Arbeitszeit dokumentieren: Regeln & Methoden

Die Dokumentation der Arbeitszeit ist in Deutschland ein zentrales Thema für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen. Insbesondere seit der Anpassung des Mindestlohns und relevanter Gerichtsurteile rückt die präzise Erfassung der geleisteten Stunden verstärkt in den Fokus. Sie dient nicht nur der Sicherstellung der korrekten Entlohnung, sondern auch der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen. Das Europäische Gerichtshof (EuGH) hat bereits 2019 die Pflicht zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit für alle Arbeitnehmer in der EU betont, um die Einhaltung von Arbeitszeitgesetzen zu gewährleisten. In Deutschland gab es zwar schon zuvor Regelungen, doch das Urteil hat die Notwendigkeit einer umfassenden Dokumentation unterstrichen.

Die Arbeitszeiterfassung ist somit nicht nur eine formale Anforderung, sondern ein wichtiges Instrument für Transparenz und Rechtssicherheit im Arbeitsverhältnis.

Wer muss die Arbeitszeit dokumentieren?

Die Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeit betrifft nicht alle Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen, obwohl die Tendenz hin zu einer allgemeinen Erfassungspflicht geht. Gemäß den aktuellen Regelungen, insbesondere nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) und dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG), besteht die Dokumentationspflicht primär für folgende Gruppen:

• Geringfügig Beschäftigte im Sinne von § 8 Abs. 1 SGB IV (Minijobber), ausgenommen in Privathaushalten (§ 8a SGB IV).
• Arbeitnehmer in bestimmten, im § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereichen, die als besonders missbrauchsgefährdet gelten. Dazu gehören beispielsweise das Baugewerbe, Gaststätten und Herbergen, Speditions-, Transport- und Logistikunternehmen, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau und die Fleischwirtschaft. Auch Zeitungszusteller und Mitarbeiter von Paketdiensten sind betroffen.
• Beschäftigte in Wirtschaftsbereichen, in denen ein Tarifvertrag nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) allgemein verbindlich ist.
• Leiharbeitnehmer, die in einem der oben genannten Wirtschaftszweige oder in einem Bereich nach AEntG eingesetzt werden.

Es gibt jedoch auch Ausnahmen von der Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung nach dem MiLoG und AEntG (diese Ausnahmen gelten nicht generell für alle Dokumentationspflichten, z.B. nach dem Arbeitszeitgesetz):

• Arbeitnehmer mit einem verstetigten Bruttomonatsentgelt von mehr als 4.461 Euro.
• Arbeitnehmer mit einem verstetigten regelmäßigen Bruttomonatsentgelt von mehr als 2.974 Euro, wenn dieses vom Arbeitgeber nachweislich für die letzten vollen zwölf Monate gezahlt wurde (Zeiten ohne Entgeltanspruch werden nicht berücksichtigt).
• Im Betrieb des Arbeitgebers im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers. Bei juristischen Personen oder Personengesellschaften gilt dies entsprechend für vertretungsberechtigte Organe oder Gesellschafter.

Diese Ausnahmen gelten ausdrücklich nicht für die Dokumentationspflichten nach dem AEntG oder dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) sowie für Kraftfahrer im Güter- oder Personenverkehr. Es ist wichtig zu beachten, dass die Zuordnung zu einer bestimmten Branche für die Dokumentationspflicht nach § 17 Abs. 1 MiLoG der Branchenzuordnung zur Sofortmeldepflicht nach § 28a Abs. 4 SGB IV entspricht.

Was genau muss dokumentiert werden?

Die Kerninformationen, die bei der Arbeitszeitdokumentation erfasst werden müssen, sind klar definiert:

• Der Beginn der täglichen Arbeitszeit.
• Das Ende der täglichen Arbeitszeit.
• Die Dauer der täglichen Arbeitszeit.

Wichtig ist hierbei, dass Pausenzeiten nicht zur Arbeitszeit zählen und daher herausgerechnet werden müssen. Die konkrete Dauer und Lage der einzelnen Pausen müssen nach dem MiLoG oder AEntG nicht zwingend aufgezeichnet werden, es sei denn, es handelt sich um stundenbezogene Zuschläge, die nach einem Tarifvertrag nach dem AEntG gewährt werden. In diesem Fall müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, die den Anspruch auf den Zuschlag begründet, aufgezeichnet werden.

