Kanban: Prinzipien, Funktionsweise & Vergleich

In der heutigen dynamischen Arbeitswelt suchen Teams ständig nach Wegen, ihre Effizienz zu steigern, Engpässe zu identifizieren und einen reibungslosen Arbeitsfluss sicherzustellen. Eine Methode, die sich in verschiedenen Branchen bewährt hat, ist Kanban. Ursprünglich im Toyota Produktionssystem entwickelt, hat sich Kanban zu einem mächtigen Werkzeug für das Management und die Visualisierung von Arbeit entwickelt, das Teams hilft, ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Kanban, ein japanisches Wort, das „visuelles Signal“ oder „Schild“ bedeutet, ist ein visuelles System, das Karten oder Tafeln verwendet, um Arbeitselemente leichter zu überwachen. Es bietet Einblicke in den Fortschritt, der in jeder Arbeitsphase erzielt wird. Kanban-Boards können verwendet werden, um sowohl den Arbeitsfluss als auch die Grenzen der laufenden Arbeit (Work in Progress, WIP) zu visualisieren.

Während es am besten mit konsistenten, ähnlich großen Arbeitspaketen funktioniert, kann es auch leicht an verschiedene Agile Praktiken angepasst werden. Es ist ein sehr flüssiges und flexibles System. Ob mit formeller Software wie Jira oder mit Haftnotizen an einer Wand oder einem Whiteboard – die Arbeitselemente sind leicht sichtbar und werden ständig neu bewertet, je nachdem, wo sie sich im aktuellen Arbeitsfluss befinden. Die Anzahl der Spalten kann je nach Projektbedarf und Präferenz variieren. Mindestens hätte ein Kanban-Board drei Spalten: Backlog, Work-in-Progress (WIP) und Abgeschlossen.

Die Ursprünge von Kanban

Die Ursprünge von Kanban lassen sich bis in die 1940er Jahre zurückverfolgen, als der Wirtschaftsingenieur Taiichi Ohno das System im Toyota Produktionssystem entwickelte. Ohno suchte nach einer Methode, um die Produktionseffizienz zu verbessern und Verschwendung zu reduzieren. Inspiriert von der Funktionsweise eines Supermarkts, in dem Produkte nur dann aufgefüllt werden, wenn der Kunde sie kauft, schuf er ein bedarfsgesteuertes System.

Dies führte zur Entwicklung des Just-in-Time (JIT) Systems, bei dem Materialien und Komponenten genau dann produziert und geliefert werden, wenn sie benötigt werden, nicht früher und nicht später. Kanban ist das visuelle Signal, das diesen Pull-Prozess steuert. Es markiert den Bedarf an Nachschub, was es Toyota ermöglichte, Lagerbestände zu minimieren und gleichzeitig schnell auf die Kundennachfrage zu reagieren. Dieses Prinzip des "Pull" anstelle von "Push" ist ein Kernmerkmal von Kanban.

Obwohl Kanban immer noch in vielen Produktionsumgebungen eingesetzt wird, wurde es Anfang der 2000er Jahre für die Softwareentwicklung adaptiert. Die Synergie zwischen Kanban und DevOps beschleunigt Lieferzeiten und fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und betrieblichen Effizienz.

Die 4 Kernprinzipien von Kanban

Es gibt vier Prinzipien von Kanban, die bei der Erstellung des Kanban Boards helfen und sicherstellen, dass das Team immer an den wertvollsten Aufgaben arbeitet. Sie sind:

• Arbeit visualisieren: Indem die Arbeitselemente in eine leicht lesbare visuelle Form gebracht werden, wird es viel einfacher zu sehen, wo sich Elemente im Arbeitsfluss befinden, wer für die Arbeit verantwortlich ist und was abgeschlossen wurde. Haftnotizen oder Karten auf einem Kanban-Board enthalten oft zusammenfassende Informationen wie eine Beschreibung der Arbeit und die aktuell zugewiesene Person.
• Laufende Arbeit (WIP) limitieren: Kanban ist ein Pull-System statt eines Push-Systems. Ähnlich einer idealen Just-in-Time-Aktivität hilft die Begrenzung der laufenden Arbeit, eine Überlastung des Teams zu verhindern und ermöglicht dem Team schnelle Erfolge, ohne das Gefühl zu haben, nie alles schaffen zu können. Dies hilft bei der Fokussierung, indem die Anzahl der ständig auf Teammitglieder geschobenen beweglichen Teile minimiert wird.
• Den Fluss fokussieren: Die Nivellierung der Arbeit eines Teams hilft, die Verschwendung durch Warten zu adressieren. Indem endliche Backlog/Pending-Elemente vorhanden sind, greifen Teammitglieder, wenn sie Arbeit abschließen, einfach auf die Liste zurück und nehmen sich ein Element, an dem sie arbeiten können. Dies hilft auch, die oft auftretenden Arbeitsspitzen und -täler zu adressieren. In Kombination mit einem WIP-Limit kann das Team den lähmenden Druck eines Berges von Arbeit vermeiden, der auf sie geschoben wird.
• Kontinuierliche Verbesserung (Kaizen): Viele Organisationen haben Schwierigkeiten, sich auf kontinuierliche Verbesserung zu konzentrieren, unter dem ständigen Druck, mehr zu erledigen. Kanban baut kontinuierliche Verbesserung in seine DNA ein und legt einen klaren Schwerpunkt darauf, dass das Team danach strebt, schrittweise besser zu werden, um ein Ziel der nahezu Perfektion zu erreichen. Dies gilt direkt für das 12. Leitprinzip im Agile Manifesto.

Wie funktioniert ein Kanban-System?

Das Kanban-System ist eine elegante und doch mächtige Methodik, die die Kraft visueller Signale und eines bedarfsgesteuerten Ansatzes nutzt, um Arbeitsabläufe zu optimieren. Kanban basiert auf einigen Schlüsselelementen, die harmonisch zusammenarbeiten, um eine schlanke, reaktionsschnelle und effiziente Umgebung zu schaffen.

• Kanban Karten / Visuelle Signale: Dies sind die Grundlage des Systems. Jede Karte repräsentiert ein einzelnes Arbeitselement oder eine Aufgabe. Ihre Bewegung durch den Prozess wird verfolgt. Sie können physische Karten, digitale Darstellungen oder sogar Behälter sein.
• Kanban Boards / Visualisierung: Die Boards sind das visuelle Rückgrat. Sie sind typischerweise in Spalten unterteilt, die verschiedene Phasen des Produktionsprozesses darstellen, z.B. „Zu tun“, „In Arbeit“ und „Fertig“. Karten werden in die entsprechenden Spalten platziert, um den Status zu visualisieren.
• Work in Progress (WIP) Limits: Ein Schlüsselaspekt von Kanban ist das Konzept der WIP-Limits. Dies sind maximale Zahlen von Karten, die in einer bestimmten Spalte gleichzeitig sein dürfen. Durch die Begrenzung der Anzahl der Karten in jeder Spalte verhindert Kanban eine Überlastung einer bestimmten Phase, reduziert das Risiko von Engpässen und fördert einen reibungslosen Fluss.
• Pull Produktion basierend auf Kundennachfrage: Kanban ist ein Pull-System. Die Produktion wird durch tatsächliche Kundennachfrage gesteuert. Wenn eine Bestellung eingeht, wird eine Kanban-Karte eingeführt, die die Produktion auslöst. Dieses Signal wird stromaufwärts durch die Phasen propagiert, um sicherzustellen, dass Materialien und Komponenten genau dann verfügbar sind, wenn sie benötigt werden.

Wichtige Elemente von Kanban

Über die Kernprinzipien hinaus gibt es spezifische Elemente, die für die Implementierung eines effektiven Kanban-Systems wichtig sind:

• Produktions-Kanban-Karten: Dies sind die primären Signale zur Steuerung des Materialflusses. Sie repräsentieren spezifische Mengen von Teilen oder Baugruppen, die produziert werden müssen, und sind oft an Behältern befestigt. Wenn Materialien verbraucht werden, wird die Karte stromaufwärts zurückgegeben, um Nachschub zu signalisieren.
• Transport-/Entnahme-Kanban-Karten: Diese Karten initiieren die Bewegung von Materialien zwischen verschiedenen Phasen oder Orten. Wenn ein Prozess Materialien benötigt, wird eine Transportkarte stromaufwärts gesendet, um die Entnahme und Lieferung auszulösen.
• Kanban-Mengen berechnen: Die Bestimmung der richtigen Anzahl von Kanban-Karten (und der Menge, die jede Karte repräsentiert) ist kritisch. Die Berechnung berücksichtigt typischerweise Faktoren wie tägliche Nachfrage, Durchlaufzeiten und Sicherheitsbestände.
• Bestandsmanagement: Durch die genaue Überwachung des Materialflusses hilft Kanban Organisationen, optimale Lagerbestände zu halten, wodurch das Risiko von Überbeständen oder Engpässen reduziert wird.

