Konto 6140 & Büromaterial richtig buchen

Jedes Unternehmen benötigt Büromaterial – von Kugelschreibern und Papier über Druckerpatronen bis hin zu Notizblöcken. Doch wie werden diese alltäglichen Ausgaben korrekt in der Buchhaltung erfasst? Eine häufige Frage, die dabei auftaucht, betrifft das Konto 6140. Wird Büromaterial hier gebucht? Die kurze Antwort lautet: Nein, das ist ein weit verbreiteter Irrtum. Dieses Konto ist für einen ganz anderen Zweck vorgesehen. In diesem Artikel klären wir auf, wofür Konto 6140 tatsächlich verwendet wird und zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Ausgaben für Büromaterial korrekt und gesetzeskonform verbuchen.

Die korrekte Zuordnung von Geschäftsvorfällen zu den richtigen Konten ist das A und O einer ordnungsgemäßen Buchführung. Fehler bei der Verbuchung können nicht nur das Bild der Unternehmensfinanzen verzerren, sondern auch bei Betriebsprüfungen zu Problemen führen. Gerade bei scheinbar kleinen Ausgaben wie Büromaterial lohnt es sich, die Regeln zu kennen und richtig anzuwenden. Dabei spielt auch der Grundsatz der Materialität eine wichtige Rolle, der uns sagt, wann eine Ausgabe sofort als Aufwand verbucht werden kann und wann sie möglicherweise erst als Vermögenswert erfasst werden muss.

Was wird auf Konto 6140 gebucht? Eine klare Zuordnung

Beginnen wir mit der Auflösung des Missverständnisses rund um Konto 6140. Anhand des uns vorliegenden Kontenrahmens (der typischerweise Teil des Standardkontenrahmens SKR03 oder SKR04 ist) können wir eindeutig sehen, wofür dieses Konto vorgesehen ist. Konto 6140 ist dort unter der Gruppe „Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung“ im Bereich der „Betrieblichen Aufwendungen“ gelistet. Es trägt die Bezeichnung:

• 6140: Aufwendungen für Altersversorgung

Das bedeutet, auf diesem Konto werden Ausgaben verbucht, die das Unternehmen für die Altersversorgung seiner Mitarbeiter oder auch für die eigene Altersvorsorge (z.B. bei Mitunternehmern oder Gesellschafter-Geschäftsführern, wofür es ggf. Unterkonten wie 6148 oder 6149 gibt) tätigt. Hierzu zählen beispielsweise Beiträge zu Direktversicherungen, Pensionskassen oder Unterstützungskassen, die vom Arbeitgeber finanziert werden. Es handelt sich also um Personalaufwendungen im weiteren Sinne, die der betrieblichen Altersvorsorge dienen.

Es ist offensichtlich: Büromaterial hat nichts mit Altersversorgung zu tun. Daher ist Konto 6140 definitiv nicht das richtige Konto für die Verbuchung von Papier, Stiften oder Toner. Die Zuordnung von Büromaterial zu diesem Konto wäre schlichtweg falsch und würde das Jahresergebnis sowie die Bilanz verfälschen.

Die korrekte Verbuchung von Büromaterial und Bürobedarf

Nachdem wir geklärt haben, was nicht auf Konto 6140 gehört, widmen wir uns nun der Frage, wie Büromaterial korrekt verbucht wird. Ausgaben für Büromaterial gehören zu den betrieblichen Aufwendungen. Sie sind notwendig, um den normalen Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten, werden aber nicht wie Rohstoffe zu einem verkaufsfähigen Produkt verarbeitet (das wäre dann Vorratsvermögen bzw. Wareneinsatz).

In den gängigen deutschen Standardkontenrahmen (SKR03, SKR04) finden sich spezielle Konten für Büromaterial und Bürobedarf. Typischerweise liegen diese Konten im Bereich der sonstigen betrieblichen Aufwendungen, oft beginnend mit der Ziffer 6, im Bereich 68xx oder 69xx. Ein häufig verwendetes Konto ist beispielsweise:

• Konto (typisch): Aufwendungen für Büromaterial

Die genaue Kontonummer kann je nach verwendetem Kontenrahmen und individueller Einrichtung der Buchhaltungssoftware variieren, aber die Bezeichnung oder Kategorie ist immer ähnlich: Es sind Ausgaben für Verbrauchsmaterialien, die im Büro anfallen.

Die grundlegende Buchungsregel lautet also: Beim Kauf von Büromaterial buchen Sie den Betrag als Aufwand auf das entsprechende Büromaterialkonto. Die Gegenbuchung erfolgt auf das Konto, von dem aus bezahlt wurde (z. B. Bank oder Kasse) oder auf ein Verbindlichkeitskonto, falls die Rechnung noch nicht bezahlt wurde.

