Registrierkassenpflicht: Was Händler wissen müssen

Die ordnungsgemäße Kassenführung stellt insbesondere Einzelhändlerinnen und Einzelhändler, in deren Betrieben überwiegend Bargeldgeschäfte getätigt werden, vor Herausforderungen. Stetig steigende gesetzliche Anforderungen müssen beachtet werden. Im Zusammenhang mit Kassensystemen im Einzelhandel fällt oft der Begriff „Registrierkassenpflicht“. Dabei handelt es sich nicht um eine generelle Pflicht zum Einsatz elektronischer Kassen, sondern um spezifische Anforderungen an elektronische Kassensysteme. Offene Ladenkassen sind grundsätzlich weiterhin erlaubt, erfordern jedoch eine sehr strenge Erfassung aufzeichnungspflichtiger Daten.

Die wichtigsten Fakten zur Registrierkassenpflicht im Überblick:

• Der Ausdruck „Registrierkassenpflicht“ bezieht sich auf Anforderungen an elektronische Kassensysteme, nicht auf eine allgemeine Pflicht zum Einsatz solcher Systeme.
• Offene Ladenkassen sind prinzipiell noch zulässig, aber die Aufzeichnungspflichten sind streng.
• Seit 2018 dürfen Betriebsprüfer und -prüferinnen unangekündigte Kassenprüfungen durchführen.
• Seit 2020 müssen elektronische Kassen technisch für eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet sein.
• Seit 2020 besteht die Pflicht zur Ausgabe elektronischer Belege bei Nutzung eines elektronischen Kassensystems.
• Seit 2023 ist die TSE in sämtlichen elektronischen Kassensystemen verpflichtend.
• Wer eine offene Ladenkasse nutzen möchte, darf dies weiterhin tun.

Hintergrund der Kassensystem-Vorschriften

Elektronische Registrierkassen und computergestützte Kassensysteme im Einzelhandel stehen schon lange im Fokus der Finanzbehörden, da sie in der Vergangenheit oft manipuliert wurden. Schätzungen des Bundesrechnungshofes gehen von bis zu zehn Milliarden Euro jährlichem Steuerverlust durch manipulierte Ladenkassen aus. Um dem entgegenzuwirken, wurde Ende 2016 das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ verabschiedet. Dieses Gesetz sah eine schrittweise Einführung neuer Richtlinien vor, beginnend am 1. Januar 2017 und 1. Januar 2018. Weitere Anpassungen folgten für Einzelhändlerinnen und Einzelhändler in den Jahren 2020 bis 2023.

Grundsätze der ordnungsgemäßen Kassenführung (GoBD)

Jede Einzelhändlerin und jeder Einzelhändler sollte mit den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vertraut sein und diese anwenden können. Dies ist umso wichtiger seit dem 1. Januar 2017, da seitdem strengere Anforderungen an elektronische Kassensysteme gelten, die oft als Registrierkassenpflicht bezeichnet werden. Zu diesen Systemen zählen PC-Kassensysteme, elektronische Registrierkassen und andere computergestützte Systeme.

Wichtige Anforderungen an elektronische Kassensysteme seit 2017

Eine elektronische Kasse muss im Rahmen der Registrierkassenpflicht seit 2017 bestimmte Funktionen erfüllen:

• Eingegebene Daten müssen unveränderbar sein oder nur durch nachvollziehbare Stornierungen korrigiert werden können.
• Alle Geldbewegungen des Geschäftstages müssen zusammengefasst dargestellt werden. Bei teilmanueller Führung durch einen Z-Bon (Tagesgeldsummenbon), bei vollelektronischen Systemen durch eine Tagesauswertung, die Geschäftsausgaben, Tagesumsätze und alle sonstigen Geldbewegungen zeigt.
• Bargeldlose Zahlungsvorgänge müssen getrennt dargestellt oder als unbare Einnahmen gekennzeichnet werden.
• Alle erfassten Kassendaten müssen gespeichert werden.
• Eine maschinelle Auswertungsmöglichkeit aller erfassten Einzeldaten muss sichergestellt sein.
• Das Kassensystem muss eine dauerhafte Speicherung aller Geschäftsvorfälle ermöglichen, entweder intern oder auf einem externen Datenträger.
• Die jederzeitige Ausgabe der erfassten Daten muss gewährleistet sein.
• Einsatzorte und -zeiten der Kassen sollten protokolliert werden.
• Programmier- und Bedienungsanleitungen des Kassensystems sind aufzubewahren.

Wenn Sie mehrere elektronische Kassen einsetzen, gelten die Aufzeichnungspflichten für jedes einzelne Gerät. Elektronische Registrierkassen ohne Schnittstellenfunktion sind nicht mehr zulässig, da sie keine maschinelle Auswertbarkeit ermöglichen.

Offene Ladenkasse: Noch erlaubt?

