Getränke & Snacks im Büro steuerlich absetzen?

Die Bereitstellung von Getränken und kleinen Snacks für Mitarbeiter oder Besucher gehört für viele Unternehmen zum guten Ton. Doch wie sieht es steuerlich aus? Können diese Ausgaben als Betriebsausgaben abgesetzt werden? Die Antwort ist, wie so oft im Steuerrecht: Es kommt darauf an. Die Unterscheidung zwischen verschiedenen Arten von Zuwendungen und die genaue Einhaltung von Regeln sind entscheidend.

Grundsätzlich gilt im deutschen Steuerrecht, dass jede Zuwendung des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer als Arbeitslohn gilt und somit steuer- und sozialversicherungspflichtig ist. Dies betrifft sowohl Barzahlungen als auch Sachleistungen. Es gibt jedoch Ausnahmen, die es Arbeitgebern ermöglichen, ihren Mitarbeitern steuerfreie oder pauschal besteuerte Vorteile zukommen zu lassen. Eine wichtige Rolle spielen dabei die sogenannten Aufmerksamkeiten.

Was sind Aufmerksamkeiten und Bewirtungskosten?

Es ist wichtig, steuerlich zwischen verschiedenen Arten von Ausgaben zu unterscheiden. Eine zentrale Unterscheidung besteht zwischen Aufmerksamkeiten und Bewirtungskosten.

Aufmerksamkeiten sind typischerweise kleine Gesten des Arbeitgebers gegenüber seinen Mitarbeitern oder auch Geschäftspartnern und Besuchern. Dazu zählt beispielsweise das Bereitstellen von Kaffee, Tee, Wasser oder kleinen Knabbereien im Büro für den sofortigen Verzehr. Diese sind oft von geringem Wert und dienen der allgemeinen Annehmlichkeit oder der Gestaltung einer angenehmen Arbeitsatmosphäre bzw. eines angenehmen Besprechungsumfelds.

Bewirtungskosten hingegen beziehen sich auf die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass. Dies sind klassischerweise Geschäftsessen mit Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern. Für die steuerliche Absetzbarkeit von Bewirtungskosten gelten strenge Regeln. So müssen beispielsweise Rechnungen oder Bewirtungsbelege zwingend bestimmte Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören eine genaue Auflistung der konsumierten Speisen und Getränke, das Datum der Bewirtung, der konkrete Anlass der Bewirtung und die Namen der Teilnehmer. Bei Ausgaben über 150 Euro netto müssen zusätzlich die einzelnen Steuersätze aufgeschlüsselt sein. Bewirtungskosten sind in der Regel nur zu einem bestimmten Prozentsatz (oft 70%) steuerlich absetzbar, im Gegensatz zu Aufmerksamkeiten, die unter bestimmten Voraussetzungen vollständig steuerfrei sein können.

Getränke und Snacks im Büro: Steuerfrei als Aufmerksamkeit?

Die gute Nachricht für Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern im Büro Getränke und kleine Snacks zur Verfügung stellen: Dies kann in vielen Fällen steuerfrei als Aufmerksamkeit erfolgen. Auch wenn Sachleistungen des Arbeitgebers grundsätzlich Arbeitslohn darstellen, gibt es hier eine spezielle Regelung in den Lohnsteuerrichtlinien.

Nach dieser Regelung gelten Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern unentgeltlich oder verbilligt zum Verzehr im Betrieb zur Verfügung stellt, als steuerfreie Aufmerksamkeiten. Dies umfasst typischerweise:

• Kaffee
• Tee
• Mineralwasser
• Saft
• Obst
• Kleine Pausen-Snacks (z.B. Kekse)

Das Besondere an dieser Regelung ist, dass hierbei die ansonsten oft relevante Wertgrenze von 60 Euro pro Anlass keine Rolle spielt. Solange die Getränke und Snacks für den Verzehr im Betrieb bestimmt sind und allen Mitarbeitern grundsätzlich zugänglich gemacht werden, ist die Überlassung lohnsteuerfrei. Es ist auch nicht erforderlich, individuell zu erfassen, welcher Mitarbeiter wie viel konsumiert.

Praxis-Beispiel: Ein Unternehmen bestellt wöchentlich mehrere Kisten Wasser, Softdrinks, Kaffee und Tee und stellt diese in der Teeküche für alle Mitarbeiter bereit. Diese Ausgaben sind für den Arbeitgeber als Betriebsausgabe absetzbar und führen beim Mitarbeiter zu keinem steuerpflichtigen geldwerten Vorteil. Dies gilt unabhängig vom Wert der bereitgestellten Waren pro Mitarbeiter.

