Büromaterial als Aufwand richtig buchen

Jedes Büro, egal ob klein oder groß, benötigt regelmäßig Büromaterial. Von Kugelschreibern und Notizblöcken bis hin zu Druckerpapier und Toner – diese Verbrauchsgüter sind unerlässlich für den reibungslosen Betriebsablauf. Doch mit dem Einkauf entstehen Kosten, und diese müssen korrekt in der Buchhaltung erfasst werden. Die zentrale Frage lautet: „Wann buche ich Aufwand?“, speziell im Hinblick auf Büromaterial. Die richtige Beantwortung dieser Frage ist entscheidend für eine korrekte Buchhaltung, Ihre Steuerlast und einen genauen Überblick über die finanzielle Situation Ihres Unternehmens über das gesamte Geschäftsjahr hinweg. Eine fehlerhafte Buchung kann nicht nur zu einem ungenauen Bild Ihrer Finanzen führen, sondern auch Probleme bei einer Steuerprüfung verursachen. In diesem ausführlichen Artikel tauchen wir tief in die Welt der Büromaterialbuchhaltung ein und beleuchten alle relevanten Aspekte.

Was genau ist Büromaterial als Aufwand?

Im betriebswirtschaftlichen Sinne gehören zum Büromaterial all jene Gegenstände, die im Büroalltag verbraucht oder aufgebraucht werden und in der Regel einen vergleichsweise geringen Wert pro Einheit haben. Hierzu zählen typischerweise:

• Schreibwaren (Kugelschreiber, Bleistifte, Marker, Textmarker)
• Papierprodukte (Druckerpapier, Notizblöcke, Haftnotizen, Umschläge)
• Druckerzubehör (Toner, Tintenpatronen)
• Kleinmaterialien (Büroklammern, Heftklammern, Klebeband, Korrekturmittel)
• Einfache Ordner und Mappen

Diese Artikel werden im Rahmen der Geschäftstätigkeit genutzt und „verbraucht“. Die Kosten für diesen Verbrauch stellen einen betrieblichen Aufwand dar. Aufwendungen sind im Gegensatz zu Investitionen (Anlagevermögen) Kosten, die den Gewinn eines Unternehmens in der Periode mindern, in der sie anfallen oder verbraucht werden.

Warum ist die korrekte Buchung von Büromaterial wichtig?

Die sorgfältige und korrekte Buchung von Büromaterialausgaben hat mehrere wesentliche Gründe:

1. Steuerliche Absetzbarkeit: Ausgaben für betrieblich notwendiges Büromaterial sind Betriebsausgaben und mindern somit Ihren steuerpflichtigen Gewinn. Nur korrekt gebuchte Aufwendungen können steuerlich geltend gemacht werden.
2. Genaue Finanzberichte: Die korrekte Erfassung aller Aufwendungen führt zu einem realistischen Bild Ihrer Ertragslage (Gewinn oder Verlust). Dies ist entscheidend für fundierte Geschäftsentscheidungen.
3. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: In Deutschland regeln die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und das Handelsgesetzbuch (HGB) die Prinzipien der Buchhaltung. Eine ordnungsgemäße Buchung von Aufwendungen ist Teil dieser Vorschriften.
4. Vermeidung von Problemen bei Betriebsprüfungen: Bei einer Steuerprüfung werden Ihre Bücher genau geprüft. Unklare oder fehlerhafte Buchungen, insbesondere bei Ausgaben, können zu Nachfragen oder gar zur Nichtanerkennung der Kosten führen, was Steuernachzahlungen nach sich ziehen kann.

Wann wird Büromaterial als Aufwand gebucht? Die Prinzipien

Der Zeitpunkt der Buchung hängt maßgeblich von der Art Ihrer Gewinnermittlung ab:

Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Diese Methode wird häufig von Kleinunternehmern, Freiberuflern und kleineren Gewerbetreibenden angewendet, die bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschreiten. Bei der EÜR gilt das sogenannte Zufluss- und Abflussprinzip (§ 11 EStG). Das bedeutet:

• Einnahmen werden gebucht, wenn sie tatsächlich eingehen (Zufluss).
• Ausgaben (Aufwand) werden gebucht, wenn die Zahlung tatsächlich geleistet wird (Abfluss).

