Rechnungskreis 1 & 2 einfach erklärt

Im Herzen jedes Unternehmens schlägt ein komplexes System der Datenerfassung und -aufbereitung: das Rechnungswesen. Es dient nicht nur dazu, den gesetzlichen Anforderungen zu genügen, sondern auch, der Unternehmensleitung wertvolle Einblicke für die Steuerung und Planung zu liefern. Um diese unterschiedlichen Ziele zu erreichen, wird das Rechnungswesen oft in zwei Hauptbereiche unterteilt, die als Rechnungskreis I und Rechnungskreis II bekannt sind.

Diese beiden Rechnungskreise verfolgen unterschiedliche Zwecke und richten sich an verschiedene Zielgruppen. Während der eine primär externen Adressaten dient, ist der andere ein unverzichtbares Werkzeug für das interne Management. Doch wie genau unterscheiden sie sich, und wie werden die Daten zwischen ihnen verknüpft, um ein umfassendes Bild der Unternehmenssituation zu erhalten?

Rechnungskreis I: Die externe Sicht der Finanzbuchhaltung

Der Rechnungskreis I beheimatet die Finanzbuchhaltung (auch Geschäfts- oder externe Buchhaltung genannt). Sein Hauptzweck ist die Dokumentation aller Geschäftsvorfälle, die zu Veränderungen des Vermögens, der Schulden, der Erträge und Aufwendungen führen. Die hier erfassten Daten bilden die Grundlage für die gesetzlich vorgeschriebenen Abschlüsse, wie den Jahresabschluss, der aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) besteht.

Die Finanzbuchhaltung folgt strengen gesetzlichen Vorschriften (z.B. HGB in Deutschland, IFRS international) sowie steuerrechtlichen Bestimmungen. Sie richtet sich primär an externe Stakeholder wie Finanzämter, Banken, Investoren, Gläubiger und die Öffentlichkeit. Die GuV im Rechnungskreis I zeigt das Unternehmensergebnis (Gewinn oder Verlust), indem sie die gesamten Erträge den gesamten Aufwendungen einer Periode gegenüberstellt.

Wichtige Merkmale des Rechnungskreis I:

• Gesetzliche Grundlage (HGB, Steuerrecht etc.)
• Adressaten: Externe (Finanzamt, Banken, Öffentlichkeit)
• Dokumentiert alle Geschäftsvorfälle
• Ergebnis: Unternehmensergebnis (Gewinn/Verlust)
• Basis für Bilanz und GuV
• Verwendet Aufwendungen und Erträge

Diese externe Sicht ist essenziell für die Erfüllung von Informationspflichten und die Beurteilung der finanziellen Lage des Unternehmens von außen.

Rechnungskreis II: Die interne Sicht der Kosten- und Leistungsrechnung

Im Gegensatz dazu steht der Rechnungskreis II, der die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) umfasst. Die KLR ist ein reines internes Steuerungsinstrument für das Management. Ihr Ziel ist es, die Entstehung und Verteilung von Kosten und Leistungen innerhalb des Unternehmens zu analysieren und transparent zu machen.

Die KLR ist nicht an gesetzliche Vorschriften gebunden, sondern orientiert sich an den spezifischen Informationsbedürfnissen des Unternehmens. Sie dient dazu:

• Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger zu identifizieren
• Die Wirtschaftlichkeit von Produkten, Dienstleistungen oder Unternehmensbereichen zu beurteilen
• Grundlagen für Preisentscheidungen zu liefern
• Informationen für die Planung und Kontrolle bereitzustellen
• Die Rentabilität einzelner Aktivitäten zu ermitteln
• Das Betriebsergebnis zu ermitteln

Wichtige Merkmale des Rechnungskreis II:

• Keine gesetzliche Grundlage (unternehmensspezifisch)
• Adressaten: Interne (Management, Abteilungsleiter)
• Fokus auf Kosten und Leistungen des operativen Geschäfts
• Ergebnis: Betriebsergebnis
• Basis für Kalkulation, Kontrolle und Entscheidungen
• Verwendet Kosten und Leistungen

Während der Rechnungskreis I das Gesamtergebnis des Unternehmens abbildet (einschließlich neutraler, betriebsfremder oder außerordentlicher Posten), konzentriert sich der Rechnungskreis II ausschließlich auf das Ergebnis, das aus der eigentlichen betrieblichen Tätigkeit resultiert – das Betriebsergebnis.

