Inventur: Was gehört nicht dazu?

Die Inventur ist ein zentraler Prozess für jedes Unternehmen, das gesetzlich dazu verpflichtet ist, seine Bestände zu erfassen. Sie dient nicht nur der Erfüllung rechtlicher Vorgaben, sondern auch der wichtigen Selbstkontrolle. Doch während viele wissen, dass gezählt, gemessen oder gewogen wird, stellt sich oft die Frage: Was gehört eigentlich *nicht* in diese umfassende Bestandsaufnahme? Dieser Artikel beleuchtet die Inventur im Detail und klärt, welche Posten außen vor bleiben.

Was ist eine Inventur und warum ist sie wichtig?

Die Inventur ist die körperliche oder buchmäßige Aufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag. Das Ergebnis dieser Bestandsaufnahme ist das sogenannte Inventar, ein detailliertes Verzeichnis, das Menge, Art und Wert jeder einzelnen Position festhält. Die bekannteste Form ist die körperliche Inventur, bei der physische Güter wie Warenbestände oder das Anlagevermögen tatsächlich gezählt werden.

Die Durchführung einer Inventur ist aus mehreren Gründen unerlässlich:

• Kontrolle der Buchbestände: Sie ermöglicht den Abgleich zwischen den in den Büchern geführten Beständen und den tatsächlich vorhandenen Mengen. Abweichungen können auf Fehler in der Bestandsführung, Schwund oder sogar Diebstähle hinweisen.
• Finanzielle Einschätzung: Die Erfassung von Guthaben, Schulden, Verbindlichkeiten und Forderungen gibt ein klares Bild der finanziellen Situation des Unternehmens.
• Frühwarnsystem: Durch die genaue Bestandsaufnahme können Fehlentwicklungen oder Engpässe frühzeitig erkannt werden.
• Gesetzliche Pflicht: Für „Kaufleute“ im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB) ist die Inventur eine gesetzliche Verpflichtung (§ 240 HGB, §§ 140, 141 AO).

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Inventur (dem Prozess) und Inventar (dem Ergebnis, der Liste). Das Inventar listet alle Vermögensgegenstände, Schulden und das daraus resultierende Reinvermögen auf.

Wer muss eine Inventur durchführen?

Die Pflicht zur Inventur trifft alle „Kaufleute“, also Unternehmen, die nach HGB bilanzieren müssen. Freiberufler und Unternehmer, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, sind von dieser gesetzlichen Pflicht in der Regel befreit, auch wenn eine interne Bestandsaufnahme zur besseren Übersicht sinnvoll sein kann.

Die Inventur ist zu verschiedenen Zeitpunkten zwingend durchzuführen:

• Bei der Eröffnung eines Unternehmens
• Bei der Übernahme eines Unternehmens
• Bei der Schließung oder Veräußerung eines Unternehmens
• Zum Ende eines jeden Geschäftsjahres (Stichtagsinventur oder vereinfachte Verfahren)

Was gehört typischerweise in die Inventur?

Das Inventar, also das Ergebnis der Inventur, umfasst im Wesentlichen das gesamte Vermögen (Anlage- und Umlaufvermögen) sowie die Schulden eines Unternehmens. Dazu zählen:

• Anlagevermögen: Langfristig im Unternehmen genutzte Gegenstände wie Fahrzeuge, Maschinen, Geschäftsausstattung. Auch wenn diese komplett abgeschrieben sind, müssen sie im Anlagenverzeichnis geführt werden.
• Umlaufvermögen: Kurzfristige Bestände, die für den Geschäftsbetrieb relevant sind, wie Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse, Warenbestände.
• Forderungen: Offene Rechnungen von Kunden.
• Verbindlichkeiten: Offene Rechnungen an Lieferanten, Kredite, etc.
• Bargeld: Der Kassenbestand.
• Ware im Transit: Güter, die bereits Eigentum des Unternehmens sind (z.B. durch Rechnungslegung), sich aber noch auf dem Transportweg befinden.
• Kommissionsware (hingegeben): Ware, die das Unternehmen an Dritte zur Kommission gegeben hat, bleibt Eigentum des Unternehmens und muss inventiert werden oder per Nachweis belegt werden.
• Minderwertige oder wertlose Waren: Auch Bestände mit geringem oder keinem Wert müssen erfasst werden, wobei ihr Wert entsprechend angepasst oder auf Null gesetzt wird.

