15/02/2023
Auch wenn Schecks im täglichen Gebrauch seltener geworden sind, tauchen sie im Geschäftsverkehr immer noch auf. Sei es, dass Kunden per Scheck zahlen oder Lieferanten in bestimmten Branchen auf dieses Zahlungsmittel bestehen. Daher ist es für Unternehmen unerlässlich, die korrekte buchhalterische Erfassung von Schecks zu verstehen. Die Frage, ob ein Scheck eine Verbindlichkeit darstellt, ist dabei zentral und hängt stark von der Perspektive ab – sind Sie der Aussteller oder der Empfänger des Schecks?
Um die buchhalterischen Besonderheiten zu beleuchten, betrachten wir zunächst, was ein Scheck eigentlich ist und welche Rahmenbedingungen gelten.
Was genau ist ein Scheck?
Im Kern ist ein Scheck eine schriftliche Anweisung des Ausstellers an seine Bank. Mit dieser Anweisung wird die Bank beauftragt, einem bestimmten Empfänger (oder dem Inhaber des Schecks) einen festgelegten Geldbetrag auszuzahlen. Die Banken stellen standardisierte Vordrucke zur Verfügung, die der Aussteller ausfüllt und unterschreibt, um den Scheck gültig zu machen.
Die gängigste Form ist der Verrechnungsscheck. Bei diesem wird der Betrag nicht bar ausgezahlt, sondern dem Konto des Scheckempfängers gutgeschrieben. Der Empfänger reicht den Scheck bei seiner Bank ein, die den Einzug des Betrags bei der Bank des Ausstellers veranlasst. Dieser Prozess ähnelt einer verzögerten Banküberweisung.
Im Gegensatz dazu steht der Barscheck, bei dem der Empfänger den Betrag in bar ausgezahlt bekommt. Theoretisch muss er dafür zur Bank des Ausstellers gehen, praktisch ist die Einlösung aber meist bei jeder Bank möglich.
Weiterhin unterscheidet man Orderschecks und Inhaberschecks. Ein Orderscheck ist auf einen bestimmten Empfänger ausgestellt, dessen Name auf dem Scheck vermerkt ist. Ein Inhaberscheck hingegen kann von jeder Person eingelöst werden, die ihn vorlegt. Die Bank hat bei Inhaberschecks keine Verpflichtung zur Identitätsprüfung des Vorlegers.
Banken verlangen bei der Einreichung von Schecks oft das Ausfüllen eines separaten Formulars, das die Schecknummer und den Betrag listet. Dies dient der internen Abwicklung der Bank und ist keine gesetzliche Vorschrift für die Gültigkeit des Schecks.
Rechtliche Grundlagen für Schecks
Die rechtlichen Rahmenbedingungen für Schecks sind im Scheckgesetz festgelegt. Dieses Gesetz regelt die Beziehungen zwischen den beteiligten Parteien: dem Aussteller, dem Empfänger (oder Schecknehmer) und der Bank des Ausstellers.
Ein wichtiger Punkt ist, dass die Übergabe eines Schecks als Erfüllung einer Zahlungsverpflichtung angesehen werden kann, wenn der Scheck fristgerecht übergeben wird. Hat ein Unternehmen beispielsweise eine Zahlungsfrist von 30 Tagen und übergibt am 30. Tag einen Scheck, tritt kein Zahlungsverzug ein. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass Unternehmen nicht gesetzlich verpflichtet sind, Schecks als Zahlungsmittel zu akzeptieren. Wird ein Scheck aber akzeptiert, muss er bei Eingang wie Bargeld oder Giralgeld behandelt werden.
Das Schuldverhältnis zwischen Aussteller und Empfänger endet allerdings erst, wenn der Scheck tatsächlich eingelöst wurde und der Betrag unwiderruflich auf dem Konto des Empfängers gutgeschrieben ist. Oft schreibt die Bank den Betrag unter Vorbehalt gut; dieser Vorbehalt entfällt, sobald der Einzug bei der Ausstellerbank erfolgreich war. Kann der Scheck nicht eingelöst werden (er platzt), bleibt die ursprüngliche Forderung bestehen und kann auf andere Weise geltend gemacht werden.
