Fahrtkosten EÜR: Grundlagen & Pauschalen

Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ist für viele Selbstständige und Kleinunternehmer das Mittel der Wahl, um ihren Gewinn zu ermitteln. Ein Bereich, der dabei oft für Fragen sorgt und eine gewisse Komplexität aufweist, sind die Kosten rund um das Kraftfahrzeug (Kfz) und andere Fahrtaufwendungen. Wo trage ich welche Kosten ein? Wie werden Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte behandelt? Gehört mein Auto zum Betriebsvermögen oder zum Privatvermögen? Diese und weitere Fragen klären wir in dieser Artikelserie, beginnend mit den Grundlagen und Pauschalen in Teil 1.

Die Behandlung von Kfz-Kosten in der EÜR ist vielschichtig, da sie von verschiedenen Faktoren abhängt, insbesondere davon, wie das Fahrzeug genutzt wird und welchem Vermögensbereich es zugeordnet ist. Um Ihnen einen klaren Überblick zu verschaffen, haben wir das Thema aufgeteilt. In diesem ersten Teil legen wir den Grundstein, indem wir uns die Fahrtkosten ansehen, die unabhängig von der Zuordnung des Fahrzeugs absetzbar sind, und die entscheidende Frage der Vermögenszuordnung behandeln.

Allgemein absetzbare Fahrtkosten

Unabhängig davon, ob Sie ein eigenes Fahrzeug besitzen oder nicht, und unabhängig davon, ob ein vorhandenes Fahrzeug dem Betriebs- oder Privatvermögen zugeordnet wird, gibt es bestimmte Fahrtkosten, die Sie als Betriebsausgaben geltend machen können. Diese Kosten sind in der EÜR an spezifischen Stellen einzutragen und unterliegen bestimmten Regeln. Es handelt sich dabei um:

• Ausgaben für Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte (mittels der Entfernungspauschale)
• Ausgaben für Fortbewegung durch Dritte (z. B. öffentliche Verkehrsmittel, Taxi, Zug, Flugzeug)

Diese beiden Kategorien decken grundlegende Mobilitätsbedürfnisse ab, die im Zusammenhang mit Ihrer betrieblichen Tätigkeit stehen, aber steuerlich unterschiedlich behandelt werden.

Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte

Fahrten zwischen Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Betriebsstätte sind aus steuerlicher Sicht keine klassischen Dienstreisen. Sie werden stattdessen ähnlich wie bei Arbeitnehmern behandelt. Dies bedeutet, dass die Aufwendungen für diese Fahrten nur eingeschränkt als Betriebsausgaben abziehbar sind. Die Abzugsfähigkeit erfolgt über die sogenannte Entfernungspauschale, die oft auch als Pendlerpauschale bezeichnet wird, obwohl der korrekte steuerliche Begriff Entfernungspauschale lautet.

Die Höhe der absetzbaren Pauschale richtet sich nach der einfachen Entfernung zwischen Ihrer Wohnung und der ersten Betriebsstätte sowie der Anzahl der Tage, an denen Sie diese Strecke tatsächlich zurückgelegt haben. Die Berechnung erfolgt pro Entfernungskilometer und Tag:

• Für die ersten 20 Kilometer der einfachen Entfernung: 0,30 € pro Kilometer
• Ab dem 21. Kilometer der einfachen Entfernung: 0,38 € pro Kilometer (gültig ab dem Veranlagungszeitraum 2021)

Bis zum Veranlagungszeitraum 2020 betrug die Pauschale einheitlich 0,30 € pro Kilometer, unabhängig von der Länge der Strecke.

Berechnungsbeispiel für die Entfernungspauschale (ab 2021)

Nehmen wir an, die einfache Entfernung zwischen Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Betriebsstätte beträgt 30 Kilometer, und Sie haben die erste Betriebsstätte an 220 Tagen im Jahr aufgesucht.

Die tägliche Pauschale berechnet sich wie folgt:

(20 km * 0,30 €/km) + (10 km * 0,38 €/km) = 6,00 € + 3,80 € = 9,80 €

Die jährliche Entfernungspauschale beträgt somit:

9,80 €/Tag * 220 Tage/Jahr = 2.156 €/Jahr

Dieser Betrag von 2.156 € kann als Betriebsausgabe in der EÜR geltend gemacht werden.

Die Obergrenze der Entfernungspauschale

Grundsätzlich ist die Entfernungspauschale auf einen Höchstbetrag von 4.500 € pro Kalenderjahr begrenzt. Diese Begrenzung gilt jedoch nicht, wenn Sie für die Fahrten ein eigenes oder zur Nutzung überlassenes Fahrzeug (egal ob Pkw, Motorrad, Roller etc.) genutzt haben. In diesem Fall können Sie die Pauschale in voller Höhe ansetzen, auch wenn sie über 4.500 € liegt.