Die Brücke zwischen den Welten: Die Abgrenzungsrechnung

Da Rechnungskreis I und Rechnungskreis II unterschiedliche Ziele verfolgen und auf teilweise abweichenden Bewertungsgrundlagen beruhen, können die Zahlen aus der Finanzbuchhaltung nicht immer direkt für die Kosten- und Leistungsrechnung übernommen werden. Hier kommt die Abgrenzungsrechnung ins Spiel.

Die Abgrenzungsrechnung ist das Bindeglied zwischen der Finanzbuchhaltung und der KLR. Ihre Aufgabe ist es, die in der GuV (Rechnungskreis I) ausgewiesenen Aufwendungen und Erträge so zu modifizieren, dass sie den tatsächlichen Kosten und Leistungen des operativen Geschäftsbetriebs einer Periode entsprechen. Ziel ist es, neutrale Aufwendungen und Erträge zu eliminieren und notwendige kostenrechnerische Korrekturen vorzunehmen.

Durch die Abgrenzungsrechnung werden die Daten aus der Finanzbuchhaltung in die KLR übergeleitet. Man spricht daher auch von einer Überleitungsrechnung vom Unternehmensergebnis (GuV) zum Betriebsergebnis (KLR).

Kostenrechnerische Korrekturen: Anpassung an die Realität

Ein zentrales Element der Abgrenzungsrechnung sind die kostenrechnerischen Korrekturen. Diese Korrekturen sind notwendig, um die Aufwendungen und Erträge aus der Finanzbuchhaltung in Kosten und Leistungen für die KLR zu überführen. Der Grund liegt darin, dass die Bewertungsvorschriften und Zwecke beider Bereiche sich unterscheiden.

In der Finanzbuchhaltung müssen gesetzliche Vorschriften (z.B. für Abschreibungen) beachtet werden, die nicht immer den tatsächlichen wirtschaftlichen Wertverzehr oder die betriebliche Realität widerspiegeln. Für interne Steuerungszwecke benötigt das Management jedoch Informationen, die den tatsächlichen Ressourcenverbrauch (Kosten) und den tatsächlichen Wertzuwachs (Leistungen) der Periode abbilden.

Kostenrechnerische Korrekturen dienen dazu, diese Diskrepanzen auszugleichen und das Betriebsergebnis korrekt zu ermitteln. Sie passen die Aufwendungen und Erträge so an, dass sie den tatsächlichen Kosten und Leistungen entsprechen.

Anderskosten und Zusatzkosten

Bei den kostenrechnerischen Korrekturen unterscheidet man im Wesentlichen zwei Arten von kalkulatorischen Kosten:

1. Anderskosten: Dies sind Kosten, denen zwar ein Aufwand in der Finanzbuchhaltung gegenübersteht, die aber in der Kostenrechnung in anderer Höhe angesetzt werden. Der Wertansatz wird korrigiert, weil der handels- oder steuerrechtliche Wertansatz nicht der betriebswirtschaftlichen Realität entspricht.
2. Zusatzkosten: Dies sind Kosten, denen kein Aufwand in der Finanzbuchhaltung gegenübersteht. Sie werden ausschließlich in der Kostenrechnung angesetzt, weil sie den Verbrauch betrieblicher Ressourcen darstellen, für den aber keine Zahlung erfolgt oder keine gesetzliche Erfassung als Aufwand vorgeschrieben ist.

Beispiele für kostenrechnerische Korrekturen (kalkulatorische Kosten):

• Kalkulatorische Abschreibungen: Die Abschreibungen in der Finanzbuchhaltung richten sich nach steuerlichen oder handelsrechtlichen Vorschriften (z.B. lineare Methode, Nutzungsdauer laut AfA-Tabellen). Die kalkulatorische Abschreibung in der KLR orientiert sich am tatsächlichen Wertverzehr der Anlagen, oft basierend auf Wiederbeschaffungswerten oder kürzeren betriebsbedingten Nutzungsdauern. Dies sind Anderskosten, wenn der Wert abweicht.
• Kalkulatorische Zinsen: In der Finanzbuchhaltung werden nur Zinsen für tatsächliche Schulden (Fremdkapitalzinsen) erfasst. In der KLR werden oft auch Zinsen für das eingesetzte Eigenkapital angesetzt, da dieses Kapital alternativ gewinnbringend hätte angelegt werden können (Opportunitätskosten). Dies sind Zusatzkosten. Ebenso können Zinsen für das gesamte betriebsnotwendige Kapital (Eigen- und Fremdkapital) kalkuliert werden, wobei die Fremdkapitalzinsen dann Anderskosten darstellen, wenn sie in der KLR anders bewertet werden als in der GuV.
• Kalkulatorische Mieten: Wenn das Unternehmen eigene Gebäude nutzt, für die keine Miete gezahlt wird, kann in der KLR eine kalkulatorische Miete angesetzt werden, um die Kosten für die Nutzung der Räumlichkeiten realistisch abzubilden. Dies sind Zusatzkosten.
• Kalkulatorische Wagnisse: Für bestimmte betriebliche Risiken (z.B. Forderungsausfälle, Schwund) können kalkulatorische Wagniskosten angesetzt werden, auch wenn kein tatsächlicher Aufwand in der Periode angefallen ist. Dies können Zusatzkosten sein.

