GWG: Abschreibung und Buchung leicht gemacht

Im Büroalltag fallen viele Anschaffungen an: ein neuer Bürostuhl, eine Kaffeemaschine, vielleicht ein paar Werkzeuge oder neue Lampen. Diese Gegenstände sind oft nicht teuer genug, um über Jahre hinweg abgeschrieben zu werden, aber auch nicht so günstig, dass sie einfach als sofortiger Verbrauch gebucht werden können. Hier kommen die Geringwertigen Wirtschaftsgüter ins Spiel. Sie bieten Unternehmen steuerliche Vorteile und vereinfachen die Buchhaltung erheblich, wenn man weiß, wie sie richtig behandelt werden.

Was sind Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)?

Geringwertige Wirtschaftsgüter, kurz GWG, sind eine besondere Kategorie von Vermögensgegenständen im Anlagevermögen eines Unternehmens. Sie zeichnen sich durch ihren vergleichsweise geringen Wert aus, was besondere steuerliche und buchhalterische Behandlungen ermöglicht. Damit ein Gegenstand als GWG gilt, muss er folgende Kriterien erfüllen:

• Er muss sich um einen beweglichen Gegenstand handeln. Immobilien oder immaterielle Vermögenswerte fallen in der Regel nicht darunter, mit der Ausnahme von Software.
• Der Gegenstand muss der Abnutzung unterliegen. Dies bedeutet, dass sein Wert im Laufe der Zeit durch Gebrauch oder Alter sinkt.
• Er muss selbstständig nutzbar sein. Das bedeutet, dass der Gegenstand prinzipiell auch ohne die gleichzeitige Nutzung anderer Wirtschaftsgüter funktionieren oder seinen Zweck erfüllen kann.
• Der Nettopreis (Anschaffungs- oder Herstellungskosten ohne Umsatzsteuer) oder der Einlagewert darf maximal 800 Euro betragen.

Typische Beispiele für GWG aus dem Büro- und Arbeitsumfeld sind etwa ein einzelner Bürostuhl, eine Stehlampe, ein Aktenvernichter, eine Kaffeemaschine, aber auch kleinere Werkzeuge oder Paletten im Lager.

Die Besonderheit der GWG-Abschreibung: Der Sofortabzug

Die größte Attraktion der GWG-Regelung ist die Möglichkeit des Sofortabzugs. Anstatt den Anschaffungswert des Wirtschaftsguts über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer abzuschreiben (wie es bei teureren Anlagegütern der Fall ist), können die gesamten Kosten im Jahr der Anschaffung oder Herstellung sofort als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Dies reduziert den steuerpflichtigen Gewinn unmittelbar und verbessert so die Liquidität des Unternehmens. Diese Vereinfachung spart zudem buchhalterischen Aufwand, da keine jährlichen Abschreibungsbuchungen über mehrere Jahre notwendig sind.

Wann ist ein Gegenstand selbstständig nutzbar?

Das Kriterium der selbstständigen Nutzbarkeit ist manchmal nicht ganz einfach zu beurteilen. Man muss sich fragen: Kann der Gegenstand seinen Zweck erfüllen, ohne dass ich gleichzeitig ein anderes Wirtschaftsgut benötige, das nicht nur ein Hilfsmittel ist?

Betrachten wir einige Beispiele, um dies zu verdeutlichen:

Gegenstände, die nicht selbstständig nutzbar sind, gelten in der Regel nicht als GWG und müssen – sofern ihr Wert über der GWG-Grenze liegt oder die Sammelposten-Option nicht gewählt wird – über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Sonderfall Software

Computerprogramme sind streng genommen niemals selbstständig nutzbar, da sie einen Computer benötigen, um zu laufen. Dennoch gibt es hier eine wichtige Ausnahme. Sowohl sogenannte Trivialprogramme (z. B. Office-Software) als auch komplexere Unternehmenssoftware gelten bis zu einem Nettowert von 800 Euro als GWG und können sofort abgeschrieben werden. Lag der Wert über 800 Euro, mussten sie früher über drei Jahre abgeschrieben werden. Seit dem Veranlagungszeitraum 2021 ist jedoch auch für über 800 Euro teure Software die sofortige Abschreibung möglich, unabhängig von der GWG-Regel. Dies hat die Abschreibung von Software stark vereinfacht.