Für Büromaterial bedeutet dies bei der EÜR:

• Kaufen Sie Büromaterial bar, buchen Sie den Aufwand sofort im Zeitpunkt der Barzahlung.
• Kaufen Sie Büromaterial auf Rechnung, buchen Sie den Aufwand erst in dem Moment, in dem Sie die Rechnung bezahlen, unabhängig davon, wann Sie das Material erhalten haben.

Das Prinzip ist hier sehr einfach und an den tatsächlichen Geldfluss gekoppelt.

Doppelte Buchführung (Bilanzierung)

Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) und größere Einzelunternehmen sowie Personengesellschaften sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Hier gilt das Periodisierungsprinzip (Accrual Accounting) bzw. das Prinzip der wirtschaftlichen Verursachung. Aufwand wird in der Periode gebucht, in der er wirtschaftlich entstanden ist, unabhängig davon, wann die Zahlung erfolgt.

Wie wird das auf Büromaterial angewendet? Streng genommen müsste der Aufwand erst dann gebucht werden, wenn das Büromaterial tatsächlich verbraucht wird. Kaufen Sie beispielsweise 100 Stifte, dürften Sie den Aufwand erst buchen, wenn die Stifte nach und nach aufgebraucht werden.

In der Praxis wird jedoch bei typischem Büromaterial, das schnell verbraucht wird und pro Einheit einen geringen Wert hat, eine Vereinfachung angewendet, die dem Grundsatz der Wesentlichkeit (Materiality) folgt:

• Der Aufwand für Büromaterial wird in der Regel dann gebucht, wenn die Lieferung erfolgt und der entsprechende Beleg (Rechnung) eingeht.

Diese Vorgehensweise ist zulässig und weit verbreitet, da der Zeitraum zwischen dem Einkauf und dem tatsächlichen Verbrauch bei diesen Materialien meist sehr kurz ist und eine exakte Verfolgung des Verbrauchs unwirtschaftlich wäre. Der Aufwand wird somit zeitnah zum Einkauf gebucht, auch wenn die Zahlung erst später erfolgt (bei Kauf auf Rechnung).

Wichtige Unterscheidung: Büromaterial vs. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Neben dem reinen Verbrauchsmaterial fallen im Büro auch Anschaffungen an, die zwar für das Büro benötigt werden, aber nicht sofort verbraucht sind, wie z.B. ein Drucker, ein Aktenvernichter oder Büromöbel. Handelt es sich dabei um sogenannte Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG), gelten besondere Regeln für die Buchung des Aufwands.

Ein GWG liegt vor, wenn die Anschaffungskosten (ohne Umsatzsteuer) einen bestimmten Betrag nicht überschreiten (aktuell 800 € netto seit 2018). Für GWG haben Sie ein Wahlrecht:

• Sofortabschreibung: Sie können die vollen Anschaffungskosten im Jahr der Anschaffung als Aufwand buchen. Dies ist die einfachste und für viele Unternehmen steuerlich attraktivste Methode.
• Sammelposten: Alternativ können GWG mit Anschaffungskosten zwischen 250,01 € und 1.000 € netto in einem Sammelposten erfasst und über fünf Jahre abgeschrieben werden.

Obwohl ein Drucker kein Verbrauchsmaterial ist, wird der Aufwand bei Nutzung der Sofortabschreibung im Jahr des Kaufs gebucht, ähnlich wie bei Büromaterial, das sofort als Aufwand erfasst wird. Es ist wichtig, diese Kategorien (Verbrauchsmaterial vs. GWG) korrekt zu unterscheiden, auch wenn der Buchungszeitpunkt des Aufwands ähnlich sein kann.