Kanban in der Praxis: Best Practices

Um das Kanban-System effektiv zu nutzen, gibt es bewährte Praktiken, die Teams anwenden sollten:

1. Arbeit visualisieren: Nutzen Sie das Kanban Board, um den gesamten Arbeitsfluss klar darzustellen.
2. Laufende Arbeit limitieren: Setzen und befolgen Sie WIP-Limits, um Überlastung zu vermeiden und den Fokus zu verbessern.
3. Den Fluss managen: Beobachten Sie den Arbeitsfluss auf dem Board, identifizieren Sie Engpässe und arbeiten Sie daran, diese zu beseitigen, um die Durchlaufzeit zu verkürzen.
4. Prozessrichtlinien explizit machen: Definieren Sie klare Regeln und Standards für den Arbeitsfluss und die Bewegung von Karten.
5. Feedbackschleifen implementieren: Sammeln Sie Feedback von Kunden und Teammitgliedern, um Prozesse und Ergebnisse kontinuierlich zu verbessern.
6. Schlüsselmetriken nutzen: Verfolgen Sie Metriken wie Durchlaufzeit, Zykluszeit und Durchsatz, um Einblicke in die Effizienz zu erhalten und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.
7. Kollaborativ verbessern & experimentell entwickeln: Fördern Sie eine Kultur, in der das Team gemeinsam nach Verbesserungen sucht und bereit ist, neue Ansätze auszuprobieren.

Kanban und Lean Manufacturing

Kanban entstand im Kontext des Lean Manufacturing bei Toyota und ergänzt viele andere Lean-Werkzeuge:

• 5S Arbeitsplatzorganisation: Eine gut organisierte Umgebung (Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren, Selbstdisziplin) unterstützt die visuelle Natur von Kanban und den reibungslosen Materialfluss.
• Total Productive Maintenance (TPM): Zuverlässige Ausrüstung ist entscheidend für einen unterbrechungsfreien Fluss. TPM stellt sicher, dass Maschinen ordnungsgemäß funktionieren und vermeidet Ausfallzeiten, die den Kanban-Fluss stören könnten.
• Quick Changeover (SMED): Die Reduzierung der Umrüstzeiten ermöglicht kleinere Losgrößen und häufigere Produktionsläufe, was besser zum Pull-System von Kanban passt.
• Wertstromanalyse: Die Abbildung des gesamten Wertstroms hilft, Verschwendung und Engpässe zu identifizieren und liefert wertvolle Einblicke für die Platzierung von Kanban-Signalen.

Kanban im Vergleich zu anderen Methoden

Oft wird Kanban im Zusammenhang mit anderen Projektmanagement-Methoden diskutiert, insbesondere mit Agile und Scrum.

Kanban vs. Scrum

Scrum ist ein weiteres beliebtes Agile Framework. Obwohl beide Teams zur kontinuierlichen Verbesserung motivieren und sich gut für die Zusammenarbeit eignen, gibt es wesentliche Unterschiede:

Viele Teams kombinieren Elemente von Scrum und Kanban, was als Scrumban bezeichnet wird. Dabei wird das Kanban-Board als visuelles Werkzeug genutzt, um den Scrum-Sprint zu verwalten.

Kanban vs. Agile

Kanban ist eigentlich eine *Untermenge* oder ein Framework innerhalb der Agile Methodik. Agile ist ein Oberbegriff für einen Satz von Werten und Prinzipien (manifestiert im Agile Manifesto), die auf iterative Entwicklung, Kundenfeedback und Flexibilität abzielen. Kanban ist eine spezifische Implementierung dieser Prinzipien, die sich auf die Visualisierung und das Management des Arbeitsflusses konzentriert.

Kanban vs. Wasserfall

Die Wasserfallmethode ist ein traditioneller, sequenzieller Ansatz, bei dem Projektphasen strikt nacheinander durchlaufen werden (Anforderungen, Design, Implementierung, Test, Einführung, Wartung). Eine Phase beginnt erst, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Dies erfordert viel Vorausplanung und lässt wenig Raum für Änderungen, sobald das Projekt gestartet ist.