Wie bereits erwähnt, besteht keine allgemeine Registrierkassenpflicht, und die offene Ladenkasse ist seit 2017 nicht grundsätzlich verboten. Bei einem hohen Barzahlungsaufkommen ist es jedoch in der Praxis sehr schwierig, mit einer sogenannten Schubladenkasse die umfangreichen Erfassungs- und Archivierungspflichten einzuhalten. Ein täglich zu erstellender Kassenbericht ist verpflichtend und kann nicht durch ein Kassenbuch ersetzt werden. Weder Kassenbuch noch Kassenbericht dürfen mit einfachen Kalkulationsprogrammen wie Excel geführt werden, da die erfassten Daten unveränderbar sein müssen. Nur Softwareprodukte, die nachträgliche Änderungen ausschließen, kommen in Betracht.

Häufige Fehler, die bei einer offenen Ladenkasse zu Zweifeln an der ordnungsgemäßen Führung führen können, sind häufige Bareinzahlungen zum Ausgleich von Fehlbeträgen oder hohe Bargeldbestände ohne betriebliche Notwendigkeit.

Kassennachschau seit 2018

Eine wichtige Neuerung der Registrierkassenpflicht trat 2018 in Kraft: Die Finanzbehörden können ohne Vorankündigung im Wege einer Kassennachschau die Korrektheit der Kassenführung prüfen. Betriebsprüferinnen und Betriebsprüfer können während der üblichen Geschäftszeiten spontane Prüfungen durchführen. Sie müssen in diesem Fall Zugriff auf alle elektronischen Daten gewähren bzw. die maßgeblichen Unterlagen für die Kassenführung zur Verfügung stellen. Bei Nutzung einer offenen Ladenkasse müssen ebenfalls alle Aufzeichnungen zugänglich gemacht werden, und die Prüferin oder der Prüfer kann einen Kassensturz verlangen.

Werden die im Rahmen einer Prüfung geforderten Daten nicht vorgelegt oder der Zugriff verweigert, kann die Finanzbehörde ein sogenanntes Verzögerungsgeld verlangen, das zwischen 2.500 Euro und 250.000 Euro liegen kann.

Verschärfungen ab 2020 und 2023: Die TSE-Pflicht

Die Anforderungen an elektronische Kassensysteme wurden 2020 erneut verschärft. Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen nun so beschaffen sein, dass sie mit einer zertifizierten TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ausgestattet werden können. Diese besteht aus drei Komponenten:

• Ein Sicherheitsmodul, das Kasseneingaben unveränderbar protokolliert.
• Ein Speichermedium für alle Einzelaufzeichnungen.
• Eine digitale Schnittstelle für die Datenübertragung.

Seit 2020 gehört zur Registrierkassenpflicht auch die verpflichtende Ausgabe elektronischer Belege, wenn Sie ein elektronisches Kassensystem nutzen. Zudem müssen Unternehmen und Selbstständige, die ein elektronisches Kassensystem verwenden, dies ihrem zuständigen Finanzamt mitteilen. Bestand die Nutzung bereits vor 2020, musste die Meldung bis spätestens 31. März 2021 erfolgen.

Im Jahr 2021 kam eine weitere Änderung hinzu: Seit April 2021 war der Einbau einer TSE in jeder elektronischen Registrierkasse verpflichtend. Eine Übergangsfrist gab es nur für Registrierkassen, die sich nicht umrüsten ließen; diese Systeme mussten bis Ende 2022 nachgerüstet werden. Seit dem 1. Januar 2023 sind nur noch elektronische Kassen mit zertifizierter TSE erlaubt. Offene Ladenkassen sind weiterhin gestattet.

Meldepflicht für elektronische Kassensysteme seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle elektronischen Kassensysteme und Registrierkassen, die in Betrieben verwendet werden, dem zuständigen Finanzamt gemeldet werden. Bereits vorhandene Kassen müssen bis spätestens 31. Juli 2025 nachgemeldet werden. Jedes mitzuteilende elektronische Aufzeichnungssystem muss einer Betriebsstätte eindeutig zugeordnet werden.

Schaffen Sie ein neues Kassensystem ab dem 1. Juli 2025 an, müssen Sie dieses innerhalb eines Monats dem Finanzamt melden. Die Mitteilung darf grundsätzlich nur elektronisch erfolgen, beispielsweise über „Mein ELSTER“ oder alternative Software mit einer ERiC Schnittstelle. Vordrucke im PDF-Format sind für die Meldung, Korrektur oder Abmeldung nicht vorgesehen.

Die Meldepflicht für Kassensysteme ist in § 146a Abs. 4 AO geregelt. Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck folgende Informationen mitzuteilen:

• Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen.
• Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung nach § 146a Abs. 4 Satz 1 Nr. 3 AO (Zertifizierungs-ID und Seriennummer der TSE).
• Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.
• Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme (je Betriebsstätte / Einsatzort). Bei Verbundsystemen mit einer TSE sind alle einzelnen Geräte zu melden. Bei Systemen ohne Kassenfunktion (z.B. Orderhandys) in Verbindung mit einem Kassensystem ist nur das Kassensystem mitteilungspflichtig.
• Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems (herstellerabhängig).
• Datum der Anschaffung (oder Leasingbeginn/Zurverfügungstellung) des Systems.
• Datum der Außerbetriebnahme (einschließlich Untergang oder Abhandenkommen).