Die Erfassung erfolgt je nach Art des Vermögensgegenstandes entweder durch körperliche Inventur (Zählen, Wiegen, Messen) oder Buchinventur (Nachweis anhand von Dokumenten).

Was gehört nicht (oder anders behandelt) in die Inventur?

Nun zum Kern der Frage: Welche Posten werden bei der Inventur ausgelassen oder zumindest vom standardmäßigen Vorgehen abweichend behandelt?

Kommissionsware (erhalten)

Ein klares Beispiel für etwas, das *nicht* in den Bestand Ihres Unternehmens aufgenommen wird, ist Kommissionsware, die Sie erhalten haben. Wenn Sie Ware von einem Lieferanten in Kommission erhalten, um sie zu verkaufen, gehört diese Ware rechtlich noch dem Lieferanten. Da sie nicht Ihr Eigentum ist, darf sie nicht in Ihrem Inventar als Ihr Bestand geführt werden. Erst wenn Sie die Ware verkaufen, ändert sich die Situation.

Bereits verkaufte Ware

Ware, die Sie verkauft haben, deren Erlös Sie bereits verbucht haben, die sich aber vielleicht noch physisch in Ihren Räumen befindet (z.B. zur Abholung bereitgestellt), darf bei der Inventur nicht mehr berücksichtigt werden. Sie ist rechtlich nicht mehr Ihr Eigentum.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Geringwertige Wirtschaftsgüter sind Vermögensgegenstände mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis zu einer bestimmten Grenze, die oft sofort abgeschrieben werden. Laut der bereitgestellten Information sollen GWG in einem separaten Verzeichnis geführt werden und zählen nicht zum Bestand im Sinne der Hauptinventurliste. Zwar sind sie Teil des Anlagevermögens, ihre Erfassung und Behandlung erfolgt jedoch gesondert vom Großteil der Bestände.

Immaterielle Vermögensgegenstände, Forderungen und Verbindlichkeiten (im Rahmen der körperlichen Inventur)

Während diese Posten sehr wohl Teil des Inventars sind, gehören sie nicht in die körperliche Inventur. Immaterielle Vermögensgegenstände (wie Softwarelizenzen, Patente), Forderungen (gegen Kunden) und Verbindlichkeiten (gegen Lieferanten, Banken) können nicht physisch gezählt oder gemessen werden. Ihre Erfassung erfolgt ausschließlich im Rahmen der Buchinventur, gestützt auf Saldenlisten, Kontoauszüge und andere Belege.

Geleaste Gegenstände

Leasinggegenstände sind grundsätzlich nicht Ihr Eigentum, sondern das des Leasinggebers. Sie gehören nur dann in Ihr Anlagenverzeichnis und somit indirekt in Ihr Inventar, wenn sie Ihnen als Leasingnehmer steuerlich oder handelsrechtlich zugerechnet werden müssen (dies ist bei Finanzierungsleasing der Fall). In diesem Fall werden sie im Anlagenverzeichnis geführt. Wenn ein ordnungsgemäßes Anlagenverzeichnis geführt wird, ist für bewegliche Gegenstände des Anlagevermögens (wozu zugerechnete Leasinggegenstände gehören könnten) keine körperliche Bestandsaufnahme mehr erforderlich. Sie gehören also nicht zwingend zur körperlichen Inventur, sind aber eventuell im Inventar aufzunehmen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass hauptsächlich nicht dem Unternehmen gehörende Vermögenswerte (wie erhaltene Kommissionsware oder bereits verkaufte Güter) sowie Posten, die rein buchmäßig zu erfassen sind (Forderungen, Verbindlichkeiten, immaterielle Vermögenswerte), nicht Gegenstand der körperlichen Inventur sind, auch wenn letztere sehr wohl im Inventar auftauchen.