Wie wird Büromaterial in der Buchhaltung erfasst? Der Buchungssatz

Die eigentliche Buchung erfolgt auf spezifischen Konten im Rahmen Ihres Kontenrahmens (z.B. SKR03 oder SKR04). Typische Konten sind:

• „Büromaterial“ (z.B. Konto 4930 im SKR03 oder 6810 im SKR04)
• „Sonstige betriebliche Aufwendungen“ (manchmal werden kleinere Büromaterialausgaben hier gesammelt)
• „Aufwendungen für geringwertige Wirtschaftsgüter“ (für Sofortabschreibungen von GWG)

Der grundlegende Buchungssatz für den Einkauf von Büromaterial sieht wie folgt aus:

Bei Barzahlung (EÜR & Doppik - vereinfacht):

Soll: [Aufwandskonto z.B. Büromaterial] (Nettobetrag)
Soll: [Konto Vorsteuer] (Umsatzsteuerbetrag)
Haben: [Konto Kasse] (Bruttobetrag)

Beispiel: Kauf von Stiften für 5,95 € brutto (5,00 € netto + 0,95 € USt):
Soll: Büromaterial 5,00 €
Soll: Abziehbare Vorsteuer 0,95 €
Haben: Kasse 5,95 €

Bei Kauf auf Rechnung (Doppik - Zeitpunkt des Belegeingangs):

Soll: [Aufwandskonto z.B. Büromaterial] (Nettobetrag)
Soll: [Konto Vorsteuer] (Umsatzsteuerbetrag)
Haben: [Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen] (Bruttobetrag)

Beispiel: Kauf von Papier für 59,50 € brutto (50,00 € netto + 9,50 € USt) auf Rechnung:
Soll: Büromaterial 50,00 €
Soll: Abziehbare Vorsteuer 9,50 €
Haben: Verbindlichkeiten 59,50 €

Bei Zahlung der Rechnung (Doppik - späterer Zeitpunkt):

Soll: [Konto Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen] (Bruttobetrag)
Haben: [Konto Bank] (Bruttobetrag)

Beispiel: Zahlung der Rechnung über 59,50 € per Banküberweisung:
Soll: Verbindlichkeiten 59,50 €
Haben: Bank 59,50 €

Bei Kauf auf Rechnung (EÜR - Zeitpunkt der Zahlung):

Soll: [Aufwandskonto z.B. Büromaterial] (Bruttobetrag)

Haben: [Konto Bank] (Bruttobetrag)

Beispiel: Zahlung der Rechnung über 59,50 € per Banküberweisung (EÜR):
Soll: Büromaterial 59,50 €
Haben: Bank 59,50 €

Beachten Sie, dass bei der EÜR die Vorsteuer nicht separat gebucht wird, sondern der Bruttobetrag direkt als Ausgabe erfasst wird. Die Verrechnung der Vorsteuer erfolgt über die Umsatzsteuervoranmeldung.

Ein Aufwandskonto ist ein Unterkonto des Eigenkapitals und mehrt sich im Soll. Durch die Buchung im Soll wird der Aufwand erhöht, was letztlich zu einer Minderung des Gewinns führt.

Die Bedeutung von Belegen für die Buchung

Keine Buchung ohne Belege! Dies ist einer der wichtigsten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung. Jeder Aufwand, den Sie buchen, muss durch einen entsprechenden Beleg dokumentiert sein. Für Büromaterial sind dies in der Regel Rechnungen, Quittungen oder Kassenbons.

Ein gültiger Beleg muss bestimmte Informationen enthalten:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (Verkäufer)
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Ihr Unternehmen)
• Datum der Ausstellung des Belegs
• Fortlaufende Rechnungsnummer (bei Rechnungen)
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Entgelt (Nettobetrag), der darauf entfallende Steuerbetrag und Steuersatz
• Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung oder Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers

Bei Kleinbetragsrechnungen (bis 250 € brutto) sind die Anforderungen etwas geringer (z.B. keine fortlaufende Rechnungsnummer, keine Angabe des Leistungsempfängers erforderlich, falls keine Vorsteuer gezogen wird). Da Büromaterial oft unter diese Grenze fällt, reicht hier oft ein einfacher Kassenbon oder eine Quittung.

