MwSt. auf Bürobedarf: 19% Regel erklärt

Wenn es um den Einkauf von Bürobedarf geht, sei es für das Homeoffice oder ein großes Unternehmen, stellt sich oft die Frage nach dem richtigen Mehrwertsteuersatz. In Deutschland gelten grundsätzlich zwei Steuersätze: der Regelsteuersatz von 19 % und der ermäßigte Steuersatz von 7 %. Doch welche Rate wird auf Druckerpapier, Kugelschreiber, Toner oder andere wichtige Büroartikel angewendet?

Dieser Artikel beleuchtet die steuerlichen Aspekte beim Kauf von Bürobedarf und erklärt, warum die meisten dieser Produkte dem Regelsteuersatz unterliegen. Wir gehen auf die verschiedenen Produktkategorien ein, erläutern die Unterschiede zwischen den Steuersätzen und geben praktische Hinweise, insbesondere für Unternehmen, die die gezahlte Mehrwertsteuer als Vorsteuer geltend machen möchten.

Was ist die Mehrwertsteuer und wie funktioniert sie?

Die Mehrwertsteuer (MwSt.), auch bekannt als Umsatzsteuer (USt.), ist eine Verbrauchssteuer, die auf fast alle Waren und Dienstleistungen erhoben wird, die in Deutschland verkauft werden. Sie ist eine indirekte Steuer, da sie nicht direkt vom Endverbraucher an das Finanzamt gezahlt wird, sondern über die Unternehmen, die die Waren verkaufen oder Dienstleistungen erbringen. Unternehmen schlagen die Mehrwertsteuer auf den Nettopreis auf und führen sie dann an das Finanzamt ab. Für Unternehmen, die selbst steuerpflichtige Umsätze erzielen, besteht in der Regel die Möglichkeit, die ihnen von anderen Unternehmen in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer als sogenannte Vorsteuer vom Finanzamt zurückzufordern. Dieses System stellt sicher, dass letztendlich der Endverbraucher die Steuerlast trägt.

Das deutsche Umsatzsteuergesetz (UStG) regelt, welche Umsätze steuerpflichtig sind und welcher Steuersatz anzuwenden ist. Der Regelsteuersatz beträgt derzeit 19 %. Daneben gibt es den ermäßigten Steuersatz von 7 %, der für bestimmte, vom Gesetzgeber als besonders schützenswert oder dem Grundbedarf zugehörig eingestufte Güter und Dienstleistungen gilt. Hierzu zählen beispielsweise Grundnahrungsmittel, Bücher, Zeitungen, Beförderungsleistungen im Nahverkehr oder kulturelle Veranstaltungen.

Der Regelsteuersatz von 19 % auf Büroartikel

Die überwiegende Mehrheit der Produkte, die unter den Begriff Bürobedarf fallen, wird in Deutschland mit dem Regelsteuersatz von 19 % besteuert. Dies liegt daran, dass diese Artikel vom Gesetzgeber nicht als Güter des täglichen Bedarfs im Sinne des ermäßigten Steuersatzes angesehen werden. Sie sind notwendige Arbeitsmittel, aber keine grundlegenden Konsumgüter oder speziell begünstigten Produkte wie Bücher oder Kunstwerke (die unter bestimmten Bedingungen dem ermäßigten Satz unterliegen können).

Dieser Steuersatz gilt einheitlich für eine breite Palette von Produkten, die im Büroalltag benötigt werden. Ob Sie Papier für Ihren Drucker kaufen, neue Stifte für Notizen oder Toner für das Kopiergerät – in fast allen Fällen wird der Händler 19 % Mehrwertsteuer auf den Nettopreis aufschlagen.

Bürobedarf im Detail: Welche Produkte sind betroffen?

Um Ihnen einen besseren Überblick zu geben, listen wir hier einige der gängigsten Büroartikel auf, die dem Regelsteuersatz von 19 % unterliegen:

Papier und Papierprodukte

Papier ist eines der am häufigsten verwendeten Verbrauchsmaterialien im Büro. Dazu gehören:

• Druckerpapier (Kopierpapier) in allen gängigen Formaten (A4, A3 etc.)
• Notizblöcke und -bücher (auch Spiralblöcke)
• Briefumschläge und Versandtaschen
• Karteikarten
• Etiketten auf Papierbasis
• Flipchart-Papier
• Formularbücher und Quittungsblöcke

Für all diese Produkte gilt der Mehrwertsteuersatz von 19 %. Auch spezielle Papiersorten wie Fotopapier oder dickeres Kartonpapier für Präsentationen werden in der Regel mit 19 % besteuert.

Schreibwaren und Stifte

Eine Grundausstattung an Schreibgeräten ist in jedem Büro unerlässlich. Die folgenden Produkte fallen unter den 19 % Steuersatz:

• Kugelschreiber
• Bleistifte und Buntstifte
• Füllfederhalter
• Marker und Textmarker
• Filzstifte
• Tintenpatronen (für Füllfederhalter)
• Radiergummis
• Spitzer

Unabhängig von Marke, Farbe oder Preisklasse werden Schreibwaren standardmäßig mit 19 % versteuert.