Damit ein Scheck gültig ist, muss er bestimmte Mindestbestandteile aufweisen:
- Das Wort „Scheck“ im Text des Schecks
- Der Name der Bank, die zahlen soll (Bezogener)
- Eine unbedingte Anweisung, einen bestimmten Geldbetrag zu zahlen
- Den Geldbetrag in Ziffern und/oder Worten
- Angabe des Zahlungsortes
- Datum und Ort der Ausstellung
- Die Unterschrift des Ausstellers
Fehlt einer dieser Punkte, ist der Scheck ungültig. Vor- oder Rückdatierungen sind rechtlich zulässig und in der Praxis üblich.
Kaufmännische Gepflogenheiten und Fristen
Über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinaus haben sich im Geschäftsverkehr weitere Bestandteile auf Schecks etabliert, die die Abwicklung erleichtern und teils auch rechtliche Relevanz haben:
- IBAN des Ausstellers
- Eine eindeutige Schecknummer
- Ein Verwendungszweck
- Der Name des Scheckempfängers (bei Orderschecks)
- Der Geldbetrag in Worten (bei Abweichung von der Zahl gilt der Betrag in Worten)
Für die Einreichung von Schecks bei der Bank gelten Fristen. Innerhalb des gleichen Landes beträgt die Frist acht Tage ab Ausstellungsdatum. Liegen Ausstellungsort und Zahlungsort in verschiedenen europäischen Ländern, beträgt die Frist 20 Tage. Für Schecks, die außerhalb Europas ausgestellt wurden, gilt eine Frist von 70 Tagen. Auch nach Ablauf dieser Fristen kann ein Scheck noch eingelöst werden, allerdings hat die Bank des Ausstellers dann das Recht, die Einlösung zu verweigern. In der Praxis, insbesondere innerhalb der EU, wird die fristgerechte Einreichung oft weniger streng gehandhabt.
Buchhalterische Erfassung von Schecks
Nun kommen wir zum Kern der Frage: Wie werden Schecks in der Buchhaltung behandelt? Die Antwort hängt stark davon ab, ob Sie den Scheck ausstellen oder erhalten.
Buchhalterische Erfassung eigener Schecks (als Aussteller)
Wenn Sie als Unternehmen einen Scheck ausstellen, um eine bestehende Verbindlichkeit zu begleichen (z. B. eine Lieferantenrechnung), ändert sich zunächst nichts an der buchhalterischen Erfassung der Verbindlichkeit. Der Scheck ist in diesem Moment nur eine Zahlungsanweisung, aber das Geld hat Ihr Konto noch nicht verlassen.
Die zugehörige Verbindlichkeit bleibt in Ihrer Buchhaltung bestehen, bis der Scheck vom Empfänger bei seiner Bank eingereicht und von Ihrer Bank eingelöst wird. Erst wenn der Betrag von Ihrem Bankkonto abgebucht wird, erfassen Sie die Zahlung buchhalterisch.
Der Buchungssatz lautet dann typischerweise:
Verbindlichkeiten a. L. an Bank
Als Beleg für diese Buchung dient Ihr Kontoauszug, der die Abbuchung des Scheckbetrags zeigt. Der Scheck selbst wird in der Buchhaltung des Ausstellers nicht als separates Konto geführt oder beim Ausstellen gebucht. Er ist lediglich der Auslöser für die spätere Bankbuchung.
Aus Sicht des Ausstellers ist der Scheck also keine eigene Verbindlichkeit, sondern ein Mittel zur Begleichung einer bereits existierenden Verbindlichkeit, die erst mit der Belastung des Bankkontos aufgelöst wird.
Buchhalterische Erfassung von Kundenschecks (als Empfänger)
Die Buchhaltung von Schecks, die Sie von Kunden erhalten, ist komplexer und erfordert eine gesonderte Betrachtung. Dies liegt am Vorsichtsprinzip: Solange der Scheck nicht eingelöst ist, besteht das Risiko, dass er platzt. Daher wird der Zahlungseingang nicht sofort als endgültig auf dem Bankkonto verbucht.