Bewahren Sie alle Belege sorgfältig auf. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege beträgt in Deutschland in der Regel 10 Jahre. Dies gilt sowohl für Papierbelege als auch für digitale Dokumente. Achten Sie bei digitalen Belegen auf GoBD-Konformität bei der Archivierung.

Beispiele aus der Praxis: Wann buche ich Aufwand konkret?

Um die Prinzipien zu verdeutlichen, hier einige konkrete Beispiele:

Beispiel 1: Barzahlung im Geschäft
Sie gehen in ein Bürobedarfsgeschäft und kaufen Stifte, Notizblöcke und Büroklammern für insgesamt 25 € brutto. Sie bezahlen bar und erhalten einen Kassenbon (Kleinbetragsrechnung).

• EÜR: Sie buchen den Aufwand von 25 € am Tag des Kaufs, da dies der Tag des Geldabflusses ist.
• Doppik: Sie buchen den Aufwand (25 € brutto abzüglich ggf. enthaltener Vorsteuer) am Tag des Kaufs (Eingang des Belegs), da es sich um typisches Büromaterial handelt, das zeitnah verbraucht wird.

Beispiel 2: Online-Bestellung auf Rechnung
Sie bestellen online Druckerpapier und Toner für 150 € netto (178,50 € brutto). Die Lieferung erfolgt am 10. Mai, die Rechnung erhalten Sie per E-Mail am 11. Mai, und Sie bezahlen die Rechnung per Banküberweisung am 25. Mai.

• EÜR: Sie buchen den Aufwand von 178,50 € am 25. Mai, dem Tag der Zahlung.
• Doppik: Sie buchen den Aufwand (150 € netto + 28,50 € Vorsteuer) am 11. Mai, dem Tag des Rechnungseingangs. Am 25. Mai buchen Sie den Ausgleich der Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten.

Beispiel 3: Kauf eines neuen Druckers (GWG)
Sie kaufen einen neuen Drucker für 600 € netto (714 € brutto) auf Rechnung. Die Lieferung erfolgt am 1. Juli, die Rechnung kommt am 2. Juli, und Sie bezahlen am 15. Juli. Sie entscheiden sich für die Sofortabschreibung als GWG.

• EÜR: Sie buchen den Aufwand von 714 € am 15. Juli, dem Tag der Zahlung.
• Doppik: Sie buchen den Aufwand (600 € netto + 114 € Vorsteuer) am 2. Juli, dem Tag des Rechnungseingangs, als Aufwand für GWG. Am 15. Juli buchen Sie den Ausgleich der Verbindlichkeit.

Tabelle: Überblick Buchungszeitpunkt für Büromaterial & GWG

Die Tabelle zeigt, dass bei der EÜR der Zahlungszeitpunkt ausschlaggebend ist, während bei der doppelten Buchführung für typisches Büromaterial und GWG oft der Zeitpunkt des Belegeingangs bzw. der Lieferung relevant ist, weil der Verbrauch bzw. die Nutzung zeitnah erfolgt.

Häufig gestellte Fragen zur Buchung von Büromaterial

F: Kann ich wirklich alles, was ich für das Büro kaufe, sofort als Aufwand buchen?

A: Nein, nicht pauschal. Typisches Verbrauchsmaterial (Stifte, Papier, Toner) und Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG bis 800 € netto) können in der Regel sofort als Aufwand gebucht werden. Teurere Anschaffungen, die länger genutzt werden (z.B. Computer, hochwertige Möbel über 800 € netto), sind Anlagevermögen und müssen über ihre betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abgeschrieben werden (AfA - Absetzung für Abnutzung). Der Aufwand (Abschreibung) wird dann jährlich über mehrere Jahre verteilt gebucht.

F: Was passiert am Jahresende, wenn ich noch viel Büromaterial auf Lager habe?