Die Mitteilung muss innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme erfolgen. Die Außerbetriebnahme aller Systeme einer Betriebsstätte kann zusammen gemeldet werden.

Eine Ausnahmeregelung von der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Abs. 4 AO besteht für Registrierkassen, für die die Übergangsregelung des Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO gilt.

Wann besteht Kassenpflicht? Die Umsatzgrenzen

Die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems besteht für Unternehmer mit einem Jahresumsatz über 15.000 EUR *und* Barumsätzen über 7.500 EUR. Beide Umsatzgrenzen müssen überschritten werden. Als Barumsätze gelten Umsätze, bei denen die Gegenleistung bar, per Kredit- oder Bankomatkarte vor Ort, per Mobiltelefon oder vergleichbaren Zahlungsformen beglichen wird. Auch Barschecks sowie vom Unternehmer ausgegebene Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen etc., die an Geldes statt angenommen werden, zählen dazu. Nicht als Barzahlung gelten Verrechnungsschecks, Orderschecks, Online-Banking-Überweisungen, Paypal, Einziehungsaufträge, Daueraufträge oder Online-Kartenzahlungen, die nicht vor Ort erfolgen.

Anzahlungen, Ratenzahlungen und Restzahlungen sind als Barzahlungen zu sehen und zählen zur Umsatzgrenze von 7.500 EUR.

Auch Kleinunternehmer unterliegen der Kassenpflicht, wenn sie die Umsatzgrenzen (15.000 EUR Gesamtumsatz netto UND davon mehr als 7.500 EUR Barumsätze netto) überschreiten. Umsatzsteuerbefreiungen sind für die Kassen- und Belegerteilungspflicht irrelevant.

Die Kassenpflicht beginnt mit dem Start des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr), in dem die Umsatzgrenzen erstmalig überschritten wurden. Die Umsätze des Jahres 2015 spielten für die Einführung keine Rolle, nur Umsätze ab 1. Januar 2016.

Beispiel: Überschreiten der Umsatzgrenzen im Februar 2021. Bei monatlichem UVA-Zeitraum beginnt die Kassenpflicht ab 1. Juni 2021. Bei quartalsweisem UVA-Zeitraum (oder Kleinunternehmer) beginnt die Kassenpflicht ab 1. Juli 2021.

Mehrere Standorte: Wie viele Kassen?

Die Kassenpflicht gilt pro Betrieb, der durch eine eigene Buchhaltung gekennzeichnet ist. Ein Betrieb kann mehrere Teilbetriebe oder Betriebsstätten umfassen. Für Barumsätze im Ausland besteht keine Kassenpflicht nach österreichischer BAO. Ausländische Unternehmer mit Barumsätzen in Österreich unterliegen der Kassenpflicht, auch ohne Betriebsstätte.

Mehrere Unternehmer können eine Registrierkasse gemeinsam nutzen, wenn gesonderte Datenerfassungsprotokolle geführt und ab 2017 gesonderte Signaturerstellungseinheiten vorhanden sind.

Bei einem Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten müssen die Umsätze an jeder Betriebsstätte in einer Registrierkasse erfasst werden. Die Erleichterung für „mobile Gruppen“ gilt nur, wenn der Unternehmer *außerhalb seiner Betriebsstätte* tätig ist.

Die Belegerteilungspflicht: Was jeder wissen muss

Seit dem 1. Januar 2016 besteht für jeden Unternehmer die Verpflichtung, bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Der Käufer muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräume mitnehmen. Diese Belegerteilungspflicht gilt unabhängig davon, ob eine Kassenpflicht besteht oder nicht. Ausnahmen gibt es nur für die „Kalte-Händeregelung“, bestimmte Automaten, Feuerwehrfeste, Hütten, Buschenschanken und Vereinskantinen.

Jeder Beleg muss folgende Bestandteile aufweisen:

• Bezeichnung des Unternehmens.
• Fortlaufende, einmalige Nummer zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls.
• Datum der Belegausstellung.
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung.
• Betrag der Barzahlung.
• Bei Verwendung der TSE (verpflichtend seit 4/2017): Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (z.B. QR-Code).

Vom Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und diese sieben Jahre aufbewahren.

Handelsübliche Bezeichnung auf dem Beleg

Die handelsübliche Bezeichnung auf dem Beleg kann weniger detailliert sein als auf einer Rechnung für den Vorsteuerabzug. Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat Beispiele für zulässige Bezeichnungen veröffentlicht:

Für bestimmte Einzelhändler und Markt-, Straßen- und Wanderhändler gibt es eine Übergangsregelung bis 31.12.2025: Sie dürfen die Warenbezeichnung in der Kasse auf bis zu 15 Bezeichnungen beschränken, wenn sie am Stichtag nicht über ein Warenwirtschaftssystem verfügten. Statt der handelsüblichen Bezeichnung sind auch Schlüsselzahlen oder Symbole zulässig, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus dem Beleg oder anderen Unterlagen (z.B. Aushang) hervorgeht.