Druckerzubehör: Toner und Tinte

Drucker und Kopierer benötigen regelmäßig Nachschub an Verbrauchsmaterialien. Toner und Tintenpatronen sind hier die wichtigsten Posten:

• Tonerkartuschen für Laserdrucker und Kopierer
• Tintenpatronen für Tintenstrahldrucker
• Druckköpfe (sofern als Verbrauchsmaterial behandelt)
• Resttonerbehälter

Sowohl Originalprodukte der Druckerhersteller als auch kompatibles Zubehör von Drittanbietern unterliegen dem 19 % Mehrwertsteuersatz.

Weitere Büroartikel und Zubehör

Die Liste des Bürobedarfs ist lang und umfasst zahlreiche weitere nützliche Artikel:

• Ordner und Ringbücher
• Hefter und Heftklammern
• Locher
• Schneidemaschinen und -unterlagen
• Klebstoffe und Klebeband
• Schreibtischorganizer und Stiftehalter
• Notizblöcke mit Klebefunktion (Post-its)
• Kalender und Planer (sofern nicht als Buch im Sinne des ermäßigten Satzes klassifiziert)
• Batterien für Büromaterialien (z. B. für Funkmäuse)
• Reinigungsmittel für Büromaschinen

Auch bei diesen vielfältigen Produkten ist der Regelsteuersatz von 19 % anzuwenden.

Gibt es Ausnahmen oder den ermäßigten Satz für Bürobedarf?

Wie bereits erwähnt, fallen die typischen Büroartikel nicht unter die Kategorien, die für den ermäßigten Steuersatz von 7 % qualifizieren. Es gibt jedoch seltene Fälle, in denen Produkte, die man im weitesten Sinne im Büro oder für kreative Zwecke nutzt, anders besteuert werden könnten. Dies betrifft aber in der Regel keine klassischen Büroartikel wie Papier oder Stifte, sondern eher:

• Bücher und bestimmte Publikationen: Echte Bücher, Zeitungen und Zeitschriften unterliegen dem 7 % Satz. Ein Notizbuch mit leeren Seiten ist jedoch kein Buch in diesem Sinne und wird mit 19 % besteuert. Ein Kalender kann unter Umständen als Buch gelten, wenn er einen redaktionellen Teil hat, aber reine Terminplaner oder Wandkalender sind meist bei 19 %.
• Kunstgegenstände: Originalkunstwerke können ebenfalls dem ermäßigten Satz unterliegen. Künstlerbedarf wie Leinwände, Farben oder spezielle Papiere für künstlerische Zwecke werden jedoch oft mit 19 % besteuert, es sei denn, es handelt sich um sehr spezifische Materialien, die unter eine Ausnahmeregel fallen (was bei allgemeinem Bürobedarf nicht der Fall ist).

Für den Standard-Bürobedarf, den die meisten Unternehmen und Verbraucher kaufen, gilt unzweifelhaft der Regelsteuersatz von 19 %.

Bedeutung der Mehrwertsteuer für Unternehmen (Vorsteuerabzug)

Für Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind (die meisten umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen), ist die Mehrwertsteuer auf gekauften Bürobedarf ein durchlaufender Posten. Das bedeutet, die gezahlte Mehrwertsteuer (Vorsteuer) kann mit der eingenommenen Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) verrechnet werden. Wenn ein Unternehmen Bürobedarf für netto 100 € kauft, zahlt es brutto 119 € (100 € + 19 % MwSt. = 19 € MwSt.). Diese gezahlten 19 € kann das Unternehmen vom Finanzamt zurückfordern oder mit seiner eigenen Umsatzsteuerschuld verrechnen. Effektiv kostet der Bürobedarf das Unternehmen dann nur den Nettopreis von 100 €.

Damit der Vorsteuerabzug korrekt erfolgen kann, ist es unerlässlich, dass die Rechnungen für den Bürobedarf alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten, insbesondere:

• Den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers (Verkäufer)
• Den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers (Käufer)
• Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers
• Das Ausstellungsdatum der Rechnung
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände
• Das Datum der Lieferung oder Leistung
• Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung
• Der anzuwendende Steuersatz (hier 19 %)
• Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag (die ausgewiesene Mehrwertsteuer)

Nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung ist der Vorsteuerabzug möglich. Daher sollten Unternehmen beim Einkauf von Bürobedarf immer darauf achten, eine solche Rechnung zu erhalten.

Vergleichstabelle: Büroartikel und ihr Steuersatz

Auch wenn die meisten Artikel dem gleichen Satz unterliegen, dient die folgende Tabelle der Klarheit:

Diese Liste ist nicht abschließend, verdeutlicht aber, dass der Regelsteuersatz von 19 % die Norm für Büroartikel ist.

