23/08/2013
In der modernen Geschäftswelt ist ein Computer weit mehr als nur ein Werkzeug – er ist oft das Herzstück der täglichen Arbeit. Ob für die Kommunikation, die Datenverarbeitung oder die Buchhaltung, kaum ein Unternehmen kommt ohne ihn aus. Doch sobald es ums Buchen und Abschreiben geht, stellen sich viele Fragen: Auf welches Konto gehört der PC? Ist er ein Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG)? Und wie nutze ich die aktuellen Abschreibungsmöglichkeiten optimal aus?
Diese Fragen sind entscheidend, denn die korrekte buchhalterische Behandlung eines Computers beeinflusst maßgeblich Ihr Betriebsergebnis und damit Ihre Steuerlast. Besonders seit den Änderungen durch die sogenannte Digital-AfA gibt es neue, attraktive Optionen, die Sie kennen sollten. In diesem Artikel beleuchten wir alle wichtigen Aspekte rund um Computer als Geschäftsausstattung, von der richtigen Einordnung bis zur optimalen Abschreibung.
Computer als Teil der Geschäftsausstattung
Bevor der erste Auftrag bearbeitet oder der erste Kunde bedient wird, muss die notwendige Geschäftsausstattung angeschafft werden. Die Geschäftsausstattung umfasst alle Gegenstände, die der Betriebsbereitschaft Ihres Unternehmens dienen. Dazu gehören nicht nur Büromöbel wie Tische und Stühle, sondern auch die gesamte technische Ausstattung. Elektrische Geräte wie Telefonanlagen, Faxgeräte und natürlich Computer sowie Drucker sind ebenso unverzichtbare Bestandteile der Geschäftsausstattung.
Auch Verbrauchsmaterialien wie Druckerpapier werden in diesem Zusammenhang oft zur Büroeinrichtung als Geschäftsausstattung gezählt. Kurz gesagt: Alles, was Sie benötigen, um Ihr Büro funktionstüchtig zu machen und Ihre administrative oder kreative Arbeit zu erledigen, fällt unter diesen Oberbegriff. Dies gilt für Dienstleister, Händler und sogar Gastronomen, die neben ihrer spezifischen Ladenausstattung ebenfalls ein Büro für die Verwaltung benötigen.
Die Anschaffung dieser Ausstattung muss sorgfältig geplant und im Finanzplan berücksichtigt werden. Dabei stellt sich auch die Frage, wie diese Gegenstände buchhalterisch erfasst und über ihre Nutzungsdauer steuerlich geltend gemacht werden können.
Wirtschaftsgüter: Einordnung von Computern und Zubehör
Für die buchhalterische Behandlung ist es entscheidend, Computer und zugehörige Hardware korrekt als Wirtschaftsgüter einzuordnen. Bereits bei der Anschaffung müssen Sie wissen, was als eigenständiges Wirtschaftsgut gilt, was eventuell ein Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) sein könnte und welche Ausgaben zu den Anschaffungsnebenkosten zählen. Diese Einordnung hat direkten Einfluss darauf, wie Sie den Computer abschreiben können.
Grundsätzlich müssen Sie unterscheiden:
- Handelt es sich um Einzelwirtschaftsgüter, die selbstständig nutzbar sind?
- Sind es Wirtschaftsgüter, die zwar nicht selbstständig nutzbar, aber einzeln bewertbar sind?
- Bilden die Anschaffungen ein einheitliches Wirtschaftsgut, das nur im Verbund funktioniert?
Nach aktueller Rechtsprechung werden die meisten Komponenten eines Computersystems als eigenständig bewertbare Einzelwirtschaftsgüter betrachtet. Die Idee eines "einheitlichen Wirtschaftsguts PC-System" (bestehend aus Rechner, Monitor, Tastatur etc.) wird kaum noch angewendet, da die Bestandteile in der Regel austauschbar und einzeln erwerbbar sind.
Selbstständig nutzbar oder nicht?
Die Unterscheidung, ob ein Wirtschaftsgut selbstständig nutzbar ist, ist besonders wichtig für die Behandlung als Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG). Gemäß § 6 EStG kann ein Wirtschaftsgut nur dann ein GWG sein, wenn es sich um einen selbstständig nutzbaren, beweglichen und abnutzbaren Gegenstand des Anlagevermögens handelt.
Was bedeutet das für Computer und Zubehör?