Umgang mit Zielrechnungen und Nachnahme

Wird eine Zielrechnung später bar bezahlt, liegt eine Barzahlung vor. Die Steuerschuld entsteht nicht erneut, da nur ein Beleg über die empfangene Barzahlung ausgestellt wird. Auf diesem Beleg kann auf die Nummer der ursprünglichen Rechnung verwiesen werden, ohne die Umsätze erneut nach Steuersätzen aufzuschlüsseln, wenn die Rechnung bereits im System erfasst wurde. Es ist ratsam, den Registrierkassenbeleg als Zweitausfertigung zu kennzeichnen.

Bei der Zustellung per Nachnahme durch Post oder Spediteur besteht für den Zusteller keine Kassenpflicht; dies ist kein Barumsatz. Nur wenn das Unternehmen selbst zustellt und bar kassiert, liegt ein Barumsatz vor, der bei Überschreiten der Umsatzgrenzen in einem Kassensystem erfasst werden müsste.

Sammelrechnungen und Tischabrechnung

Die Tischabrechnung ist möglich. Wenn die Gesamtsumme zeitnah bei mehreren Personen einkassiert wird, muss nicht für jeden Kunden ein eigener Beleg ausgestellt werden. Die Tischabrechnung kann als einzelne Bareinnahme erfasst werden, und ein Beleg für einen Kunden ist ausreichend.

Bei Therapien oder ähnlichen Leistungen, die erst nach mehreren Einheiten gesammelt abgerechnet und bar bezahlt werden, gilt: Sobald ein Barumsatz (z.B. eine Teilzahlung) erfolgt, muss ein Beleg ausgestellt und ausgehändigt werden. Die Belegerteilungspflicht betrifft jeden einzelnen Barumsatz.

Händische Belege

Händisch ausgestellte Belege sind nur zulässig, wenn *keine* Registrierkassenpflicht besteht (z.B. weil die Umsatzgrenzen unterschritten werden). Auch in diesem Fall besteht aber die Belegerteilungspflicht, die dann mittels Kassenblock mit fortlaufender Nummer erfüllt wird. Wenn Kassenpflicht besteht, muss der Beleg aus dem elektronischen System erstellt werden. Ein Verweis des Registrierkassenbeleges auf eine händische Rechnungsnummer ist zulässig, wenn die händische Rechnung die notwendigen Merkmale enthält. Dabei sind am Kassenbeleg 0% Umsatzsteuer und der Bruttobetrag auszuweisen und zu speichern. Handgeschriebene Belege vor der Anschaffung einer Kasse müssen nicht nacherfasst werden.

Ausnahmen und Erleichterungen

Für bestimmte Unternehmergruppen oder Umsatzarten gibt es Ausnahmen und Erleichterungen von der Einzelaufzeichnungspflicht, der Kassenpflicht und/oder der Belegerteilungspflicht:

• Umsätze im Freien bis 30.000 EUR Jahresumsatz, die nicht in oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden („Kalte-Hände-Regelung“).
• Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten mit Umsätzen unter 30.000 EUR im Jahr.
• Buschenschanken, die weniger als 30.000 EUR Umsatz im Jahr und weniger als 14 Tage im Jahr geöffnet haben.
• Kantinen gemeinnütziger Vereine, die weniger als 30.000 EUR Umsatz im Jahr und weniger als 52 Tage im Jahr geöffnet haben.
• Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe abgabenrechtlich begünstigter Körperschaften (z.B. Vereinsfeste) unter bestimmten Bedingungen (Dauer max. 72 Stunden/Jahr, Organisation/Durchführung durch Mitglieder, Musikkünstlerkosten max. 1.000 EUR/Stunde).
• Bestimmte Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten.
• Onlineshops.
• Geschlossene Systeme.

Erleichterungen hinsichtlich der zeitlichen Erfassung von Bareinnahmen in die Registrierkasse gibt es für „mobile Gruppen“.

Erleichterungen für "Mobile Gruppen"

„Mobile Gruppen“ erbringen ihre Leistungen außerhalb ihrer Betriebsstätte (z.B. Friseure, Masseure, Reiseleiter, Fremdenführer). Sie müssen einen Beleg und eine Durchschrift ausstellen; die Erfassung im elektronischen Kassensystem am Betriebsort erfolgt erst nachträglich bei Rückkehr. Dies gilt auch für die Teilnahme an einer Messe.

Mobile Gruppen können Umsätze auch vorab in der Registrierkasse erfassen und Belege ausstellen. Bei Ausfolgung der Ware wird dem Kunden der Beleg bei Barzahlung gegeben. Bei nicht verkauften Produkten können die Belege storniert werden.

Wenn Mitarbeiter vor Ort kassieren und nicht täglich ins Büro kommen, dürfen Barumsätze nach Rückkehr in die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub erfasst werden, sofern ein Beleg ausgefolgt und eine Durchschrift aufbewahrt wurde. Was „ohne unnötigen Aufschub“ bedeutet, hängt vom Einzelfall und der Branche ab (z.B. wöchentliche Nacherfassung kann für Landwirte ausreichend sein).