Die drei Optionen der GWG-Abschreibung nach Anschaffungspreis

Die Methode, wie Sie ein Wirtschaftsgut behandeln müssen oder können, hängt maßgeblich von seinem Netto-Anschaffungspreis ab. Es gibt im Wesentlichen drei Preisstufen mit unterschiedlichen Möglichkeiten:

Die wichtigsten Preisgrenzen sind also 250 Euro und 800 Euro (für die Sofortabschreibung) sowie 1.000 Euro (für den Sammelposten).

Das Wahlrecht: Sofortabschreibung vs. Sammelposten

Für Wirtschaftsgüter mit einem Netto-Anschaffungspreis zwischen 250,01 Euro und 800 Euro haben Sie ein Wahlrecht: Entweder Sie wenden die Sofortabschreibung an oder Sie buchen das Gut in einen Sammelposten.

Wichtig ist hierbei: Dieses Wahlrecht müssen Sie für das gesamte Wirtschaftsjahr einheitlich ausüben. Das bedeutet:

• Wenn Sie sich für die Sofortabschreibung entscheiden, können Sie alle Wirtschaftsgüter zwischen 250,01 und 800 Euro sofort im Anschaffungsjahr abschreiben. Wirtschaftsgüter über 800 Euro (und bis 1000 Euro) müssen dann planmäßig abgeschrieben werden (z.B. über die Nutzungsdauer oder ggf. als Sammelposten, falls über 800 Euro).
• Wenn Sie sich für die Bildung eines Sammelpostens entscheiden, müssen alle Wirtschaftsgüter, deren Netto-Anschaffungspreis zwischen 250,01 Euro und 1.000 Euro liegt, in diesen Sammelposten eingestellt werden. Diese Sammelposten werden dann über einen Zeitraum von fünf Jahren linear abgeschrieben, unabhängig davon, ob die einzelnen Güter im Sammelposten am Ende des Fünfjahreszeitraums noch existieren oder genutzt werden.

Sie können die Methoden innerhalb eines Jahres für Wirtschaftsgüter im Bereich von 250,01 bis 800 Euro nicht mischen. Was Sie aber dürfen: In jedem neuen Wirtschaftsjahr haben Sie erneut die Wahl und können sich für die Methode entscheiden, die für Ihre aktuelle Situation am vorteilhaftesten ist.

GWG "erschaffen" durch den Investitionsabzugsbetrag (IAB)

Möchten Sie ein Wirtschaftsgut anschaffen, dessen Nettopreis über der GWG-Grenze von 800 Euro liegt, aber dennoch die Vorteile der Sofortabschreibung nutzen? Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie im Jahr vor der geplanten Anschaffung einen Investitionsabzugsbetrag (IAB) bilden. Dieser IAB mindert bereits im Vorjahr Ihren steuerpflichtigen Gewinn.

Bei der tatsächlichen Investition im Folgejahr wird der IAB dann gewinnerhöhend aufgelöst. Gleichzeitig wird die Bemessungsgrundlage für die Abschreibung des Wirtschaftsguts um den IAB gemindert. Liegt die geminderte Bemessungsgrundlage nun unter oder bei 800 Euro, kann das Wirtschaftsgut als GWG behandelt und sofort abgeschrieben werden.

Beispiel: Sie planen, im Jahr 2024 eine Maschine für netto 1.250 Euro zu kaufen. Im Jahr 2023 bilden Sie einen IAB in Höhe von 50% der voraussichtlichen Kosten, also 625 Euro. Im Jahr 2024 kaufen Sie die Maschine für 1.250 Euro. Sie lösen den IAB von 625 Euro gewinnerhöhend auf. Die Bemessungsgrundlage für die Abschreibung der Maschine beträgt nun 1.250 Euro - 625 Euro = 625 Euro. Da dieser Betrag unter 800 Euro liegt, können Sie die Maschine als GWG behandeln und die verbleibenden 625 Euro sofort als Betriebsausgabe im Jahr 2024 abziehen.