Diese Regelung ist eine attraktive Möglichkeit für Arbeitgeber, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, ohne dabei komplexe steuerliche Nachteile für die Arbeitnehmer zu schaffen.

Geschenke und Zuwendungen zu besonderen persönlichen Anlässen

Neben der generellen Bereitstellung von Verbrauchsgütern im Büro gibt es auch die Möglichkeit, Mitarbeitern zu besonderen persönlichen Anlässen Geschenke zukommen zu lassen. Auch diese können unter bestimmten Voraussetzungen als steuerfreie Aufmerksamkeiten behandelt werden.

Als steuerfreie Aufmerksamkeit gilt eine Sachzuwendung des Arbeitgebers an einen Mitarbeiter, wenn folgende Kriterien erfüllt sind:

1. Es muss sich um eine Sachzuwendung handeln. Geldgeschenke sind grundsätzlich immer steuerpflichtiger Arbeitslohn.
2. Die Zuwendung muss aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses des Arbeitnehmers oder seiner Angehörigen erfolgen. Beispiele hierfür sind ein runder Geburtstag des Mitarbeiters, die Hochzeit, die Geburt eines Kindes, eine Taufe, Kommunion oder Konfirmation. Ein allgemeiner Anlass wie Weihnachten oder das Firmenjubiläum (ohne Bezug auf die Betriebszugehörigkeit eines einzelnen Mitarbeiters) zählt nicht als persönliches Ereignis im Sinne dieser Regelung.
3. Der Wert der Sachzuwendung darf eine bestimmte Grenze nicht überschreiten. Hier gilt eine Freigrenze von 60 Euro (Bruttowert inklusive Umsatzsteuer) pro Anlass und Mitarbeiter.

Es ist entscheidend zu verstehen, dass es sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag handelt. Das bedeutet: Wird der Wert von 60 Euro auch nur geringfügig überschritten (z.B. 61 Euro), ist der gesamte Betrag der Zuwendung (also die vollen 61 Euro) steuer- und sozialversicherungspflichtig. Es wird nicht nur der übersteigende Betrag besteuert.

Diese Regelung ermöglicht es Arbeitgebern, ihre Wertschätzung für Mitarbeiter zu besonderen Lebensereignissen auszudrücken, ohne dass dies sofort zu steuerlichen Lasten für den Mitarbeiter führt – vorausgesetzt, der Wertrahmen wird eingehalten und der Anlass ist ein persönlicher.

Die monatliche 44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge

Eine weitere wichtige Freigrenze im Zusammenhang mit Sachzuwendungen an Mitarbeiter ist die sogenannte Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro pro Monat. Diese gilt für Sachzuwendungen, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt, ohne dass ein besonderer persönlicher Anlass vorliegen muss.

Auch hier handelt es sich um eine Freigrenze: Wird der Gesamtwert der Sachbezüge, die ein Mitarbeiter innerhalb eines Monats erhält, von 44 Euro überschritten, ist der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Diese Freigrenze gilt für alle Arten von Sachbezügen, wie beispielsweise Warengutscheine (sofern sie bestimmte Kriterien erfüllen), Jobtickets oder auch die unentgeltliche oder verbilligte Überlassung von Produkten des Arbeitgebers.

Es ist wichtig, die verschiedenen Freigrenzen auseinanderzuhalten. Die 44-Euro-Freigrenze ist eine monatliche Freigrenze für allgemeine Sachbezüge, während die 60-Euro-Freigrenze für Aufmerksamkeiten zu besonderen persönlichen Anlässen gilt.

Achtung bei der Kumulierung: Erhält ein Mitarbeiter in einem Monat mehrere Sachzuwendungen, müssen deren Werte für die 44-Euro-Freigrenze addiert werden. Erhält ein Mitarbeiter beispielsweise im Dezember ein Weihnachtsgeschenk im Wert von 40 Euro (Weihnachten ist kein persönlicher Anlass!) und zusätzlich einen Tankgutschein im Wert von 15 Euro, so beträgt der Gesamtwert der Sachbezüge in diesem Monat 55 Euro. Da dieser Betrag über 44 Euro liegt, sind die vollen 55 Euro steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Bewirtung bei außergewöhnlichem Arbeitseinsatz

Eine spezielle Regelung gibt es auch für die Bewirtung von Mitarbeitern während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes oder einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung. Wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern in solchen Situationen kostenlos oder verbilligt Speisen und Getränke zur Verfügung stellt, kann dies ebenfalls als steuerfreie Aufmerksamkeit gewertet werden.