Werden gleich hohe Einzelumsätze getätigt (z.B. Verkauf von Berechtigungsausweisen zum gleichen Preis), können diese zusammengerechnet und in einem Betrag erfasst werden, sofern die vollständige Erfassung gewährleistet ist (z.B. durch Durchnummerierung der Belege).

Pizzalieferanten dürfen bereits signierte Quittungen mithaben; diese müssen dem Kunden bei Barzahlung ausgehändigt werden.

Taxis fallen nicht unter die Erleichterung für mobile Gruppen oder „Umsätze im Freien“.

Automatenumsätze

Bei Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, die nach dem 31. Dezember 2015 in Betrieb genommen wurden, ist weder ein Kassensystem noch ein Beleg notwendig, wenn die Gegenleistung für Einzelumsätze 20 EUR nicht übersteigt. Mindestens alle 6 Wochen muss bei der Nachfüllung eine Ermittlung und Aufzeichnung der verkauften Waren durch Bestandsverrechnung erfolgen. „Altautomaten“ (Inbetriebnahme vor 1.1.2016) dürfen bis 1.1.2027 ohne Nachrüstung weiter genutzt werden.

Mischbetriebe (Online-Shop & Lokal)

Bei Mischbetrieben (z.B. Online-Shop und Verkaufslokal) sind separate Rechnungskreise zulässig (z.B. pro Filiale, Betriebsstätte, Vertriebssystem, Warengruppe). Die Zuordnung muss jedoch eindeutig sein.

Sonstiges: Durchlaufende Posten, Spenden, Trinkgelder, Gutscheine, Ausgaben

Durchlaufende Posten (Vereinnahmung im fremden Namen auf fremde Rechnung, z.B. Ortstaxen, Stempelgebühren, Kautionen, Lottoumsätze) zählen nicht zum Barumsatz und sind bei der Beurteilung der Umsatzgrenzen nicht zu berücksichtigen. Sie können freiwillig als Bareingang erfasst werden, idealerweise als 0%-Umsatz gekennzeichnet. Werden Belege für durchlaufende Posten aus der Kasse ausgestellt, müssen sie den Anforderungen entsprechen, aber eine Signierung kann entfallen, wenn sie allein stehen. Werden sie mit einem Barumsatz zusammen auf einem Beleg erfasst, muss der gesamte Beleg signiert werden.

Spenden zählen nicht als Barumsatz, da keine Gegenleistung vorliegt. Eine Aufrundung eines Zahlungsbetrags im Rahmen einer Spendenveranstaltung ist jedoch ein Barumsatz.

Trinkgelder, die dem Unternehmer selbst zufließen, sind Bareinnahmen. Trinkgelder für Arbeitnehmer sind nicht für die Umsatzgrenzen relevant und sollten, wenn sie in der Kasse erfasst werden, wie Durchlaufende Posten behandelt werden.

Der Verkauf von Wertgutscheinen (zum späteren Bezug beliebiger Waren) ist kein steuerbarer Vorgang und kein kassen- oder belegerteilungspflichtiger Barumsatz. Die Erfassung in der Kasse als 0%-Umsatz ist aber zur lückenlosen Aufzeichnung aller Bareingänge zweckmäßig. Der Gutscheinwert ist dann bei Einlösung als Barumsatz zu erfassen. Gutscheine für konkretisierte Lieferungen/Dienstleistungen (z.B. Eintrittskarte) sind bereits beim Verkauf als Barumsatz zu erfassen.

Ausgaben müssen nicht zwingend in der Registrierkasse erfasst werden, auch wenn dies sinnvoll sein kann. Ein gesetzlicher Zwang ergibt sich aus der Registrierkassenpflicht nicht.

Kosten, Prämien und Strafen

Die Kosten für die Anschaffung oder Umrüstung einer einfachen Registrierkasse mit Sicherheitssystem wurden auf voraussichtlich 400 bis 1.000 EUR geschätzt. Es war möglich, eine Prämie von 200 EUR pro Kassensystem (maximal 30 EUR pro Erfassungseinheit) zu beantragen, wenn die Ausgaben vor dem 31. März 2017 erfolgten. Diese Prämie war steuerfrei. Anschaffungs- und Umrüstkosten konnten sofort im Jahr des Aufwandes als Betriebsausgabe angesetzt werden.

Die vorsätzliche Verletzung der Pflicht zur Verwendung der vorgeschriebenen Registrierkasse kann mit bis zu 5.000 EUR geahndet werden, sofern dadurch kein anderes Finanzvergehen verwirklicht wird. Systematische Manipulationen, die ein Verkürzungsdelikt ermöglichen, können mit bis zu 25.000 EUR bestraft werden. Bei unvorsätzlicher Nichtbeachtung, etwa weil die Umrüstung trotz Beauftragung nicht rechtzeitig erfolgte, konnte von einer finanzstrafrechtlichen Verfolgung abgesehen werden, wenn der Unternehmer die Belegerteilungspflicht erfüllte und die Beauftragung nachweisen konnte.