Geringwertige Wirtschaftsgüter richtig buchen

Die korrekte Buchung von GWG hängt von der gewählten Abschreibungsmethode ab (Sofortabschreibung oder Sammelposten) und, bei der Sofortabschreibung, von der gewählten Buchungsmethode.

Buchung bei Sofortabschreibung

Für die Sofortabschreibung von GWG (bis 800 Euro netto) haben Sie zwei gängige Buchungsvarianten:

1. Direkte Buchung auf ein Aufwandskonto:

Bei dieser Methode buchen Sie den Anschaffungspreis des GWG direkt auf ein passendes Aufwandskonto (z. B. "Bürobedarf", "Werkzeuge", "Geräte und Maschinen"). Der Betrag erscheint sofort als Betriebsausgabe in der Gewinn- und Verlustrechnung. Ein separates GWG-Konto im Anlagevermögen ist hierfür nicht zwingend erforderlich.

Beispiel (Anschaffung eines Bürostuhls für 500 Euro netto):

Soll: 4980 Bürobedarf / 4985 Werkzeuge und Kleingeräte (oder passendes Aufwandskonto)
Haben: 1200 Bank (oder passendes Geldkonto)

2. Buchung über ein GWG-Konto im Anlagevermögen:

Bei dieser Methode wird das GWG zunächst auf ein spezielles Anlagekonto im Anlagevermögen gebucht, typischerweise Konto 0480 "Geringwertige Wirtschaftsgüter". Am Ende des Geschäftsjahres oder direkt bei der Anschaffung wird der volle Betrag dann auf ein Aufwandskonto umgebucht, um die Sofortabschreibung als Betriebsausgabe zu realisieren.

Beispiel (Anschaffung eines Druckers für 350 Euro netto und Abschreibung am Jahresende):

Beim Kauf:

Soll: 0480 Geringwertige Wirtschaftsgüter
Haben: 1200 Bank

Am Jahresende (oder direkt bei Kauf, je nach System/Wunsch):

Soll: 4860 Abschreibungen auf aktivierte GWG (oder passendes Abschreibungskonto)
Haben: 0480 Geringwertige Wirtschaftsgüter

Diese Methode bietet eine bessere Übersicht über die im Jahr angeschafften GWG im Anlageverzeichnis, bevor sie als Aufwand ausgebucht werden.

Buchung bei Poolabschreibung (Sammelabschreibung)

Wenn Sie sich für die Bildung eines Sammelpostens entschieden haben (für Güter zwischen 250,01 und 1.000 Euro netto), werden die Anschaffungskosten dieser Wirtschaftsgüter in einem Sammelposten zusammengefasst und über fünf Jahre linear abgeschrieben. Der Sammelposten wird auf einem speziellen Anlagekonto geführt, z. B. Konto 0480 "Wirtschaftsgüter (Sammelposten)" oder ähnlich.

Beispiel (Anschaffung mehrerer Güter zwischen 250,01 und 1.000 Euro im Wert von insgesamt 3.000 Euro netto im Jahr):

Beim Kauf (summiert für alle Güter im Sammelposten):

Soll: 0480 Wirtschaftsgüter (Sammelposten)
Haben: 1200 Bank

Am Jahresende (Abschreibung von 1/5 des Sammelpostens, hier 3.000 Euro / 5 = 600 Euro):

Soll: 4860 Abschreibungen auf den Sammelposten (oder passendes Abschreibungskonto)
Haben: 0480 Wirtschaftsgüter (Sammelposten)

Diese Buchung wird über fünf Jahre wiederholt, bis der Sammelposten vollständig abgeschrieben ist.

Aufzeichnungspflichten für Geringwertige Wirtschaftsgüter

Die Buchung von GWG ist eng mit bestimmten Aufzeichnungspflichten verknüpft, insbesondere bei der Sofortabschreibung. Das Finanzamt möchte nachvollziehen können, welche Wirtschaftsgüter als GWG behandelt und sofort abgeschrieben wurden.