- Selbstständig nutzbare Einzelwirtschaftsgüter: Hierzu zählen Geräte, die auch ohne Verbindung zu einem klassischen PC-Tower funktionieren oder in sich ein komplettes System darstellen. Beispiele sind Laptops, Notebooks, Tablet-PCs (wie iPads), Display-PCs (wo die Technik im Bildschirm integriert ist) sowie Kombinationsgeräte wie Fax, Scanner, Kopierer und Drucker, die auch ohne PC-Anschluss Funktionen erfüllen können.
- Nicht selbstständig nutzbare, aber einzeln bewertbare Einzelwirtschaftsgüter: Dies betrifft Peripheriegeräte wie Monitore, Drucker (ohne Kombifunktion), Tastaturen, Mäuse oder externe Festplatten. Diese Geräte sind zwar einzeln kaufbar und ersetzbar, können aber ihren eigentlichen Zweck (z. B. Anzeige von Bildschirminhalten, Ausdrucken von Dokumenten) nicht ohne den dazugehörigen Computer erfüllen. Sie sind daher nicht selbstständig nutzbar.
Diese Unterscheidung ist entscheidend für die Abschreibungsmethoden, wie wir im nächsten Abschnitt sehen werden.
Abschreibungsmöglichkeiten für Computer und Zubehör
Die Abschreibung ermöglicht es Ihnen, die Anschaffungskosten eines Wirtschaftsguts über dessen betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer steuerlich geltend zu machen. Dies mindert Ihr Betriebsergebnis und somit Ihre Steuerlast. Für Computer und zugehörige Hardware gibt es verschiedene Abschreibungsmethoden:
Lineare Abschreibung
Die klassische Methode ist die lineare Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Für Computerhardware und -software wurde diese Nutzungsdauer vom Gesetzgeber lange auf 3 Jahre festgelegt. Die Anschaffungskosten werden gleichmäßig auf diese 3 Jahre verteilt abgeschrieben.
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
Selbstständig nutzbare, bewegliche und abnutzbare Gegenstände des Anlagevermögens können als GWG behandelt und sofort oder über einen Sammelposten abgeschrieben werden, wenn ihre Anschaffungskosten bestimmte Grenzen nicht überschreiten. Für Anschaffungen ab dem 1. Januar 2018 gilt:
- Anschaffungskosten bis 250 Euro netto: Diese können sofort als Betriebsausgabe verbucht (Sofortabschreibung) und müssen nicht ins Anlagevermögen aufgenommen werden.
- Anschaffungskosten über 250 Euro bis 800 Euro netto: Diese können wahlweise sofort im Jahr der Anschaffung als GWG abgeschrieben oder über einen Sammelposten (Poolabschreibung über 5 Jahre) erfasst werden.
Wichtig: Nur selbstständig nutzbare Geräte (Laptop, Tablet, Kombigeräte, Display-PC) können bei entsprechenden Kosten als GWG gelten. Ein Monitor oder Drucker allein kann aufgrund der fehlenden selbstständigen Nutzbarkeit kein GWG sein, auch wenn die Kosten unter 800 Euro liegen.
Die Digital-AfA: Abschreibung über ein Jahr
Eine bedeutende Erleichterung für Unternehmen wurde mit dem BMF-Schreiben vom 26.02.2021 eingeführt. Dieses Schreiben ermöglicht es, Computerhardware und -software mit einer betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer von nur einem Jahr abzuschreiben. Dies wird oft als "Digital-AfA" bezeichnet und gilt für Wirtschaftsgüter, die nach dem 31. Dezember 2020 angeschafft oder hergestellt wurden.
Der große Vorteil der Digital-AfA ist, dass die Höhe der Anschaffungskosten nicht relevant ist. Auch Computer oder Systeme, die deutlich über 800 Euro kosten und somit nicht als GWG infrage kämen, können nun über nur ein Jahr voll abgeschrieben werden. Dies führt zu einer schnelleren und höheren Steuerersparnis im Jahr der Anschaffung.
Das BMF-Schreiben listet detailliert auf, welche Komponenten unter die Digital-AfA fallen. Dazu gehören unter anderem:
- Computer (Desktop-Computer, Notebook-Computer, Workstations)
- Desktop-Thin-Clients
- Dockingstations
- Externe Speicher- und Datenverarbeitungsgeräte (Small-Scale-Server)
- Externe Netzteile
- Peripheriegeräte wie Drucker, Monitore, Scanner, Tastaturen, Mäuse
- Software zur Dateneingabe und -verarbeitung (wie Betriebs- und Anwendersoftware)
Die Digital-AfA ist eine Option, keine Pflicht. Der § 7 Absatz 1 EStG zur linearen Abschreibung über die tatsächliche Nutzungsdauer bleibt bestehen. Unternehmen können also wählen, ob sie die verkürzte Nutzungsdauer von einem Jahr nach Digital-AfA oder die bisherige (oft 3 Jahre) oder längere Nutzungsdauer anwenden möchten. Die Wahl hängt von der individuellen steuerlichen Situation ab. Ein Unternehmen mit hohem Gewinn im Anschaffungsjahr wird wahrscheinlich die Digital-AfA bevorzugen, um die Steuerlast schnell zu mindern. Ein Unternehmen, das den Gewinn im Anschaffungsjahr nicht so stark mindern möchte (z. B. für die Außenwirkung des Jahresabschlusses), kann weiterhin linear über 3 Jahre oder länger abschreiben.