Kassenprüfung durch Finanzbehörden

Die Finanzpolizei oder der Betriebsprüfer kann das Kassensystem im Rahmen einer finanzpolizeilichen Kontrolle oder einer Außenprüfung überprüfen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Sind Registrierkassen noch erlaubt?

Ja, elektronische Registrierkassen sind erlaubt und in den meisten Fällen, wenn die Umsatzgrenzen überschritten werden, sogar notwendig. Offene Ladenkassen sind ebenfalls noch erlaubt.

Hat das Finanzamt Zugriff auf Registrierkassen?

Ja, im Rahmen der Kassennachschau oder Außenprüfung haben Finanzbeamte Zugriff auf die elektronischen Daten der Kassensysteme. Seit 2025 müssen elektronische Systeme zudem dem Finanzamt gemeldet werden.

Wann brauche ich keine Registrierkasse?

Sie brauchen kein elektronisches Kassensystem, wenn Ihr Jahresumsatz 15.000 EUR nicht übersteigt oder Ihre Barumsätze 7.500 EUR im Jahr nicht überschreiten (oder wenn Sie unter eine der spezifischen Ausnahmeregelungen fallen). Die Belegerteilungspflicht bei Barzahlungen besteht jedoch unabhängig davon.

Ab welcher Umsatzgrenze besteht Kassenpflicht?

Ab einem Jahresumsatz über 15.000 EUR *und* Barumsätzen über 7.500 EUR besteht die Kassenpflicht.

Was versteht man unter „Barumsätze“?

Barumsätze sind Umsätze, die mit Bargeld, Kredit- oder Bankomatkarte vor Ort, Mobiltelefon, Barschecks oder vom Unternehmer ausgegebenen und angenommenen Gutscheinen beglichen werden.

Zählen Anzahlungen und Teilzahlungen als Barumsatz?

Ja, Anzahlungen, Ratenzahlungen und Restzahlungen in bar zählen zu den Barumsätzen.

Müssen auch Kleinunternehmer eine Kassa haben?

Ja, wenn sie die relevanten Umsatzgrenzen (> 15.000 EUR Gesamtumsatz und > 7.500 EUR Barumsätze netto) überschreiten.

Ab wann besteht bei Überschreiten der Umsatzgrenzen Kassenpflicht?

Ab Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums (Monat oder Quartal), in dem die Umsatzgrenzen erstmalig überschritten wurden.

Was bedeutet der Begriff „Betrieb“ für die Kassenpflicht – sind mehrere Betriebsstandorte einzeln zu bewerten?

Die Kassenpflicht gilt pro Betrieb, definiert durch eine eigene Buchhaltung. Mehrere Betriebsstätten erfordern separate Kassen, es sei denn, es handelt sich um eine „mobile Gruppe“.

Muss ein österreichischer Unternehmer, der im Ausland tätig ist, eine Kassa haben?

Nein, für Barumsätze im Ausland besteht keine Kassenpflicht nach österreichischer BAO.

Muss ein ausländischer Unternehmer, der in Österreich Barumsätze hat, eine Kassa haben?

Ja, ausländische Unternehmer unterliegen mit ihren österreichischen Barumsätzen der Kassen- und Belegerteilungspflicht.

Braucht in einem Beauty-Center mit 6 selbständigen Unternehmern, jeder Unternehmer eine eigene Kasse bzw. ein eigenes Kassensystem oder dürfen auf einem Kassensystem alle 6 Betriebe nebeneinander geführt werden?

Mehrere Unternehmer können eine Registrierkasse gemeinsam verwenden, wenn gesonderte Aufzeichnungen und ab 2017 gesonderte Signaturerstellungseinheiten vorhanden sind.

Wie viele Registrierkassen sind bei einem Praterbetrieb mit mehreren Fahrgeschäften, bei einem Bäcker mit mehreren Verkaufswagen, oder bei einem Unternehmen mit mehreren Betriebstätten notwendig?

Dies hängt davon ab, ob es sich um separate Betriebsstätten oder eine „mobile Gruppe“ handelt. Bei separaten Betriebsstätten ist pro Standort eine Kasse erforderlich. Bei mobilen Gruppen ist Nacherfassung am Betriebsort möglich.

Müssen Zielgeschäfte auch in die Registrierkasse eingegeben werden, wenn die Barzahlungsgrenze von 7.500 EUR überschritten wird?

Nein, nur Barumsätze müssen im Kassensystem erfasst werden. Freiwillige Erfassung von nicht-Barumsätzen ist möglich.

Wie sind Zielrechnungen zu behandeln, die in monatlichen Raten bar bezahlt werden?

Jede Barzahlung (Rate) ist ein Barumsatz und für die Umsatzgrenzen relevant. Bei Bezahlung muss ein Beleg über die empfangene Barzahlung ausgestellt werden, der auf die ursprüngliche Rechnung verweist.

Muss bei der Zustellung per Nachnahme der leistende Unternehmer eine Kassa mitführen?