Soll: Aufwendungen für Büromaterial an Haben: Bank / Kasse / Verbindlichkeiten

Materialität: Sofortaufwand oder erst Vermögenswert?

Nun wird es etwas differenzierter. Die Frage, ob Büromaterial sofort als Aufwand verbucht wird, hängt vom sogenannten Grundsatz der Materialität ab. Dieser besagt, dass Posten von geringem Wert, die das Gesamtbild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage eines Unternehmens nicht wesentlich beeinflussen, vereinfacht behandelt werden dürfen.

Bei Büromaterial ist dies fast immer der Fall. Die einzelnen Posten (ein Stift, ein Block Papier) haben einen sehr geringen Wert im Vergleich zum Gesamtvermögen oder Umsatz des Unternehmens. Selbst ein größerer Einkauf von Büromaterial erreicht selten eine Größenordnung, die als materiell oder wesentlich im Sinne der Rechnungslegung betrachtet werden müsste.

Daher wird Büromaterial in der Praxis fast immer sofort als Aufwand verbucht, und zwar im Moment des Kaufs. Es wird nicht erst als Vorrat auf der Aktivseite der Bilanz erfasst und dann bei Verbrauch als Aufwand ausgebucht. Diese Vereinfachung ist nach dem Materialitätsprinzip zulässig und reduziert den Buchhaltungsaufwand erheblich.

Stellen Sie sich vor, Sie müssten jeden einzelnen Stift und jeden Bogen Papier einzeln erfassen, auf Lager nehmen und bei Gebrauch ausbuchen – das wäre ein immenser Aufwand, der in keinem Verhältnis zum Wert dieser Gegenstände steht.

Es gibt zwar im deutschen Steuerrecht die Regelung zu geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG), die eine Sofortabschreibung für bestimmte Anschaffungen bis zu einem bestimmten Nettowert (aktuell 800 Euro) erlaubt. Diese Regelung bezieht sich aber auf Gegenstände des Anlagevermögens (wie z. B. ein kleiner Schreibtischrechner oder ein Bürostuhl), nicht auf Verbrauchsmaterialien wie Büromaterial. Büromaterial wird verbraucht und gehört zum Umlaufvermögen bzw. wird direkt als Aufwand behandelt. Die Sofortaufwandbuchung von Büromaterial basiert auf dem allgemeinen Rechnungslegungsgrundsatz der Materialität, nicht auf der GWG-Regelung.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Aufgrund des Prinzips der Materialität wird Büromaterial in der Regel sofort beim Kauf als Büromaterialaufwand verbucht.

Büromaterial vs. Waren/Inventur: Ein wichtiger Unterschied

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Unterscheidung zwischen Büromaterial und Waren oder Produkten, die ein Unternehmen verkauft. Obwohl beides eingekauft wird, ist die buchhalterische Behandlung grundlegend anders:

• Büromaterial: Dies sind Verbrauchsmaterialien, die das Unternehmen intern nutzt, um seinen Betrieb aufrechtzuerhalten. Sie werden nicht an Kunden verkauft. Beispiele: Stifte, Papier, Toner, Notizblöcke, Ordner. Diese werden in der Regel sofort als Aufwand verbucht (wie oben beschrieben).
• Waren/Inventur: Dies sind Gegenstände, die das Unternehmen einkauft oder herstellt, um sie an seine Kunden weiterzuverkaufen. Beispiele: Ein Händler kauft Computer, um sie zu verkaufen; ein Bäcker kauft Mehl, um Brot zu backen und zu verkaufen. Diese werden zunächst als Vorräte (oder Waren) auf der Aktivseite der Bilanz im Umlaufvermögen erfasst. Erst wenn sie verkauft werden, wird der Einstandswert als Aufwand (Wareneinsatz) verbucht.

Diese Unterscheidung ist nicht nur für die interne Buchhaltung wichtig, sondern hat auch steuerliche Auswirkungen. Beim Kauf von Büromaterial zahlen Sie in der Regel die volle Umsatzsteuer, da Sie der Endverbraucher sind. Diese Vorsteuer können Sie sich vom Finanzamt erstatten lassen, sofern Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Beim Kauf von Waren, die zum Weiterverkauf bestimmt sind, zahlen Sie ebenfalls Umsatzsteuer, aber diese wird im Rahmen der Umsatzsteuerzahllast verrechnet, wenn Sie die Waren später mit Umsatzsteuer verkaufen.

Praktische Buchungsbeispiele

Um die Verbuchung von Büromaterial zu verdeutlichen, hier einige typische Beispiele:

Beispiel 1: Sofortaufwand (der Regelfall)

Sie kaufen Büromaterial für netto 50 € zuzüglich 19 % Umsatzsteuer (9,50 €) und bezahlen bar aus der Kasse.