Es gibt zwei Hauptszenarien:
Szenario 1: Der Scheck wird sofort bei der Bank eingereicht
Wenn Sie den Kundenscheck unmittelbar nach Erhalt bei Ihrer Bank einreichen, können Sie die Buchung ähnlich wie bei einer Banküberweisung vornehmen. Die ursprüngliche Forderung gegen den Kunden wird aufgelöst, und der Betrag wird Ihrem Bankkonto (unter Vorbehalt der Einlösung) gutgeschrieben.
Der Buchungssatz wäre hier direkt:
Bank an Forderungen a. L.
Der Kontoauszug mit der (vorläufigen) Gutschrift dient als Beleg.
Szenario 2: Der Scheck wird zunächst im Unternehmen verwahrt
Wenn Sie den Kundenscheck nicht sofort bei der Bank einreichen, sondern ihn zunächst im Unternehmen aufbewahren (z. B. in einer Kasse oder einem Safe), muss dieser Scheck gesondert erfasst werden. Dafür wird in der Buchhaltung ein eigenes Konto geführt: das Konto Schecks.
Das Konto Schecks gehört zum Umlaufvermögen Ihres Unternehmens, genauer gesagt zu den flüssigen Mitteln, ähnlich wie das Kassenkonto oder das Bankkonto. Es ist jedoch eher als Durchlaufkonto zu verstehen.
Die Buchungsschritte sind hier zweigeteilt:
Schritt 1: Bei Erhalt des Kundenschecks
Sobald Sie den Scheck erhalten, wird die ursprüngliche Forderung gegen den Kunden aufgelöst. Der Scheck selbst wird im Konto Schecks als Vermögenswert erfasst:
Schecks an Forderungen a. L.
Mit dieser Buchung wird die offene Forderung ausgebucht und der Wert des Schecks auf dem aktiven Bestandskonto „Schecks“ verbucht.
Schritt 2: Bei Einreichung des Schecks bei der Bank und Gutschrift auf dem Konto
Wenn Sie den Scheck dann bei Ihrer Bank einreichen und der Betrag Ihrem Bankkonto gutgeschrieben wird (auch hier zunächst oft unter Vorbehalt), wird der Betrag vom Konto Schecks auf das Bankkonto umgebucht:
Bank an Schecks
Dadurch wird das Konto Schecks entlastet und der Betrag dem Bankkonto zugewiesen. Der Kontoauszug dient hier als Beleg.
Wird ein Scheck erst zum Jahresabschluss eingereicht oder ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht eingelöst, erscheint der Saldo des Kontos Schecks in der Bilanz unter dem Umlaufvermögen. Es ist wichtig, dass das Konto Schecks nur die tatsächlich vorhandenen, noch nicht bei der Bank eingereichten oder gutgeschriebenen Schecks ausweist.
Zusammenfassende Tabelle: Scheckbuchhaltung aus verschiedenen Perspektiven
Um die Unterschiede zu verdeutlichen, hier eine kurze Übersicht:
| Aspekt | Als Scheckaussteller (Zahlender) | Als Scheckempfänger (Zahlungsempfänger) |
|---|---|---|
| Status der ursprünglichen Schuld/Forderung bei Scheckübergabe | Verbindlichkeit bleibt bestehen | Forderung wird aufgelöst (entweder gegen Scheckkonto oder direkt Bankkonto) |
| Buchung bei Scheckausstellung/Erhalt | Keine Buchung des Schecks; nur interne Notiz | Buchung auf Konto Schecks (wenn nicht sofort eingereicht) oder direkt Bank |
| Art des Schecks in der Bilanz | Nicht als eigener Posten; betrifft Bankguthaben/Verbindlichkeiten | Als Vermögenswert (Umlaufvermögen) auf dem Konto Schecks (wenn nicht eingelöst) |
| Buchung bei Einlösung/Gutschrift | Bank an Verbindlichkeiten a. L. (Belastung des Bankkontos) | Bank an Schecks (wenn vorher auf Schecks gebucht wurde) oder keine weitere Buchung (wenn sofort auf Bank gebucht wurde) |
| Maßgeblicher Beleg für Buchung | Kontoauszug mit Abbuchung | Scheck, Einreichungsformular, Kontoauszug mit Gutschrift |
| Scheck als Verbindlichkeit? | Nein, der Scheck ist das Mittel zur Begleichung einer bestehenden Verbindlichkeit; die Verbindlichkeit besteht bis zur Bankbelastung. | Nein, der Scheck ist ein Vermögenswert (Forderung/flüssiges Mittel). |
Weitergabe von Kundenschecks (Indossament)
In seltenen Fällen kann ein erhaltenen Kundenscheck auch dazu verwendet werden, eigene Verbindlichkeiten gegenüber Dritten (z. B. Lieferanten) zu begleichen. Dies geschieht durch ein sogenanntes Indossament. Dabei überträgt der ursprüngliche Scheckempfänger seine Rechte am Scheck durch eine Unterschrift auf der Rückseite des Schecks an den neuen Empfänger. Oft wird der Name des neuen Empfängers hinzugefügt. Der neue Empfänger kann den Scheck dann selbst einlösen oder ebenfalls weitergeben.