Nicht, wenn die Zustellung durch Dritte (Post, Spediteur) erfolgt. Nur wenn das Unternehmen selbst zustellt und bar kassiert, liegt ein Barumsatz vor, der im Kassensystem erfasst werden muss.

Was versteht man unter Belegerteilungspflicht?

Die Pflicht, für jeden Barumsatz einen Beleg zu erstellen und dem Kunden auszuhändigen, unabhängig von der Kassenpflicht.

Geht die Belegerteilungspflicht mit der Kassenpflicht zwingend einher?

Nein, die Belegerteilungspflicht gilt für jeden Betrieb ab 1.1.2016 bei Barzahlungen, auch wenn keine Kassenpflicht besteht.

Wie ist die „handelsübliche Bezeichnung“ zu wählen?

Sie kann weniger detailliert sein als für eine Rechnung mit Vorsteuerabzug. Beispiele sind vom BMF veröffentlicht.

Gibt es Erleichterungen bei der „handelsüblichen Bezeichnung“ für Branchen mit besonders vielen Artikeln?

Ja, eine Übergangsregelung bis 31.12.2025 für bestimmte Händler ohne Warenwirtschaftssystem, die eine Beschränkung auf 15 Bezeichnungen erlaubt.

Sind statt handelsüblicher Bezeichnung auch Symbole oder Schlüsselzeichen möglich?

Ja, wenn ihre eindeutige Bestimmung aus dem Beleg oder anderen Unterlagen hervorgeht.

Was ist unter Schlüsselzahlen oder Symbole anstatt der handelsüblichen Bezeichnung zu verstehen?

Zahlen oder Symbole, die eindeutig einer Ware oder Leistung zugeordnet werden können, z.B. Preislistennummern, Katalognummern, Tarifposten.

Wie ist eine Rechnung zu behandeln, die mit Erlagschein hergegeben wurde (Zielrechnung) und dann doch bar bezahlt wird?

Bei Barzahlung liegt ein Barumsatz vor. Ein Beleg über die Barzahlung ist auszustellen, der auf die ursprüngliche Rechnung verweist. Am Beleg sind 0% USt und der Bruttobetrag zu speichern.

Ist die Tischabrechnung noch möglich?

Ja, wenn das Inkasso der Gesamtsumme zeitnah bei mehreren Personen erfolgt. Ein Beleg für einen Kunden ist ausreichend.

Sind händisch ausgestellte Belege ab 2016 auch zulässig?

Nur, wenn keine Kassenpflicht besteht (unter den Umsatzgrenzen). Ansonsten muss der Beleg aus dem elektronischen System kommen.

Wenn ein Unternehmer eine Kasse erst im ersten Halbjahr 2016 kauft, muss er die bis dahin handgeschriebenen Belege nacherfassen?

Nein.

Gibt es Ausnahmen/Erleichterung von der Beleg – bzw. Registrierkassenpflicht?

Ja, für „Kalte-Händeregelung“, Hütten, Buschenschanken, Vereinsfeste, Automaten, Onlineshops, geschlossene Systeme und „mobile Gruppen“ unter bestimmten Bedingungen.

Was bewirkt die Erleichterung bei „mobilen Gruppen“?

Sie erlaubt die Nacherfassung von Barumsätzen im Kassensystem bei Rückkehr in die Betriebsstätte, sofern vor Ort ein Beleg mit Durchschrift ausgestellt wurde.

Mitarbeiter kassieren oft vor Ort auf den Baustellen, kommen jedoch nicht täglich ins Büro um Beleg und Geld abzuliefern. Wie ist hier bezüglich der Nacherfassung vorzugehen?

Die Nacherfassung muss „ohne unnötigen Aufschub“ erfolgen. Die Frist hängt vom Einzelfall/Branche ab; wöchentlich kann ausreichend sein.

Fällt der Besuch einer Messe - neben der regulären Geschäftstätigkeit - unter die Erleichterung der mobilen Gruppe? D.h. darf ein Durchschlag des beim Verkauf hergegebenen Paragons aufgehoben und am Abend nachträglich in die stationäre Kasse nachgetragen werden?

Ja, die Erleichterung für mobile Gruppen ist anwendbar.

Gelten für Taxis die Erleichterungen der „mobilen Gruppe“?

Nein.

Kann ein mobiler Fotograf, der Bilder verkauft, die Durchschriften der per Hand ausgestellten Belege als Sammelbeleg bei der Rückkehr in den Betrieb erfassen oder müssen alle 30 ausgestellten Belege einzeln nochmals erfasst werden?

Bei gleich hohen Einzelumsätzen können diese zusammengerechnet und in einem Betrag erfasst werden, wenn die vollständige Erfassung gewährleistet ist (z.B. durch Durchnummerierung).

Darf ein Pizzalieferant bereits signierte Quittungen mithaben?

Ja, diese können vorab in der Kasse erfasst und bei Barzahlung ausgehändigt werden. Nicht verkaufte Produkte müssen storniert werden.

Gibt es Erleichterungen für Veranstaltungen wie zum Beispiel von gemeinnützigen Vereinen?