Im Gegensatz dazu ist Kanban hochgradig flexibel und iterativ. Es passt sich an bestehende Prozesse an und ermöglicht kontinuierliche Anpassungen. Während Wasserfall für Projekte mit sehr klaren, stabilen Anforderungen und vorhersehbaren Abläufen geeignet sein kann, ist Kanban besser für Umgebungen mit sich ändernden Anforderungen und dem Bedarf an schneller Reaktion.

Wann ist Kanban sinnvoll?

Es gibt keine universelle Regel, aber Kanban kann eine ausgezeichnete Wahl sein, wenn:

• Ihr Team ein visuelles System zur Arbeitsorganisation benötigt.
• Sie schnell einen Überblick über den Status von Projekten oder Aufgaben erhalten möchten.
• Sie an laufenden Prozessen oder Projekten arbeiten, die keinen festen Endpunkt haben oder nicht gut in feste Zeitrahmen passen.
• Ihr Team Flexibilität und die Möglichkeit bevorzugt, Prioritäten bei Bedarf anzupassen.
• Sie bestehende Prozesse schrittweise verbessern möchten, anstatt radikale Änderungen vorzunehmen.
• Sie den Fokus auf die Reduzierung von Engpässen und die Verbesserung des Arbeitsflusses legen möchten.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was bedeutet Kanban?

Kanban ist ein japanischer Begriff, der „Schild“ oder „Anschlagtafel“ bedeutet. Er bezieht sich auf ein visuelles Managementsystem, das Teams hilft, ihre Arbeit zu visualisieren, ihren Arbeitsfluss zu managen und die Effizienz zu optimieren. Ursprünglich aus dem Toyota Produktionssystem stammend, hat sich Kanban zu einem wichtigen Werkzeug in Agile- und DevOps-Praktiken für kontinuierliche Verbesserung entwickelt.

Was ist ein Beispiel für Kanban?

Ein gängiges Beispiel für Kanban ist die Nutzung des Systems in einer Restaurantküche zur Verwaltung von Bestellungen. Jede Bestellung wird auf eine Karte oder einen Zettel geschrieben und in einer „Zu tun“-Spalte platziert. Wenn Köche mit der Zubereitung beginnen, wandert die Karte in den Bereich „In Arbeit“. Sobald das Gericht fertig ist, verschiebt sich die Karte in die Spalte „Fertig“. Dieses visuelle System hilft dem Küchenpersonal, den Status jeder Bestellung zu verfolgen und sicherzustellen, dass Mahlzeiten effizient zubereitet und schnell serviert werden.

Was ist der Unterschied zwischen Kanban und Scrum?

Kanban und Scrum sind beides Agile Frameworks, unterscheiden sich aber in Struktur und Fokus. Scrum arbeitet in festen Zeitabschnitten (Sprints) mit klaren Rollen und Zeremonien, um Arbeit schnell zu liefern. Kanban hingegen fokussiert sich auf die Visualisierung des Arbeitsflusses und das Management der laufenden Arbeit ohne feste Iterationen, um Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Viele Teams nutzen Kanban Boards, um ihre Scrum Sprints zu visualisieren (Scrumban).

Was ist der Unterschied zwischen Kanban und Agile?

Agile ist ein Oberbegriff für eine Philosophie und Prinzipien der iterativen und flexiblen Entwicklung. Kanban ist eine spezifische Methode oder ein Framework, das diese Agile-Prinzipien umsetzt, indem es sich auf die Visualisierung des Arbeitsflusses, die Begrenzung der laufenden Arbeit und die kontinuierliche Verbesserung konzentriert. Kanban ist also eine Form des Agile Managements.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Kanban ein flexibles und leistungsfähiges System ist, das Teams dabei unterstützt, ihre Arbeit transparent zu gestalten, Engpässe zu erkennen und einen kontinuierlichen Fluss zu fördern. Durch die Anwendung der Kernprinzipien und bewährten Praktiken können Teams ihre Effizienz steigern und eine Kultur der stetigen Verbesserung etablieren, unabhängig davon, ob sie in der Fertigung, Softwareentwicklung oder anderen Bereichen tätig sind, die von strukturiertem Arbeitsmanagement profitieren.

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