Eine Besonderheit gilt in der Fleischwirtschaft: Gemäß § 6 GSA Fleisch müssen Arbeitgeber und Entleiher den Beginn der täglichen Arbeitszeit unmittelbar bei Arbeitsaufnahme sowie Ende und Dauer jeweils am Tag der Arbeitsleistung aufzeichnen. Die tägliche Arbeitszeit umfasst in der Fleischwirtschaft auch Vor- und Nachbereitungszeiten im Betrieb, soweit diese fremdnützig sind. Dazu gehören insbesondere Rüstzeiten (Auf- und Abrüsten von Arbeitsmitteln inkl. Wegezeiten), Umkleidezeiten (wenn vom Arbeitgeber angeordnet oder gesetzlich vorgeschrieben und im Betrieb erfolgt) sowie Waschzeiten (wenn aus hygienischen oder gesundheitlichen Gründen notwendig). Eine pauschale Erfassung dieser Zeiten, z.B. durch Schätzungen, ist unzulässig.

Für die Dokumentation werden in der Praxis oft weitere Angaben ergänzt, auch wenn sie gesetzlich nicht immer zwingend vorgeschrieben sind. Dazu können gehören:

• Das genaue Datum des Arbeitstages.
• Der Ort der beruflichen Tätigkeit (falls relevant).
• Der Name des Arbeitnehmers.
• Ggf. die Aufteilung der Arbeitszeit auf verschiedene Projekte oder Tätigkeiten.
• Vermerk von Abwesenheitszeiten (Krankheit, Urlaub, Weiterbildung) – oft separat im Abwesenheitsplan geführt, aber für die Vollständigkeit des Zeitnachweises relevant.

Eine Unterschrift des Arbeitnehmers auf dem Stundenzettel ist zwar keine Pflicht, kann aber als Nachweis der erbrachten Arbeitsleistung dienen und ist daher empfehlenswert.

Wann und wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?

Die Aufzeichnung der Arbeitszeit muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages erfolgen (§ 17 Abs. 1 MiLoG, § 19 Abs. 1 AEntG, § 17c Abs. 1 AÜG). In der Fleischwirtschaft ist der Beginn der Arbeitszeit unmittelbar bei Arbeitsaufnahme und das Ende sowie die Dauer am Tag der Arbeitsleistung aufzuzeichnen (§ 6 Abs. 1 GSA Fleisch).

Die erfassten Arbeitszeitnachweise müssen vom Arbeitgeber für einen Zeitraum von mindestens zwei Jahren aufbewahrt werden. Die Frist beginnt ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt. Diese Aufbewahrungspflicht gilt für alle relevanten Dokumente, die für die Prüfung der Einhaltung der Arbeitsbedingungen nach MiLoG, AEntG und AÜG erforderlich sind. Dazu zählen neben den Arbeitszeitnachweisen auch Arbeitsverträge (oder Dokumente mit wesentlichen Vertragsinhalten), Lohnabrechnungen und Nachweise über erfolgte Lohnzahlungen.

Die Aufbewahrung muss im Inland und in deutscher Sprache erfolgen (§ 17 Abs. 2 MiLoG, § 19 Abs. 2 AEntG, § 17c Abs. 2 AÜG). Bei mobilen Tätigkeiten durch Arbeitgeber mit Sitz im Ausland dürfen Unterlagen unter bestimmten Voraussetzungen auch im Ausland aufbewahrt werden, wenn schriftlich versichert wird, dass diese auf Anforderung der Zollverwaltung in deutscher Sprache in Deutschland bereitgestellt werden können.

Welche Form der Arbeitszeitdokumentation ist zulässig?

Das Gesetz schreibt grundsätzlich keine bestimmte Form für die Arbeitszeitaufzeichnungen vor. Die Dokumentation kann sowohl schriftlich auf Papier als auch elektronisch erfolgen.

Lediglich in der Fleischwirtschaft ist die Arbeitszeit elektronisch und manipulationssicher aufzuzeichnen und aufzubewahren (§ 6 Abs. 1 GSA Fleisch). Auch für Kraftfahrer im Straßenverkehrssektor gelten Sonderregelungen, die insbesondere die Nutzung eines Fahrtenschreibers und der Fahrerkarte vorschreiben.

Eine vereinfachte Aufzeichnung ist unter bestimmten Bedingungen möglich: Nach § 1 Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV) genügt die Aufzeichnung der Dauer der täglichen Arbeitszeit (ohne Beginn und Ende), wenn der Arbeitnehmer seine Tätigkeit ausschließlich mobil ausübt, der Arbeitgeber die konkrete tägliche Arbeitszeit nicht vorgibt und der Arbeitnehmer seine Zeit eigenverantwortlich einteilen kann. Dies gilt nicht für die Arbeitnehmerüberlassung und den Einsatz von Kraftfahrern.