Eine Tabelle zur Verdeutlichung:

Verschiedene Inventurarten und ihre Auswirkungen

Die Art und Weise, wie die Inventur durchgeführt wird, kann sich darauf auswirken, wann und wie Bestände erfasst werden. Die häufigsten Arten sind:

• Stichtagsinventur: Die Erfassung findet an einem festgelegten Stichtag statt, meist zum Ende des Geschäftsjahres. Alle Bestände müssen gleichzeitig erfasst werden.
• Permanente Inventur: Die Bestände werden fortlaufend über das gesamte Geschäftsjahr hinweg erfasst. Voraussetzung ist eine genaue Lagerbuchhaltung. Mindestens einmal jährlich erfolgt ein Abgleich zwischen Buch- und Istbestand für bestimmte Artikel.
• Verlegte Inventur: Die körperliche Bestandsaufnahme findet innerhalb einer Frist von 10 Tagen vor oder nach dem Stichtag statt, wobei Zu- und Abgänge rechnerisch auf den Stichtag fortgeschrieben bzw. zurückgerechnet werden. Eine vor- oder nachverlegte Inventur nach § 241 Abs. 3 HGB erlaubt sogar eine Aufnahme bis zu 3 Monate vor oder 2 Monate nach dem Stichtag, hier wird der Wert fortgeschrieben/zurückgerechnet.
• Stichprobeninventur: Bei großen Lagern kann unter bestimmten Voraussetzungen der Gesamtbestand anhand repräsentativer Stichproben geschätzt werden (§ 241 Abs. 1 HGB).

Diese Verfahren sind Vereinfachungen, die den Aufwand reduzieren können, aber dennoch die Vollständigkeit und Richtigkeit der Bestandsaufnahme gewährleisten müssen.

Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur

Unabhängig von der gewählten Methode müssen bestimmte Grundsätze eingehalten werden, damit die Inventur als ordnungsgemäß gilt:

• Vollständigkeit: Alle Vermögensgegenstände und Schulden müssen erfasst werden.
• Richtigkeit: Die Mengen und Werte müssen korrekt ermittelt werden.
• Stetigkeit: Die Methode der Inventur sollte beibehalten oder Änderungen gut begründet werden.
• Einzelerfassung: Grundsätzlich ist jede einzelne Position zu erfassen (Ausnahmen bei Sammelbewertung oder Schätzung möglich).
• Klarheit und Nachprüfbarkeit: Der Inventurprozess und das Inventar müssen für Dritte nachvollziehbar sein.

Werden diese Grundsätze nicht eingehalten, kann die gesamte Buchführung und Bilanz als nicht ordnungsgemäß angesehen werden.

Fazit

Die Inventur ist ein unverzichtbares Werkzeug zur Bestandsaufnahme und finanziellen Kontrolle eines Unternehmens. Sie erfordert Sorgfalt und Genauigkeit. Zu wissen, welche Posten zum Inventar gehören und wie sie zu erfassen sind (körperlich oder buchmäßig), ist dabei ebenso wichtig wie das Wissen darum, welche Posten – insbesondere solche, die nicht im Eigentum des Unternehmens stehen – *nicht* in die eigene Bestandsaufnahme gehören. Die korrekte Durchführung stellt sicher, dass das Inventar ein wahrheitsgetreues Bild der Vermögens-, Schulden- und Finanzlage liefert, was wiederum die Grundlage für eine ordnungsgemäße Bilanzierung bildet.

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Was ist der Unterschied zwischen Inventur und Inventar?

Die Inventur ist der Prozess der Bestandsaufnahme (Zählen, Messen, Wiegen, Buchen). Das Inventar ist das Ergebnis der Inventur, eine detaillierte Liste aller Vermögensgegenstände und Schulden zu einem bestimmten Stichtag.

Müssen Freiberufler eine Inventur machen?

Nein, Freiberufler, die ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln, sind gesetzlich nicht zur Durchführung einer Inventur verpflichtet.

Gehört Ware, die noch unterwegs ist, in die Inventur?

Ja, wenn die Ware bereits Ihr Eigentum ist (z.B. weil Sie die Rechnung erhalten und verbucht haben), muss sie im Inventar berücksichtigt werden, auch wenn sie sich physisch noch im Transit befindet.

Wie werden geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) behandelt?

GWG sollen in einem separaten Verzeichnis geführt werden und zählen laut der bereitgestellten Information nicht zum Hauptbestand, der im Rahmen der standardmäßigen Inventur erfasst wird.

Gehört geleaste Geschäftsausstattung in die Inventur?

Geleaste Gegenstände sind grundsätzlich Eigentum des Leasinggebers. Sie gehören nur dann in Ihr Anlagenverzeichnis und damit ins Inventar, wenn sie Ihnen als Leasingnehmer zugerechnet werden müssen (z.B. bei Finanzierungsleasing). Wenn ein Anlagenverzeichnis geführt wird, ist keine körperliche Zählung erforderlich.

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