Häufig gestellte Fragen zur Mehrwertsteuer auf Bürobedarf

Hier beantworten wir einige gängige Fragen, die im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer auf Büroartikel auftreten können:

Gilt der Steuersatz von 19 % auch beim Online-Kauf von Bürobedarf?

Ja, der Mehrwertsteuersatz hängt nicht davon ab, ob Sie die Produkte im stationären Handel oder online kaufen. Wenn der Verkäufer in Deutschland steuerpflichtig ist, muss er die deutsche Mehrwertsteuer (in der Regel 19 %) berechnen und ausweisen.

Ist die Mehrwertsteuer im ausgewiesenen Preis für Bürobedarf enthalten?

Für Endverbraucher müssen Preise in Deutschland immer den Bruttopreis, also inklusive Mehrwertsteuer, ausweisen (§ 1 Preisangabenverordnung - PAngV). Für Geschäftskunden werden Preise oft als Nettopreise (zuzüglich Mehrwertsteuer) angegeben, aber der Gesamtbetrag (Bruttopreis) muss in der Rechnung klar ersichtlich sein.

Kann ich als Kleinunternehmer die Mehrwertsteuer auf Bürobedarf zurückfordern?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen auf ihren eigenen Rechnungen keine Mehrwertsteuer aus und führen diese auch nicht an das Finanzamt ab. Im Gegenzug können sie die Vorsteuer (die ihnen auf Eingangsrechnungen berechnete Mehrwertsteuer) nicht vom Finanzamt zurückfordern. Kauft ein Kleinunternehmer Bürobedarf, zahlt er den Bruttopreis (inkl. 19 % MwSt.), und dieser Betrag stellt für ihn den endgültigen Kostenaufwand dar.

Warum haben Bücher nur 7 % MwSt., aber Notizbücher 19 %?

Das Umsatzsteuergesetz definiert sehr genau, welche Produkte unter den ermäßigten Steuersatz fallen. Bücher sind explizit in Anlage 2 zum UStG aufgeführt. Ein Notizbuch mit leeren Seiten erfüllt die Kriterien eines Buches im steuerlichen Sinne nicht, da es keinen geistigen Inhalt im redaktionellen Sinne bietet. Es wird als einfacher Papierartikel betrachtet und fällt daher unter den Regelsteuersatz.

Was passiert mit der Mehrwertsteuer, wenn ich Bürobedarf im Ausland kaufe?

Das ist ein komplexes Thema und hängt vom Land des Verkäufers, dem Land des Käufers und dem Status des Käufers (Unternehmer oder Privatperson) ab. Innerhalb der EU gibt es spezielle Regelungen (z. B. Versandhandelsregelung, Reverse-Charge-Verfahren bei B2B-Geschäften). Kaufen Sie als Privatperson bei einem Online-Händler aus einem anderen EU-Land, der eine bestimmte Lieferschwelle nach Deutschland überschreitet, muss dieser deutsche Mehrwertsteuer berechnen und abführen. Kaufen Sie als Unternehmer mit USt-IdNr. von einem Unternehmer in einem anderen EU-Land, kann oft das Reverse-Charge-Verfahren angewendet werden, bei dem die Steuerschuld auf den deutschen Käufer übergeht und dieser die deutsche Umsatzsteuer (19 %) selbst anmeldet und gleichzeitig als Vorsteuer abzieht (sofern berechtigt). Bei Käufen aus Drittländern (außerhalb der EU) fällt in der Regel Einfuhrumsatzsteuer in Höhe des deutschen Steuersatzes (19 %) an.

Zusammenfassung

Für den standardmäßigen Bürobedarf in Deutschland, wie Druckerpapier, Toner, Stifte, Ordner und ähnliche Artikel, gilt fast ausnahmslos der Regelsteuersatz von 19 % Mehrwertsteuer. Diese Produkte sind vom Gesetzgeber nicht für den ermäßigten Satz von 7 % vorgesehen, da sie nicht zu den explizit begünstigten Kategorien wie Grundnahrungsmitteln, Büchern oder kulturellen Dienstleistungen zählen. Unternehmen, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, können die gezahlte Mehrwertsteuer auf Bürobedarf mit ihrer eigenen Umsatzsteuerschuld verrechnen, vorausgesetzt, sie verfügen über eine ordnungsgemäße Rechnung. Für Endverbraucher und Kleinunternehmer stellt die Mehrwertsteuer einen Kostenfaktor dar, da sie nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden kann.

Das Verständnis der korrekten Mehrwertsteuersätze ist sowohl für private Käufer als auch für Unternehmen wichtig, um die tatsächlichen Kosten zu kennen und steuerliche Pflichten oder Möglichkeiten korrekt zu handhaben. Beim Kauf von Bürobedarf können Sie also fest davon ausgehen, dass der ausgewiesene Bruttopreis die Mehrwertsteuer von 19 % beinhaltet.

Wenn du mehr spannende Artikel wie „MwSt. auf Bürobedarf: 19% Regel erklärt“ entdecken möchtest, schau doch mal in der Kategorie Bürobedarf vorbei!