Eine wichtige Ausnahme betrifft die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel. Wenn Ihre tatsächlichen Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel (wie Bus oder Bahn) für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte den über die Pauschale ermittelten Betrag von 4.500 € übersteigen, können Sie anstelle der Pauschale die tatsächlichen Kosten für die öffentlichen Verkehrsmittel geltend machen. In diesem speziellen Fall entfällt die Begrenzung auf 4.500 €. Wenn Sie diese Option wählen, dürfen Sie jedoch keine Einträge für die Entfernungspauschale vornehmen.

Was ist die erste Betriebsstätte?

Die Bestimmung der ersten Betriebsstätte ist entscheidend für die Anwendung der Entfernungspauschale. Für einen Unternehmer ist die erste Betriebsstätte im Regelfall die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der er dauerhaft zugeordnet ist. Wenn Sie als Selbstständiger nur ein Büro außerhalb Ihrer Wohnung haben, ist dies normalerweise Ihre erste Betriebsstätte. Haben Sie mehrere Tätigkeitsorte (z. B. Büro, Lager, Filialen) oder ständig wechselnde Einsatzorte, kann die Bestimmung komplexer sein. Eine detaillierte Betrachtung, wie die erste Betriebsstätte in solchen Fällen definiert wird, würde den Rahmen dieses Artikels sprengen, ist aber für die korrekte steuerliche Behandlung unerlässlich.

Eintragung in der EÜR

Die über die Entfernungspauschale ermittelten Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte werden in der Anlage EÜR in der Zeile für „Mindestens abziehbare Kraftfahrzeugkosten für Wege zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte (Entfernungspauschale); Familienheimfahrten“ eingetragen. In der EÜR 2022 ist dies beispielsweise die Zeile 86.

Ausgaben für Fortbewegung durch Dritte

Neben den Fahrten zur ersten Betriebsstätte gibt es weitere Fahrtkosten, die anfallen können, wenn Sie für betrieblich veranlasste Zwecke unterwegs sind und dafür Verkehrsmittel nutzen, die nicht Ihr eigenes Fahrzeug sind. Dazu gehören Kosten für:

• Öffentliche Verkehrsmittel (Bus, Bahn, U-Bahn, Straßenbahn)
• Taxi
• Flugzeug
• Schiff
• Mietwagen (sofern nicht langfristig angemietet und als eigenes Fahrzeug behandelt)

Diese Kosten können Sie in voller Höhe als Betriebsausgabe absetzen, vorausgesetzt, sie sind eindeutig betrieblich veranlasst. Das bedeutet, die Fahrt muss im Zusammenhang mit Ihrer selbstständigen oder gewerblichen Tätigkeit stehen (z. B. Fahrt zu einem Kunden, zu einer Messe, zu einer Fortbildung).

Eintragung in der EÜR

Die Kosten für diese Art der Fortbewegung tragen Sie in der Anlage EÜR in der Zeile für „Sonstige tatsächliche Fahrtkosten ohne AfA und Zinsen“ ein. Diese Zeile ist für Aufwendungen gedacht, die nicht die üblichen Kfz-Kosten (wie Reparaturen, Wartung, Treibstoff, Abschreibung oder Zinsen) für ein eigenes Fahrzeug betreffen. In der EÜR 2022 entspricht dies beispielsweise der Zeile 83.

Zuordnung des Fahrzeugs: Privat- oder Betriebsvermögen?

Eine der fundamentalsten Entscheidungen bei der steuerlichen Behandlung von Fahrzeugen in der EÜR ist die korrekte Zuordnung des Fahrzeugs zum Privatvermögen oder zum Betriebsvermögen. Diese Zuordnung hat weitreichende Konsequenzen für die Art und Weise, wie Sie die laufenden Kosten, die Abschreibung und die private Nutzung steuerlich behandeln können. Die Unterscheidung hängt maßgeblich vom Umfang der betrieblichen Nutzung ab.

Um den betrieblichen Nutzungsanteil zu ermitteln, müssen Sie die betrieblich gefahrenen Kilometer ins Verhältnis zu den insgesamt gefahrenen Kilometern setzen. Alle Fahrten, die betrieblich veranlasst sind, zählen zur betrieblichen Nutzung. Dazu gehören beispielsweise Fahrten zu Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern, Messen oder Fortbildungen. Wichtig ist, dass auch Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte sowie Familienheimfahrten steuerrechtlich als betrieblich veranlasste Fahrten im Rahmen der Nutzungsermittlung gelten, auch wenn sie bei der Gewinnermittlung nur eingeschränkt (mittels Entfernungspauschale) abziehbar sind.