Buchungssatz:

Soll: Aufwendungen für Büromaterial 50,00 €Soll: Abziehbare Vorsteuer 19 % 9,50 € an Haben: Kasse 59,50 €

Erläuterung: Der Nettobetrag von 50 € wird als Aufwand verbucht. Die gezahlte Umsatzsteuer von 9,50 € wird als Forderung gegenüber dem Finanzamt (Vorsteuer) erfasst. Der Gesamtbetrag von 59,50 € mindert den Kassenbestand.

Beispiel 2: Sofortaufwand bei Bezahlung per Banküberweisung

Sie erhalten eine Rechnung für Büromaterial über netto 120 € zuzüglich 19 % Umsatzsteuer (22,80 €). Sie bezahlen die Rechnung später per Banküberweisung.

Buchungssatz beim Erhalt der Rechnung (optional, wenn Rechnungen als Verbindlichkeit erfasst werden):

Soll: Aufwendungen für Büromaterial 120,00 €Soll: Abziehbare Vorsteuer 19 % 22,80 € an Haben: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 142,80 €

Buchungssatz bei Bezahlung der Rechnung:

Soll: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 142,80 € an Haben: Bank 142,80 €

Alternativ, wenn die Rechnung sofort oder zeitnah bezahlt wird und keine Verbuchung über Verbindlichkeiten gewünscht ist (was bei geringen Beträgen oft praktiziert wird):

Soll: Aufwendungen für Büromaterial 120,00 €Soll: Abziehbare Vorsteuer 19 % 22,80 € an Haben: Bank 142,80 €

Erläuterung: Auch hier wird der Nettobetrag als Aufwand gebucht und die Vorsteuer geltend gemacht. Die Gegenbuchung erfolgt auf das Bankkonto.

Wann wäre eine Verbuchung als Vermögenswert theoretisch denkbar?

Nur in sehr speziellen Fällen, z. B. bei einem Unternehmen, dessen Hauptgeschäft der Handel mit sehr hochwertigem oder speziellem Büromaterial ist, das in großen Mengen eingekauft wird und dessen Wert im Verhältnis zum Gesamtvermögen *materiell* ins Gewicht fällt. In diesem Fall könnte der Einkauf zunächst als Vorrat im Umlaufvermögen (z. B. auf einem Konto 'Vorräte Büromaterial') erfasst werden:

Soll: Vorräte Büromaterial (Netto)Soll: Abziehbare Vorsteuer an Haben: Bank / Kasse / Verbindlichkeiten

Bei Verbrauch (z. B. am Ende des Monats nach Inventur des Restbestands) würde dann der Wert des verbrauchten Materials als Aufwand ausgebucht:

Soll: Aufwendungen für Büromaterial an Haben: Vorräte Büromaterial

Dieser Fall ist für normales Büromaterial in den meisten Unternehmen jedoch extrem selten und aufgrund des Materialitätsprinzips nicht notwendig.

Häufig gestellte Fragen zur Verbuchung von Büromaterial

Um weitere Unklarheiten zu beseitigen, beantworten wir einige häufig gestellte Fragen:

Fazit: Klarheit bei Konto 6140 und Büromaterial

Zusammenfassend lässt sich sagen: Konto 6140 ist eindeutig für „Aufwendungen für Altersversorgung“ vorgesehen und hat nichts mit Büromaterial zu tun. Die Ausgaben für Büromaterial – also Stifte, Papier, Toner und ähnliche Verbrauchsmaterialien – werden korrekt auf einem separaten Aufwandskonto für Büromaterial oder Bürobedarf verbucht. Dank des Prinzips der Materialität können diese Ausgaben in praktisch allen Fällen sofort beim Kauf als Aufwand erfasst werden, was den Buchhaltungsaufwand erheblich vereinfacht.

Die Unterscheidung zwischen Büromaterial (interner Verbrauch, sofortiger Aufwand) und Waren (zum Weiterverkauf bestimmt, zunächst Vorrat im Umlaufvermögen) ist für die korrekte Bilanzierung und steuerliche Behandlung unerlässlich. Indem Sie diese einfachen Regeln befolgen, stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltung korrekt ist und das tatsächliche Bild Ihrer Unternehmensfinanzen widerspiegelt.

Eine sorgfältige und korrekte Buchführung ist das Fundament für den wirtschaftlichen Erfolg Ihres Unternehmens. Die richtige Verbuchung jeder Ausgabe, auch der kleinen für Büromaterial, trägt dazu bei, dass Ihre Finanzdaten zuverlässig sind und Sie fundierte Entscheidungen treffen können.

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