Die buchhalterische Erfassung einer solchen Weitergabe ist relativ einfach, wenn der Scheck zuvor auf dem Konto Schecks verbucht wurde. Die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten wird aufgelöst, und der Wert des Schecks wird vom Konto Schecks ausgebucht.
Der Buchungssatz lautet:
Verbindlichkeiten a. L. an Schecks
Damit ist sowohl die Verbindlichkeit beglichen als auch der Scheck aus Ihrem Vermögen entfernt.
Häufig gestellte Fragen zur Scheckbuchhaltung
Hier finden Sie Antworten auf einige gängige Fragen im Zusammenhang mit Schecks und deren Buchführung:
Was passiert buchhalterisch, wenn ein Scheck platzt?
Wenn ein von Ihnen erhaltener Kundenscheck nicht eingelöst werden kann, wird Ihre Bank den Betrag von Ihrem Konto zurückbuchen. Sie müssen dann die vorherige Buchung korrigieren. Haben Sie den Scheck auf dem Konto Schecks geführt und dann auf Bank umgebucht (Bank an Schecks), müssen Sie diese Buchung stornieren. Die ursprüngliche Forderung gegen den Kunden lebt wieder auf. Die Buchung wäre dann typischerweise wieder Forderungen a. L. an Bank (oder eine Stornobuchung der ursprünglichen Zahlungseingangsbuchung). Die Bankgebühren für den geplatzten Scheck müssen ebenfalls als Aufwand verbucht werden (z. B. Bankgebühren an Bank).
Müssen alle Schecks auf dem Konto Schecks erfasst werden?
Nein, wie im Szenario 1 beschrieben, können Schecks, die sofort bei der Bank eingereicht werden, auch direkt gegen das Bankkonto gebucht werden. Das Konto Schecks wird nur benötigt, wenn Sie Schecks zunächst im Unternehmen verwahren, bevor sie bei der Bank eingereicht werden.
Gibt es eine Frist, innerhalb derer ich einen Scheck einreichen muss?
Ja, es gibt gesetzliche Vorlegungsfristen (8 Tage im Inland, 20 Tage in Europa, 70 Tage weltweit). Auch wenn Schecks danach oft noch eingelöst werden, hat die Bank des Ausstellers das Recht, die Einlösung nach Fristablauf zu verweigern. Für Ihre Buchhaltung bedeutet dies, dass Sie Schecks zeitnah einreichen sollten, um das Einlösungsrisiko zu minimieren.
Welche Informationen muss ich auf einem Scheck einreichen?
Wenn Sie einen Scheck bei Ihrer Bank einreichen, müssen Sie in der Regel ein Einreichungsformular ausfüllen, auf dem Sie die Schecknummer(n) und den jeweiligen Betrag eintragen. Dies dient der Bank zur internen Verarbeitung.
Fazit
Die Buchhaltung von Schecks erfordert, insbesondere auf der Empfängerseite, Sorgfalt und die Kenntnis der relevanten Konten wie dem Konto Schecks. Während die Ausstellung eines Schecks die bestehende Verbindlichkeit erst mit der tatsächlichen Bankbelastung auflöst, stellt ein erhaltener Scheck einen Vermögenswert dar, der korrekt im Umlaufvermögen zu führen ist, bis er endgültig auf dem Bankkonto gutgeschrieben wurde. Das Verständnis dieser Prozesse ist entscheidend für eine ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung und die korrekte Darstellung der Unternehmensfinanzen in der Bilanz.
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