber dringend empfohlen, um den Überblick zu behalten. Wird es freiwillig geführt, muss es dennoch die gesetzlichen Bestimmungen erfüllen.

Was ist der Unterschied zwischen Kassenbuch und Kassenbericht?

Der Kassenbericht hält die baren Tageseinnahmen (Tageslosung) fest. Dieser tägliche Bericht ersetzt nicht das Kassenbuch, in dem die einzelnen Geschäftsvorfälle oder die Tageslosungen dokumentiert werden. Oft wird auch der Rechenschaftsbericht des Schatzmeisters bei der Mitgliederversammlung als Kassenbericht bezeichnet, was aber eine andere Bedeutung hat.

Was passiert wenn man kein Kassenbuch führt?

Wird ein vorgeschriebenes Kassenbuch nicht geführt, kann dies als „Steuergefährdung“ (§ 379 AO) gewertet und mit empfindlichen Bußgeldern geahndet werden.

Wie kann ich ein Kassenbuch digital erstellen und verwalten?

Dies ist nur mit spezieller Software möglich, die den gesetzlichen Anforderungen genügt und Manipulationssicherheit gewährleistet. Unzulässig ist die Führung eines Kassenbuchs mit Tabellenprogrammen wie Excel, da dort Daten unbemerkt geändert werden können.

Was ist die Barkasse im Verein?

Die Barkasse im Verein umfasst die verschiedenen Kassensysteme zur Abwicklung von Bargeldgeschäften: die elektronische Kasse (mit TSE und Registrierungspflicht ab 2025), die offene Ladenkasse (einfache Bargeldkasse) und die Softwarekasse (digital, unterliegt denselben Anforderungen wie elektronische Kassen). Diese Systeme können auch parallel genutzt werden.

Wie könnt Ihr eine Barkasse führen im Verein?

Alle Bargeldeinnahmen und -ausgaben müssen sorgfältig im Kassenbuch festgehalten werden. Die Kasse muss regelmäßig gezählt und das Ergebnis protokolliert werden, um die korrekte Erfassung sicherzustellen. Eine Vereinssoftware kann die digitale Verwaltung von Barkasse und Kassenbuch erleichtern und den Aufwand reduzieren.

Welches Kassenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?

Das Kassenbuch muss den gesetzlichen Vorgaben entsprechen, egal ob elektronisch oder handschriftlich geführt. Wichtig sind Vollständigkeit, Korrektheit und zeitnahe Erfassung. Nachträgliche Änderungen müssen klar erkennbar bleiben (kein Radieren, Überkleben). Es dürfen keine Leerzeilen vorhanden sein. Die Führung in deutscher Sprache wird empfohlen.

Ist ein Kassenbuch in Excel erlaubt?

Nein, es ist nicht erlaubt, ein Kassenbuch in Excel zu führen. Excel bietet nicht die erforderliche Manipulationssicherheit, da Einträge nachträglich geändert werden können, ohne dass dies dokumentiert wird. Gesetzliche Bestimmungen verlangen manipulationssichere Kassenbücher.

Gibt es für das Kassenbuch im Verein eine Software, die kostenlos ist?

Es gibt vereinzelt kostenlose Softwarelösungen, aber diese erfüllen möglicherweise nicht immer die gesetzlichen Anforderungen. Eine Vereinssoftware, die rechtliche Anforderungen erfüllt, wie WISO MeinVerein Web, wird empfohlen. Diese bietet oft Testphasen, um die Funktionen kennenzulernen.

Gibt es für das Kassenbuch für Vereine eine Vorlage?

Ja, online gibt es Vorlagen, die aber ausgedruckt und fortlaufend nummeriert werden müssen. Es wird empfohlen, vorgefertigte Kassenbücher aus dem Handel oder eine anerkannte Software zu nutzen, da Online-Vorlagen Risiken bergen können. Die Anforderungen an das Kassenbuch sind für gemeinnützige und nichtgemeinnützige Vereine gleich.

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