Ja, unter bestimmten Voraussetzungen (Dauer max. 72 Stunden/Jahr, Organisation durch Mitglieder, Künstlerkostenlimit) kann die Kassen- und Belegerteilungspflicht entfallen.

Fallen auch gemeinnützigen Vereine, die einen Betrieb (Buchhandlung) führen in die Kassen- und Belegerteilungspflicht?

Nicht, wenn der Betrieb ein unentbehrlicher Hilfsbetrieb ist. Dann genügt Losungsermittlung in vereinfachter Form.

Gibt es Erleichterungen für Automatenumsätze?

Ja, für neue Automaten unter 20 EUR Einzelumsatz keine Kasse/Beleg nötig, aber Bestandsverrechnung. Altautomaten bis 2027 ohne Nachrüstung.

Bei Vorhandensein eines Mischbetriebes mit Online-Shop und einem Verkaufslokal: können separate Rechnungskreise (einen für den Online-Shop und einen für das Geschäft) verwendet werden?

Ja, separate Rechnungskreise sind zulässig und müssen eindeutig zugeordnet sein.

Gibt es eine Liste mit zertifizierten Kassenanbietern?

Eine Zertifizierung ist nicht vorgesehen.

Kann ich mein Kassensystem zertifizieren lassen?

Eine Zertifizierung ist nicht vorgesehen.

Wie viel kostet die Anschaffung einer Registrierkasse?

Geschätzt 400 bis 1.000 EUR für einfache Systeme mit Sicherheitseinrichtung.

Wie sind durchlaufende Posten zu behandeln?

Sie zählen nicht zum Barumsatz und sind für die Umsatzgrenzen irrelevant. Sie können freiwillig als 0%-Umsatz erfasst werden.

Gibt es Steuerbegünstigungen für die Anschaffung einer Registrierkasse?

Eine Prämie von 200 EUR (max. 30 EUR pro Erfassungseinheit) war für Ausgaben vor 31.03.2017 möglich. Anschaffungs-/Umrüstkosten konnten sofort abgesetzt werden.

Wer kann die Kassen überprüfen kommen und wie erfolgt die Kassenüberprüfung?

Die Finanzpolizei oder der Betriebsprüfer im Rahmen von Kassennachschau oder Außenprüfungen.

Wie ist mit Spenden und Trinkgeldern umzugehen?

Spenden sind kein Barumsatz (außer Aufrundung). Trinkgelder für den Unternehmer sind Bareinnahmen. Trinkgelder für Arbeitnehmer sind für die Umsatzgrenzen irrelevant und sollten wie Durchlaufende Posten behandelt werden.

Müssen Gutscheine im Kassensystem erfasst werden?

Der Verkauf von Wertgutscheinen ist kein Barumsatz, die Einlösung schon. Gutscheine für konkretisierte Leistungen sind bereits beim Verkauf Barumsatz.

Gibt es Strafen, wenn man keine Registrierkasse verwendet, obwohl man unter die Registrierkassenpflicht fällt?

Ja, bis zu 5.000 EUR für vorsätzliche Verletzung der Pflicht, bis zu 25.000 EUR für systematische Manipulation.

Gibt es Strafen, wenn der Manipulationsschutz per 1.4.2017 nicht in der Kasse implementiert ist?

Ja, bis zu 5.000 EUR bei vorsätzlicher Nichtbeachtung. Unvorsätzliche Säumnis bei nachweislicher Beauftragung konnte entschuldigt sein.

Ist eine eigene Kassenlade bei einer Registrierkasse Pflicht?

Nein, jeder Behälter genügt.

Muss jeden Tag ein Tagesabschluss gemacht werden oder kann, wenn nur ein paar Barumsätze täglich anfallen, dies auch wöchentlich erfolgen?

Die Kassenrichtlinie sieht einen täglichen Tagesabschluss vor, der zur Kassenkontrolle notwendig ist. Moderne Kassen mit TSE erfüllen dies automatisch.

Dürfen bei Therapien auch Sammelrechnungen gemacht machen - z.B. bei 10 Behandlungen zum Schluss eine Rechnung - oder muss jetzt bei jeder Behandlung eine Rechnung ausgestellt werden?

Die Belegerteilungspflicht betrifft Barumsätze. Bei jeder Barzahlung muss ein Beleg ausgestellt werden.

Bei der Erstellung handwerklicher Erzeugnisse, die in anderen Geschäften im Namen und auf Rechnung des Erzeugers verkauft werden – fallen diese Umsätze in die Kassenpflicht?

Dies sind Durchlaufende Posten für den Erzeuger und zählen nicht zu seinen Barumsätzen. Wenn jemand als Erfüllungsgehilfe tätig wird, hat er die Pflichten für den anderen Unternehmer zu erfüllen.

Müssen bei Registrierkassen auch die Ausgaben erfasst werden?

Nein, aber es ist sinnvoll.

Wenn du mehr spannende Artikel wie „Registrierkassenpflicht: Was Händler wissen müssen“ entdecken möchtest, schau doch mal in der Kategorie Bürobedarf vorbei!