Methoden der Arbeitszeiterfassung im Vergleich

Es gibt verschiedene Wege, die Arbeitszeit zu dokumentieren. Die Wahl der Methode hängt oft von der Größe des Unternehmens, der Branche und den spezifischen Anforderungen ab.

Der klassische Stundenzettel (Papierform)

Der Stundenzettel in Papierform ist eine einfache und weit verbreitete Methode, insbesondere in kleineren Betrieben. Der Arbeitnehmer trägt Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sowie ggf. Pausen manuell ein.

Vorteile des Papier-Stundenzettels:

• Einfache Handhabung, keine spezielle Technik oder Schulung nötig.
• Jederzeit verfügbar.
• Keine direkten Kosten für Software oder Hardware.

Nachteile des Papier-Stundenzettels:

• Hoher manueller Aufwand bei der Erfassung und Auswertung.
• Anfällig für Fehler (z.B. Tippfehler, Rechenfehler, unleserliche Schrift).
• Schwierige Integration in digitale Lohnabrechnungssysteme.
• Verlustgefahr.
• Benötigt Lagerplatz für die Aufbewahrung.
• Spätere Datenbereitstellung.
• Weniger Transparenz und Kontrollmöglichkeiten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Arbeitszeiterfassung mit Excel

Die Nutzung von Excel-Tabellen ist eine digitale Variante, die in vielen Unternehmen bereits vorhanden ist und daher keine zusätzlichen Softwarekosten verursacht. Es können Vorlagen erstellt werden, in die die Mitarbeiter ihre Zeiten eintragen.

Vorteile der Excel-Erfassung:

• Kostengünstig, wenn Excel bereits vorhanden ist.
• Flexibel anpassbar durch eigene Formeln und Formatierungen.
• Ermöglicht einfache Berechnungen (Summen, Dauer).

Nachteile der Excel-Erfassung:

• Hohe Fehleranfälligkeit durch manuelle Eingabe.
• Komplexität bei vielen Mitarbeitern und komplexen Arbeitszeitmodellen.
• Weniger manipulationssicher als spezielle Systeme.
• Hoher Verwaltungsaufwand, wenn Dateien von mehreren Personen bearbeitet werden.
• Schwierige Nachvollziehbarkeit von Änderungen.
• Erfordert grundlegende Excel-Kenntnisse.

Eine einfache Excel-Vorlage zur Zeiterfassung kann folgende Spalten enthalten: Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pause (Dauer), Arbeitszeit (Dauer), Unterschrift Mitarbeiter.

Digitale Zeiterfassungssysteme (Software/Apps)

Spezielle Software oder Apps zur Zeiterfassung bieten oft die komfortabelste und sicherste Lösung, insbesondere für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern oder komplexen Anforderungen. Die Erfassung kann über Terminals im Betrieb, per App auf dem Smartphone oder über eine Weboberfläche erfolgen.

Vorteile digitaler Systeme:

• Hohe Effizienz durch automatisierte Erfassung und Auswertung.
• Geringe Fehlerquote.
• Manipulationssicher.
• Bessere Transparenz für Arbeitgeber und Arbeitnehmer (Arbeitszeitkonten einsehbar).
• Einfache Integration in Lohnbuchhaltungs- und Planungssysteme.
• Erfüllung der Dokumentationspflichten wird erleichtert.
• Bietet oft zusätzliche Funktionen (Urlaubsverwaltung, Projektzeiterfassung etc.).
• Zeitersparnis bei Verwaltung und Kontrolle.

Nachteile digitaler Systeme:

• Anschaffungs- und/oder laufende Kosten (Lizenzen).
• Einführung und Schulung der Mitarbeiter erforderlich.
• Kann bei Mitarbeitern das Gefühl der Überwachung hervorrufen, wenn die Einführung nicht transparent erfolgt.
• Erfordert technische Infrastruktur (Computer, Smartphones, Netzwerk).

Digitale Systeme ermöglichen eine präzise Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit per "Stempeln" (digital). Sie können auch Pausen, Projektzeiten und Abwesenheiten verwalten. Die Daten werden zentral gespeichert und sind leicht abrufbar und auswertbar.