In der Abgrenzungsrechnung werden diese kalkulatorischen Kosten oft als eine Art 'Erträge' in der Abgrenzungstabelle dargestellt, um sie den Aufwendungen aus der Finanzbuchhaltung gegenüberzustellen und so das Betriebsergebnis zu ermitteln.

Die Abgrenzungstabelle

Die Abgrenzungsrechnung und die darin enthaltenen kostenrechnerischen Korrekturen werden oft in einer sogenannten Ergebnistabelle oder Abgrenzungstabelle übersichtlich dargestellt. Diese Tabelle zeigt, wie aus dem Ergebnis des Rechnungskreis I (GuV) das Ergebnis des Rechnungskreis II (Betriebsergebnis) abgeleitet wird.

Die Struktur einer solchen Tabelle folgt im Wesentlichen dem Übergang von der Finanzbuchhaltung zur Kostenrechnung:

• Bereich Rechnungskreis I: Hier werden die Erträge und Aufwendungen aus der Gewinn- und Verlustrechnung gelistet. Dies ist der Ausgangspunkt.
• Bereich Abgrenzungsrechnung: Dieser Bereich ist zweigeteilt:
  • Unternehmensbezogene Abgrenzung: Hier werden die sogenannten neutralen Aufwendungen und Erträge erfasst. Das sind Posten aus der GuV, die nicht aus dem eigentlichen Betriebszweck stammen, wie z.B. außerordentliche Erträge/Aufwendungen (Verkauf Anlagevermögen), periodenfremde Erträge/Aufwendungen (Steuernachzahlungen, Erstattung von Vorperioden) oder betriebsfremde Erträge/Aufwendungen (Mieterträge aus nicht betriebsnotwendigen Immobilien). Diese werden für die KLR eliminiert.
  • Kostenrechnerische Korrekturen: Hier werden die Abweichungen zwischen Aufwand/Ertrag (RK I) und Kosten/Leistung (RK II) erfasst. Dies sind die bereits erwähnten Anderskosten und Zusatzkosten, die hier verrechnet werden (z.B. bilanzieller Aufwand vs. kalkulatorische Kosten).
• Bereich Rechnungskreis II (Betriebsergebnisrechnung): Hier werden die aus der Abgrenzung resultierenden Kosten und Leistungen zusammengeführt, um das Betriebsergebnis der Periode zu ermitteln. Dieses Ergebnis spiegelt den Erfolg der reinen betrieblichen Tätigkeit wider.

Diese tabellarische Darstellung macht den Prozess der Überleitung transparent und nachvollziehbar. Sie zeigt auf einen Blick, welche Posten aus der Finanzbuchhaltung für die Kostenrechnung relevant sind und welche Anpassungen vorgenommen wurden.

Die Bedeutung für die Unternehmenssteuerung

Die Unterscheidung zwischen Rechnungskreis I und Rechnungskreis II sowie die Durchführung der Abgrenzungsrechnung sind für die effektive Unternehmenssteuerung von enormer Bedeutung. Während die Finanzbuchhaltung die Einhaltung externer Regeln und die finanzielle Gesundheit nach außen dokumentiert, liefert die Kosten- und Leistungsrechnung die entscheidenden Informationen für interne Entscheidungen.

Nur mit einem präzisen Bild der tatsächlichen Kosten und Leistungen kann das Management fundierte Entscheidungen treffen, wie z.B.:

• Welche Produkte sind wirklich profitabel?
• Welche Unternehmensbereiche arbeiten effizient?
• Wo liegen Potenziale zur Kostensenkung?
• Wie sollten Preise kalkuliert werden?
• Welche Investitionen sind wirtschaftlich sinnvoll?

Besonders in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit, steigender Kosten (wie aktuell Energiepreise) und Lieferengpässe ist ein genauer Überblick über die Kostensituation unerlässlich. Die KLR, gespeist durch die korrigierten Daten der Abgrenzungsrechnung, ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse zu analysieren, Schwachstellen zu identifizieren und gezielte Maßnahmen zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung zu ergreifen.