A: Bei der EÜR spielt das keine Rolle, da nur Geldflüsse relevant sind. Bei der doppelten Buchführung müsste streng genommen eine Inventur des Büromaterials durchgeführt und der Wert des nicht verbrauchten Materials als Vorrat (Aktivum in der Bilanz) erfasst werden. Der Aufwand würde dann erst im nächsten Geschäftsjahr beim Verbrauch gebucht. Aufgrund der geringen Werte pro Einheit und der schnellen Umschlagshäufigkeit wird bei typischem Büromaterial von einer Inventur oft abgesehen, solange die gelagerten Mengen nicht erheblich sind und das Ergebnis dadurch nicht wesentlich verfälscht wird (Grundsatz der Wesentlichkeit). Bei größeren Lagerbeständen ist die Inventur und Abgrenzung jedoch korrekt.

F: Gibt es eine Obergrenze für Büromaterialausgaben, die das Finanzamt anerkennt?

A: Es gibt keine feste Euro-Grenze. Die Ausgaben müssen jedoch betrieblich veranlasst und angemessen sein. Das Finanzamt kann unverhältnismäßig hohe oder luxuriöse Ausgaben hinterfragen, die nicht dem normalen Geschäftsbetrieb entsprechen. Solange die Ausgaben plausibel sind und durch Belege nachgewiesen werden, gibt es in der Regel keine Probleme.

F: Wie buche ich Büromaterial, wenn ich von zu Hause (Homeoffice) arbeite?

A: Ausgaben für Büromaterial, das Sie ausschließlich oder überwiegend für Ihre betriebliche Tätigkeit im Homeoffice nutzen, sind ganz normale Betriebsausgaben und können entsprechend gebucht werden. Bewahren Sie die Belege auf. Eine Aufteilung der Kosten kann notwendig sein, wenn das Material auch privat genutzt wird (z.B. ein Drucker). Kauft man jedoch spezifisches Büromaterial, das klar für den Job ist, ist die volle Absetzbarkeit gegeben.

F: Was ist der Unterschied zwischen Büromaterial und sonstigem Betriebsbedarf?

A: Die Unterscheidung ist oft fließend und steuerlich meist unkritisch, solange die Ausgaben betrieblich veranlasst sind. Büromaterial bezieht sich meist auf Verbrauchsgüter für den Büroarbeitsplatz (Schreiben, Drucken, Organisieren). Sonstiger Betriebsbedarf kann eine breitere Palette von Verbrauchsgütern umfassen, die für den Betrieb notwendig sind, aber nicht direkt unter Büromaterial fallen (z.B. Reinigungsmittel für das Büro, Werkzeug für Handwerker, Verpackungsmaterial für Online-Händler). Beide Arten von Ausgaben werden als betrieblicher Aufwand gebucht, eventuell auf unterschiedlichen Unterkonten, aber das Prinzip ist dasselbe.

F: Was passiert, wenn ich Büromaterial kaufe und später zurückgebe?

A: Wenn Sie die Ware zurückgeben und Ihr Geld zurückerhalten, müssen Sie die ursprüngliche Buchung stornieren oder eine Gegenbuchung vornehmen, um den Aufwand und den Geldabfluss bzw. die Verbindlichkeit und die Vorsteuer zu korrigieren.

Fazit

Die korrekte Buchung von Büromaterial als Aufwand ist ein fundamentaler Aspekt der Unternehmensbuchhaltung. Das Verständnis der Prinzipien – sei es das Abflussprinzip bei der EÜR oder das Prinzip der wirtschaftlichen Verursachung bei der doppelten Buchführung mit den gängigen Vereinfachungen für geringwertiges Verbrauchsmaterial und GWG – ist entscheidend. Eine sorgfältige Dokumentation durch vollständige und GoBD-konform aufbewahrte Belege ist dabei unerlässlich. Indem Sie Ihre Büromaterialausgaben korrekt erfassen, stellen Sie sicher, dass Ihre Finanzberichte stimmen, Sie alle steuerlichen Vorteile nutzen und bei einer möglichen Prüfung gut vorbereitet sind. Bei Unsicherheiten, insbesondere bei komplexeren Fällen oder größeren Anschaffungen, ist es immer ratsam, den Rat eines Steuerberaters einzuholen, um sicherzustellen, dass Ihre Buchführung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und für Ihr Unternehmen optimiert ist.

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