Eine Aufzeichnungspflicht in einem separaten GWG-Verzeichnis besteht immer dann, wenn Sie ein GWG mit einem Netto-Anschaffungspreis zwischen 250,01 Euro und 800 Euro sofort abschreiben. In diesem Verzeichnis müssen folgende Informationen für jedes einzelne GWG erfasst werden:

• Das Datum der Anschaffung oder Herstellung.
• Die Kosten der Anschaffung oder Herstellung (Nettopreis).
• Die Bezeichnung des Wirtschaftsguts.

Für Wirtschaftsgüter mit einem Wert von bis zu 250 Euro netto, die ja zwingend sofort abgeschrieben werden müssen, besteht keine separate Aufzeichnungspflicht. Auch bei der Entscheidung für die Poolabschreibung (Sammelposten) ist kein separates GWG-Verzeichnis für die einzelnen Güter im Pool erforderlich, da der Sammelposten als Ganzes im Anlageverzeichnis geführt wird.

Tipp: Führen Sie Ihre Buchhaltung so, dass die erforderlichen Informationen (Kaufdatum, Preis, Bezeichnung) bereits eindeutig aus den Buchungsunterlagen oder dem Kontenblatt des verwendeten Kontos (z. B. des GWG-Kontos 0480) hervorgehen, ist ein zusätzliches separates GWG-Verzeichnis nicht notwendig. Die ordnungsgemäße Buchhaltung erfüllt dann bereits die Aufzeichnungspflicht.

Zusammenfassung

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) sind bewegliche, abnutzbare und selbstständig nutzbare Gegenstände mit einem Nettopreis von bis zu 800 Euro. Ihre steuerliche Behandlung bietet durch die Möglichkeit der Sofortabschreibung wesentliche Vorteile. Für Wirtschaftsgüter bis 250 Euro ist der Sofortabzug Pflicht. Für Gegenstände zwischen 250,01 und 800 Euro besteht ein Wahlrecht zwischen Sofortabschreibung und der Bildung eines Sammelpostens. Dieses Wahlrecht gilt einheitlich für alle Güter in diesem Bereich im jeweiligen Wirtschaftsjahr. Wirtschaftsgüter zwischen 800,01 und 1.000 Euro können ebenfalls in den Sammelposten aufgenommen werden, falls diese Methode gewählt wurde, und werden dann über fünf Jahre abgeschrieben. Eine Aufzeichnungspflicht besteht in der Regel für GWG, die zwischen 250,01 und 800 Euro liegen und sofort abgeschrieben werden, es sei denn, die notwendigen Informationen sind bereits in der Buchhaltung ersichtlich. Die korrekte Buchung erfolgt entweder direkt auf ein Aufwandskonto oder über ein vorgelagertes GWG-Konto im Anlagevermögen, bei Sammelposten auf einem Sammelposten-Konto.

Häufig gestellte Fragen zum Thema GWG

Wie hoch ist die GWG-Grenze ab 2025?

Die Geringwertigkeitsgrenze für Wirtschaftsgüter, die sofort abgeschrieben werden können, liegt derzeit bei 800 Euro netto. Bezüglich möglicher Änderungen der steuerlichen Regelungen in den Jahren 2024 und 2025 gab es legislative Diskussionen, insbesondere im Rahmen des sogenannten Wachstumschancengesetzes. Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels basieren die Informationen auf dem derzeit gültigen Rechtsstand und den uns vorliegenden Texten, die jedoch noch unter Vorbehalt möglicher Anpassungen im Gesetzgebungsverfahren stehen. Die uns vorliegenden Informationen geben keine finale, verabschiedete Grenze für das Jahr 2025 an, da die politischen Beratungen noch nicht abgeschlossen waren. Es ist ratsam, die weitere Entwicklung der Gesetzgebung im Blick zu behalten oder bei Bedarf einen Steuerberater zu konsultieren.

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