Voraussetzungen hierfür sind:

• Die Bewirtung erfolgt anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z.B. einer Sondersitzung oder einer Besprechung, die über die übliche Arbeitszeit hinausgeht oder an einem ungewöhnlichen Ort stattfindet.
• Die Bewirtung muss im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen. Dies ist der Fall, wenn dadurch der Arbeitsablauf günstig gestaltet wird, z.B. um eine ununterbrochene Besprechung zu ermöglichen oder die Motivation bei einem Sondereinsatz zu fördern.
• Der Wert der Speisen (ohne Getränke) darf eine Freigrenze von 60 Euro (Bruttowert) pro Mitarbeiter und Anlass nicht überschreiten. Für die gleichzeitig gereichten Getränke gilt diese 60-Euro-Grenze nicht, da diese – wie bereits erwähnt – generell steuerfrei sind, wenn sie im Betrieb konsumiert werden.

Praxis-Beispiel: Eine wichtige betriebliche Besprechung dauert bis spät in den Abend. Der Arbeitgeber bestellt Pizza und Getränke für die teilnehmenden Mitarbeiter. Die Kosten für die Getränke sind generell steuerfrei. Die Kosten für die Pizza sind steuerfrei, wenn der Wert der Speisen pro teilnehmendem Mitarbeiter 60 Euro nicht übersteigt und die Bewirtung im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse liegt (was bei einer Sondersitzung nach Dienstschluss in der Regel der Fall ist).

Diese Regelung ermöglicht es, die Verpflegung von Mitarbeitern in Ausnahmesituationen steuerlich vorteilhaft zu gestalten, erfordert aber eine genaue Prüfung des Einzelfalls, insbesondere hinsichtlich des "ganz überwiegenden betrieblichen Interesses" und der Einhaltung der 60-Euro-Grenze für die Speisen.

Vorsicht bei privaten Anlässen und Gutscheinen

Es gibt auch Situationen, in denen die Bereitstellung von Getränken oder Speisen im Büro nicht steuerlich absetzbar ist oder zu Problemen führen kann:

• Private Anlässe: Werden Getränke oder Speisen im Büro ausschließlich anlässlich eines privaten Ereignisses gereicht (z.B. eine Geburtstagsfeier eines Mitarbeiters, die nicht vom Arbeitgeber organisiert wird), gelten die Ausgaben als privat veranlasst. Sie können dann weder als Betriebsausgaben abgesetzt werden, noch fallen sie unter die steuerfreien Aufmerksamkeiten.
• Gutscheine: Die Überlassung von Gutscheinen an Mitarbeiter kann unter die 44-Euro-Freigrenze fallen, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind (z.B. es handelt sich um Gutscheine für Waren oder Dienstleistungen, die nicht bar ausgezahlt werden können). Problematisch kann es werden, wenn ein Gutschein vom Mitarbeiter teilweise eingelöst und der Restbetrag bar ausgezahlt wird. In diesem Fall kann die Finanzverwaltung argumentieren, dass es sich nicht mehr um eine reine Sachzuwendung handelt und die Steuerfreiheit entfällt. Die Regeln für steuerfreie Gutscheine sind komplex und wurden in den letzten Jahren verschärft.

Zusammenfassung der wichtigsten Freigrenzen und Regeln

Um einen besseren Überblick zu geben, hier eine Zusammenfassung der relevanten steuerlichen Regeln für Zuwendungen an Mitarbeiter:

Wie die Daten zeigen, sind Kaffee, Wasser und Tee die am häufigsten konsumierten Getränke im Büro. Dies unterstreicht die Relevanz der steuerlichen Behandlung der Bereitstellung dieser Getränke, die erfreulicherweise oft steuerfrei möglich ist.

Häufig gestellte Fragen zur steuerlichen Absetzbarkeit

Hier beantworten wir einige häufige Fragen rund um das Thema Steuern und Bürogetränke/Snacks:

Sind Getränke im Büro grundsätzlich Bürobedarf?
Aus steuerrechtlicher Sicht werden die unentgeltlich an Mitarbeiter abgegebenen Getränke und Snacks nicht als klassischer Bürobedarf im Sinne von Verbrauchsmaterialien für den Bürobetrieb (wie Papier oder Stifte) betrachtet, sondern als Zuwendung an die Mitarbeiter. Diese Zuwendung ist grundsätzlich Arbeitslohn, kann aber unter die Regelungen für steuerfreie Aufmerksamkeiten fallen, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind (insbesondere der Verzehr im Betrieb).