Degressive Abschreibung
Die degressive Abschreibung war für bestimmte Wirtschaftsgüter, die zwischen dem 31. Dezember 2019 und dem 1. Januar 2022 angeschafft wurden, ebenfalls eine Option. Diese Methode ist für neu angeschaffte Computer ab 2022 jedoch nicht mehr relevant, da die Digital-AfA eine noch schnellere Abschreibung ermöglicht.
Buchung eines Computers
Die Buchung eines neu angeschafften Computers erfolgt in der Regel auf ein Konto für Betriebs- und Geschäftsausstattung im Anlagevermögen. Ein gängiges Konto dafür ist beispielsweise 'Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung'. Die Anschaffungskosten, inklusive eventueller Anschaffungsnebenkosten (wie Kosten für Installation oder Vernetzung), werden auf diesem Konto aktiviert.
Ein Beispiel, basierend auf den bereitgestellten Informationen:
Ein Unternehmen kauft am 01.03.2022 einen Display-PC für 1.500 € und einen Drucker für 500 € (Nettopreise). Beide Geräte werden dem Anlagevermögen zugeführt.
Die Aktivierung der Anschaffung würde wie folgt aussehen (vereinfacht ohne Vorsteuerbuchung für die Anschaffung selbst, nur die Zuordnung zu den Konten und der Gesamtbetrag):
- Soll: Konto 'Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung' mit 2.000 € (1.500 € + 500 €)
- Haben: Konto 'Bank' oder 'Verbindlichkeiten' mit 2.000 €
Alternativ kann die Buchung auch für jedes Wirtschaftsgut einzeln erfolgen, je nach Struktur des Kontenrahmens und den internen Anforderungen:
- Soll: Konto 'Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung' (oder spezifischeres Konto für IT-Ausstattung) mit 1.500 € (PC)
- Soll: Konto 'Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung' (oder spezifischeres Konto für Drucker) mit 500 € (Drucker)
- Haben: Konto 'Bank' oder 'Verbindlichkeiten' mit 2.000 €
Der Drucker kann, da er nicht selbstständig nutzbar ist, nicht als GWG (sofort oder Pool) abgeschrieben werden, selbst wenn seine Kosten unter 800 € liegen. Er muss über seine Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Der Display-PC hingegen wäre aufgrund der selbstständigen Nutzbarkeit bei Kosten bis 800 € ein GWG. Mit Kosten von 1.500 € ist er kein GWG.
Da das Beispiel aus 2022 stammt, kann die Digital-AfA genutzt werden. Das Unternehmen entscheidet sich, beide Geräte (PC und Drucker) über ein Jahr abzuschreiben. Die jährliche Abschreibungsrate (in diesem Fall die gesamte Anschaffungssumme nach einem Jahr) mindert den Wert im Anlagevermögen und wird als Aufwand gebucht.
Die Buchung der Abschreibung (angenommen am Jahresende oder nach einem Jahr):
- Soll: Konto 'Abschreibungen auf Sachanlagen' mit 2.000 €
- Haben: Konto 'Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung' mit 2.000 €
Diese Buchung reduziert den Buchwert des Computers und des Druckers im Anlagevermögen auf Null und verbucht den gesamten Betrag als Aufwand, der das steuerpflichtige Ergebnis mindert.
Computer bei teilweiser privater Nutzung
Was passiert, wenn ein Computer nicht ausschließlich, sondern auch privat genutzt wird? Dies ist besonders relevant bei Einzelunternehmern oder Freiberuflern, die ihren Heim-PC auch beruflich nutzen.
Bei einer betrieblichen Nutzung von mindestens 10 % und höchstens 50 % kann der Computer dem sogenannten gewillkürten Betriebsvermögen zugeordnet werden. Das bedeutet, Sie entscheiden sich bewusst dafür, das Wirtschaftsgut steuerlich als Betriebsvermögen zu behandeln, obwohl die betriebliche Nutzung unter 50 % liegt.