Verwaltung und Kontrolle der Arbeitszeitnachweise

Die Verantwortung für die korrekte Führung und Aufbewahrung der Arbeitszeitnachweise liegt beim Arbeitgeber. Auch wenn die Aufgabe der Aufzeichnung an die Mitarbeiter delegiert wird (z.B. durch Ausfüllen von Stundenzetteln), muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass dies ordnungsgemäß geschieht.

Die Kontrolle der Einhaltung der Dokumentationspflicht und des Mindestlohns in Deutschland obliegt den Behörden der Zollverwaltung (Finanzkontrolle Schwarzarbeit - FKS). Bei Verstößen gegen die Dokumentationspflicht, insbesondere bei vorsätzlicher oder fahrlässiger Verletzung, können Bußgelder von bis zu 30.000 Euro drohen.

Ist das Ausfüllen des Stundenzettels Arbeitszeit?

Ja, das Ausfüllen eines Stundenzettels oder die Erfassung der Arbeitszeit in einem System zählt zur Arbeitszeit, wenn dies auf Anweisung des Arbeitgebers geschieht. Diese Tätigkeit ist notwendig, um die gesetzlichen und betrieblichen Anforderungen an die Zeiterfassung zu erfüllen und gehört somit zum Arbeitsaufwand des Mitarbeiters.

Häufig gestellte Fragen zur Arbeitszeitdokumentation

Hier finden Sie Antworten auf oft gestellte Fragen rund um das Thema Arbeitszeitdokumentation:

Was ist ein Stundenzettel?
Ein Stundenzettel ist ein Dokument (Papier oder digital), auf dem die Arbeitszeiten eines Arbeitnehmers erfasst werden. Er dient als Nachweis der geleisteten Stunden.

Was muss auf einem Stundenzettel stehen?
Ein vollständiger Stundenzettel sollte mindestens das Datum, Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Dauer der Pausen und die Gesamtdauer der Arbeitszeit enthalten. Name des Mitarbeiters und Arbeitsort sind ebenfalls wichtig.

Wer muss Stundenzettel ausfüllen?
Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber, der die Aufgabe aber an seine Mitarbeiter delegieren kann. Die Pflicht zur Dokumentation betrifft geringfügig Beschäftigte und Mitarbeiter in bestimmten Branchen gemäß SchwarzArbG und AEntG. Nach dem EuGH-Urteil gibt es eine Tendenz zur allgemeinen Pflicht, auch wenn die Umsetzung in Deutschland noch im Detail diskutiert wird.

Wer muss keine Stundenzettel führen?
Bestimmte Ausnahmen nach MiLoG und AEntG bestehen für Arbeitnehmer mit hohem Einkommen oder bestimmte Familienangehörige des Arbeitgebers. Diese Ausnahmen gelten jedoch nicht für alle gesetzlichen Dokumentationspflichten (z.B. nach Arbeitszeitgesetz) oder für Kraftfahrer und Leiharbeitnehmer in bestimmten Bereichen.

Gehört das Ausfüllen eines Stundenzettels zur Arbeitszeit?
Ja, das Ausfüllen des Stundenzettels auf Anweisung des Arbeitgebers zählt zur Arbeitszeit.

Wie lange muss man Stundenzettel aufbewahren?
In Deutschland müssen Arbeitszeitnachweise mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Aufzeichnung.

Zusammenfassung

Die Arbeitszeitdokumentation ist eine gesetzliche Pflicht für viele Arbeitgeber in Deutschland, insbesondere zur Sicherstellung des Mindestlohns und der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes. Betroffen sind vor allem geringfügig Beschäftigte und Mitarbeiter in bestimmten Wirtschaftszweigen. Die Aufzeichnung muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit umfassen, wobei Pausen herauszurechnen sind. Die Dokumentation muss spätestens am siebten Tag nach der Arbeitsleistung erfolgen und die Nachweise sind für mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Die Form der Aufzeichnung ist grundsätzlich frei wählbar (Papier, Excel, digitale Systeme), mit spezifischen Ausnahmen für die Fleischwirtschaft und Kraftfahrer. Verstöße können empfindliche Bußgelder nach sich ziehen. Die Wahl der Methode sollte praxisorientiert sein und die Effizienz sowie die Rechtssicherheit gewährleisten.

Unabhängig von der gewählten Methode ist eine sorgfältige und vollständige Dokumentation der Arbeitszeit unerlässlich, um rechtliche Probleme zu vermeiden und ein transparentes Arbeitsverhältnis zu gewährleisten.

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