Was ist der Unterschied zwischen einer Freigrenze und einem Freibetrag?
Dieser Unterschied ist steuerlich sehr wichtig. Eine Freigrenze bedeutet, dass bis zu einem bestimmten Betrag keinerlei Steuern oder Abgaben anfallen. Wird dieser Betrag jedoch auch nur geringfügig überschritten, wird der gesamte Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Bei einem Freibetrag bleibt ein bestimmter Betrag immer steuerfrei, und nur der Betrag, der den Freibetrag übersteigt, wird besteuert. Bei den hier besprochenen 60-Euro- und 44-Euro-Regelungen handelt es sich um Freigrenzen.

Gilt Weihnachten als besonderer persönlicher Anlass für ein Mitarbeitergeschenk?
Nein. Nach den Lohnsteuerrichtlinien und der Rechtsprechung ist Weihnachten kein besonderer persönlicher Anlass im Sinne der 60-Euro-Freigrenze für Aufmerksamkeiten. Ein Geschenk zu Weihnachten kann aber unter die monatliche 44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge fallen, sofern es sich um eine Sachzuwendung handelt und der Gesamtwert der Sachbezüge im Monat 44 Euro nicht übersteigt.

Muss ich dokumentieren, wer welche Getränke im Büro konsumiert?
Nein. Für die steuerfreie Überlassung von Getränken und Genussmitteln zum Verzehr im Betrieb ist es nicht erforderlich, eine individuelle Erfassung des Konsums pro Mitarbeiter vorzunehmen. Die Zuwendung gilt generell als steuerfreie Aufmerksamkeit, solange sie allen Mitarbeitern zugänglich gemacht wird.

Können alkoholische Getränke im Büro steuerfrei bereitgestellt werden?
Grundsätzlich fallen auch alkoholische Getränke unter die Regelung für Getränke zum Verzehr im Betrieb. Allerdings ist hier Vorsicht geboten. Die Bereitstellung größerer Mengen oder hochprozentigen Alkohols könnte arbeitsrechtliche oder versicherungsrechtliche Fragen aufwerfen. Zudem ist bei der Bewirtung im Rahmen außergewöhnlicher Arbeitseinsätze die 60-Euro-Grenze für Speisen (nicht Getränke) zu beachten. Eine allgemeine, jederzeit verfügbare Bar mit alkoholischen Getränken im Büro wäre eher unüblich und könnte steuerlich anders bewertet werden als die Bereitstellung von Mineralwasser oder Kaffee.

Was passiert, wenn ich die Freigrenzen überschreite?
Wenn eine Freigrenze (60 Euro für persönlichen Anlass/außergewöhnlichen Arbeitseinsatz Speisen, 44 Euro für monatlichen Sachbezug) auch nur minimal überschritten wird, wird der gesamte Wert der Zuwendung steuer- und sozialversicherungspflichtig. Dies muss dann korrekt als Arbeitslohn abgerechnet werden. Eine Nichtbeachtung kann zu Nachzahlungen von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen sowie zu steuerlichen Strafen führen.

Fazit

Die Bereitstellung von Getränken und Snacks im Büro ist eine gängige Praxis, die zur Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt. Steuerlich ist dies unter bestimmten Bedingungen sehr vorteilhaft möglich. Die allgemeine Bereitstellung von Getränken und Genussmitteln zum Verbrauch im Betrieb ist als steuerfreie Aufmerksamkeit ohne Wertgrenze zulässig. Geschenke zu persönlichen Anlässen und Bewirtungen bei außergewöhnlichem Arbeitseinsatz sind unter Einhaltung der 60-Euro-Freigrenze (teilweise nur für Speisen) ebenfalls steuerfrei möglich. Die monatliche 44-Euro-Freigrenze bietet zusätzlichen Spielraum für allgemeine Sachzuwendungen. Es ist jedoch unerlässlich, die jeweiligen Freigrenzen genau zu beachten und die Anlässe korrekt zuzuordnen. Eine sorgfältige Dokumentation, insbesondere bei Bewirtungskosten, ist ebenfalls wichtig. Durch die Kenntnis und Einhaltung dieser Regeln können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern etwas Gutes tun und gleichzeitig die steuerlichen Vorteile nutzen. Faire und transparente Lösungen, wie sie beispielsweise von Anbietern für Büroversorgung angeboten werden, helfen Arbeitgebern, dies effizient umzusetzen und eine motivierende Arbeitsatmosphäre zu schaffen.

Wenn du mehr spannende Artikel wie „Getränke & Snacks im Büro steuerlich absetzen?“ entdecken möchtest, schau doch mal in der Kategorie Bürobedarf vorbei!