Wird der Computer als gewillkürtes Betriebsvermögen behandelt, können die anteiligen betrieblichen Kosten (inklusive der Abschreibung) steuerlich geltend gemacht werden. Allerdings müssen Sie in diesem Fall die private Nutzung berücksichtigen. Dies geschieht in der Regel durch die Hinzurechnung eines Sachbezugs zum steuerpflichtigen Gewinn. Die Höhe des Sachbezugs richtet sich nach dem Umfang der privaten Nutzung und den Gesamtkosten des Geräts.
Liegt die betriebliche Nutzung über 50 %, gehört der Computer zum notwendigen Betriebsvermögen, und die Kosten sind grundsätzlich in vollem Umfang abzugsfähig, wobei der private Nutzungsanteil ebenfalls als Sachbezug hinzugerechnet werden muss.
Liegt die betriebliche Nutzung unter 10 %, gehört der Computer steuerlich zum Privatvermögen, und eine steuerliche Berücksichtigung der Kosten ist in der Regel nicht möglich.
Häufig gestellte Fragen zur Buchung und Abschreibung von Computern
Die Regeln rund um Computer in der Buchhaltung können komplex sein. Hier beantworten wir einige häufig gestellte Fragen:
Auf welches Konto buche ich einen Computer?
Einen Computer buchen Sie in der Regel auf ein Konto für 'Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung' im Anlagevermögen. Spezifischere Konten wie 'IT-Ausstattung' können ebenfalls verwendet werden, je nach Ihrem Kontenrahmen.
Ist ein Monitor ein GWG?
Nein, ein Monitor allein ist kein Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG), da er nicht selbstständig nutzbar ist. Er ist zwar ein einzeln bewertbares Wirtschaftsgut, muss aber zusammen mit dem Computer über seine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (oft 3 Jahre oder 1 Jahr per Digital-AfA) abgeschrieben werden.
Kann ich meinen Computer in einem Jahr komplett abschreiben?
Ja, das ist seit der Einführung der Digital-AfA möglich. Für Anschaffungen nach dem 31. Dezember 2020 können Sie Computerhardware und -software optional über eine Nutzungsdauer von einem Jahr abschreiben, unabhängig von den Anschaffungskosten. Die bisherige lineare Abschreibung über 3 Jahre ist aber weiterhin eine Option.
Was zählt zur Computerhardware für die Digital-AfA?
Laut BMF-Schreiben gehören neben den Computern selbst (Desktops, Laptops, Tablets) auch Peripheriegeräte wie Monitore, Drucker, Scanner, Tastaturen, Mäuse sowie externe Speicher und Netzteile zur begünstigten Hardware.
Wie wirkt sich die Abschreibung auf meine Steuern aus?
Abschreibungen sind Betriebsausgaben, die Ihren steuerpflichtigen Gewinn mindern. Eine schnellere Abschreibung, wie mit der Digital-AfA über ein Jahr, führt zu einer höheren Minderung des Gewinns im Anschaffungsjahr und damit zu einer schnelleren Steuerersparnis.
Fazit
Computer sind unverzichtbarer Teil der Geschäftsausstattung und ihre korrekte buchhalterische Erfassung und Abschreibung ist für jedes Unternehmen wichtig. Dank der Einführung der Digital-AfA gibt es seit 2021 eine attraktive Option, Computerhardware und -software über nur ein Jahr abzuschreiben, was zu einer schnellen und signifikanten Steuerersparnis führen kann.
Die Unterscheidung zwischen selbstständig nutzbaren Wirtschaftsgütern (relevant für GWG) und nicht selbstständig nutzbaren Komponenten ist bei der Einordnung entscheidend, auch wenn die Digital-AfA viele dieser Unterscheidungen für die Abschreibungsdauer von IT-Geräten nivelliert hat. Peripheriegeräte wie Monitore und Drucker können nun ebenfalls von der 1-jährigen Abschreibung profitieren.
Die Buchung erfolgt typischerweise auf Konten für Betriebs- und Geschäftsausstattung. Bei teilweiser privater Nutzung sind die Regeln für das gewillkürte Betriebsvermögen und die Hinzurechnung eines Sachbezugs zu beachten.
Nutzen Sie die Möglichkeiten der Digital-AfA, um Ihre IT-Investitionen schnell steuerlich geltend zu machen. Bei Unsicherheiten oder komplexen Fällen ist die Konsultation eines Steuerberaters immer ratsam, um die für Ihr Unternehmen optimale Strategie zu finden.
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