Ermittlung des betrieblichen Nutzungsanteils

Beispiel:

• Im Kalenderjahr insgesamt gefahrene Kilometer: 10.000 km
• Davon betrieblich veranlasste Kilometer: 4.000 km

Der betriebliche Nutzungsanteil beträgt somit: (4.000 km / 10.000 km) * 100 % = 40 %

Die Regeln zur Vermögenszuordnung

• Zwangsläufiges Privatvermögen: Wird das Fahrzeug zu weniger als 10 % betrieblich genutzt, gehört es zwingend zum Privatvermögen. Eine Zuordnung zum Betriebsvermögen ist in diesem Fall steuerlich nicht möglich.
• Gewillkürtes Betriebsvermögen (Wahlrecht): Liegt der betriebliche Nutzungsanteil bei mindestens 10 %, aber unter 50 %, haben Sie ein Wahlrecht. Sie können das Fahrzeug entweder dem Privatvermögen zuordnen oder es als sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen behandeln. Die Entscheidung hat erhebliche Auswirkungen auf die Buchführung und die absetzbaren Kosten.
• Notwendiges Betriebsvermögen: Beträgt der betriebliche Nutzungsanteil 50 % oder mehr, gehört das Fahrzeug zwingend zum notwendigen Betriebsvermögen. Eine Zuordnung zum Privatvermögen ist hier nicht möglich.

Diese prozentualen Grenzen sind entscheidend. Die korrekte Ermittlung des Nutzungsanteils ist daher der erste Schritt, um die steuerlichen Folgen abzuschätzen.

Folgen der Zuordnung

Die Zuordnung zum Privatvermögen oder Betriebsvermögen bestimmt, wie Sie die Kosten des Fahrzeugs steuerlich geltend machen können:

• Fahrzeug im Privatvermögen: Gehört das Fahrzeug zum Privatvermögen (oder haben Sie gar kein eigenes Fahrzeug), können Sie die Kosten für betrieblich veranlasste Fahrten (Dienstreisen) entweder über die Kilometerpauschale oder durch die Ermittlung der anteiligen tatsächlichen Kosten pro gefahrenen Kilometer absetzen. Die laufenden Kosten des Fahrzeugs (Reparatur, Wartung, Versicherung etc.) sind grundsätzlich nicht als Betriebsausgabe absetzbar, es sei denn, sie fallen direkt für eine konkrete, absetzbare Fahrt an. Die Buchhaltung ist in der Regel einfacher.
• Fahrzeug im Betriebsvermögen: Gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen, können Sie grundsätzlich alle tatsächlichen Kosten, die für das Fahrzeug anfallen (inklusive Abschreibung, Versicherung, Steuern, Reparaturen, Wartung, Treibstoff), in voller Höhe als Betriebsausgabe geltend machen. Allerdings müssen Sie dann die private Nutzung des Fahrzeugs sowie die Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte als Entnahmen versteuern bzw. den Betriebsausgabenabzug korrigieren. Die Besteuerung der privaten Nutzung kann über die 1%-Methode oder ein Fahrtenbuch erfolgen. Die Buchhaltung ist in der Regel aufwendiger.

Die Entscheidung für oder gegen das gewillkürte Betriebsvermögen bei einem Nutzungsanteil zwischen 10 % und 50 % sollte gut überlegt sein und hängt von den individuellen Kosten des Fahrzeugs und der voraussichtlichen privaten Nutzung ab.

Nachweis der Nutzung

Um dem Finanzamt gegenüber die korrekte Zuordnung des Fahrzeugs (insbesondere im Grenzbereich zwischen 10 % und 50 % betrieblicher Nutzung oder bei der Behauptung von über 50 % Nutzung) glaubhaft zu machen, empfiehlt es sich, die betriebliche Nutzung über einen repräsentativen Zeitraum von mindestens drei Monaten zu dokumentieren. Dies kann durch ein einfaches Fahrtenbuch oder andere Aufzeichnungen geschehen, die den Umfang der betrieblichen Fahrten im Verhältnis zu den Gesamtfahrten belegen. Ändert sich Ihr Fahrverhalten aufgrund neuer betrieblicher Strukturen wesentlich, sollten Sie diese Aufzeichnungen wiederholen.

Wichtige Begriffe im Zusammenhang mit Fahrtkosten

Im Steuerrecht werden Begriffe oft präzise verwendet, was im allgemeinen Sprachgebrauch zu Verwirrung führen kann. Für das Verständnis der Kfz-Kosten in der EÜR sind folgende Unterscheidungen wichtig:

• Dienstreise: Eine Dienstreise bezeichnet steuerlich alle betrieblich veranlassten Fahrten, mit Ausnahme der täglichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte. Fahrten zu Kunden, Besprechungen, Seminaren etc. sind Dienstreisen.
• Reisekosten: Wenn Sie eine Dienstreise mit einem Fahrzeug unternehmen, das zum Privatvermögen gehört, werden die dafür absetzbaren Kosten oft als Reisekosten bezeichnet. Diese können pauschal (Kilometerpauschale) oder nach tatsächlichen Kosten ermittelt werden.
• Entfernungspauschale: Dies ist die Pauschale für die täglichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte. Sie ist unabhängig vom tatsächlich genutzten Verkehrsmittel (außer Flugzeug) und wird pro Entfernungskilometer berechnet (siehe oben).
• Kilometerpauschale: Dies ist eine Pauschale, die Sie ansetzen können, wenn Sie betrieblich veranlasste Dienstreisen mit einem Fahrzeug zurücklegen, das zu Ihrem Privatvermögen gehört. Sie beträgt typischerweise 0,30 € pro gefahrenem Kilometer für Pkw. Achtung: Die Entfernungspauschale und die Kilometerpauschale sind nicht dasselbe und gelten für unterschiedliche Fahrten!

Als Unternehmer, der seine Buchhaltung selbst führt, ist es essenziell, diese Begriffe korrekt zu verwenden und die jeweils geltenden Regeln anzuwenden.

Vergleich der Entfernungspauschale

Hier ein kurzer Überblick über die Entwicklung der Entfernungspauschale pro Kilometer für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte:

Diese Staffelung ab 2021 begünstigt Steuerpflichtige mit längeren Arbeitswegen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann ich die Entfernungspauschale auch ansetzen, wenn ich mit dem Fahrrad zur ersten Betriebsstätte fahre?

Ja, die Entfernungspauschale ist verkehrsmittelunabhängig. Sie können sie also auch ansetzen, wenn Sie zu Fuß gehen, mit dem Fahrrad fahren oder eine Fahrgemeinschaft nutzen. Nur bei Flügen gilt sie nicht.

Was passiert, wenn meine tatsächlichen Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte höher sind als die Entfernungspauschale?

Wenn Sie ein eigenes Fahrzeug nutzen, können Sie die über die Pauschale ermittelten Kosten auch dann in voller Höhe ansetzen, wenn sie über 4.500 € liegen. Wenn Sie öffentliche Verkehrsmittel nutzen und die tatsächlichen Kosten über 4.500 € liegen, können Sie anstelle der Pauschale die tatsächlichen Kosten absetzen (dann entfällt die 4.500 € Grenze).

Muss ich ein Fahrtenbuch führen, um die Entfernungspauschale zu nutzen?

Nein, für die Entfernungspauschale zur ersten Betriebsstätte ist kein Fahrtenbuch erforderlich. Sie müssen lediglich die Anzahl der Arbeitstage und die einfache Entfernung glaubhaft machen können.

Wie unterscheidet sich die Kilometerpauschale von der Entfernungspauschale?

Die Entfernungspauschale gilt für die täglichen Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte. Die Kilometerpauschale (0,30 €/km für Pkw) gilt für betrieblich veranlasste Dienstreisen, die Sie mit einem Fahrzeug aus Ihrem Privatvermögen unternehmen.

Was bedeutet gewillkürtes Betriebsvermögen?

Gewillkürtes Betriebsvermögen liegt vor, wenn der betriebliche Nutzungsanteil eines Fahrzeugs zwischen 10 % und 50 % liegt und der Unternehmer sich dafür entscheidet, das Fahrzeug dem Betriebsvermögen zuzuordnen, obwohl er auch die Option hätte, es im Privatvermögen zu belassen.

Ausblick

In diesem ersten Teil haben wir die Grundlagen der Fahrtkosten in der EÜR behandelt, insbesondere die Entfernungspauschale für Pendelfahrten und die Absetzbarkeit von Kosten für die Nutzung Dritter. Der entscheidende Punkt für die weitergehende Behandlung von Fahrzeugkosten ist jedoch die Zuordnung des Fahrzeugs zum Privatvermögen oder Betriebsvermögen.

In den folgenden Teilen dieser Serie werden wir uns detailliert ansehen, wie die Kosten für das Fahrzeug selbst abgesetzt werden, abhängig davon, ob es dem Privat- oder Betriebsvermögen zugeordnet ist. Wir werden die Kilometerpauschale und die Methode der tatsächlichen Kosten bei Fahrzeugen im Privatvermögen beleuchten (Teil 2) und die umfassendere Behandlung von Fahrzeugen im Betriebsvermögen, inklusive Abschreibung und Versteuerung der privaten Nutzung (Teil 3), erläutern.

Bitte beachten Sie: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuerberatung dar. Alle Angaben sind ohne Gewähr. Die Verwendung der Informationen erfolgt auf Ihre eigene Gefahr. Bei konkreten Fragen zu Ihrer individuellen steuerlichen Situation sollten Sie immer einen Steuerberater oder das Finanzamt konsultieren. Steuergesetze und -rechtsprechung können sich ändern.

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