Darüber hinaus kann die KLR auch für die interne Leistungsverrechnung und die Steuerung von Verantwortungsbereichen genutzt werden. Durch die Verwendung von Verrechnungspreisen, die ebenfalls Teil der KLR sind, können interne Güter- und Leistungsflüsse bewertet und das Verhalten von Kostenstellenverantwortlichen beeinflusst werden. Auch diese Verrechnungspreise können von den tatsächlichen externen Preisen abweichen, was weitere Anpassungen in der Abgrenzungsrechnung erforderlich macht, um ein klares Bild der Kosten pro Einheit zu erhalten.

Häufig gestellte Fragen

Hier beantworten wir einige häufig gestellte Fragen zum Thema Rechnungskreise und Abgrenzungsrechnung:

Was ist der grundlegende Unterschied zwischen Rechnungskreis I und Rechnungskreis II?

Rechnungskreis I (Finanzbuchhaltung) dient der externen Berichterstattung nach gesetzlichen Vorschriften und ermittelt das Gesamtergebnis (Gewinn/Verlust). Rechnungskreis II (Kosten- und Leistungsrechnung) dient internen Steuerungszwecken, ist nicht gesetzlich gebunden und ermittelt das Betriebsergebnis aus der reinen Geschäftstätigkeit.

Warum können die Zahlen aus der Finanzbuchhaltung (RK I) nicht direkt für die Kostenrechnung (RK II) verwendet werden?

Die Ziele und Bewertungsvorschriften unterscheiden sich. RK I folgt gesetzlichen/steuerlichen Regeln, RK II zielt auf die Abbildung der betrieblichen Realität ab, um den tatsächlichen Ressourcenverbrauch und Wertzuwachs zu zeigen. Neutrale, betriebsfremde oder periodenfremde Posten im RK I sind für die Kostenrechnung irrelevant und müssen eliminiert oder angepasst werden.

Was sind kostenrechnerische Korrekturen?

Kostenrechnerische Korrekturen sind Anpassungen, die vorgenommen werden, um Aufwendungen und Erträge aus der Finanzbuchhaltung in Kosten und Leistungen für die Kostenrechnung zu überführen. Sie umfassen Anderskosten (Aufwand vorhanden, aber andere Bewertung) und Zusatzkosten (kein Aufwand vorhanden, aber Kosten für Ressourcenverbrauch).

Was ist eine Abgrenzungstabelle?

Eine Abgrenzungstabelle ist ein Hilfsmittel, das den Übergang vom Ergebnis des Rechnungskreis I (GuV) zum Ergebnis des Rechnungskreis II (Betriebsergebnis) dokumentiert. Sie listet die Erträge und Aufwendungen des RK I auf und zeigt die vorgenommenen unternehmensbezogenen Abgrenzungen (neutrale Posten) und kostenrechnerischen Korrekturen (kalkulatorische Kosten).

Welche Rolle spielen Anderskosten und Zusatzkosten?

Anderskosten und Zusatzkosten sind Arten von kalkulatorischen Kosten, die im Rahmen der kostenrechnerischen Korrekturen angesetzt werden. Sie stellen sicher, dass die Kostenrechnung den tatsächlichen Verbrauch betrieblicher Ressourcen (Kosten) realistisch abbildet, unabhängig davon, ob ein entsprechender Aufwand in der Finanzbuchhaltung erfasst wurde oder wie dieser dort bewertet wurde.

Fazit: Unverzichtbar für fundierte Entscheidungen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Aufteilung des Rechnungswesens in Rechnungskreis I und Rechnungskreis II sowie die Verbindung beider durch die Abgrenzungsrechnung mit ihren kostenrechnerischen Korrekturen ein fundamentales Konzept im Unternehmensmanagement darstellt. Nur durch die sorgfältige Trennung und Überleitung der Daten kann ein Unternehmen ein realistisches Bild seiner operativen Leistungsfähigkeit erhalten (Betriebsergebnis), das sich vom gesetzlich geforderten Gesamtergebnis (Unternehmensergebnis) unterscheidet.

Diese klare Sicht auf die tatsächlichen Kosten und Leistungen ist unverzichtbar für die interne Steuerung, die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen und das Treffen strategischer Entscheidungen. Die Abgrenzungsrechnung und die daraus resultierende KLR sind somit mächtige Werkzeuge, um den Erfolg eines Unternehmens nachhaltig zu steigern, indem sie eine solide Datengrundlage für das Liquiditätsmanagement, die Kostenkontrolle und die Prozessoptimierung liefern.

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